Toelichting bij SEC(2010)1009 - Antwoorden van de Commissie op hoofdstuk 5 van het jaarverslag 2009 "onderzoek, energie en vervoer" - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | SEC(2010)1009 - Antwoorden van de Commissie op hoofdstuk 5 van het jaarverslag 2009 "onderzoek, energie en vervoer". |
|---|---|
| bron | SEC(2010)1009   |
| datum | 09-09-2010 |
Brussel, 9.9.2010
SEC(2010) 1009 definitief
ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE OP HOOFDSTUK 5 VAN HET JAARVERSLAG 2009
"ONDERZOEK, ENERGIE EN VERVOER"
ANTWOORDEN VAN DE COMMISSIE OP HOOFDSTUK 5 VAN HET JAARVERSLAG 2009
"ONDERZOEK, ENERGIE EN VERVOER"
INLEIDING
5.7. De kaderprogramma’s voor onderzoek betreffen technisch en financieel complexe projecten. De controleomgeving kent een groot aantal begunstigden, die elk met hun eigen controlesystemen werken.
Aangezien het projectbeheer door het huidige contractuele en wetgevingskader een ingewikkelde zaak is voor zowel de Commissie als de begunstigden, heeft de Commissie voor de uitvoering van KP7 vereenvoudigingsmaatregelen getroffen.
5.10. De Commissie beheert de meeste uitgaven direct, maar KP7 biedt ook de mogelijkheid om de begroting onder indirect gecentraliseerd beheer uit te voeren. Dit houdt concreet in dat de Commissie uitvoeringstaken opdraagt aan uitvoerende agentschappen, door de EU opgerichte gemeenschappelijke ondernemingen en 'artikel 185-initiatieven' (structuren voor de uitvoering van onderzoeksprogramma's die door verscheidene lidstaten gezamenlijk zijn opgezet).
5.16. De Commissie is het eens met de Rekenkamer. De fouten en niet-subsidiabele kostendeclaraties zijn inderdaad voor een groot deel te wijten aan de complexiteit van de regels. In de mededeling van de Commissie "Vereenvoudigen van de tenuitvoerlegging van de kaderprogramma's voor onderzoek"1 worden maatregelen voorgesteld om dit tegen te gaan. Aangezien deze voorstellen pas in het volgende kaderprogramma worden uitgevoerd en een oplossing moet worden gevonden voor de problemen die veroorzaakt worden door het feit dat de subsidiabiliteitsregels voor de ontvangers van subsidies zo complex zijn, is de Commissie op 26 mei 2010 met een mededeling2 aan de andere instellingen gekomen, waarin een aanvaardbaar foutenrisico van 2% à 5% ter zake wordt voorgesteld. Bij de vaststelling van het voorgestelde aanvaardbare foutenrisico is rekening gehouden met de kosteneffectiviteit van de controles en met een aanvaardvaar restfoutenniveau dat in het licht van deze kosten gerechtvaardigd is.
REGELMATIGHEID VAN VERRICHTINGEN
De Commissie is het eens met de bevindingen van de Rekenkamer. De terugvorderingsprocedure is thans gaande.
5.20. In deze fase van de programmacyclus en gezien het geringe aantal tussentijdse KP7-betalingen in de steekproef van de Rekenkamer kunnen eigenlijk nog geen conclusies worden getrokken over de frequentie en de waarde van de fouten in KP7 in vergelijking met KP6.
Inhoudsopgave
TREFFENDHEID VAN SYSTEMEN
5.31. De Commissie deelt de zorg van de Rekenkamer over de juistheid van de KP6-controlecertificaten, die niet helemaal de aanvullende zekerheid hebben geboden die eigenlijk werd verwacht. Wel blijft de Commissie bij haar standpunt dat dankzij dit instrument fouten voor een groot deel zijn voorkomen en dat daardoor de foutenpercentages in de KP6-audits in vergelijking met KP5 duidelijk zijn teruggelopen.
De Commissie heeft corrigerende maatregelen genomen om de kwaliteit van de controlecertificaten in KP7 te verbeteren. De KP7-controlecertificering is gebaseerd op 'overeengekomen procedures', waarbij de certificerende auditor vooraf bepaalde procedures moet volgen en op basis daarvan de feitelijke bevindingen moet rapporteren. Deze aanpak zou ertoe moeten leiden dat de auditors bij de interpretatie van de subsidiabiliteitsregels minder fouten maken dan in KP6.
De Commissie zal de betrouwbaarheid van de controlecertificaten blijven toetsen bij haar eigen financiële audits.
Zie ook het antwoord onder 5.49.
5.32-5.33. De certificering vooraf van de kostenberekeningsmethoden van de begunstigden is alleen verplicht voor degenen die in hun kostendeclaraties willen uitgaan van gemiddelde personeelskosten. Voor de overige begunstigden is dit facultatief.
Daarnaast moeten begunstigden in elk geval nog een eindbetalingscertificaat over de gehele periode overleggen, indien een totale bijdrage van meer dan 375 000 euro wordt gevraagd. In de praktijk leidt certificering vooraf tot minder administratieve lasten voor de begunstigden en tot aanzienlijke kostenbesparingen op de honoraria voor audits.
Zie ook het antwoord onder 5.36.
5.34-5.35. In haar mededeling over een eenvoudigere tenuitvoerlegging van kaderprogramma's stelt de Commissie voor alle door de begunstigden als gebruikelijke accountingpraktijk gehanteerde methoden van gemiddelde personeelskosten, zoals een aanpak op basis van kostenplaatsen, in aanmerking te nemen zolang deze op in de rekeningen geregistreerde reële personeelskosten zijn gebaseerd en dubbele financiering van kosten onder andere kostencategorieën uitgesloten is.
De KP7-regels voor deelname staan gemiddelde personeelkosten als alternatief voor de reële kosten toe, mits dit de gebruikelijke accountingpraktijk van de begunstigde is en de gemiddelde kosten niet duidelijk afwijken van de reële kosten. De criteria van de Commissie zijn bedoeld om een redelijke zekerheid te verkrijgen dat de gemiddelde kosten als gevolg van de door de begunstigde gehanteerde methode niet fors verschillen van de reële kosten. Naar het oordeel van de Commissie zorgen deze criteria in het bestaande regelgevingskader voor een optimale balans tussen enerzijds vereenvoudiging en anderzijds verantwoordingsplicht.
5.36. Om de administratieve lasten voor de deelnemers te verlichten, hoeven in het KP7 minder controlecertificaten te worden ingediend. Een 'certificaat betreffende de financiële staten' (CFS) blijft evenwel verplicht voor begunstigden die een certificering van hun kostenberekeningsmethode hebben ontvangen, omdat een begunstigde daarmee alleen van de verplichting wordt ontslagen om een tussentijds CFS in te dienen. Een CFS moet voor de laatste verslagperiode worden ingediend indien een totale bijdrage van meer dan 375 000 euro wordt gevraagd. Door de intensieve KP6-auditcampagnes hebben tal van begunstigden leerervaring opgedaan. De Commissie verwacht dat de begunstigden dientengevolge voor projectkosten een betere accountingpraktijk zullen volgen.
Op dit moment kan nog niet worden geconcludeerd dat het algehele foutenpercentage zal toenemen. De geconstateerde risico's worden immers wellicht ondervangen met andere maatregelen.
5.40. De Commissie is verheugd over de positieve beoordeling van de gemaakte vorderingen. Zij is doordrongen van de noodzaak tot samenwerking en gaat dienovereenkomstig te werk.
5.41. Er zullen extra inspanningen worden geleverd om tijdiger gevolg te geven aan auditresultaten.
Om de lasten voor zowel de Commissie als de begunstigden terug te dringen, zijn voor de terugvorderingsprocedure in het kader van de uitvoering van de auditstrategie ook vereenvoudigingsmaatregelen getroffen3.
De terugvorderingsprocedure heeft in 2009 duidelijk meer resultaat opgeleverd.
Bij de meeste financiële correcties wordt het verschuldigde bedrag afgetrokken van de eerstvolgende betaling. Dit is de meest kosteneffectieve inningsmethode. Aangezien betalingen doorgaans op jaarbasis worden verricht, ontstaat er altijd een vertraging in het terugvorderingsproces.
Door het grotere aantal audits is het aantal projecten waarbij correcties en aanpassingen nodig waren, verveelvoudigd.
5.42. DG MOVE en DG ENER leggen vanaf hun oprichting medio februari 2010 op dezelfde wijze schadevergoedingen op als de andere onderzoeks-DG's.
BETROUWBAARHEID VAN DE 'MANAGEMENT REPRESENTATIONS' VAN DE COMMISSIE
5.44. De Commissie is verheugd over de gunstige beoordeling door de Rekenkamer van de genoemde jaarlijkse activiteitenverslagen.
CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN
5.45. De Commissie wenst te benadrukken dat met de bevinding van de Rekenkamer inzake het foutenpercentage de lijn van het voorgaande jaar wordt doorgetrokken en dat het meest waarschijnlijke foutenpercentage voor de beleidsgebieden van dit hoofdstuk tussen de 2% en 5% ligt.
Dit resultaat sluit aan bij de eigen bevindingen van de Commissie. De Commissie heeft in een mededeling van 26 mei4 een aanvaardbaar foutenrisico met deze marge voorgesteld. Een DAS-foutenmarge rond het midden van deze marge zou volgens de Commissie aanvaardbaar en verantwoord zijn. Bij overschrijding van deze drempel zou aanvullende actie worden ondernomen om het foutenpercentage door middel van meer controles te beperken. Deze aanpak richt zich op de belangrijkste oorzaken van fouten en houdt rekening met het meerjarige karakter van de uitgaven. Dit percentage zou voor alle kaderprogramma’s voor onderzoek moeten gelden.
Deze drempel zou kunnen worden herzien in het licht van grote veranderingen in de controleomgeving, die een effect zouden hebben op het DAS-foutenpercentage, en met name vereenvoudigingsmaatregelen die in het volgende kaderprogramma van kracht worden.
5.48. De Commissie is verheugd over de door de Rekenkamer geconstateerde gunstige trend. Zij wenst in dit verband te benadrukken dat de controlecertificeringseisen zijn gewijzigd om het voor de begunstigden gemakkelijker en eenvoudiger te maken om aan programma's deel te nemen.
Voorts wordt toegegeven dat de methodencertificering vooraf slechts een beperkt effect sorteert. Wel biedt het bestaande systeem van interne controles, waaronder de KP7-auditstrategie, als geheel een deugdelijk kader voor een solide financieel beheer.
5.49. De Commissie streeft primair naar een efficiënte uitvoering van het onderzoeksbeleid zonder dat dit ten koste gaat van een deugdelijke controle van de uitvoering van de begroting ter zake.
a) De Commissie voert een beleid waarbij bevindingen bij achteraf uitgevoerde audits naar de begunstigden worden teruggekoppeld om er, indien nodig, voor te zorgen dat de auditors die controlecertificaten afgeven, beter werk kunnen afleveren. Daartoe wordt elke begunstigde verzocht in de loop van de auditprocedure de certificerende auditor op de hoogte te brengen van belangrijke auditbevindingen. De Commissie tekent daarbij evenwel aan dat de opmerkingen van de Rekenkamer niet zozeer verband houden met de opzet of het concept van het controlecertificaat als zodanig, als wel met de complexiteit van de regelgeving, waarop de Rekenkamer terecht wijst onder 5.16. Deze complexiteit is van invloed op het geleverde werk van de externe auditors die door de begunstigden zijn ingehuurd om aan een controlecertificaat te komen. Voor KP7 wordt verwacht dat het aantal fouten dat voortvloeit uit een onjuiste interpretatie van de regels, dankzij de 'overeengekomen procedures' fors zal teruglopen.
b) Het 'certificaat betreffende de methodologie' is alleen bedoeld voor begunstigden van meerdere subsidies. De criteria om voor een dergelijk certificaat in aanmerking te komen, zijn in november 2008 herzien en gepubliceerd in de 'Guide to Financial Issues' van het KP7.
De Commissie heeft onlangs actie ondernomen om de certificering vooraf van kostenberekeningsmethoden aantrekkelijker te maken voor de begunstigden. De Commissie heeft haar opvattingen daarover uiteengezet in haar mededeling van 24 april 2010 over een eenvoudigere tenuitvoerlegging van kaderprogramma's en in haar voorstel van 28 mei 2010 voor de driejaarlijkse herziening van het Financieel Reglement en de uitvoeringsbepalingen ervan. Door als gebruikelijke accountingpraktijk gehanteerde methoden toe te staan zolang deze op in de rekeningen geregistreerde reële personeelskosten zijn gebaseerd, zou pas een echte vereenvoudiging tot stand kunnen komen.
c) De Commissie zal verdere inspanningen leveren om tijdiger gevolg te geven aan auditresultaten en zal haar richtsnoeren voor het opleggen van schadevergoedingen onverminderd toepassen. Voorts worden in de mededeling van 15 december 2009 over de vereenvoudiging van de terugvorderingsprocedure maatregelen genoemd om de resultaten van deze procedure te verbeteren.
5.50. De Commissie is het er geheel mee eens en verwijst in dit verband naar de richtsnoeren in haar recente mededelingen "Vereenvoudigen van de tenuitvoerlegging van de kaderprogramma's voor onderzoek" en "Meer of minder controles? Op zoek naar een goede balans tussen de administratieve kosten van controles en het foutenrisico".
5.51. De volledige impact van deze vereenvoudigingsmaatregelen zal voornamelijk in het volgende kaderprogramma merkbaar worden. Ook voordat dergelijke voorstellen ten uitvoer zijn gelegd, moet de Commissie al iets doen aan de problemen die voortvloeien uit de complexe subsidiabiliteitsregels voor begunstigden. In een mededeling van 26 mei 2010 heeft de Commissie een aanvaardbaar foutenrisico ter zake van 2% tot 5% voorgesteld5. Bij de vaststelling van het aanvaardbare risiconiveau is rekening gehouden met de kosteneffectiviteit van controles en met een aanvaardvaar restfoutenniveau dat in het licht van deze kosten gerechtvaardigd is.
GEMEENSCHAPPELIJKE EU-ONDERNEMINGEN
5.56. De Commissie monitort de uitvoering van de actieplannen van de gemeenschappelijke ondernemingen om integrale internecontrolesystemen op te zetten.
5.57. De Commissie deelt de opvatting van de Rekenkamer dat de dienst Interne audit van de Commissie jegens de door de EU opgezette organisaties die rechtspersoonlijkheid bezitten en op grond van artikel 185, lid 3, van het Financieel Reglement steun ontvangen uit de begroting, dezelfde bevoegdheden dient te beschikken als die welke hem jegens de diensten van de Commissie zijn verleend.
BIJLAGE 5.4. – 2. TE LATE BETALINGEN DOOR DE COMMISSIE
De Commissie is verheugd over de constatering van de Rekenkamer dat vooruitgang is geboekt. De Commissie zal blijven werken aan een verdere verbetering van de resultaten.
1COM(2010) 187 van 29.4.2010.
2COM(2010) 261 van 26.5.2010.
3SEC(2009) 1720 van 15.12.2009.
4COM(2010) 261 van 26.5.2010.
5COM(2010) 261.
NL NL