Toelichting bij COM(2011)79 - Koppeling van centrale, handels- en vennootschapsregisters - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2011)79 - Koppeling van centrale, handels- en vennootschapsregisters. |
|---|---|
| bron | COM(2011)79   |
| datum | 24-02-2011 |
De financiële crisis heeft opnieuw duidelijk gemaakt hoe belangrijk transparantie op de financiële markten is, onder meer wat het bestuur en de bedrijfsactiviteiten van vennootschappen betreft. De Raad Concurrentievermogen van 25 mei 2010 bevestigde in zijn conclusies dat het toegankelijker maken van actuele en betrouwbare informatie over vennootschappen het vertrouwen in de markt kan vergroten, kan bijdragen tot het economisch herstel en het concurrentievermogen van het Europese bedrijfsleven kan bevorderen[1]. Ondernemingsregisters[2] spelen in dit verband een essentiële rol, omdat zij vennootschapsinformatie registreren, onderzoeken en opslaan, zoals informatie over de rechtsvorm van een vennootschap, haar zetel, kapitaal, wettelijke vertegenwoordigers en jaarrekeningen, en deze informatie beschikbaar stellen voor het publiek.
Ondernemingen maken in toenemende mate gebruik van de door de interne markt geboden mogelijkheden om zich over de nationale grenzen heen uit te breiden. Vooruitgang op het terrein van informatietechnologie maakt het voor burgers en ondernemingen gemakkelijker om goederen en diensten in het buitenland te kopen en te verkopen. Bij grensoverschrijdende concerns, alsook bij veel herstructureringsoperaties, zoals fusies en splitsingen, zijn vennootschappen uit verschillende EU-lidstaten betrokken. Daarom is er een toenemende vraag naar toegang tot informatie over vennootschappen in een grensoverschrijdende context, hetzij voor commerciële doeleinden, hetzij om de toegang tot de rechter te vergemakkelijken.
Grensoverschrijdende toegang tot bedrijfsinformatie vereist grensoverschrijdende samenwerking tussen ondernemingsregisters. Nu al bestaat er tussen sommige registers een zekere vorm van samenwerking, maar die samenwerking is beperkt tot bepaalde categorieën van informatie en bestrijkt niet alle lidstaten. De bestaande samenwerking is daarom onvoldoende om tegemoet te komen aan de informatiebehoefte die door de bedrijfsactiviteiten op de interne markt ontstaat. Efficiënte grensoverschrijdende samenwerking tussen ondernemingsregisters is echter niet alleen van belang voor een vlotte werking van de interne markt, het verlaagt ook de kosten van vennootschappen die grensoverschrijdend opereren.
In 2007 lanceerde de Commissie een actieprogramma voor het verminderen van administratieve lasten om het ondernemingsklimaat in de EU te verbeteren[3]. Het programma werd onderschreven tijdens de voorjaarsbijeenkomst van de Europese Raad in maart van dat jaar[4]. In 2008 vond een grootschalig onderzoek naar de omvang van de administratieve kosten plaats, waarin ook vooral werd gekeken naar het vennootschapsrecht[5]. De Groep van onafhankelijke belanghebbenden op hoog niveau inzake administratieve lasten was er een groot voorstander van om in heel Europa de interoperabiliteit van handelsregisters tot stand te brengen[6].
De koppeling van ondernemingsregisters is een van de voorstellen in de mededeling van de Commissie betreffende de Single Market Act[7], waarmee wordt beoogd een bedrijfsvriendelijker juridisch en fiscaal klimaat tot stand te brengen en tevens bij te dragen tot het realiseren van de Europa 2020-agenda[8] door het vertrouwen in de interne markt te vergroten.
STELLINGEN VAN HET VOORSTEL
De doelstellingen van dit initiatief zijn het vertrouwen in de Europese interne markt te vergroten door voor consumenten, crediteuren en andere zakelijke partners een veiliger ondernemingsklimaat te creëren, het concurrentievermogen van het Europese bedrijfsleven te bevorderen door het verminderen van de administratieve lasten en het vergroten van de rechtszekerheid, en de overheidsprestaties te verbeteren door het bevorderen van de samenwerking tussen ondernemingsregisters in Europa bij procedures voor grensoverschrijdende fusies, de verplaatsing van zetels en het bijwerken van de registratie van buitenlandse bijkantoren wanneer er geen of beperkte samenwerkingsmechanismen bestaan.
De wijzigingen in Richtlijn 2009/101/EG zijn derhalve bedoeld om de grensoverschrijdende toegang tot officiële bedrijfsinformatie te vergemakkelijken door een elektronisch netwerk van registers op te richten en een gemeenschappelijke minimumreeks van actuele gegevens vast te stellen die in elke lidstaat langs elektronische weg aan derden beschikbaar moeten worden gesteld.
De wijzigingen in Richtlijn 89/666/EEG[9] moeten verzekeren dat het register waar een vennootschap staat ingeschreven alle registers in Europa waar buitenlandse bijkantoren van die vennootschap staan ingeschreven, actuele informatie over de juridische status van de vennootschap verstrekt.
De wijzigingen in Richtlijn 2005/56/EG[10] zijn bedoeld om het samenwerkingskader tussen ondernemingsregisters voor gegevensoverdracht bij grensoverschrijdende-fusieprocedures te verbeteren. Hoewel de Verordeningen 2157/2001[11] en 1435/2003[12] bepalen dat ondernemingsregisters bij procedures voor de verplaatsing van de statutaire zetel van een Europese vennootschap (SE) c.q. een Europese coöperatieve vennootschap (SCE) grensoverschrijdend moeten samenwerken, ligt het meer voor de hand deze rechtsinstrumenten te wijzigen als onderdeel van de komende evaluatie van de verordeningen.
Er zij op gewezen dat het Europese portaal voor e-justitie[13] het centrale toegangspunt moet worden voor juridische informatie, juridische en overheidsinstellingen, registers, databanken en andere diensten in de EU. Het onderhavige voorstel is bedoeld als aanvulling op het e-justitie-project en moet bijdragen tot het toegankelijker maken van bedrijfsinformatie via dit portaal.
De rechtsgrond voor dit voorstel is artikel 50, lid 2, onder g), van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.
Subsidiarit EIT EN PROPORTIONALITEIT
Bijna twintig jaar ervaring met de vrijwillige samenwerking van Europese ondernemingsregisters leert dat de doelstellingen van dit initiatief met zelfregulering alleen niet worden gehaald. Evenmin kunnen die doelstellingen door de lidstaten worden gerealiseerd, omdat voor de grensoverschrijdende samenwerking tussen registers een gemeenschappelijke reeks van regels en voorwaarden moet worden vastgesteld. Wanneer zulke regels en voorwaarden op nationaal niveau worden vastgesteld, zijn zij mogelijk onverenigbaar met elkaar en niet geschikt voor het bereiken van de gestelde doelen.
De voorgestelde wijzigingen gaan niet verder dan wat nodig is voor het creëren van functionerende communicatiemechanismen tussen ondernemingsregisters op de betrokken terreinen en zijn evenredig aan deze doelstelling. Actie op EU-niveau is derhalve noodzakelijk en gerechtvaardigd.
Op 5 november 2009 heeft de Europese Commissie een groenboek[14] over de koppeling van ondernemingsregisters aangenomen, dat vergezeld ging van een voortgangsrapport[15]. In dit voortgangsrapport wordt een beeld gegeven van de stand van zaken met betrekking tot de bestaande samenwerkingsmechanismen tussen ondernemingsregisters en andere overheden. Het groenboek vult dit rapport aan met een analyse van de verschillende beleidsopties voor de toekomst.
Op basis van dit groenboek werd tussen 5 november 2009 en 31 januari 2010 een openbare raadpleging gehouden. Bijna alle respondenten spraken hun steun uit voor het verbeteren van de koppeling van ondernemingsregisters in de EU. Er was brede overeenstemming over het feit dat een dergelijk netwerk alleen een werkelijke meerwaarde met betrekking tot markttransparantie heeft als het de ondernemingsregisters van alle 27 lidstaten koppelt. Wat betreft het faciliteren van de communicatie tussen registers bij grensoverschrijdende procedures (fusie, zetelverplaatsing, registratie van buitenlandse bijkantoren), toonden de meeste respondenten zich voorstander van een oplossing die geautomatiseerde datatransmissie tussen ondernemingsregisters mogelijk maakt.
Op 25 mei 2010 heeft de Raad Concurrentievermogen conclusies aangenomen waarin hij het initiatief van de Commissie om de koppeling van ondernemingsregisters te verbeteren, verwelkomt[16]. De Raad benadrukte dat de Commissie ervoor moest zorgen dat alle lidstaten aan het netwerk deelnemen, dat via het netwerk betrouwbare, actuele en gestandaardiseerde gegevens worden doorgegeven, en dat er een rechtsgrond voor samenwerking tussen de registers komt. Bovendien moeten duidelijke communicatiekanalen tussen de ondernemingsregisters zorgen voor een vlotte samenwerking bij grensoverschrijdende procedures. Op lange termijn zou kunnen worden overwogen of het uitgebreide netwerk van ondernemingsregisters kan worden gekoppeld aan het in het kader van de Transparantierichtlijn (2004/109/EG) opgezette elektronische netwerk voor de opslag van gereglementeerde informatie over beursgenoteerde vennootschappen.
Het Europees Parlement heeft op 7 september 2010 een resolutie aangenomen waarin het in grote lijnen zijn steun uitspreekt voor het initiatief en benadrukt dat het alleen dan van nut zal zijn voor de verdere integratie van de Europese Economische Ruimte als alle lidstaten aan het netwerk deelnemen[17].
Het Europees Economisch en Sociaal Comité[18] en het Comité van de Regio's[19] tonen zich in hun adviezen net zo positief als het Parlement.
De Effectbeoordelingsraad heeft op 15 september 2010 een positief advies over het effectbeoordelingsverslag afgegeven. Naar aanleiding van de opmerkingen van deze raad is een aantal verbeteringen in het verslag aangebracht. Zo moesten met name de technologische oplossingen en de kosten daarvan beter in de analyse worden geïntegreerd. De kosten van het initiatief zijn echter afhankelijk van de gekozen ICT-oplossing en die keuze kan pas in de implementatiefase worden gemaakt.
De kwesties die bij de koppeling van ondernemingsregisters spelen, werden in drie categorieën onderverdeeld.
Ontbreken van actuele bedrijfsinformatie in het register van buitenlandse bijkantoren
Richtlijn 89/666/EEG verplicht vennootschappen een aantal gegevens en akten openbaar te maken wanneer zij in een andere lidstaat een bijkantoor openen. Vennootschappen actualiseren deze informatie echter vaak niet. Dit verzuim kan ernstige gevolgen hebben voor de bescherming van consumenten en zakelijke partners, met name wanneer het register van het bijkantoor niet in kennis wordt gesteld van de ontbinding of het faillissement van de vennootschap. Volgens sommige enquêtes heeft ongeveer vijftien procent van de onderzochte bijkantoren van buitenlandse vennootschappen feitelijk geen hoofdkantoor meer, wat zou betekenen dat nu in potentie 16 800 bijkantoren in deze situatie verkeren.
Het gebrek aan samenwerking tussen ondernemingsregisters zorgt voor extra administratieve lasten voor vennootschappen, aangezien zij de inhoud van het register van het buitenlandse bijkantoor moeten actualiseren. Een oplossing hiervoor zou besparingen van 69 miljoen EUR kunnen opleveren.
In het effectbeoordelingsverslag wordt geconcludeerd dat in de EU-wetgeving de wettelijke verplichting zou moeten worden neergelegd dat registers langs elektronische weg samenwerken bij het actualiseren van de inschrijving van buitenlandse bijkantoren en dat de Commissie de technische bijzonderheden van een dergelijke samenwerking in een gedelegeerde handeling zou moeten vastleggen.
Moeilijkheden in de samenwerking tussen registers bij procedures voor grensoverschrijdende fusies en zetelverplaatsingen
De grensoverschrijdende samenwerking tussen ondernemingsregisters bij procedures voor grensoverschrijdende fusies en zetelverplaatsingen wordt door de EU-wetgeving uitdrukkelijk voorgeschreven. Hoewel de desbetreffende bepalingen in potentie moeten leiden tot snellere registratieprocedures en bijgevolg tot meer rechtszekerheid, zijn er nog steeds praktische vragen met betrekking tot de toepassing van die bepalingen, omdat daarin niet wordt aangegeven op welke wijze de kennisgeving moet worden verstuurd en evenmin de kwestie van de vertaling is geregeld. In de praktijk worden kennisgevingen tussen ondernemingsregisters gewoonlijk via de reguliere post verstuurd en zijn zij opgesteld in de taal van de instantie die de kennisgeving doet.
In het effectbeoordelingsverslag wordt geconcludeerd dat de bevoegdheid voor het vaststellen van de technische bijzonderheden voor de samenwerking bij grensoverschrijdende fusies en zetelverplaatsingen bij EU-wetgeving aan de Commissie zou moeten worden overgedragen.
Moeilijke grensoverschrijdende toegang tot bedrijfsinformatie
Hoewel bedrijfsinformatie over vennootschappen gemakkelijk verkrijgbaar is in het land waar de vennootschap is geregistreerd, kan de toegang tot deze informatie vanuit een andere lidstaat door technische of taalbarrières worden belemmerd. Er bestaat al een mechanisme voor vrijwillige samenwerking tussen registers (Europees ondernemingsregister), maar daar nemen niet alle 27 lidstaten aan deel en de informatie die via dit netwerk toegankelijk is, verschilt per land.
Voorts is het door het ontbreken van een unieke identificatiecode voor vennootschappen moeilijk om vennootschappen in een grensoverschrijdende situatie (bijv. een fusie of concern) te identificeren en op te sporen. Bovendien is de regelmaat waarmee bedrijfsinformatie wordt geactualiseerd, nu niet geharmoniseerd en wordt geen informatie verstrekt over de juridische waarde van gegevens (bijv. of derden erop kunnen vertrouwen) in de verschillende lidstaten.
In het effectbeoordelingsverslag wordt geconcludeerd dat de beste optie voor het verbeteren van de bestaande situatie is om in de EU-wetgeving vast te leggen dat de lidstaten verplicht moeten deelnemen aan een elektronisch netwerk van registers en bij EU-wetgeving ook de lijst van gegevens vast te stellen die via dit netwerk moet worden doorgegeven en de frequentie waarmee de geregistreerde gegevens moeten worden geactualiseerd, en dat de Commissie de technische bijzonderheden van de samenwerking bij gedelegeerde handeling vaststelt.
TOELICHTING OP HET VOORSTEL
Artikel 1: wijziging van Richtlijn 89/666/EEG
Lid 1 zorgt ervoor dat bijkantoren (net als vennootschappen) een unieke Europese identificatiecode hebben, waardoor zij duidelijk kunnen worden geïdentificeerd en een duidelijk verband kan worden gelegd met de vennootschap waartoe zij behoren. Lid 2 verplicht het register van een buitenlands bijkantoor om het register van de vennootschap waartoe dat bijkantoor behoort langs elektronisch weg informatie te sturen over wijzigingen in de geregistreerde gegevens. Het blijft aan de lidstaten om te bepalen wat zij met een dergelijke kennisgeving doen, d.w.z. of zij er juridische waarde aan geven of als informatie beschouwen. De lidstaten moeten er in ieder geval voor zorgen dat bijkantoren van ontbonden buitenlandse vennootschappen zo spoedig mogelijk uit het register worden verwijderd. De leden 3 en 4 bevatten de noodzakelijke voorschriften inzake gedelegeerde handelingen en gegevensbescherming.
Artikel 2: wijziging van Richtlijn 2005/56/EG
Lid 1 van dit artikel bevat een kleine wijziging die duidelijk maakt dat ondernemingsregisters elkaar bij procedures voor grensoverschrijdende fusies langs elektronische weg kennisgevingen moeten toesturen en maakt de Commissie bevoegd om middels gedelegeerde handelingen de technische bijzonderheden van de communicatie tussen registers vast te stellen. De bijzonderheden van de delegatie en gegevensbescherming zijn in de leden 2 en 3 opgenomen.
Artikel 3: wijziging van Richtlijn 2009/101/EG
Lid 1 van dit artikel zorgt ervoor dat de akten en gegevens die zich in de ondernemingsregisters van de lidstaten bevinden, altijd actueel zijn. De lidstaten moeten ervoor zorgen dat geregistreerde gegevens in het geval van een verandering binnen vijftien kalenderdagen nadat die verandering heeft plaatsgevonden, worden geactualiseerd. Om aan dit voorschrift te kunnen voldoen, moeten de lidstaten ervoor zorgen dat vennootschappen relevante veranderingen tijdig doorgeven en deze vervolgens onverwijld worden geregistreerd.
Lid 2 strekt tot invoering van een unieke identificatiecode voor alle Europese kapitaalvennootschappen die het gemakkelijker maakt deze vennootschappen op Europees niveau te identificeren en een verband te leggen met hun buitenlandse bijkantoren. Een dergelijke identificatiecode kan ook voor andere registers worden gebruikt, zoals registers van beursondernemingen, financiële instellingen of multinationals.
Lid 3 verbetert de grensoverschrijdende toegang tot een gemeenschappelijke minimumreeks van geregistreerde bedrijfsgegevens door te bepalen dat de lidstaten de in artikel 2 opgesomde akten en gegevens die overeenkomstig de richtlijn zijn geregistreerd, beschikbaar moeten maken via één enkel Europees elektronisch platform, bijvoorbeeld een centrale webdienst die de mogelijkheid biedt om tegelijkertijd in alle ondernemingsregisters van de EU te zoeken. Aangezien de lidstaten de leden 5, 6 en 7 van artikel 3 en de in artikel 2 vermelde lijst van gegevens verschillend toepassen, moet aan elke datatransmissie informatie worden toegevoegd waarin uitleg wordt gegeven over de bepalingen van het toepasselijke nationale vennootschapsrecht waarin de juridische waarde van de geregistreerde bedrijfsinformatie is geregeld, waarbij met name de vraag belangrijk is in hoeverre derden op deze informatie kunnen vertrouwen ("vertrouwen van het maatschappelijk verkeer").
De leden 4 en 6 verplichten de lidstaten om hun ondernemingsregisters interoperabel te maken en op die manier een elektronisch netwerk op te zetten. De details van deze samenwerking moeten nader worden uitgewerkt door deskundigen en vervolgens worden vastgelegd in een gedelegeerde handeling. Lid 5 bevat de voorschriften inzake gegevensbescherming.