Toelichting bij COM(2009)256 - Samenvatting van de beheersresultaten van de Commissie in 2008

Dit is een beperkte versie

U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.

dossier COM(2009)256 - Samenvatting van de beheersresultaten van de Commissie in 2008.
bron COM(2009)256 NLEN
datum 08-06-2009
Belangrijke juridische mededeling

|
52009DC0256

Mededeling van de Commissie aan het Europees Parlement, de Raad en de Rekenkamer - Samenvatting van de beheersresultaten van de Commissie in 2008 /* COM/2009/0256 def. */


NL

Brussel, 8.6.2009

COM(2009) 256 definitief

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT,

Inhoudsopgave

1.

DE RAAD EN DE REKENKAMER


Samenvatting van de beheersresultaten van de Commissie in 2008

MEDEDELING VAN DE COMMISSIE AAN HET EUROPEES PARLEMENT,

2.

DE RAAD EN DE REKENKAMER


Samenvatting van de beheersresultaten van de Commissie in 2008

Inleiding



Krachtens artikel 274 van het EG-Verdrag draagt de Commissie de algemene verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting van de EU. Dit is een van de belangrijkste taken van de Europese Commissie, want de EU-begroting is een belangrijk hulpmiddel voor de uitvoering van het beleid; of de middelen doeltreffend worden besteed, is van grote invloed op de mate waarin de EU aan de verwachtingen van de burger kan voldoen.

Het College draagt de operationele uitvoering van de begroting over aan de directeuren-generaal, die als gedelegeerde ordonnateurs de middelen op degelijke en efficiënte wijze moeten beheren en die moeten zorgen voor adequate en doeltreffende controlesystemen binnen hun diensten.

Elke directeur-generaal brengt verslag uit in een jaarlijks activiteitenverslag i, dat ondermeer een ondertekende betrouwbaarheidsverklaring bevat inzake hun verantwoordelijkheid als gedelegeerd ordonnateur en de wettigheid en regelmatigheid van de financiële verrichtingen. Dit is het voornaamste middel waarmee zij verantwoording afleggen tegenover het College. De inhoud van de jaarlijkse activiteitenverslagen wordt met de verantwoordelijke Commissaris(sen) besproken vóór ondertekening door de directeur-generaal.

Door het syntheseverslag goed te keuren neemt de Commissie de politieke verantwoordelijkheid op zich voor het beheer van de directeuren-generaal en diensthoofden, op grond van de door hen in hun jaarlijkse activiteitenverslagen opgestelde betrouwbaarheidsverklaringen en punten van voorbehoud. De Commissie inventariseert ook de in de activiteitenverslagen beschreven prioritaire beleidskwesties (ook wanneer er geen voorbehoud is gemaakt) en bepaalt hoe de geconstateerde zwakke punten zullen worden aangepakt.

Dit is het laatste syntheseverslag van deze Commissie. Om van de Rekenkamer een betrouwbaarheidsverklaring zonder kanttekeningen te krijgen, zijn de inzet en de aandacht geconcentreerd op fundamentele vraagstukken zoals de vereenvoudiging van de wetgeving, de uitvoering van een geïntegreerd kader voor interne controle, versterking van het toezicht van de Commissie op het gedeelde beheer van de EU-middelen en overeenstemming over een gezamenlijke definitie van aanvaardbare risico's.

Hoewel sommige punten nog kunnen worden verbeterd, is de Commissie tevreden dat de afgelopen vijf jaar aanzienlijke vooruitgang is geboekt bij het beheer van de middelen op terreinen waaraan veel middelen worden besteed, met name cohesie, onderzoek en landbouw. Deze vooruitgang was mogelijk dankzij ingrijpende veranderingen in beheers- en controlesystemen, werkmethoden en cultuur.

3.

2. Meer zekerheid


4.

2.1. Uitbreiding van de controlemechanismen om de wettigheid en de regelmatigheid van de transacties binnen de hele Commissie te waarborgen


In 2008 heeft de Commissie gewerkt aan de in het syntheseverslag van 2007 aangegane verbintenissen inzake de maatregelen ter versterking van de controlemechanismen om de wettigheid en regelmatigheid te waarborgen. De Commissie constateert dat de doeltreffendheid van het risicobeheer gestaag is verbeterd. In oktober 2007 heeft de Commissie een mededeling aangenomen tot herziening van de internecontrolenormen en het onderliggende kader i, waarmee de oorspronkelijke 24 internecontrolenormen voor doeltreffend beheer zijn teruggebracht tot 16. Het nieuwe systeem is op 1 januari 2008 in werking getreden. De diensten van de Commissie waren nu voor het eerst expliciet verplicht om in hun jaarlijkse activiteitenverslag een conclusie te trekken over de doeltreffendheid van hun systemen voor interne controle. Bijna alle diensten hebben in hun verslag een specifieke conclusie opgenomen over de algemene doeltreffendheid van hun systeem voor interne controle en waar van toepassing zijn maatregelen beschreven om de zwakke punten aan te pakken.

Deze maatregelen betreffen zowel de diensten van de Commissie als de uitvoerende partners (met name de lidstaten). In februari 2008 is op dit punt een krachtige impuls gegeven met de goedkeuring van het 'actieplan ter versterking van de toezichthoudende rol van de Commissie in het kader van het gedeeld beheer van structurele acties' i. Begin 2009 is het meest recente verslag over de uitvoering van dit actieplan gepubliceerd i. De belangrijkste conclusie was dat aanzienlijke vooruitgang is geboekt. De belangrijkste punten van het verslag zijn dat de Commissie:

· bij de jaarlijkse overzichten naar behoren toezicht heeft gehouden op het proces door duidelijke richtsnoeren te geven en gevallen van niet-inachtneming aan te pakken (zoals ook aangegeven door de Rekenkamer in haar jaarverslag);

· harder is opgetreden tegen geconstateerde systeemgebreken door tien formele besluiten te nemen tot opschorting van tussentijdse betalingen (tegen één zo'n besluit in 2007);

· heeft bewezen in staat te zijn accuraat en tijdig te rapporteren over correcties als gevolg van haar eigen controle- en auditactiviteit door de toezending van kwartaalverslagen over financiële correcties;

· in 2008 aanzienlijk meer financiële correcties heeft toegepast voor programma's en projecten van de programmeringsperiode 2000-2006 voor het EFRO, het ESF en het Cohesiefonds – meer dan 1,5 miljard euro in 2008 tegen 288 miljoen euro voor heel 2007;

· de geplande acties, waaronder gerichte audits, opstelling van handleidingen, training en seminars, heeft uitgevoerd om de primaire controles op beheersniveau doeltreffender te maken.

In 2008 heeft de Commissie ook een evaluatie uitgevoerd van het 'actieplan voor een geïntegreerd internecontrolekader' i, dat begin 2006 was goedgekeurd in het kader van de strategie van de Commissie om een betrouwbaarheidsverklaring zonder kanttekeningen van de Rekenkamer te krijgen. Het eindverslag is in februari 2009 gepubliceerd i. In de mededeling wordt geconstateerd dat gedurende het mandaat van deze Commissie aanzienlijke vooruitgang is geboekt wat betreft de versterking van de systemen voor interne controle.

Interne controle is essentieel voor het verschaffen van redelijke zekerheid. In 2008 is de externe kwaliteitsbeoordeling van de dienst Interne Audit (IAS) van de Commissie afgerond, waarin officieel wordt verklaard dat de binnen de Commissie uitgevoerde audits doorgaans voldoen aan de normen en de gedragscode van het Institute of Internal Auditors. Hierna zijn maatregelen getroffen om de doeltreffendheid van de IAS te vergroten, onder andere een uitgebreidere definitie van het begrip audit, een kwantitatieve beschrijving van het werkterrein van de auditdienst, intensivering van de planning, risicobeoordeling ten gunste van de 'single audit', oprichting van een gebruikersgroep, die het model voor interneauditverslagen heeft herzien, en een volwaardig opleidingsprogramma voor interne auditoren.

Wat betreft de cultuur op het gebied van controle, heeft het Comité follow-up audit (APC) kunnen constateren dat de diensten van de Commissie goede vorderingen zijn blijven maken bij de uitvoering van solide systemen voor interne controle. Het aantal kritische aanbevelingen van de IAS daalde in 2008 tot nul (van zes in 2007). Ook zijn vrijwel alle aanbevelingen van de IAS in 2008 ter harte genomen. Hoewel er duidelijk sprake is van een positieve trend wat betreft de follow-up van de aanbevelingen, is de tijdige uitvoering van 'kritische' en 'zeer belangrijke' aanbevelingen nog steeds een belangrijke taak.

Het APC heeft regelmatig onderzocht of gevolg wordt gegeven aan de auditaanbevelingen en heeft de verantwoordelijke commissarissen, en waar nodig het College, gewezen op abnormale vertragingen en restrisico's die nog niet adequaat zijn aangepakt.

De Commissie zal de hoogste prioriteit blijven geven aan de evaluatie van de uitvoering van de interne controle en de tijdige aanpak van de zwakke punten.

De Commissie heeft alle diensten opgedragen ervoor te zorgen dat alle goedgekeurde auditaanbevelingen snel en doeltreffend worden uitgevoerd, met name de 'kritische' en 'zeer belangrijke'.

5.

2.2. Meer duidelijkheid en samenhang in de jaarlijkse activiteitenverslagen


Overeenkomstig de conclusies van het syntheseverslag van 2007 hebben het secretariaat-generaal en het directoraat-generaal Begroting voor de activiteitenverslagen van 2008 maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat in de verslagen en verklaringen systematisch een evaluatie van de systemen voor toezicht en controle werd opgenomen, met een duidelijke toelichting van de redenen en controleprocessen op grond waarvan een voorbehoud is gemaakt, niet is gemaakt of is opgeheven.

Begin 2009 hebben de centrale diensten ter voorbereiding op de officiële intercollegiale toetsing bilaterale vergaderingen gehouden met de directoraten-generaal die in het verleden punten van voorbehoud hadden gemaakt en/of in 2008 hebben gemaakt, om tot een geharmoniseerde aanpak te komen voor de wijze waarop het besluit om een voorbehoud te maken dan wel op te heffen wordt gemotiveerd.

Tijdens de intercollegiale toetsing zijn een aantal punten naar voren gekomen die de kwaliteit van de motivatie in de jaarlijkse activiteitenverslagen mogelijk aantasten, met name de presentatie van de resultaten van controles voor- en achteraf als basis voor de betrouwbaarheidsverklaring.

Hoewel de inspanningen om de kwaliteit van de jaarlijkse activiteitenverslagen op een consistent niveau te krijgen vruchten afwerpen, lijkt het nuttig om te analyseren welke factoren de kwaliteit van de verslagen bepalen, zodat de steun van de centrale diensten en de door de individuele directoraten-generaal en diensten te treffen maatregelen beter hierop kunnen worden afgestemd.

De Commissie heeft het secretariaat-generaal en het directoraat-generaal Begroting opgedragen te analyseren welke factoren de kwaliteit van de jaarlijkse activiteitenverslagen bepalen en maatregelen te bevorderen waardoor de kwaliteit van de verslagen al in 2009 verbetert.

6.

3. Zekerheid op basis van de jaarlijkse activiteitenverslagen en punten van voorbehoud van de directeuren-generaal


Na onderzoek van de jaarlijkse activiteitenverslagen, en met name de betrouwbaarheidsverklaringen die door iedere directeur-generaal en ieder diensthoofd zijn ondertekend, merkt de Commissie op dat alle gedelegeerde ordonnateurs vinden dat er redelijke zekerheid is over het correcte gebruik van de middelen en dat de toegepaste controleprocedures de nodige waarborgen bieden over de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen. Sommige directeuren-generaal hebben resterende zwakke punten vermeld en punten van voorbehoud gemaakt, zonder afbreuk te doen aan het algemene niveau van betrouwbaarheid.

Bij de afsluiting van de verslaguitbrenging waren er voor de hele Commissie vijftien punten van voorbehoud. Dit betekent een daling ten opzichte van dezelfde periode vorig jaar, en lijkt te wijzen op een bevestiging van de gestaag dalende trend in het aantal punten van voorbehoud (17 in 2007, 20 in 2006). Ook hadden de punten van voorbehoud betrekking op een kleiner aantal programma's en lidstaten.

In totaal maakten 12 directeuren-generaal voorbehoud in 2008 (13 in 2007), waarbij drie directeuren-generaal elk in twee gevallen voorbehoud maakten. In vier gevallen is het voorbehoud van 2007 opgeheven. Net als in 2007 betroffen de meeste gevallen van voorbehoud in 2008 ofwel de kwaliteit van de controlesystemen van de lidstaten of vergissingen op het niveau van de begunstigden. In zeven gevallen werd voorbehoud gemaakt met betrekking tot kwesties die afbreuk doen aan de reputatie van de dienst of de Commissie.

In dit onderdeel worden de resultaten van de analyse van de jaarlijkse activiteitenverslagen onderzocht, evenals de punten van voorbehoud en de betrouwbaarheidsverklaring van de directeuren-generaal. Waar nodig wordt vergeleken met het oordeel van de Rekenkamer in 2007 i.

7.

3.1. Cohesie, landbouw en natuurlijke hulpbronnen


8.

3.1.1. Cohesie


Het cohesiebeleid vormt een van de kernpunten van het beleid van de EU; deze maatregelen worden met de lidstaten in gedeeld beheer uitgevoerd. In de mededeling “Een actieplan ter versterking van de toezichthoudende rol van de Commissie in het kader van het gedeeld beheer van structurele acties” (zie punt 2.1) had de Commissie beloofd om lopende en nieuwe maatregelen uit te voeren en dit heeft zij in 2008 gedaan.

Op basis van de maatregelen die de Commissie de afgelopen jaren heeft getroffen, concludeerde de Rekenkamer in het jaarverslag over 2007 dat enige verbeteringen waren aangebracht in de controlesystemen op het gebied van het cohesiebeleid. In 2006 gaf de Rekenkamer zowel de systemen als de verrichtingen voor uitgaven aan structuurmaatregelen 'rood licht', maar in 2007 kregen de controlesystemen 'oranje licht' i.

De Rekenkamer gaf echter rood licht voor de transacties vanwege het aantal door de lidstaten gemelde fouten bij cohesieprogramma's waarbij de Commissie terugvorderde – dit is het enige rode licht in het verslag van 2007.

De door de Commissie in 2008 getroffen corrigerende maatregelen hebben geleid tot een toename van de financiële correcties:

· Voor het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) en het Cohesiefonds bedroegen de financiële correcties in 2008 € 1 041 miljoen (€ 368 miljoen in verband met de periode 1994-1999 en € 673 miljoen in verband met de periode 2000-2006). Eind 2008 liepen 103 procedures (voor ongeveer 145 programma's) voor de programmeringsperiode 2000-2006, waarvoor de financiële correcties naar schatting ongeveer € 950 miljoen bedragen, en 55 procedures (voor ongeveer 58 programma's) voor de programmeringsperiode 1994-1999, waarvoor de financiële correcties naar schatting ongeveer € 1,2 miljard bedragen.

· In 2008 bedroegen de financiële correcties voor het Europees Sociaal Fonds (ESF) € 521,7 miljoen (€ 25,7 miljoen in verband met de periode 1994-1999 en € 496 miljoen in verband met de periode 2000-2006 ). Daarnaast waren eind 2008 nog eens 14 financiële correcties gepland voor de periode 1994-1999 (voor naar schatting nog eens € 387 miljoen) en waren 13 aanvullende procedures gestart voor de periode 2000-2006 (voor naar schatting € 257 miljoen op basis van de eind 2008 aan de lidstaten verzonden aankondigingen van geschorste betalingen). Als gevolg van de voorzichtige aanpak is in 2008 voor € 1,3 miljard aan betalingen voor alle operationele programma's opgeschort, waardoor het materialiteitsrisico erg laag is geworden.

Waar aanzienlijke gebreken werden geconstateerd, maakten de directeuren-generaal die verantwoordelijk zijn voor de structuurfondsen systematisch voorbehoud, tenzij er betrouwbaar auditbewijs is dat de nationale overheid effectief een actieplan voor de aanpak van de zwakke punten uitvoert, dat de eerste resultaten heeft opgeleverd.

In haar verslag over de uitvoering van het actieplan heeft de Commissie erkend dat met dit plan zowel de oorzaken als de gevolgen worden aangepakt van het door de Rekenkamer geconstateerde hoge foutenpercentage bij de uitgaven voor structuurmaatregelen, maar dat er meer tijd nodig is voordat het effect van de maatregelen zichtbaar wordt in een daling van het percentage fouten bij de tussentijdse betalingen.

Hieronder volgt een korte samenvatting van de punten van voorbehoud van de directeuren-generaal voor het beleidsterrein 'cohesie':

· Inzake het Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling (EFRO) maakte de directeur-generaal Regionaal beleid een voorbehoud ten aanzien van vier lidstaten (België, Duitsland, Italië en Spanje) en voor 21 Interreg-programma’s. Hij maakte ook voorbehoud ten aanzien van het beheer van het Cohesiefonds in de wegensector in Bulgarije, vanwege eventuele reputatieschade (zie punt 4.2).

· Wat het Europees Sociaal Fonds (ESF) betreft, maakte de directeur-generaal Werkgelegenheid, sociale zaken en gelijkekansenbeleid een voorbehoud ten aanzien van zeven lidstaten (Spanje, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Italië, Polen, België en Luxemburg), één minder dan in 2007.

9.

3.1.2. Landbouw en natuurlijke hulpbronnen


Voor het hoofdstuk 'landbouw en natuurlijke hulpbronnen' gaf de Rekenkamer in het verslag over 2007 oranje licht voor zowel de systemen als de verrichtingen. De Rekenkamer gaf echter groen licht voor de uitgaven in het kader van het Europees Landbouwgarantiefonds (ELGF), dat 85% van de totale landbouwuitgaven vormt i.

Net als op cohesiegebied heeft de uitbreiding van de controleactiviteiten door de Commissie tot concrete resultaten geleid: in 2008 bedroegen de correcties van de Commissie en de lidstaten op landbouwgebied € 1,3 miljard.

De Commissie heeft verder gewerkt aan de instandhouding van de visbestanden, wat in het syntheseverslag van 2007 als punt van zorg werd aangemerkt. Zij zorgde er onder anderen voor dat de Raad innovatieve, strenge nieuwe regels goedkeurde om illegale, niet-aangegeven en niet-gereglementeerde visvangst te voorkomen, te ontmoedigen en te bestrijden, evenals nieuwe maatregelen met betrekking tot instandhouding. De Commissie lanceerde ook een unieke succesvolle controlecampagne ter bescherming van de kwetsbare blauwvintonijn.

Vanwege de ernstige gebreken die de Rekenkamer in 2007 constateerde ten aanzien van het gemeenschappelijke landbouwbeleid heeft de Commissie een volledige evaluatie van het beleid in gang gezet ter voorbereiding op een grootschalige hervorming. In het voorjaar van 2009 is een Groenboek gepubliceerd, waarmee de openbare raadpleging over de hervorming van het GLB van start is gegaan.

Hieronder volgt een korte samenvatting van de punten van voorbehoud van de directeuren-generaal voor het beleidsterrein 'landbouw en natuurlijke hulpbronnen':

· Voor het eerst sinds 2002 kon de directeur-generaal Landbouw en plattelandsontwikkeling zijn voorbehoud opheffen ten aanzien van de uitvoering van het geïntegreerd beheers- en controlesysteem in Griekenland, aangezien de audits van de Commissie hadden bevestigd dat Griekenland had voldaan aan het actieplan en een nieuw systeem voor de identificatie van landbouwpercelen had opgezet, dat nu volledig operationeel is. In het activiteitenverslag over 2007 had de directeur-generaal een voorbehoud gemaakt ten aanzien van de uitgaven voor plattelandsontwikkeling in hun geheel, omdat er geen redelijke zekerheid was verkregen dat de door de lidstaten verstrekte controlestatistieken en foutenpercentages betrouwbaar waren. Voor 2008 maakte de directeur-generaal een voorbehoud ten aanzien van de uitgaven voor zwaartepunt 2 van het plattelandsontwikkelingsbeleid ("verbetering van het milieu en het platteland"), omdat uit de door de lidstaten verstrekte controlestatistieken, die zijn gecontroleerd en gevalideerd door de certificeringsinstanties, blijkt dat het foutenpercentage (3,8%) aanzienlijk hoger is dan de materialiteitsdrempel die de Rekenkamer momenteel hanteert. Ook is een voorbehoud gemaakt ten aanzien van de beheers- en controlesystemen voor Sapard in Bulgarije en Roemenië (zie punt 4.2).

· De directeur-generaal Maritieme zaken en visserij maakte een voorbehoud ten aanzien van de subsidiabiliteit van bij direct gecentraliseerd beheer aan de lidstaten vergoede kosten voor uitgaven voor controle en handhaving van het gemeenschappelijke visserijbeleid. De geconstateerde zwakke punten hebben betrekking op de aanbesteding van overheidsopdrachten door een lidstaat.

· De directeur-generaal Milieu heeft het in 2007 gemaakte voorbehoud ten aanzien van de subsidiabiliteit van uitgavendeclaraties van begunstigden opgeheven gezien de uitvoering van het actieplan, de toename van het aantal auditverslagen en gecontroleerde betalingen en de sterke daling van het aantal geconstateerde fouten.

De Commissie is vastbesloten om het gedeelde beheer onder haar verantwoordelijkheid voortdurend te verbeteren en de bevoegde autoriteiten in de lidstaten te helpen door middel van bijvoorbeeld handleidingen, training en advies.

De Commissie heeft blijk gegeven van haar sterke politieke engagement om het resterende foutenpercentage terug te brengen, en waar nodig betalingen op te schorten en financiële correcties toe te passen, om aan te tonen dat de EU-begroting zorgvuldig wordt beheerd. De Commissie streeft naar een coherente aanpak van de zwakke punten van de verschillende programma's binnen deze rubriek, waaronder de afsluiting van oude programma's en de verbetering van de volledigheid en de betrouwbaarheid van de cijfers over terugvorderingen, met name wat betreft de door de lidstaten verstrekte gegevens.

10.

3.2. Onderzoek, energie en vervoer


Voor het Zesde Kaderprogramma, dat het leeuwendeel vormt van alle verrichte betalingen, hebben de betrokken directoraten-generaal (Ondernemingen en industrie, Energie en vervoer, Informatiemaatschappij en Media en Onderzoek) een gemeenschappelijke auditstrategie vastgesteld voor de periode 2007-2010. Het doel hiervan is om de wettigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen te beoordelen door systematische fouten bij de belangrijkste begunstigden op te sporen en te corrigeren, aangevuld met willekeurige en op risico’s gebaseerde steekproeven bij de andere begunstigden.

Eind 2008 was het beheersproces dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de meerjarige controlestrategie grotendeels operationeel. De auditinspanningen zijn uitgevoerd volgens de oorspronkelijke doelstellingen. Zo zal DG Onderzoek gedurende de vier jaar van het Zesde Kaderprogramma waarschijnlijk meer dan de geplande 750 audits uitvoeren: op dit moment zijn in totaal 896 audits gepland.

Elk van de vier diensten van de onderzoeksfamilie heeft punten van voorbehoud gemaakt ten aanzien van de resterende fouten met betrekking tot kostendeclaraties voor het Zesde Kaderprogramma. De gemeenschappelijke auditstrategie maakt deel uit van het systeem voor interne controle, waarmee wordt gestreefd naar een restrisiconiveau van 2% voor de hele programmeringsperiode, maar halverwege de uitvoering van de strategie bedraagt het cumulatieve foutenpercentage volgens de diensten meer dan 2%.

Een belangrijk onderdeel van deze strategie was dat geconstateerde systematische fouten ook zouden worden gecorrigeerd voor alle niet-geauditeerde contracten met dezelfde begunstigde. De diensten hebben echter melding gemaakt van een aanzienlijk aantal contracten waarvoor dergelijke fouten nog moeten worden gekwantificeerd en gecorrigeerd en waarbij de bedragen nog moeten worden teruggevorderd. Daarom maken zij een voorbehoud ten aanzien van de juistheid van de kostendeclaraties.

Uit de tussentijdse evaluatie van de auditstrategie is gebleken dat de uitgangspunten van de auditstrategie voor het Zesde Kaderprogramma degelijk zijn en dat de uitvoering goed vooruit gaat. Op een aantal terreinen, zoals de correctie van systematische fouten, moet de strategie echter worden versterkt en er zal worden gewerkt aan een verdere vereenvoudiging van de subsidieregels, zodat de kans op fouten kleiner wordt.

De Commissie heeft aanzienlijke inspanningen gedaan om het beheer van de onderzoeksfondsen te verbeteren binnen het geldende wettelijke en financiële kader. In de activiteitenverslagen over 2008 hebben de verantwoordelijke directeuren-generaal opnieuw punten van voorbehoud gemaakt ten aanzien van het Zesde Kaderprogramma.

De Commissie streeft naar een restrisico waarmee voor onderzoek een betrouwbaarheidsverklaring zonder kanttekeningen van de Rekenkamer kan worden verkregen. Ondanks de geharmoniseerde aanpak en de eerste resultaten van de tussentijdse evaluatie zijn er echter aanwijzingen dat de gemeenschappelijke meerjarige auditstrategie misschien niet voldoende is om de doelstelling van een cumulatief foutenpercentage onder de huidige materialiteitsdrempel (2%) te halen.

De Commissie herhaalt daarom haar oproep om tot een gemeenschappelijke definitie van het begrip 'aanvaardbaar foutenrisico' te komen en zal voorstellen daartoe indienen, overeenkomstig haar mededeling van 16 december 2008.

De directeur-generaal Ondernemingen en industrie heeft het in 2007 gemaakte voorbehoud ten aanzien van begunstigden die betrokken zijn bij de Europese normalisering opgeheven.

11.

3.3. Externe steun, ontwikkeling en uitbreiding


Voor het hoofdstuk 'Externe steun, ontwikkeling en uitbreiding' (zie ook punt 4.2) is er alleen het voorbehoud van de directeur-generaal Uitbreiding inzake het beheer van de pretoetredingssteun in Bulgarije.

Wat betreft de andere activiteiten van dit hoofdstuk zal de Commissie het toezicht op en de tenuitvoerlegging van de kaderovereenkomsten inzake de financiële en contractuele procedures voortzetten en verbeteren; dergelijke overeenkomsten bestaan onder meer met een aantal VN-agentschappen i en de Wereldbank i. De Commissie zal zich ook verder inspannen voor meer transparantie wat betreft de eindbegunstigden, mits daarbij de regelgeving inzake persoonsgegevens en veiligheidsvereisten wordt gerespecteerd. Er zullen verder inspanningen worden gedaan om beter gebruik te maken van auditresultaten en deze uit te wisselen binnen de RELEX-groep.

12.

3.4. Onderwijs en burgerschap


In 2007 had de directeur-generaal Communicatie vanwege het ontbreken van controles achteraf een voorbehoud gemaakt ten aanzien van het internecontrolesysteem van het directoraat-generaal. Nadat een gecentraliseerde eenheid voor controle achteraf was opgezet, zijn veel (voornamelijk formele) fouten in de transacties geconstateerd, waardoor de directeur-generaal voor 2008 opnieuw een voorbehoud heeft gemaakt. Een aantal maatregelen worden uitgebreid beschreven in het actieplan bij het jaarlijkse activiteitenverslag en er kan redelijkerwijs worden aangenomen dat het probleem eind 2009 zal zijn opgelost.

Het andere voorbehoud van de directeur-generaal Communicatie wordt beschreven in punt 4.4.

De directeur-generaal voor Justitie, vrijheid en veiligheid heeft een voorbehoud gemaakt ten aanzien van de vertraging in de uitvoering van het Schengeninformatiesysteem II (SIS II), een IT-instrument voor de uitwisseling van informatie tussen politie en justitie in de lidstaten. Dit voorbehoud wordt gemaakt vanwege eventuele reputatieschade, want de problemen zijn geconstateerd op het niveau van de contractant. De Commissie volgt de zaak nauwlettend en zal regelmatig verslag uitbrengen aan het Europees Parlement en de Raad.

De directeur-generaal voor Justitie, vrijheid en veiligheid heeft de twee in 2007 gemaakte punten van voorbehoud ten aanzien van de uitvoering in gedeeld beheer van het Europees Vluchtelingenfonds opgeheven, omdat hij van mening is dat de controles en de versterking van de systemen in de lidstaten voldoende gevorderd zijn. Voor 2008-2013 geldt een nieuw basisbesluit Europees Vluchtelingenfonds III, waarbij de problemen uit het vorige fonds zullen worden aangepakt.

Als gevolg van de ernstige gebreken bij de registratie van fysieke infrastructuur en IT-projecten kon de accountant het lokale boekhoudkundige systeem van DG JLS in 2008 niet valideren, maar in januari 2009 is een actieplan opgesteld om deze problemen te verhelpen.

Wat betreft indirect gecentraliseerd beheer via nationale agentschappen op het gebied van onderwijs en cultuur is de algemene zekerheid met betrekking tot het controlesysteem voldoende, maar uit de analyse van de declaraties die achteraf voor 2007 zijn ingediend, bleek dat er bij de uitvoering van het programma Jeugd in actie in een aantal gevallen sprake is van onvoldoende of niet-doeltreffende primaire en secundaire controles. Deze gevallen worden nauwlettend gevolgd en waar nodig zullen passende vervolgmaatregelen worden getroffen.

De Commissie is zich bewust van de zwakke punten op de gebieden van rubriek 3 van het financieel kader. Zij zal nauwlettend de ontwikkelingen blijven volgen met betrekking tot het voorbehoud ten aanzien van SIS II in het bijzonder en de ontwikkeling van grootschalige IT-systemen in het algemeen.

13.

3.5. Economische en financiële zaken


In de activiteitenverslagen over 2006 en 2007 had de directeur-generaal Economische en financiële zaken een voorbehoud gemaakt ten aanzien van het feit dat een controle achteraf een potentieel probleem had aangetoond met de uitvoering van additionaliteitsvereisten van het groei- en werkgelegenheidsinitiatief (1998-2002), dat werd beheerd door een extern uitvoeringsorgaan. De eerste conclusies wezen op tekortkomingen in het controlesysteem van dat externe orgaan, die ernstig genoeg werden geacht om een voorbehoud te rechtvaardigen. Op grond van het verslag van de controle achteraf zijn de internecontrolesystemen van zowel het externe uitvoeringsorgaan als van de verantwoordelijke dienst van de Commissie uitgebreid geëvalueerd. Er zijn gedetailleerde richtsnoeren voor additionaliteit ontwikkeld, die zijn meegedeeld aan het uitvoeringsorgaan, dat schriftelijk heeft bevestigd dat deze vanaf 2008 worden toegepast. Daarnaast is een overeenkomst gesloten met het externe orgaan, waarin precies is vastgelegd welke toezicht- en controleprocedures moeten worden toegepast bij de uitvoering van de faciliteit.

Het bestaande controlekader wordt voldoende geacht om te waarborgen dat de begrotingstoewijzingen degelijk worden beheerd, maar de doeltreffendheid met betrekking tot de additionaliteitsvereisten bij de uitvoering van nieuwe communautaire programma's is nog niet onderzocht.

Daarom heeft de directeur-generaal Economische en financiële zaken in het verslag over 2008 een voorbehoud gemaakt wat betreft de mogelijkheid dat de nieuwe lichte controles die zijn ingevoerd op basis van het verslag over de controle achteraf niet volledig effectief zijn voor het nieuwe programma. Dit zal in 2009 worden bevestigd.

De Commissie steunt de beslissing van de directeur-generaal Economische en financiële zaken om de middelen te concentreren op het verbeteren van de bestaande controlestructuur voor het beheer van het nieuwe financiële programma voor dezelfde financiële activiteiten. In 2009 zal worden getracht zekerheid te verkrijgen via een specifieke interne audit en het lopende toezicht van de operationele diensten.

14.

4. Horizontale vraagstukken


15.

4.1. Informatietechnologiesystemen


Het APC heeft het College erop gewezen dat moet worden nagegaan of is voldaan aan de mededeling van de Commissie over IT-beheer i en interoperabiliteit i. Het APC heeft ook verschillende audits op IT-gebied onderzocht die in 2008 zijn besproken en heeft aangedrongen op uitvoering van het besluit van de Commissie over IT-beveiliging i.

Het ontwikkelen van efficiënte, rendabele en gebruiksvriendelijke IT-instrumenten die aangepast zijn aan specifieke behoeften en waarbij de interoperabiliteit en de veiligheid binnen de hele Commissie gewaarborgd zijn, blijft een belangrijke prioriteit. Met het oog hierop besteedt de Commissie bijzondere aandacht aan adequate opleiding voor het personeel en degelijk beheer van de IT-ontwikkelingen. Ook moet worden gestreefd naar beter beheer van projecten en dienstverlening om ervoor te zorgen dat de IT-systemen de uitvoering van het EU-beleid doelmatig en doeltreffend ondersteunen.

16.

4.2. Uitvoering van de programma's in Bulgarije en Roemenië


In strenge controles van de Commissie zijn enige onregelmatigheden aan het licht gekomen bij het beheer van de pretoetredingsfondsen – in Bulgarije sinds 2007 en in Roemenië in 2008.

De directeur-generaal Uitbreiding heeft daarom zijn voorbehoud van 2007 ten aanzien van kritieke gebreken in systeem voor het beheer van de Phare-steun bij twee Bulgaarse betaalorganen gehandhaafd. De twee andere directeuren-generaal hebben een voorbehoud gemaakt ten aanzien van problemen met het beheer van de pretoetredingsfondsen in 2008: de directeur-generaal Regionaal beleid ten aanzien de beheers- en controlesystemen voor het Cohesiefonds in de wegensector in Bulgarije en de directeur-generaal Landbouw en plattelandsontwikkeling ten aanzien van de beheers- en controlesystemen voor Sapard in Bulgarije en Roemenië.

De directeur-generaal Landbouw en plattelandsontwikkeling meldt dat bij controles aanzienlijke tekortkomingen zijn geconstateerd bij het geïntegreerd beheers- en controlesysteem in Roemenië en Bulgarije De autoriteiten van deze lidstaten is verzocht een actieplan op te stellen om deze problemen te verhelpen.

De directeuren-generaal Regionaal beleid, Werkgelegenheid, sociale zaken en gelijkekansenbeleid, Justitie, vrijheid en veiligheid en Maritieme zaken en visserij hebben in hun activiteitenverslagen over 2008 problemen gesignaleerd met betrekking tot beheer en controle in Bulgarije voor de programmeringsperiode 2007-2013, maar zij hebben geen voorbehoud gemaakt ten aanzien van deze problemen.

De betrokken directoraten-generaal zullen hun acties in verband met het beheer van de EU-fondsen in Bulgarije en Roemenië nauw op elkaar blijven afstemmen.

In samenwerking met de nationale autoriteiten zal de Commissie de hervormingsinspanningen van Bulgarije en Roemenië blijven ondersteunen, zodat alle onderliggende problemen worden opgelost en zodat bij het beheer van de EU-fondsen alle geldende regels en procedures strikt worden toegepast.

17.

4.3. Jaarlijkse samenvattingen en nationale verklaringen


De Commissie is verdergegaan met de analyse van de jaarlijkse samenvattingen van de lidstaten (2008 was het tweede jaar dat de nationale autoriteiten jaarlijkse samenvattingen moesten overleggen over de uitgaven in het kader van gedeeld beheer) en heeft het Europees Parlement hierover geïnformeerd; hierbij wordt gestreefd naar maximale toegevoegde waarde wat betreft de zekerheid over de beheers- en controlesystemen in de lidstaten.

Uit een tussentijdse evaluatie is gebleken dat de meeste lidstaten voor zowel 'cohesie' als voor 'landbouw en natuurlijke hulpbronnen' voldoen of grotendeels voldoen aan de wettelijke minimumeisen zoals vastgelegd in de handleidingen van de Commissie. Deze samenvattingen kunnen daadwerkelijk een toegevoegde waarde hebben voor het beheer en de controle van de EU-uitgaven als het toepassingsgebied, de aanpak en het tijdschema juist zijn en als zij volgens internationale normen worden uitgevoerd i.

Daarnaast hebben sommige lidstaten (Nederland, Denemarken, Zweden en het Verenigd Koninkrijk) nationale verklaringen verstrekt, waardoor zij in grotere mate rekenschap afleggen over het gebruik van EU-middelen, maar de Commissie wijst erop dat deze verklaringen niet uniform zijn, wat de vergelijkbaarheid en de verkregen zekerheid beperkt.

De Commissie is van mening dat lidstaten met de indiening van jaarlijkse samenvattingen beter rekenschap geven van het gebruik van EU-middelen en bijdragen tot meer zekerheid. De Commissie zal hieruit lessen trekken en indien noodzakelijk de richtsnoeren voor de volgende ronde samenvattingen aanpassen. Zij zal bijstand verlenen aan de lidstaten en roept hen op om zoals aanbevolen een algemene betrouwbaarheidsverklaring aan te hechten.

De Commissie moedigt alle lidstaten aan het voorbeeld te volgen van de lidstaten die al een jaarlijkse nationale verklaring hebben ingediend.

18.

4.4. Naleving van de wetgeving inzake intellectuele-eigendomsrechten


De directeur-generaal Communicatie heeft op grond van eventuele reputatieschade een voorbehoud gemaakt ten aanzien van het risico dat de diensten van de Commissie mogelijk het auteursrecht schenden doordat geen auteursrecht en daarmee samenhangende rechten zijn verkregen voor sommige communicatieproducten.

Gezien de alomtegenwoordigheid van elektronische media kan dit van invloed zijn in alle lidstaten, aangezien er nog steeds verschillen bestaan in de nationale auteursrechtwetgeving. Omdat auteursrechten niet collectief op Europees niveau worden beheerd, moeten de houders van rechten per lidstaat worden opgespoord, vaak op verschillende niveaus (auteursrechtenorganisaties, uitgevers en omroepen, auteurs of andere personen die een recht hebben op de inhoud).

De Commissie zal regelmatig beoordelen of de maatregelen voldoende zijn om de risico's te beperken in dit complexe en snel veranderende technologische en juridische klimaat. Vóór eind 2009 zal een actieplan worden opgesteld, inclusief alle noodzakelijke maatregelen, van bewustmaking en opleiding tot het opstellen van gemeenschappelijke richtsnoeren.

19.

5. Conclusies


· Het streven naar een betrouwbaarheidsverklaring zonder kanttekeningen van de Rekenkamer heeft veelal een positief effect gehad op de instelling: door de aandacht en de energie hierop te concentreren zijn de beheers- en controlesystemen, de werkmethoden en de cultuur binnen de Commissie ingrijpend veranderd.

· De Commissie zal nauwlettend blijven toezien op de uitvoering van alle actieplannen met betrekking tot de punten van voorbehoud, waarbij bijzondere aandacht wordt besteed aan terugkerende punten.

· De Commissie zal blijven werken aan doeltreffende externe communicatie over controlevraagstukken, tegenover de eindbegunstigden en de nationale autoriteiten. Betere informatie is noodzakelijk om fouten en misverstanden te voorkomen.

· De Commissie zal verslag blijven uitbrengen over de doeltreffendheid van haar eigen controles, waaronder een volledig overzicht van de gecorrigeerde fouten, ook voor de betalingen van eerdere jaren.

· De Commissie herhaalt dat zij van plan is ten onrechte verrichte betalingen te blijven terugvorderen. In 2007-2008 zijn twee keer zoveel bedragen teruggevorderd, in totaal drie miljard euro. De Commissie zal ervoor zorgen dat de lidstaten aan hun verplichtingen inzake de kwaliteit van de verslaglegging over terugvorderingen en financiële correcties voldoen.

· De Commissie zal de lidstaten aanmoedigen een algemene betrouwbaarheidsverklaring op te nemen in de jaarlijkse samenvattingen over de fondsen die in gedeeld beheer worden uitgevoerd. De Commissie zal onderzoeken hoe aanvullende zekerheid kan worden verkregen uit de nationale beheersverklaringen.

· De Commissie meent dat de EU-fondsen degelijk en doelmatig kunnen worden beheerd met een aanpak op basis van het begrip 'aanvaardbaar risico'. Zij heeft hierover in december 2008 een mededeling gepresenteerd, waarbij de structuurfondsen en plattelandsontwikkeling als voorbeeld zijn gebruikt. Deze voorbeelden zullen zo snel mogelijk worden uitgewerkt tot concrete voorstellen voor aanvaardbare risiconiveaus. In 2010 zullen voorstellen aan de Begrotingsautoriteit worden voorgelegd op het gebied van onderzoek, vervoer, energie, externe hulp, ontwikkeling en uitbreiding, en administratie.

* * *

Dit is het laatste syntheseverslag van deze Commissie. Een van haar belangrijkste prioriteiten was de modernisering van de systemen, zodat de EU-middelen volgens de strengste normen worden beheerd, onder andere met betrekking tot de wettigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen. Tussen 2004 en 2009 heeft de Europese Commissie de in 2000 ingezette hervorming geconsolideerd. Deze operatie zal blijvende gevolgen hebben.

De werkzaamheden van de afgelopen vijf jaar hebben tot aanzienlijke verbeteringen in het beheer van de EU-begroting geleid. Deze werkzaamheden zullen worden voortgezet, met name de aanpak van de problemen die naar voren komen uit de punten van voorbehoud van de gedelegeerde ordonnateurs.

De Commissie is van oordeel dat de bestaande interne controlesystemen, binnen de grenzen als beschreven in de jaarlijkse activiteitenverslagen van 2008, redelijke zekerheid verschaffen over het feit dat de voor haar activiteiten toegewezen middelen werden gebruikt voor het doel waarvoor zij waren bestemd overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer. Zij is ook van oordeel dat de geldende controleprocedures de nodige garanties bieden inzake de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen waarvoor de Commissie krachtens artikel 274 van het EG-verdrag de algemene verantwoordelijkheid opneemt.

20.

Annex 1: Other cross-cutting management issues


21.

1. Human Resources


In April 2007, the Commission presented its 'screening' of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overhead. It was welcomed by the Parliament and an update was presented in April 2008. A follow-up report was prepared in early 2009.

In 2008, the Commission made a particular effort to meet the challenges presented by the financial and economic crisis by re-deploying staff to the departments charged with the management and follow-up of the crisis, and the implementation of the European Economic Recovery Plan (in particular the Directorates-General for Competition, Internal Market, Economic and Financial Affairs). The Commission is satisfied that its flexibility and the commitment of its staff made it possible to respond to the crisis in a swift and effective way.

During 2008, the Commission undertook two further screening exercises to find ways of rationalizing human resources between Headquarters and Delegations, in the external relations field, and also in terms of its external communication activities. The downward trend in the number of people working in administrative and support functions is confirmed, despite slight increases for certain specific functions (financial management and inter-institutional cooperation). The various aspects of this review are currently being assessed by the services concerned.

As regards recruitment, following selection procedures carried out by the European Personnel Selection Office (EPSO), in 2008 Institutions were able to draw on reserve lists amounting to 78% of the published target number of laureates (70% in 2007). Notwithstanding this improvement, a programme for fundamental reform, the EPSO Development Programme (EDP), was formally agreed by all Institutions in 2008. The Programme contains 22 recommendations for action which focus on speeding up and streamlining selection and introducing greater predictability for laureates and Institutions on the availability and management of reserve lists. Implementation will be achieved progressively over the period 2008 to 2010.

Regarding the recruitment of staff from the EUR-12 countries, the targets for the period to end-2008 were exceeded for both administrator and assistant grades. A significant proportion of staff were however recruited as temporary agents (22% for EUR-10 and 41% for EUR-2). At 1 January 2009, recruitment of EUR-15 was blocked for 18 services at AD level and 12 at AST grade pending fulfilment of their quotas. Taking account of the competitions underway, the service responsible judged that the number of EUR-12 nationals passing competitions should be sufficient to meet recruitment needs.

22.

2. Ethics


In 2008, a Communication from Vice-President Kallas to the Commission i outlined a series of actions to enhance the environment for professional ethics in the Commission; these covered the clarification of rules and their application, as well as awareness raising and the issuance of a Statement of Principles of Professional Ethics to apply Commission-wide.

Also in 2008, Internal Audit Service (IAS) concluded its audit of ethics in the Commission. The objective of the audit was to assess the adequacy of the overall design of the ethics framework of the Commission; and whether the Commission's ethics framework has been implemented effectively in the services selected for this audit: ADMIN, SG, OIB, RTD, INFSO, and TRADE.

The scope of the audit covered the framework, rules implementation and monitoring of ethics focussing on risks concerning conflict of interest, procurement, grant management in research, and non financial risks such as misuse of insider information The scope did not cover the Code of Conduct of the Commissioners , the Lobby Register, or the ethical content of EU policies.

The IAS recognized that the process of implementing and adapting the ethics framework is evolutionary and the Commission has acted proactively on ethics and awareness raising in recent years The overall conclusion of the audit was that the basic elements of a proper ethics culture are covered by the existing Commission ethics framework, which is based on an appropriate balance between, on the one hand, trust in the integrity and sense of responsibility of staff and, on the other hand, instruments facilitating ethics management, so that, in general, there is limited need for additional rules.

23.

3. Security


Since the start of the present Commission a series of initiatives have been taken to improve the quality of service in internal security, in view of the challenges posed by the global security situation, the developing policy competences of the Commission and the increased size and complexity of the institution.

An information note from Vice-President Kallas and the President, addressed to the College under the title, 'Review of security policy, implementation and control within the Commission', which covered physical security as well as security of information, was adopted in 2008.

Annex 2: Overview of reservations 2004 – 2008

24.

DG Reservations Reservations Reservations Reservations Reservations


AGRI 1. Expenditure for rural development measures under Axis 2 (improving the environment and the countryside) of the 2007-2013 programming period.2. Management and control system for SAPARD in Bulgaria and Romania. 1. Insufficient implementation of IACS in Greece.2. Exactitude of rural development control data of Member States giving a first indication of the error rate in this policy area. 1. Insufficient implementation of IACS in Greece. 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition.2. Insufficient implementation of IACS in Greece. 1. EAGGF Guidance: MS control systems.2. Insufficient implementation of IACS in Greece.3. Preferential imporat of high quality beef ("Hilton" beef) – risk of non-respect of product definition.

REGIOREGIOREGIOREGIO 1. Reservation on ERDF management and control systems for the period 2000-2006 in: 1) Belgium (5 programmes)2) Germany (2 programmes)3) Italy (12 programmes)4) Spain (13 programmes)5) INTERREG (21 programmes).2. Management and control system of the Cohesion Fund for the road sector in BULGARIA in 2008. 1. Reservation concerning the ERDF management and control systems for the period 2000-2006 in: 1) The CZECH REPUBLIC (for the three OP Infrastructure, Industry and Enterprise and the Joint Regional Programme and the SPD Objective 2 Prague) 2) FINLAND (Operational Programmes Eastern, Northern, South and West) 3) GERMANY (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN II Neubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern) 4) GREECE (on control of state aid schemes) 5) IRELAND (for the four mainstream operational programmes) 6) ITALY (OPs Calabria, Puglia, Lazio, Sardinia and Urban II Taranto) 7) LUXEMBOURG (for the SPD Objective 2 - reservation concerning non respect of public procurement rules, namely direct awarding of work contracts without call for tenders) 8) POLAND (for the Regional Operational Programme (IROP), the SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises (SOP ICE) and SOP Transport) 9) SLOVAKIA (for the two OP Basic Infrastructure and Industry and Services) 10) SPAIN (reservation for 14 Intermediate Bodies (with an impact on 21 OPs for the parts linked to public works) for which a procedure of suspension of payments has been launched, plus the OP 'Sociedad de la Informacion' and the 10 URBAN programmes) 11) 51 INTERREG programmes (i.e. 81 programmes, less 3 OPs IIIB North West Europe, III B Canaries, Acores, Madeira and III B Atlantic Space, where DG Regional Policy has carried out audit work with satisfactory results, and further 27 OPs where national audit reports indicates satisfactory results) 2. Reservation concerning the management and control systems for the COHESION FUND (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. 1. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland)2. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) 1. Management and control systems for ERDF in UK-England.2. Management and control systems for ERDF in Spain.3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain. 1. Management and control systems for ERDF in one Member State.2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06.3. Management and control systems of ISPA in one candidate country.

EMPL Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Poland, Belgium and Luxembourg (quantification: 41 million €, 0.6%). Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in - Spain, - United Kingdom, - France, - Italy, - Slovakia, - Portugal, - Belgium and - Luxembourg. Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT). Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK). European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes.

MARE (former FISH) Reservation on direct centralised management concerning the eligibility of costs reimbursed for expenditure in the area of control and enforcement of the Common Fisheries Policy, where the annual error rate detected by ex-post controls is higher than the 2% of the annual payments made for the MS programs and on a multiannual basis represents more than 2% of sample payments. FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State.

JRC Status and correctness of the closing balance. Cash flow - competitive activities.

RTD Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. Reservation concerning errors relating to the accuracy of the cost claimsand their conformity with the provisions of the Fifth Research FrameworkProgramme (FP5). 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD. Frequency of errors in shared cost contracts.

INFSO Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. 1. Allocation of research personnel.2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5.3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5.2. Allocation of research personnel. 1. Frequency of errors in shared cost contracts2. Research staff working on operational tasks.

ENTR Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. 1. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation.2. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP6. 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 .2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation. 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme. 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations. 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area. 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations.

TREN Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD. Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD. 1. Risque de surpaiement concernant le 5ème Programme Cadre.2. Sûreté nucléaire. 1. Frequency of errors in shared cost contracts.2. Contractual environment of DG TREN LUX.3. Nuclear safety.4. Inventory in nuclear sites.

EAC Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales.2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique.

ENV Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of non-LIFE grants.

SANCO Insufficient assurance of business continuity of a critical activity. Health crisis management.

JLS Delays in the implementation of the Schengen Information System II (SIS II). 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-2007.2. Mise en œuvre incomplète des mécanismes de supervision de la Commission en gestion partagée pour le Fonds européen pour les réfugiés 2005-2007. 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004. 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005.2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004. 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg.2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place.

ESTAT Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006. 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants.2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003.

ECFIN Possibility that new mitigating controls put in place following an ex-post control report on funds managed by an external body entrusted with indirect centralized management are not effective. Possibility that additionality requirements are not sufficiently met. Possibility that additionality requirements are not sufficiently met

TRADE

AIDCO

ELARG Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by two Bulgarian Implementing Agencies (named). Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies:- Central Finance and Contract Unit (CFCU)- Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids

ECHO Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO.

25.

DEV


RELEX 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion.2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers. 1. Internal control standards in Directorate K.2. Internal control standards in Delegations.

26.

TAXUD Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity


MARKT

COMP

COMM 1. Lift the reservation from 2007 on the absence of a structured ex-post control system, but makes a follow-up reservation on the quality failings revealed by the controls.2. Possible infringement of intellectual property rights by Commission departments. Ex-post control system. Ex-post control system. Supervision (ex-post controls on grants) 1. Relays and networks - grands centres.2. Functioning of Representations EUR-15.

27.

ADMIN


DIGIT Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure.

PMO Council's antenna for sickness insurance. Council's antenna for sickness insurance.

OIB Deficiency in OIB's contracts & procurement management.

28.

OIL


EPSO

OPOCE

BUDG 1. Accrual accounting for the European Development Fund.2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems. 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets.2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control.

29.

SG


BEPA Weak general internal control environment

SJ

SCIC

DGT

IAS Audit of community bodies (regulatory agencies). Audit of community bodies (traditional agencies). Audit of Community agencies.

30.

OLAF


TOTAL

Annex 3: Multi-annual objectives

This Annex reports on the progress achieved in 2008 on the new and ongoing actions identified in the 2007 Synthesis Report to address major cross-cutting management issues. New actions introduced as a follow up to the 2008 Synthesis report are indicated in bold italics.

(Initiatives stemming from previous years' Synthesis Reports, which were completed in 2007 or before, have been deleted from this table.)

Internal control systems and performance management

Subject Objective Initiative(s) to meet the objective Responsible service(s) and timetable Progress made in

Internal control 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework i, setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. All DGs Continuous actionIn 2008, the Commission conducted an analysis of the impact of the 'Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework' i, adopted in early 2006 as part of the Commission's strategy to obtain an unqualified DAS. The final report was published in February 2009. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during this Commission's mandate.Services reported on the effectiveness of the implementation of the prioritised standards for the first time in the 2008 Annual Activity Reports.


Annual activity reports and Synthesis 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions) BUDG and SGBy September New action

| To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services All DGsBy April New action

Risk management 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. BUDG, with all DGs Continuous actionThree years after its adoption, DG Budget undertook a limited review of the operation of the Commission's risk management framework. This indicated that the framework is well established and is understood and applied by management and was taken as a starting point by services for developing their own more specific guidelines and tools tailored for their needs. The review revealed no reasons for major change but pointed to the need to define more clearly the handling of cross-cutting risks, an interest in sharing information across services on risk management generally and on critical risks in particular, and a requirement for specialist risk management training linked to individual services' activities.

Residual risk 4. Taking further the concept of residual risk DG BUDG together with concerned services CompletedIn December 2008 the Commission adopted its Communication 'Towards a common understanding of the concept of tolerable risk of error', with which the Commission took forward a concept first introduced by the Court of Auditors in its Opinion 2/2004 (the 'single audit opinion'). This tolerable risk approach is intended to ensure an appropriate balance between the risk of not detecting errors and the costs of control to ensure that control systems are cost effective. The illustrative case studies presented covered Cohesion Policy and Rural Development. They indicated that the Court's standard 2% materiality threshold may not be appropriate for these policies, for which risk is high, and that a cost-effective tolerable risk level may lie around 5% for both policies.

| The Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. DG BUDG together with concerned servicesBy end New actionThe Communication mentioned above launched an inter-institutional debate on the tolerable risk of error and the Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority.

31.

Governance


Subject Objective Initiative(s) to meet the objective Responsible service(s) and timetable Progress made in

Internal audit recommenda-tions 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations New: Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. All DGs concerned New action

Regulatory agencies 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. All DGs concerned with the assistance of SG and DG BUDG.End Continuous actionIn a Communication of March 2008 i, the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies.

Reservations 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. DGs concerned Continuous actionDGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for the AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2009 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the peer review of the 2008 AARs is the that the conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) needs to be convincingly argued and the building blocks for assurance should be presented in a complete and logical manner, particularly as regards error rates detected by controls. Also, services calculating error rates on the basis of controls performed on high-risk areas of their activities need to present results of controls in lower-risk fields to justify the conclusion that the global exposure was lower than materiality

namely: Close coordination of actions concerning management and control weaknesses identified for the EU funds implemented by Bulgarian and Rumanian authorities, in order to ensure that underlying problems are solved and the management of EU funds is conducted in strict respect of all applicable rules and procedures. ELARG, MARE, JLS, EMPL, AGRI, REGIO New action

| Set-up of an inter service group on copyright issues, to be led by DG COMM, to regularly assess whether the measures taken are sufficient to mitigate the risk in a complex and rapidly changing technological and legal environment.Preparation of an action plan before end of 2009, including all necessary measures, from awareness raising and training to the drafting of common guidelines. COMM, OPOCE, JRC, SG New action

| Focus the resources available on improving the control structure in place for the management of the financial programs. In 2009, assurance will be sought via a specific internal audit assignment and ongoing monitoring by the operational services. ECFIN, SG New action

| New: Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II. JLS, SG New action


32.

Financial management


Subject Objective Initiative(s) to meet the objective Responsible service(s) and timetable Progress made in

Integrated internal control framework 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. All services Completed: In its latest report on the Plan i, the Commission reported that as at end-December 2008 the implementation of 13 actions was completed and that the three remaining actions could not be implemented or were being taken forward in other ways. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during the mandate of the present Commission. A part of this positive impact was attributed to actions launched before 2005, but there was evidence that progress was significantly accelerated with the launch of the Action Plan in early 2006.

| New: Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States. REGIO, AGRI, JLS New action


Ex-ante and ex-post controls 10. Improving the efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls, and by further harmonization and better focus of ex-post controls. Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. Services concerned with the support of DG BUDG, ongoing CompletedExtensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities i. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results i. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission issued guidance to its services on sampling strategies in October 2008.

Accounts 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer Continuous actionThe European Court of Auditors expressed in 2008 for the first time an unqualified opinion on the 2007 accounting data of the Commission. The Accountant's report on the validation of local systems for 2008 confirmed that these in general are steadily improving. All systems which were subject to an in-depth evaluation during 2008, except one, were validated. Data from the accounting system indicate that late payments are tending to stabilise in number and value. In the face of the current acute economic crisis, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract and a 30-day time limit where 45 days currently apply for other payments.


33.

Human resources


Subject Objective Initiative(s) to meet the objective Responsible service(s) and timetable Progress made in

Simplification 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. Based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, DG ADMIN prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing DG ADMIN, ongoing CompletedA report to Commission (SEC(2008)2309/3) stated that 48 actions have been fully or partially implemented and 3 have been abandoned (out of 85 identified actions) by July 2008.

Staff skills 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures were carried out in 2008. DG ADMIN, ongoing Continuous actionHR scorecard per month HR report with HR metrics Start of a follow-up evaluation to review HR processes

| The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. Continuous action DG ADMIN carried out a comparative study on remuneration in which an assessment is also made of the competitiveness of the Commission for certain job profiles.

| The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007. Continuous action The e-CV project continued. In 2007, there were 3.250 e-CVs; by end 2008, here were 5.697.The matching tool to link job, vacancies and the electronic CVs was delivered for internal testing in December 2008.


34.

Continuity of operations


Subject Objective Initiative(s) to meet the objective Responsible service(s) and timetable Progress made in

Business continuity 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. Continuous action A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007.A second room in Luxembourg only became available in late 2007 and needed preparation, so that actual moves into them only began in the last quarter of 2008. Procedures to secure a supplementary room in Luxembourg were ongoing at the end of 2008.

35.

Annex 4: Executive and Regulatory Agencies


(Council Regulation 58/2003 (Art 9.7)

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base i. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains 'real control' over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

· the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former IEEA)

· the Executive Agency for Health and Consumers (EAHC – former PHEA)

· the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

· the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA)

· the European Research Council Executive Agency (ERC)

· the Research Executive Agency (REA).

·

Four of these executive agencies were operational in 2008 i. Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG i, did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

36.

Seconded officials and temporary agents Contractual agents Other external agents Total


EACI

PHEA

EACEA

TEN-TEA

Total

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency i. If new needs appear, the starting point of the Commission will be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 'EU agencies: the way forward' i the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies.

It also proposed to undertake a horizontal evaluation of regulatory agencies which should be available by the end of 2009, as well as to set up an inter-institutional working group to agree ground rules to apply to all (this Group met for the first time on 10 March 2009).

To support the agencies, in June 2008 DG Budget published a Practical Guide on Community Bodies to document the basic budgetary and financial management processes and rules for the creation and regular operation of Community bodies and providing references to relevant key documents. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for sharing documents of common interest.

The traditional agencies are granted discharge by the Discharge Authority. All Agencies were granted discharge for 2007. CEPOL's accounts for 2007 have received a qualified opinion of the Court of Auditors and audits by the Court and the IAS identified serious financial management problems. The service responsible for the grant contribution to the College's running costs (JLS) reported that following the Court's and IAS findings, an OLAF investigation was launched and an action plan was developed to remedy the weaknesses identified. Faced with significant under-execution of the budget, the service reported it would make available only the funds strictly necessary to cover the College's fixed costs in the first part of 2009.

37.

Annex 5: Negotiated procedures


38.

1. Legal basis


Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

39.

2. Methodology


A distinction has been made between the 40 directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (legal basis is different: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three directorates-general have special characteristics as regards data collection (deconcentration of the services,…), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these directorates-general.

40.

3. Overall results of negotiated procedures recorded


3.1. The 40 directorates-general, services, offices, or executive agencies excluding the three 'external relations' directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 105 negotiated procedures with a total value of € 91.107.841 were processed out of a total of 1230 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60 000€ with a total value of € 1.799.341.729.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 8,54 % in number, which represents some 5,06 % of all procedures in value and seems quite reasonable.

An authorising service is considered to have concluded a 'distinctly higher' proportion of negotiated procedures 'than the average recorded for the Institution' if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2008 was fixed at 12,80% (20,46% in 2007).

Some 13 directorates-general or services out of the 40 exceeded the reference threshold in 2008. Among those, it should be noted that 5 directorates-general concluded only one or two negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 15 out of 40 directorates-general haven't used any negotiated procedure, including 4 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, in terms of value 14 have recorded a substantially lower percentage of negotiated procedures than the Commission average.

Moreover, the assessment of negotiated procedures compared with the previous years (2006, 2007) shows an important decrease in the order of one third in number and 40% in terms of value.

3.2. The three 'external relations' directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 168 negotiated procedures for a total value of contracts €117.778.412 were processed out of a total of 2362 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 10 000€ with a total value of € 2.357.367.571.

For the three 'external relations' directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 7,11% in number, which represents some 5% of all procedures in value terms. Only one directorate-general slightly exceeds the reference threshold of 10,67% (average + 50%).

If compared with previous years, these directorates-general have registered a clear decrease in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

41.

4. Analysis of the justifications and corrective measures


Three categories of justifications have been presented by those directorates-general who exceeded the thresholds:

· Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

· Objective situations of the economic activity sector, where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, …). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

· Additional services/works, where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the directorates-general concerned:

· Establishment of standard model documents and guidance documents.

· Improvement in training provided and an improved inter-service communication. In this context, the Central Financial Service organised in 2008 a series of workshops aimed at improving expertise in public procurement procedures and at providing a forum for exchange of experience and best practices between directorates-general and services. In addition, the architecture of the standard procurement training was reviewed in order to reinforce the practical training in procurement procedures preparation.

· Improvement of the system of evaluation of needs of directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

– permanent exchange of information;

– ad-hoc surveys prior to the initiation of market procedures;

– reinforcement of the product management policy especially in the IT sector.

· Phase-out from situations of technical captivity. The Commission started to study a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases and provide tools to reduce future dependency.

· Reinforcement of internal structures and the application of control standards. Procurement procedures will continue to be integrated in the regular reviews of the efficiency of internal control, including the analysis of possible dependence on certain contractors. In any case, control procedures need to be correctly documented in order to ensure a transparent audit trail.

42.

Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable


in 2008

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87 i of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2008.

EC budget:

Directorate-General/Service Amount of waivers in € Number of waivers

43.

AIDCO 1.497.065,


COMP 11.713.735,

EAC 123.199,

EACEA 497.001,

ELARG 607.626,

ENTR 111.650,

ENV 231.383,

MARE 249.800,

INFSO 1.713.872,

RTD 1.227.715,

TREN 407.313,

44.

18.380.363,


European Development Fund:

Directorate-General/Service Amount of waivers in € Number of waivers

45.

AIDCO


Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation i (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved i. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months i.

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports i. Overall, the Commission improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average time to pay has not significantly decreased. In 2008, late payments have stabilised in number and value, the average time to pay has been shortened by a half day.

The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:



Late payments in number 42,74% 22,57% 22,67%

Late payments in value 17,48% 11,52% 13,95%

Average time to pay i 49,13 days 47,98 days 47,45 days

The cause of delays includes inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission dealt with limited requests in the period 2005-2007. However, the amount rose significantly in 2008, probably due to the fact that as from 1 January 2008 payment of interest for late payments has been automatic and, in principle i, no longer conditional upon the presentation of a request for payment.



Amounts of interest paid for late payments 230.736,58 € 378.211,57 € 576 027,10 €

*Calculation: 153 requests for interest / 90657 late payments = 0.168%

The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments.In the face of the current acute economic crisis, the Commission has recently adopted further measures, given the crucial importance of the need for increased fluidity of funds for all beneficiaries, and especially for SMEs and NGOs i. Amongst other actions, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision compared with the statutory time-limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts). For all other payments the Commission will apply, from the same date, a 30-day time limit where 45 days currently apply. A third measure is to further promote the payments of flat-rates (a scale-of-unit cost) and lump-sums (fixed amount) to accelerate the payment of grants.
– the way forward" - COM(2008) 135.
& 49 Opinion 02/2004.
& optimising Commission human resources to serve EU priorities".
– the way forward - COM(2008)135

- (a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;

- (b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;

- (c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

--------------------------------------------------