Toelichting bij COM(2013)228 - Bevorderen van het vrij verkeer van personen en bedrijven middels het vereenvoudigen van de erkenning van enkele officiële administratieve documenten in de EU - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2013)228 - Bevorderen van het vrij verkeer van personen en bedrijven middels het vereenvoudigen van de erkenning van enkele officiële ... |
|---|---|
| bron | COM(2013)228   |
| datum | 24-04-2013 |
In het programma van Stockholm van 2009 “Een open en veilig Europa ten dienste en ter bescherming van de burger”[1] wordt erop gewezen hoe belangrijk het is concrete invulling te geven aan het burgerschap van de Unie en de burgers centraal te stellen in het EU-beleid op het gebied van justitie. De acties van het programma zijn gericht op het opbouwen van een Europa van de burger, onder meer door op te komen voor de rechten van de burgers, met name het recht van vrij verkeer. In het bijbehorende actieplan[2] wordt deze opdracht bevestigd en wordt verklaard dat een goed functionerende Europese rechtsruimte “ten dienste van burgers en ondernemingen (moet) staan zodat de economische activiteit in de interne markt wordt ondersteund (…)”. In het actieplan wordt dan ook een wetgevingsvoorstel aangekondigd om de formaliteiten voor de legalisatie van akten tussen de lidstaten af te schaffen. Ook het Europees Parlement heeft in zijn resolutie over het programma van Stockholm verklaard dat de prioriteiten op het gebied van civiel recht eerst en vooral moeten worden toegespitst op de door de individuele burgers en bedrijven geuite behoeften. Het dringt in de resolutie dan ook aan op “een eenvoudig en autonoom Europees systeem voor (…) de schrapping van voorschriften voor de legalisatie van akten en stukken”[3].
Daarop bevestigde de Europese Commissie in haar verslag over het EU-burgerschap van 2010[4] dat zij zich zou blijven inzetten voor het vrije verkeer van openbare akten en heeft zij in december 2010 een concrete visie gepresenteerd in het groenboek “Minder administratieve formaliteiten voor burgers: De bevordering van het vrije verkeer van openbare documenten en de erkenning van de gevolgen van akten van de burgerlijke stand”[5]. Met het groenboek gaf de Commissie het startsein voor een raadpleging over de manier waarop het gebruik en de aanvaarding van openbare akten tussen de lidstaten kan worden vergemakkelijkt.
Tegelijkertijd kreeg de vorming van de interne EU-markt een nieuwe impuls met de goedkeuring van de Akte voor de interne markt[6], die het vertrouwen van de burgers in hun interne markt moet versterken en ervoor moet zorgen dat de mogelijkheden van de interne markt als echte drijvende kracht achter de groei van de Europese economie optimaal worden benut. Daarvoor moet onder andere worden gewerkt aan het wegnemen van onevenredige hindernissen die tot gevolg hebben dat burgers en bedrijven in de Unie niet optimaal gebruik kunnen maken van de vrijheden van de interne markt. De mobiliteit van burgers en ondernemingen over de grenzen heen bevorderen is ook een van de belangrijkste doelstellingen van de Akte voor de interne markt II[7] en een basisvoorwaarde om het potentieel van de interne markt te realiseren. De Commissie blijft er dan ook vastbesloten naar streven haar visie waar te maken van een interne markt waarin burgers en ondernemingen zich vrij over de grenzen kunnen verplaatsen waar en wanneer zij ook maar willen, zonder onnodige beperkingen ten gevolge van uiteenlopende nationale regels.
Het actieplan “Europees vennootschapsrecht en corporate governance[8]” ademt dezelfde geest: Europese ondernemingen ondersteunen en met name meer rechtszekerheid bieden, vooral in verband met grensoverschrijdende operaties. In de Digitale agenda voor Europa[9] wordt gewezen op de voorgestelde wetgeving inzake elektronische identificatie en elektronische handtekeningen[10], en op de administratieve formaliteiten in verband met deze identificatie-instrumenten.
Volgens het recente Actieplan Ondernemerschap 2020[11] blijft het verminderen van de overmatige regeldruk hoog op de beleidsagenda van de Commissie staan. In het actieplan staat dat bureaucratie overal waar mogelijk moet worden uitgebannen of afgebouwd voor alle bedrijven, met name voor micro-ondernemingen, met inbegrip van zelfstandige ondernemers en vrije beroepen, die bijzonder gevoelig zijn voor regeldruk vanwege hun kleinere omvang en hun beperkte personele en financiële middelen. In het actieplan zegt de Commissie toe dat zij wetgeving zal voorstellen voor de afschaffing van hinderlijke vereisten voor de authenticatie van openbare akten die kmo's moeten overleggen om grensoverschrijdende handel te drijven binnen de eengemaakte markt. Deze toezegging ondersteunt de doelstellingen van de Europa 2020-strategie voor groei en werkgelegenheid[12], en met name de verbetering van het ondernemingsklimaat in Europa.
Uit alle genoemde initiatieven blijkt dat de EU vastbesloten is alles te doen om de financiële en economische crisis achter zich te laten.
Vermindering van de bureaucratie, vereenvoudiging van de procedures voor het grensoverschrijdend gebruiken en aanvaarden van openbare akten, en harmonisatie van de desbetreffende regels: het draagt allemaal bij tot de vorming van een Europa van de burger en tot een goed werkende interne markt voor EU-ondernemingen.
Op 25 mei 1987 hebben de lidstaten het Verdrag van Brussel betreffende de afschaffing van de legalisatie van akten in de lidstaten van de Europese Gemeenschappen goedgekeurd. Hoewel dit verdrag niet in werking is getreden omdat het niet door alle lidstaten is geratificeerd, passen zes lidstaten het onderling wel toe.
De verregaande sociale en economische integratie waar de EU naar streeft, moet burgers en bedrijven in staat stellen ten volle gebruik te maken van de rechten en vrijheden die door de Verdragen en het EU-Handvest van de grondrechten worden gegarandeerd, en het dagelijks leven voor hen verder vergemakkelijken dan de bestaande instrumenten van het recht van de Unie en het internationale recht al doen.
Dit voorstel is een van de kerninitiatieven in het kader van het Europees Jaar van de burger 2013[13] en vormt een concrete bijdrage aan het “recht voor groei”-beleid. Het voorstel ligt in het verlengde van en vormt een aanvulling op de genoemde acties, initiatieven en toezeggingen van de Unie, in die zin dat het ertoe bijdraagt dat de burgers en bedrijven van de Unie hun rechten die voortvloeien uit het burgerschap van de Unie en uit de interne markt, optimaal kunnen benutten. Het biedt een zekere meerwaarde omdat het horizontale uitgangspunten vaststelt voor het gebruik en de aanvaarding van openbare akten tussen de lidstaten, en zo de bestaande sectorale wetgeving van de Unie op dit gebied en de lacunes op de niet-geregelde gebieden aanvult en de EU-initiatieven die het leven van de burger moeten vergemakkelijken en het ondernemingsklimaat voor bedrijven moeten verbeteren, ondersteunt[14]. Tegelijkertijd bevordert het voorstel het beginsel van wederzijds vertrouwen tussen de autoriteiten van de lidstaten, omdat het leidt tot meer kennis van de openbare akten van de andere lidstaten en tot administratieve samenwerking tussen de autoriteiten.
De mobiliteit van de burgers van de Unie is een concreet gegeven: ongeveer 12 miljoen EU‑burgers studeren, werken en leven in een lidstaat waarvan zij geen onderdaan zijn. Deze mobiliteit wordt vereenvoudigd door de aan het burgerschap van de Unie verbonden rechten, met name het recht op vrij verkeer en, meer algemeen, het recht om in de lidstaat van verblijf als een onderdaan van die lidstaat te worden behandeld. Deze rechten illustreren het belang van Europese integratie.
Ook bijna de helft van de EU-ondernemingen en met name van de kmo’s onderhoudt in een of andere vorm internationale contacten en het aantal dat regelmatig gebruikmaakt van de internemarktvrijheden in de vorm van grensoverschrijdende zakelijke transacties of een klantenbestand in verschillende lidstaten, is zeker niet minder.
Ondanks het feit dat het recht van vrij verkeer en verblijf en de internemarktvrijheden stevig verankerd zijn in het primaire recht van de Unie en nader zijn uitgewerkt in het afgeleide recht, bestaat er nog steeds een kloof tussen de wettelijke voorschriften en de realiteit waarmee burgers en bedrijven worden geconfronteerd wanneer zij deze rechten willen uitoefenen.
EU-burgers en bedrijven die hun recht van vrij verkeer of hun internemarktvrijheden uitoefenen door bijvoorbeeld in een andere lidstaat te gaan wonen of daar zaken te doen, ondervinden nu vaak problemen omdat de documenten die zij indienen, niet worden aanvaard door de autoriteiten van die lidstaat, terwijl de eigen burgers en bedrijven van die lidstaat dat probleem niet hebben. Dergelijke documenten dienen doorgaans als bewijs van feiten waarvan door een overheidsinstantie een akte is opgemaakt. Zij worden in de meeste gevallen overgelegd om een recht te verkrijgen, een dienst te ontvangen of aan een verplichting te voldoen. Zelfs wanneer de documenten volledig legaal zijn en geen problemen opleveren in het land van herkomst, moeten burgers en bedrijven onevenredig zware en omslachtige administratieve formaliteiten afwikkelen om in de andere lidstaat de echtheid ervan te bewijzen. Dit is vaak een bron van frustratie en irritatie, en is niet bevorderlijk voor de totstandbrenging van een Europa van de burger.
Legalisatie en apostille: dat zijn de administratieve formaliteiten waar het om draait. Ze zijn nodig om de echtheid aan te tonen van openbare akten, zodat deze buiten de lidstaat van afgifte kunnen worden gebruikt. Het gaat met name om de echtheid van een handtekening en de hoedanigheid waarin iemand die een document heeft ondertekend, heeft gehandeld. Het waarmerken van kopieën en vertalingen dient een vergelijkbaar doel.
Voor legalisatie en apostille bestaat een versnipperd rechtskader dat is gebaseerd op verschillende bronnen: het nationaal recht, dat enorm verschilt van land tot land, tal van internationale, multi- of bilaterale verdragen, die door een zowel gevarieerd als beperkt aantal landen zijn geratificeerd en niet de nodige oplossingen bieden om het vrije verkeer van Europese burgers te waarborgen, en versnipperd EU-recht, dat slechts betrekking heeft op een beperkt aantal specifieke aspecten van de problemen die zich voordoen. Dit heeft geleid tot een gebrek aan duidelijkheid en tot een regelgeving die niet de rechtszekerheid biedt die Europese burgers en bedrijven nodig hebben in kwesties die hun dagelijks leven onmiddellijk beïnvloeden.
Voor alle eerder genoemde formaliteiten moeten de nodige administratieve stappen worden gezet, die gepaard gaan met tijdverlies en met aanzienlijke kosten, die per lidstaat nogal verschillen. Bovendien bieden deze formaliteiten geen garantie tegen fraude met en vervalsing van openbare akten. Zij kunnen dus worden beschouwd als verouderde en onevenredig zware procedures, die niet de gewenste rechtszekerheid bieden. Er zouden effectievere, veiligere en eenvoudigere procedures of systemen kunnen worden ingevoerd die leiden tot een dieper wederzijds vertrouwen en nauwere samenwerking tussen de lidstaten in de interne markt, en met name tot een effectievere preventie van fraude met en vervalsing van openbare akten.
De bestaande taalkundige belemmeringen worden nog verergerd door het ontbreken van meertalige standaardformulieren op het niveau van de Unie voor de openbare akten die het vaakst tussen de lidstaten worden gebruikt.
Ook voor de nationale overheidsdiensten leidt dit tot tijdverlies en hoge kosten.
Er zijn verscheidene probleemfactoren die een EU-maatregel rechtvaardigen:
1. toenemende intra-EU-mobiliteit van burgers en bedrijven van de Unie die worden geconfronteerd met de hierboven genoemde administratieve formaliteiten en daardoor geld en tijd verliezen;
2. indirecte discriminatie van onderdanen van andere lidstaten ten opzichte van de eigen onderdanen in grensoverschrijdende situaties;
3. versnipperd rechtskader op EU- en internationaal niveau op het gebied van legalisatie, apostille en administratieve samenwerking;
4. tekortkomingen van de bestaande EU- en internationale wetgeving inzake het verkeer van openbare akten.
Deze probleemfactoren worden uitvoerig geanalyseerd in de effectbeoordeling bij dit voorstel.
De genoemde administratieve formaliteiten vereenvoudigen om de uitoefening van het recht van vrij verkeer voor EU-burgers en van de vrijheid van vestiging en de vrijheid van dienstverlening in de interne markt voor bedrijven gemakkelijker te maken en te bevorderen, zonder de doelstelling van algemeen belang, namelijk het waarborgen van de echtheid van openbare akten, uit het oog te verliezen: dat is de algemene doelstelling van dit horizontale voorstel.
In concreto moet het voorstel:
· de praktische problemen verhelpen die worden veroorzaakt door de genoemde administratieve formaliteiten, en met name de bureaucratie, de kosten en het tijdverlies verminderen;
· de vertaalkosten die gepaard gaan met het vrije verkeer van openbare akten in de EU, terugdringen;
· het versnipperde rechtskader betreffende het vrije verkeer van openbare akten tussen de lidstaten vereenvoudigen;
· leiden tot een effectievere opsporing van fraude met en vervalsing van openbare akten;
· het risico van discriminatie tussen burgers en bedrijven van de Unie wegnemen.
Het voorstel stroomlijnt de regels en procedures die nu door de lidstaten worden toegepast om de echtheid van bepaalde openbare akten te controleren. Tegelijkertijd vult het de bestaande EU-wetgeving op dit gebied aan, waaronder de regels voor het verkeer van specifieke openbare akten. Legalisatie en apostille worden afgeschaft en het gebruik van kopieën en vertalingen wordt gemakkelijker gemaakt. Het voorstel bouwt voort op de bestaande EU-wetgeving en de desbetreffende internationale instrumenten, en versterkt het vertrouwen in openbare akten die in andere lidstaten zijn afgegeven. Wat het voorstel niet doet, is de bestaande sectorale Unie-bepalingen over legalisatie, vergelijkbare formaliteiten, andere formaliteiten of administratieve samenwerking wijzigen; het vult de desbetreffende wetgeving alleen aan.
Dit voorstel heeft betrekking op openbare akten die zijn afgegeven door autoriteiten van de lidstaten en die formele bewijskracht hebben op het gebied van geboorte, overlijden, naam, huwelijk, geregistreerd partnerschap, adoptie, woonplaats, burgerschap, nationaliteit, vastgoed, rechtsvorm en vertegenwoordiging van een vennootschap of andere onderneming, intellectuele-eigendomsrechten en de afwezigheid van een strafblad. Documenten die zijn opgesteld door particulieren en documenten die zijn afgegeven door autoriteiten van derde landen vallen niet onder de voorgestelde verordening.
Dit voorstel volgt op het groenboek van de Commissie van 2010 over administratieve formaliteiten die nodig zijn voor de authenticatie van openbare documenten. Het heeft betrekking op het vaststellen van de echtheid van openbare akten en is gebaseerd op de bestaande EU-wetgeving en de desbetreffende internationale instrumenten. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling de erkenning van de rechtsgevolgen van openbare akten tussen de lidstaten te regelen, noch om alle bestaande openbare akten van de lidstaten of de grensoverschrijdende situaties waarin burgers en bedrijven van de EU deze nodig hebben, volledig te harmoniseren.
De meertalige EU-standaardformulieren die bij dit voorstel zijn gevoegd, hebben geen rechtsgevolgen voor wat betreft de erkenning van de inhoud ervan in de lidstaat waarin zij worden ingediend. Deze standaardformulieren veranderen niets aan het gebruik van gelijkwaardige openbare akten van de autoriteiten van de lidstaat van afgifte. De standaardformulieren hebben dezelfde formele bewijskracht als hun nationale tegenhangers voor wat de echtheid betreft. Zij zijn vooral bedoeld om de nog bestaande vertaalverplichtingen voor burgers en bedrijven van de Unie te verminderen.
Er is een uitvoerige raadpleging gehouden met de betrokken partijen, de lidstaten en het publiek, in het bijzonder na de goedkeuring van het groenboek van de Commissie. De Commissie heeft veel bijdragen ontvangen van de lidstaten, van nationale en internationale organisaties en van burgers. Zoals hierboven al werd opgemerkt, heeft dit voorstel uitsluitend betrekking op het eerste deel van het groenboek, dus op het vrije verkeer van openbare akten. Het tweede deel, over de erkenning van de gevolgen van akten van de burgerlijke stand, komt niet aan de orde in dit voorstel.
De bijdragen wijzen uit dat de meerderheid van de lidstaten en van de betrokken partijen verheugd is over het voornemen van de Commissie om de administratieve formaliteiten met betrekking tot de controle van de echtheid van openbare akten af te schaffen. Zij wijzen er echter wel op dat er voldoende waarborgen moeten worden ingebouwd, zoals de mogelijkheid om de echtheid van openbare akten te controleren door middel van intensievere administratieve samenwerking. Dit om de overgang van het huidige naar het nieuwe systeem soepel te laten verlopen, rechtszekerheid te bieden en fraude tegen te gaan.
De Commissie is in 2012 contact blijven houden met de betrokken partijen om de bijdragen aan het eerste deel van het groenboek aan te vullen en bij te werken. Er werden vergaderingen gehouden met onder andere Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand (CIEC), de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht (HCCH) , de Raad van de notariaten van de Europese Unie (CNUE), de Europese Federatie van ambtenaren van de burgerlijke stand (EVS), de Europese Unie van het Ambacht en van het Midden- en Kleinbedrijf (UEAMPE), the Europese vereniging van kadasters (ELRA) en de International Lesbian, Gay, Bisexual, Trans and Intersex Association (ILGA).
Op 27 september 2012 is een vergadering gehouden met de deskundigen van de lidstaten om een werkdocument met de hoofdlijnen van het voorstel te bespreken. Ook daarna is de Commissie de hoofdpunten blijven bespreken met deskundigen van diverse lidstaten.
Tevens heeft zij een grondige effectbeoordeling opgesteld, die bij dit document is gevoegd.
Inhoudsopgave
- Juridische elementen van het voorstel
- Gevolgen voor de begroting
- 1.1 Algemene context
- 1.2 Motivering en doel van het voorstel
- 1.3 Toepassingsgebied en rechtsgevolgen
- 1.3.1 Toepassingsgebied
- 1.3.2 Rechtsgevolgen
- 2. Resultaten van het overleg met de betrokken partijen en beoordeling van de effecten
- 3.1 Samenvatting van de voorgestelde maatregel(en)
- 3.1.1 Onderwerp en toepassingsgebied (artikelen 1 en 2 )
- 3.1.2 Definities (artikel 3)
- 3.1.3 Vrijstelling van legalisatie of vergelijkbare formaliteiten (artikel 4)
- 3.1.4 Vereenvoudiging van andere formaliteiten (artikelen 5 en 6)
- 3.1.5 Verzoek om informatie bij gegronde twijfel (artikel 7)
- 3.1.6 Administratieve samenwerking (artikelen 8, 9 en 10)
- 3.1.7 Meertalige EU-modelformulieren (artikelen 11, 12, 13, 14 en 15)
- 3.1.8 Verhouding tot andere instrumenten (artikelen 16, 17 en 18)
- 3.1.9 Evaluatie (artikel 21)
- 3.2 Rechtsgrondslag
- 3.3 Subsidiariteit en evenredigheid
- 3.3.1. Subsidiariteitsbeginsel
- 3.3.2. Evenredigheidsbeginsel
- 3.4 Gevolgen voor de grondrechten
- 4.1. Gevolgen voor de begroting
- 4.2. Vereenvoudiging
- 4.3. Samenhang met andere beleidsterreinen van de EU
Het voorstel bevat een reeks horizontale regels die inhouden dat openbare akten die onder de werkingssfeer van de voorgestelde verordening vallen, worden vrijgesteld van legalisatie of vergelijkbare formaliteiten (apostille). Het voorziet ook in de vereenvoudiging van andere formaliteiten in verband met de grensoverschrijdende aanvaarding van openbare akten, met name van gewaarmerkte kopieën en vertalingen. De echtheid van openbare akten die tussen de lidstaten worden gebruikt, wordt gewaarborgd door een effectieve en veilige administratieve samenwerking op basis van het informatiesysteem interne markt (IMI), dat is ingesteld bij Verordening (EU) nr. 1024/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012[15]. In het IMI kan ook een geheugen worden bijgehouden van modellen van openbare akten die in de interne markt worden gebruikt; hier kunnen onbekende akten worden geverifieerd.
De voorgestelde verordening bevat ook meertalige EU-modelformulieren betreffende geboorte, overlijden, huwelijk, geregistreerd partnerschap en rechtsvorm en vertegenwoordiging van een vennootschap of andere onderneming. Om de resterende vertaalverplichtingen voor burgers en bedrijven van de Unie verder te verminderen, zouden in een later stadium ook meertalige EU-modelformulieren kunnen worden opgesteld met betrekking tot naam, ouderschap, adoptie, woonplaats, burgerschap en nationaliteit, vastgoed, intellectuele-eigendomsrechten en de afwezigheid van een strafblad. De meertalige EU-formulieren moeten niet verplicht worden gesteld, maar als ze worden gebruikt, hebben ze dezelfde formele bewijskracht als de desbetreffende openbare akten die worden opgesteld door de autoriteiten van de afgevende lidstaat.
De voorgestelde verordening ziet er in hoofdlijnen als volgt uit:
Met de voorgestelde verordening wordt het vrije verkeer van personen en vennootschappen of andere ondernemingen bevorderd doordat bepaalde openbare akten van de lidstaten niet langer hoeven te worden gelegaliseerd of aan vergelijkbare of andere formaliteiten hoeven te worden onderworpen om te worden aanvaard door de autoriteiten van andere lidstaten. De voorgestelde verordening voorziet ook in het gebruik van meertalige EU-modelformulieren betreffende geboorte, overlijden, huwelijk, geregistreerd partnerschap en rechtsvorm en vertegenwoordiging van een vennootschap of andere onderneming.
Het voorstel heeft betrekking op openbare akten die worden afgegeven door de autoriteiten van een lidstaat en die moeten worden overgelegd aan de autoriteiten van een andere lidstaat. Het heeft geen betrekking op de erkenning van de inhoud van openbare akten.
Het voorstel heeft betrekking op grensoverschrijdende situaties waarin de indiening van de openbare akten verplicht is gesteld door: (i) openbare autoriteiten van de lidstaten of (ii) entiteiten van de lidstaten die bij wet of administratief besluit zijn belast met openbare taken.
In het voorstel worden de volgende termen gedefinieerd: 'openbare akten', 'autoriteit', 'legalisatie', 'vergelijkbare formaliteit', 'andere formaliteit' en 'centrale autoriteit'. Hieruit blijkt dat onder “openbare akten” documenten worden verstaan die zijn afgegeven door de autoriteiten van de lidstaten en die formele bewijskracht hebben op het gebied van geboorte, overlijden, naam, huwelijk en geregistreerd partnerschap, ouderschap, adoptie, woonplaats, burgerschap en nationaliteit, vastgoed, rechtsvorm en vertegenwoordiging van een vennootschap of andere onderneming, intellectuele-eigendomsrechten, en de afwezigheid van een strafblad.
De voorgestelde verordening houdt in dat openbare akten van de lidstaten die onder de werkingssfeer van de verordening vallen, worden vrijgesteld van alle vormen van legalisatie of vergelijkbare formaliteiten als bedoeld in het Verdrag van ‘s-Gravenhage van 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten die moeten worden overgelegd aan de autoriteiten van andere lidstaten.
Het voorstel houdt in dat de autoriteiten van een lidstaat niet mogen verlangen dat zowel het origineel als een gewaarmerkte kopie van een door een van de andere lidstaten opgemaakte openbare akte worden overgelegd. Ook moeten de autoriteiten een niet-gewaarmerkte kopie accepteren als deze tegelijk met het origineel wordt ingediend; zij moeten bovendien waarmerkingen van andere lidstaten aanvaarden.
Het voorstel bepaalt dat de autoriteiten van de lidstaten niet-gewaarmerkte vertalingen van openbare akten die door de autoriteiten van de andere lidstaten zijn afgegeven, moeten aanvaarden. Indien de autoriteiten van de lidstaat waarin de openbare akte wordt ingediend gegronde twijfel hebben over de juistheid of de kwaliteit van de vertaling, kunnen zij in individuele gevallen een gewaarmerkte vertaling van het betrokken document verlangen.
Indien de autoriteiten van de lidstaat waarin de openbare akte of een gewaarmerkte kopie daarvan wordt ingediend gegronde twijfel hebben die niet op een andere manier kan worden weggenomen, met name als het gaat om de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin degene die het document heeft ondertekend, heeft gehandeld, of de identiteit van het zegel of de stempel, kunnen zij een verzoek om informatie richten tot de desbetreffende autoriteiten van de lidstaat die de documenten heeft afgegeven. Wanneer een bepaalde nationale autoriteit geen toegang heeft tot het informatiesysteem interne markt, kan zij informatie opvragen bij de nationale centrale autoriteit overeenkomstig de procedure die daarvoor in die lidstaat bestemd is. Wanneer de centrale autoriteit geen gevolg kan geven aan het verzoek om informatie, moet zij het verzoek doorsturen naar de centrale autoriteit van de lidstaat die de akte heeft opgesteld. De aangezochte autoriteiten moeten dergelijke verzoeken zo snel mogelijk behandelen, in ieder geval binnen een maand.
Het voorstel bepaalt dat het informatiesysteem interne markt moet worden gebruikt voor verzoeken om informatie bij gegronde twijfel over de echtheid van openbare akten of gewaarmerkte kopieën. Het informatiesysteem interne markt is via internet toegankelijke software die de Commissie in samenwerking met de lidstaten heeft ontwikkeld om de lidstaten te helpen met de praktische toepassing van informatie-uitwisselingsverplichtingen die voortvloeien uit de wetgeving van de Unie, zoals de voorgestelde verordening. Er kunnen modellen van nationale openbare akten in worden opgeslagen, waardoor de autoriteiten beter vertrouwd kunnen raken met de akten van andere lidstaten, wat bijvoorbeeld nuttig kan zijn als het gaat om taalkwesties.
Het voorstel bevat ook regels voor het aanwijzen, de functies en de bijeenkomsten van de centrale autoriteiten. Zo moeten de centrale autoriteiten informatie verstrekken en bijhouden over beste praktijken op het gebied van de preventie van fraude met openbare akten.
Bij het voorstel zijn in de bijlagen I, II, III, IV en V meertalige EU-modelformulieren gevoegd betreffende geboorte, overlijden, huwelijk, geregistreerd partnerschap en rechtsvorm en vertegenwoordiging van een vennootschap of andere onderneming. Deze zijn in alle officiële talen van de Unie gesteld. Burgers en vennootschappen of andere ondernemingen kunnen de meertalige EU-modelformulieren vrijwillig naast of in de plaats van de nationale openbare akten gebruiken; de formulieren hebben dezelfde formele bewijskracht als de desbetreffende openbare akten die worden opgesteld door de autoriteiten van de afgevende lidstaat. Als er een meertalig EU-modelformulier voor een bepaalde openbare akte beschikbaar is, moeten de autoriteiten van een lidstaat op verzoek dit formulier afgeven indien er een equivalente openbare akte bestaat in die lidstaat. Welke autoriteiten de formulieren afgeven, wordt geregeld bij het nationale recht van elk van de lidstaten. De formulieren moeten volgens dezelfde voorwaarden (b.v. wat betreft de leges) worden afgegeven als de equivalente openbare akte in die lidstaat. De modelformulieren hebben geen rechtsgevolgen voor wat betreft de erkenning van de inhoud ervan in de lidstaat waar zij worden ingediend.
Aangezien voor openbare akten steeds vaker gebruik wordt gemaakt van moderne communicatietechnologie, zal de Commissie elektronische versies van de meertalige EU-modelformulieren ontwikkelen, of andere formaten die elektronisch kunnen worden uitgewisseld, en er bij de lidstaten op aandringen deze beschikbaar te stellen voor EU-burgers en vennootschappen of andere ondernemingen.
De Commissie zal in samenwerking met de centrale autoriteiten van de lidstaten uitvoerige richtsnoeren opstellen voor de afgifte van de meertalige EU-modelformulieren.
De voorgestelde verordening laat de toepassing van bepalingen van het recht van de Unie inzake legalisatie, vergelijkbare of andere formaliteiten, elektronische handtekeningen en elektronische identificatie onverlet. Evenmin verandert de voorgestelde verordening iets aan het gebruik van andere bij het EU-recht ingevoerde systemen voor administratieve samenwerking waarbij informatie tussen de lidstaten wordt uitgewisseld over bepaalde beleidsterreinen (zoals het CCN/CSI-systeem op het gebied van belastingen en douane).
De Commissie moet om de drie jaar de toepassing van de verordening evalueren en een verslag opstellen met wijzigingsvoorstellen. Daarbij moet de Commissie vooral nagaan of de werkingssfeer van de verordening moet worden uitgebreid tot andere categorieën openbare akten. Tevens moet zij aangeven welke voordelen het heeft om ook meertalige standaardformulieren op te stellen voor openbare akten betreffende naam, ouderschap, adoptie, woonplaats, burgerschap en nationaliteit, vastgoed, intellectuele-eigendomsrechten, en de afwezigheid van een strafblad, of voor de categorieën akten die onder de eventuele uitgebreide werkingssfeer zouden vallen.
Dit voorstel is gebaseerd op artikel 21, lid 2, VWEU, dat het Europees Parlement en de Raad de bevoegdheid geeft bepalingen vast te stellen die de uitoefening vergemakkelijken van het recht van de EU‑burgers om vrij op het grondgebied van de lidstaten te reizen en te verblijven, onder voorbehoud van de beperkingen en voorwaarden die bij de Verdragen en de bepalingen ter uitvoering daarvan zijn vastgesteld. Administratieve belemmeringen voor het grensoverschrijdend gebruik en de grensoverschrijdende aanvaarding van openbare akten hebben een direct effect op het vrije verkeer van burgers. Het wegnemen van deze belemmeringen vergemakkelijkt dus de uitoefening van het recht van vrij verkeer in de zin van artikel 21, lid 2, VWEU.
Dat artikel wordt gecombineerd met artikel 114, lid 1, VWEU, dat het Europees Parlement en de Raad machtigt maatregelen vast te stellen inzake de onderlinge aanpassing van de bepalingen van de lidstaten die de instelling en de werking van de interne markt betreffen. Administratieve belemmeringen voor het grensoverschrijdend gebruik en de grensoverschrijdende aanvaarding van openbare akten hebben een direct effect op de in artikel 26, lid 2, VWEU en artikel 114, lid 1, VWEU bedoelde internemarktvrijheden van EU-bedrijven. Daarom kan dit artikel worden gebruikt als aanvullende rechtsgrondslag voor openbare akten die door EU-bedrijven worden gebruikt in grensoverschrijdende situaties in de interne markt.
De in artikel 21, lid 2, en artikel 114, lid 1, VWEU bedoelde maatregelen worden vastgesteld volgens de in artikel 294 beschreven gewone wetgevingsprocedure, na raadpleging van het Europees Economisch en Sociaal Comité voor zover het maatregelen op grond van artikel 114, lid 1, VWEU betreft.
Wat de rechtsvorm van het instrument betreft, lijkt die van een verordening het geschiktst, gelet op de problemen en doelstellingen.
Het voorstel is in overeenstemming met het subsidiariteitsbeginsel.
De problemen die hierboven en in de effectbeoordeling worden beschreven, zijn duidelijk grensoverschrijdend van aard en kunnen daardoor niet goed worden opgelost op het niveau van de lidstaten. Eenzijdige maatregelen van de lidstaten zouden de gewenste rechtszekerheid en voorspelbaarheid voor EU-burgers en marktdeelnemers ondermijnen en leiden tot een verdere versnippering van het bestaande rechtskader. Bovendien kunnen de lidstaten geen doeltreffende oplossingen bieden voor de problemen, die een duidelijke EU-dimensie hebben. EU-optreden zou EU-burgers en bedrijven helpen om verschillende categorieën openbare akten in grensoverschrijdende situaties te gebruiken zonder overdreven en omslachtige administratieve formaliteiten te hoeven vervullen. EU-optreden zou een doeltreffender gang van zaken waarborgen. Een rechtstreeks toepasselijke vereenvoudigingsmaatregel met horizontale beginselen inzake het vrije verkeer van openbare akten tussen de lidstaten en meertalige EU-modelformulieren hebben duidelijk toegevoegde waarde.
Het voorstel eerbiedigt het evenredigheidsbeginsel aangezien het niet verder gaat dan hetgeen nodig is om zijn doelstellingen te verwezenlijken. Het voorstel heeft niet ten doel de openbare akten van de lidstaten of de regels betreffende het verkeer ervan in de EU, te harmoniseren. Het voorstel heeft alleen betrekking op de afschaffing of vereenvoudiging van de administratieve formaliteiten en bevat de nodige begeleidende maatregelen om de controle van de echtheid van openbare akten mogelijk te maken indien sprake is van gegronde twijfel.
De bijbehorende effectbeoordeling wijst uit dat de voordelen van de voorgestelde verordening opwegen tegen de kosten en dat de voorgestelde maatregelen evenredig zijn.
Overeenkomstig de strategie voor een doeltreffende tenuitvoerlegging van het Handvest van de grondrechten door de Europese Unie[16] heeft de Commissie ervoor gezorgd dat het voorstel strookt met de rechten die in het handvest zijn vastgelegd en de toepassing van die rechten zelfs bevordert. Dit komt met name tot uiting in het volgende:
· het voorstel gaat indirecte discriminatie tegen van onderdanen van andere lidstaten in vergelijking met eigen onderdanen, omdat openbare akten die worden afgegeven door andere lidstaten niet langer hoeven te worden onderworpen aan extra administratieve formaliteiten die niet gelden voor identieke of vergelijkbare "binnenlandse” akten, die vaker worden gebruikt door eigen onderdanen (artikel 18 VWEU);
· het voorstel bevordert het recht om vrij te verblijven en te reizen op het grondgebied van de lidstaten, daar werk te zoeken, zich daar te vestigen en diensten te verlenen of een onderneming te voeren (artikelen 45, 15 en 16 van het Handvest);
· het voorstel heeft een positief effect op het recht op eerbiediging van het privé-leven en van het familie- en gezinsleven, het recht om te huwen en een gezin te stichten, het recht op eigendom, en de rechten van het kind (artikelen 7, 9, 17 en 24 van het Handvest).
De Commissie heeft er ook op toegezien dat het voorstel volledig in overeenstemming is met artikel 8 van het handvest, waarin het recht op bescherming van persoonsgegevens wordt gewaarborgd, met name bij de uitwisseling en doorgifte van gegevens in het kader van de voorgestelde administratieve samenwerking op basis van het informatiesysteem interne markt.
De grondrechtentoetsing wordt uitvoerig beschreven in de effectbeoordeling bij dit voorstel.
De verwachte beperkte kosten voor de EU-begroting hebben betrekking op opleidingsactiviteiten en vergaderingen. Het informatiesysteem interne markt is flexibel en is geschikt voor alle nationale administratieve structuren (centraal, decentraal of een tussenvorm), en het gebruik ervan brengt geen IT-kosten mee voor de lidstaten. Het informatiesysteem interne markt telt momenteel ongeveer 13 000 geregistreerde gebruikers, verspreid over verschillende wetgevingsterreinen (beroepskwalificaties, diensten, afhandeling van zaken via SOLVIT, plaatsing van werknemers, doorvoer van geld, en patiëntenrechten). Een nieuwe IMI-module ter ondersteuning van de administratieve samenwerking waarin dit voorstel voorziet, brengt geen nieuwe kosten mee en kan worden ingepast in de bestaande workflow (software-ontwikkeling, vertaalfuncties, systeemonderhoud, ondersteunende diensten, enz.). Er is dus geen nieuwe server nodig specifiek voor openbare akten.
De huidige IMI-infrastructuur heeft voldoende capaciteit om de nieuwe gebruikers als gevolg van de toepassing van de voorgestelde verordening op te vangen. DG Justitie van de Commissie zal bijdragen in de eventuele opleidingskosten. De eenmalige opleidingskosten voor het gebruik van het informatiesysteem interne markt in verband met dit voorstel worden geraamd op 50 000 EUR.
Vereenvoudiging van de administratieve formaliteiten bij het gebruik van openbare akten in grensoverschrijdende situaties zou het leven van Unie-burgers en bedrijven (met name kmo's) een stuk eenvoudiger maken.
Dit voorstel is een horizontale vereenvoudigingsmaatregel. De afschaffing van de overdreven en omslachtige administratieve formaliteiten voor het bewijzen van de echtheid van bepaalde openbare akten zal het voor EU-burgers gemakkelijker maken hun recht van vrij verkeer uit te oefenen en voor EU-bedrijven (met name kmo’s) eenvoudiger om gebruik te maken van hun recht van vestiging en de vrijheid van dienstverlening in de interne markt.
De administratieve samenwerking op basis van het informatiesysteem interne markt is bevorderlijk voor de behandeling van verzoeken om informatie bij gegronde twijfel en voor de toepassing van de nieuwe regels. De autoriteiten kunnen gebruikmaken van de bestaande functies van het systeem, zoals een meertalig communicatiesysteem, voorvertaalde en standaardvragen en antwoorden, en een register van modellen van openbare akten die worden gebruikt in de interne markt. De uitwisseling van informatie en documenten langs elektronische weg leidt tot een efficiënte en veilige uitwisseling van elektronische versies van openbare akten.
Ten slotte zullen de meertalige EU-modelformulieren betreffende geboorte, overlijden, huwelijk, geregistreerd partnerschap en de rechtsvorm van een onderneming tot gevolg hebben dat EU-burgers en bedrijven minder documenten hoeven te laten vertalen, wat een positief effect zal hebben op het grensoverschrijdend gebruik van dergelijke documenten. Dit positieve effect kan in de toekomst nog groter worden als ook voor andere frequent gebruikte akten een meertalig EU-modelformulier wordt ontwikkeld.
Dit voorstel maakt deel uit van de maatregelen die de Commissie in het verslag over het EU-burgerschap 2010 heeft aangekondigd om de belemmeringen waarmee EU-burgers in het dagelijks leven worden geconfronteerd bij de uitoefening van de rechten die hun zijn toegekend bij het EU-recht, weg te nemen en het tegelijkertijd voor EU-bedrijven (met name kmo’s) gemakkelijker te maken grensoverschrijdende activiteiten te ontplooien in de interne markt.