Toelichting bij COM(2021)759 - Digitalisering van de justitiële samenwerking en de toegang tot de rechter in grensoverschrijdende burgerlijke, handels- en strafzaken - Hoofdinhoud

Dit is een beperkte versie

U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.

dossier	COM(2021)759 - Digitalisering van de justitiële samenwerking en de toegang tot de rechter in grensoverschrijdende burgerlijke, handels- en ...
bron	COM(2021)759
datum	01-12-2021

1. ACHTERGROND VAN HET VOORSTEL

•

Motivering en doel van het voorstel

Efficiënte grensoverschrijdende justitiële samenwerking vereist veilige, betrouwbare en tijdige communicatie tussen rechtbanken en bevoegde autoriteiten. Bovendien mag deze samenwerking geen buitensporige administratieve lasten opleveren en moet zij bestand zijn tegen overmacht. Deze overwegingen zijn van belang voor zowel natuurlijke personen als rechtspersonen, aangezien een doeltreffende toegang tot de rechter binnen een redelijk tijdsbestek een cruciaal aspect is van het in artikel 47 van het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie ¹ (het Handvest) neergelegde recht op een eerlijk proces.

Natuurlijke personen en rechtspersonen moeten met het oog op de bescherming van hun rechten toegang hebben tot doeltreffende voorzieningen in rechte. De loutere toegang tot rechterlijke autoriteiten staat niet automatisch gelijk aan een doeltreffende toegang tot de rechter. Daarom is het belangrijk te zoeken naar manieren om de behandeling van procedures te vereenvoudigen en praktische hindernissen zoveel mogelijk te verminderen. Natuurlijke personen en rechtspersonen moeten in staat worden gesteld om op snelle, kostenefficiënte en transparante wijze hun rechten uit te oefenen en hun verplichtingen na te komen.

Op EU-niveau bestaat er een uitgebreide reeks instrumenten om de justitiële samenwerking en de toegang tot de rechter in grensoverschrijdende burgerlijke, handels- en strafzaken te verbeteren. Veel van deze instrumenten hebben betrekking op de communicatie tussen autoriteiten, waaronder in bepaalde gevallen met de EU-agentschappen en -organen voor justitie en binnenlandse zaken (JBZ), en tussen autoriteiten en natuurlijke personen of rechtspersonen. De meeste instrumenten voorzien evenwel niet in de mogelijkheid om die communicatie digitaal te laten plaatsvinden. Zelfs wanneer dat wel het geval is, kunnen er andere hiaten bestaan, zoals een gebrek aan veilige en betrouwbare communicatiekanalen of de niet‑erkenning van elektronische documenten, handtekeningen en zegels. Dit staat eraan in de weg dat de justitiële samenwerking en de toegang tot de rechter plaatsvindt via de efficiëntste, veiligste en betrouwbaarste communicatiekanalen die beschikbaar zijn.

Bovendien heeft de COVID-19-pandemie laten zien dat overmacht ernstig afbreuk kan doen aan de normale werking van de rechtsstelsels van de lidstaten. Tijdens de crisis konden veel nationale rechtbanken hun reguliere werkzaamheden niet voortzetten als gevolg van de verspreiding van het virus. De lidstaten waren genoodzaakt maatregelen te nemen, uiteenlopend van totale lockdowns tot het behandelen van alleen bepaalde prioritaire zaken. Tegelijkertijd werd de verstoring beperkt door de inzet van digitale technologieën (zoals e-mail, videoconferenties enz.) ² . Veel van de gebruikte technische oplossingen werden evenwel op ad-hocbasis ontwikkeld, waarbij de veiligheidsnormen en de grondrechten niet altijd volledig in acht werden genomen. De gevolgen waren merkbaar voor zowel de justitiële samenwerking als de toegang tot de rechter in grensoverschrijdende zaken in de EU, en de COVID-19-pandemie heeft duidelijk gemaakt dat robuustere communicatie noodzakelijk is.

Tegen deze achtergrond zijn de in dit voorstel opgenomen regels inzake digitalisering gericht op het verbeteren van de toegang tot de rechter en van de efficiëntie en veerkracht van de communicatiestromen die inherent zijn aan de samenwerking tussen rechterlijke en andere bevoegde autoriteiten in grensoverschrijdende zaken in de EU.

Het gebruik van digitale technologieën kan de rechtsstelsels in dit verband efficiënter maken door de administratieve lasten te verlichten, de behandeltijd van zaken te verkorten, de communicatie veiliger en betrouwbaarder te maken en de behandeling van zaken ten dele te automatiseren. In de praktijk is echter gebleken dat er een versnipperde aanpak ontstaat, met mogelijk onverenigbare oplossingen, wanneer het aan de lidstaten wordt overgelaten om hun eigen nationale IT-instrumenten te ontwikkelen.

Om een gemeenschappelijke aanpak van het gebruik van moderne technologieën bij grensoverschrijdende justitiële samenwerking en de toegang tot de rechter te waarborgen, heeft dit initiatief daarom de volgende doelen:

·zorgen voor de beschikbaarheid en het gebruik van elektronische communicatiemiddelen in grensoverschrijdende zaken tussen de rechterlijke en andere bevoegde autoriteiten van de lidstaten, met inbegrip van de desbetreffende JBZ-agentschappen en EU-organen, voor zover de EU-rechtsinstrumenten inzake justitiële samenwerking in dergelijke communicatie voorzien;

·het gebruik van elektronische communicatiemiddelen mogelijk maken in grensoverschrijdende zaken tussen enerzijds natuurlijke personen en rechtspersonen en anderzijds rechtbanken en bevoegde autoriteiten, behalve in zaken die vallen onder de verordeningen inzake betekening of kennisgeving van stukken ³ ;

·de deelname van partijen bij grensoverschrijdende burgerlijke en strafzaken aan mondelinge zittingen vergemakkelijken met behulp van videoconferentie- of andere technologie voor communicatie op afstand, voor andere doeleinden dan bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken ⁴ ;

·ervoor zorgen dat een document niet zijn rechtsgevolgen wordt ontzegd op grond van het enkele feit dat het een elektronisch formaat heeft (zonder te interveniëren in de bevoegdheid van de rechters om een besluit te nemen over de geldigheid, toelaatbaarheid en bewijskracht ervan als bewijsmiddel uit hoofde van het nationale recht);

·zorgen voor de geldigheid en aanvaarding van elektronische handtekeningen en zegels in het kader van elektronische communicatie in grensoverschrijdende justitiële samenwerking en de toegang tot de rechter.

• Verenigbaarheid met bestaande bepalingen op het beleidsterrein

In december 2020 heeft de Commissie een mededeling over de digitalisering van justitie in de EU ⁵ aangenomen, waarin zij een “instrumentarium”-aanpak heeft voorgesteld. Deze benadering omvat een reeks maatregelen om de digitalisering op zowel nationaal als EU-niveau te bevorderen. De mededeling gaat ook in op het moderniseren van het wetgevingskader voor de grensoverschrijdende procedures van de EU in burgerlijke, handels- en strafzaken, in overeenstemming met het beginsel “standaard digitaal” ⁶ , met inachtneming van de nodige waarborgen (zo wordt specifiek erkend dat sociale uitsluiting moet worden voorkomen). De Commissie heeft dit voorstel aangekondigd en opgenomen in haar werkprogramma voor 2021 ⁷ (zie het “pakket betreffende digitale justitiële samenwerking”).

Tegelijk met de mededeling van december 2020 heeft de Commissie een wetgevingsvoorstel voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad betreffende een geautomatiseerd systeem voor communicatie in grensoverschrijdende civiel- en strafrechtelijke procedures (e-Codex) ⁸ aangenomen. Dit voorstel is bedoeld om een rechtsgrondslag vast te stellen voor het e-Codex-systeem en om de duurzaamheid en het toekomstige beheer ervan te waarborgen door het onder te brengen bij het Europees Agentschap voor het operationeel beheer van grootschalige informatietechnologiesystemen op het gebied van vrijheid, veiligheid en recht (eu‑LISA). Het e-Codex-systeem is een softwarepakket voor de justitiële samenwerking in de EU, dat is ontwikkeld door een consortium van lidstaten en is gefinancierd door de Commissie. Het systeem ondersteunt de communicatie in burgerlijke en strafrechtelijke procedures door een veilige en interoperabele grensoverschrijdende uitwisseling van elektronische berichten en documenten mogelijk te maken. Het e-Codex-systeem zal aldus het meest geschikte instrument voor de digitalisering van procedures voor grensoverschrijdende justitiële samenwerking zijn.

In november 2020 hebben het Europees Parlement en de Raad herschikte versies van de verordening betekening en kennisgeving van stukken en de verordening bewijsverkrijging aangenomen. Uit hoofde hiervan moeten de bevoegde autoriteiten van de lidstaten met elkaar communiceren via een gedecentraliseerd IT-systeem (bijvoorbeeld om standaardformulieren en documenten uit te wisselen), bestaande uit nationale IT-systemen die met elkaar verbonden zijn via een interoperabele oplossing (zoals e-Codex). Bij deze twee verordeningen is voor het eerst een uitgebreid rechtskader voor de elektronische communicatie tussen bevoegde autoriteiten in grensoverschrijdende gerechtelijke procedures vastgesteld. In het onderhavige voorstel wordt dezelfde benadering voor de communicatie tussen bevoegde autoriteiten gevolgd, zij het dat de herschikte verordeningen betekening of kennisgeving van stukken en bewijsverkrijging buiten het toepassingsgebied van dit voorstel zijn gelaten.

De werkzaamheden met betrekking tot de twee verordeningen hielden nauw verband met de algemene prioriteit die de Commissie heeft toegekend aan digitalisering en e-justitie en met haar gelijktijdige werkzaamheden op het gebied van het strafrecht. Sinds de presentatie van de voorstellen van de Commissie in 2018 onderhandelen het Europees Parlement en de Raad (de medewetgevers) over een wetgevingskader inzake grensoverschrijdende toegang tot e-bewijs. In dit verband heeft de Commissie in haar voorstellen ⁹ reeds gewezen op het belang van elektronische platforms, bijvoorbeeld voor het indienen van verzoeken, de echtverklaring van bevelen en de reacties van de dienstverleners. De uitwisseling van e-bewijs zal plaatsvinden via eenzelfde gedecentraliseerd IT-systeem als bedoeld in dit voorstel, en anders zal in het voorstel inzake e-bewijs rechtstreeks naar dit voorstel worden verwezen.

• Verenigbaarheid met andere beleidsterreinen van de Unie

Op 9 juni 2020 heeft de Raad zijn goedkeuring gehecht aan conclusies over het vormgeven van de digitale toekomst van Europa ¹⁰ , waarin hij erkent dat “de toegang tot de rechter in de hele EU kan worden gefaciliteerd en verbeterd door de rechtsstelsels van de lidstaten te digitaliseren”. De Raad roept de Commissie op om “de digitale grensoverschrijdende uitwisselingen tussen de lidstaten zowel in straf- als in burgerlijke zaken te faciliteren en ervoor te zorgen dat de daartoe ontwikkelde technische oplossingen duurzaam zijn en verder worden uitgewerkt”.

In zijn conclusies over “toegang tot justitie — de kansen van digitalisering benutten” ¹¹ van oktober 2020 roept de Raad de Commissie op concrete maatregelen te nemen om justitie te digitaliseren, onder meer door:

·de mogelijkheden tot modernisering van de kernbepalingen van instrumenten op het gebied van burgerlijke en handelszaken te moderniseren in overeenstemming met het “standaard digitaal”-beginsel; en

·te bezien naar welke andere instrumenten voor justitiële samenwerking in strafzaken het

·digitale systeem voor de uitwisseling van elektronisch bewijsmateriaal (e-Evidence Digital Exchange System — eEDES) ¹² kan worden uitgebreid.

In zijn conclusies “Het Europees aanhoudingsbevel en de uitleveringsprocedures — Uitdagingen en de weg vooruit” ¹³ van december 2020 onderstreept de Raad dat digitalisering een centrale rol te spelen heeft in de uitvoering van het Europees aanhoudingsbevel.

Het initiatief is in overeenstemming met en legt directe verbanden met de eIDAS-verordening ¹⁴ , aangezien het bepalingen inzake het gebruik van vertrouwensdiensten omvat voor de elektronische communicatie tussen rechterlijke en andere bevoegde autoriteiten, alsook tussen dergelijke autoriteiten, natuurlijke personen en rechtspersonen. Concreet is het voorstel erop gericht om alle twijfels over de rechtsgeldigheid van in dergelijk verband uitgewisselde elektronische documenten weg te nemen en brengt het een gemeenschappelijke regeling betreffende het gebruik en de erkenning van elektronische handtekeningen en zegels in grensoverschrijdende gerechtelijke procedures tot stand.

Begin juni 2021 heeft de Commissie een voorstel tot wijziging van de eIDAS-verordening (betreffende een Europees kader voor een digitale identiteit) ¹⁵ aangenomen. Het voorstel gaat in op de toenemende vraag in de particuliere en de publieke sector naar elektronische identiteitsoplossingen die zijn gebaseerd op bepaalde attributen en die in de hele EU een hoog niveau van vertrouwen waarborgen. De voorgestelde portemonnee voor digitale identiteit waarin attributen en inloggegevens worden opgeslagen, biedt natuurlijke personen en rechtspersonen toegang tot publieke diensten, waaronder digitale publieke diensten aan de hand waarvan zij kunnen deelnemen aan grensoverschrijdende gerechtelijke procedures. In het kader van de grensoverschrijdende justitiële samenwerking in de EU en de communicatie van natuurlijke personen met bevoegde autoriteiten in grensoverschrijdende zaken, moet het voorstel van de Commissie voor een Europees kader voor een digitale identiteit in aanmerking worden genomen met het oog op de toekomstige vereisten die in het voorstel worden gesteld met betrekking tot elektronische identificatie. Hoewel deze verordening geen betrekking heeft op identificatievereisten voor de toegang tot door de lidstaten beheerde nationale IT-portalen, noch op vereisten inzake de elektronische identificatie op afstand van de partijen bij een videoconferentie, moeten de lidstaten de voorwaarden voor de toepassing van de Europese portemonnee voor digitale identiteit in aanmerking nemen.

Gelet op het zeer gevoelige karakter van de uitgewisselde informatie is het van essentieel belang dat bij de “instrumentarium”-aanpak van de digitalisering van justitie, onder meer aan de hand van dit voorstel, stringente cyberbeveiligingsnormen worden gewaarborgd. Dit sluit aan op de benadering die is uiteengezet in de EU-strategie inzake cyberbeveiliging ¹⁶ en het voorstel van de Commissie voor een richtlijn betreffende maatregelen voor een hoog gezamenlijk niveau van cyberbeveiliging in de Unie (NIS 2-richtlijn) ¹⁷ , met als doel om de capaciteit van publieke en particuliere entiteiten, bevoegde instanties en de Unie als geheel op het gebied van cyberbeveiliging en de bescherming van kritieke infrastructuur verder te verbeteren. Hoewel de rechterlijke macht buiten de werkingssfeer van het NIS 2-voorstel valt, is het van essentieel belang dat de lidstaten nationale maatregelen nemen om een vergelijkbaar niveau van cyberbeveiliging te waarborgen.

Voor een correcte en doeltreffende toepassing van het EU-recht is het essentieel om juristen op te leiden met betrekking tot dat recht. Om beoefenaars van juridische beroepen voor te bereiden en klaar te stomen voor de problemen van de 21e eeuw en hen op de hoogte te houden van de ontwikkelingen met betrekking tot het EU-recht, heeft de Commissie een strategie voor de Europese justitiële opleiding 2021-2024 aangenomen ¹⁸ . De strategie heeft betrekking op de opleiding van beoefenaars van juridische beroepen in het dagelijkse gebruik van de bij het regelgevingskader vastgestelde digitale instrumenten. Na de aanneming van dit voorstel moet, in overeenstemming met de strategie, tijdig voor alle beoefenaars van juridische beroepen een opleiding worden georganiseerd om te zorgen voor een correct(e) en soepel(e) toepassing en gebruik van nieuwe digitale instrumenten.

2. RECHTSGRONDSLAG, SUBSIDIARITEIT EN EVENREDIGHEID

•

Rechtsgrondslag

Het gebruik van digitale communicatiekanalen in grensoverschrijdende gerechtelijke procedures zal de justitiële samenwerking in burgerlijke, handels- en strafzaken vergemakkelijken. De rechtsgrondslag voor dit initiatief wordt derhalve gevormd door artikel 81, lid 1, en artikel 82, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) ¹⁹ .

Het gebruik van digitale communicatiekanalen vergemakkelijkt de justitiële samenwerking en de doeltreffende toegang tot de rechter in burgerlijke zaken, in overeenstemming met artikel 81, lid 2, VWEU. Artikel 82, lid 1, VWEU vormt de rechtsgrondslag op basis waarvan de Unie de samenwerking tussen de rechterlijke en andere bevoegde autoriteiten van de lidstaten in strafzaken en bij de uitvoering van beslissingen bevordert.

• Subsidiariteit (bij niet-exclusieve bevoegdheid)

Krachtens artikel 4, lid 2, punt j), VWEU, hebben de EU en de lidstaten een gedeelde bevoegdheid om maatregelen vast te stellen met betrekking tot de ruimte van vrijheid, veiligheid en recht. Bijgevolg kunnen de lidstaten het gebruik van digitale communicatiekanalen in het kader van de justitiële samenwerking en de toegang tot de rechter zelf regelen, voor zover de EU haar bevoegdheid niet heeft uitgeoefend. Zonder EU-maatregelen zal waarschijnlijk slechts zeer langzaam vooruitgang worden geboekt, en zelfs wanneer de lidstaten maatregelen nemen is het zeer moeilijk om er zonder coördinatie en tussenkomst op EU-niveau voor te zorgen dat de communicatiekanalen interoperabel zijn. Bovendien houden de beoogde digitaliseringsmaatregelen nauw verband met de bestaande EU-rechtsinstrumenten op het gebied van grensoverschrijdende justitiële samenwerking en kunnen deze niet door de lidstaten alleen worden verwezenlijkt. De doelstellingen van dit voorstel kunnen derhalve niet volledig worden gerealiseerd door de lidstaten alleen, maar enkel op EU-niveau.

De EU beschikt reeds over bepaalde voorschriften met betrekking tot communicatie, waarvan sommige zelfs voorzien in het gebruik van moderne technologie. De bestaande regels voorzien evenwel niet in een adequate en holistische infrastructuur voor elektronische communicatie tussen natuurlijke personen, rechtspersonen of bevoegde autoriteiten en de autoriteiten van een andere lidstaat.

Om de inspanningen van de lidstaten te coördineren en een samenhangend kader voor de bestaande EU-voorschriften tot stand te brengen, zijn EU-maatregelen nodig. Zo zullen grensoverschrijdende gerechtelijke procedures efficiënter, veerkrachtiger, veiliger en sneller verlopen en zal de communicatie tussen autoriteiten van de lidstaten en met natuurlijke personen en rechtspersonen worden vereenvoudigd en versneld. Het beheer van justitiële zaken met grensoverschrijdende effecten zal hierdoor verbeteren.

Verdere voordelen vloeien voort uit het bevorderen van de digitalisering van de justitiële samenwerking in de EU en uit het feit dat alle lidstaten daarbij worden betrokken, aangezien de huidige situatie — waarin slechts bepaalde groepen lidstaten maatregelen hebben genomen, met een beperkte en versnipperde respons op de vastgestelde problemen als gevolg — hierdoor zal verbeteren.

•

Evenredigheid

De vaststelling van uniforme maatregelen voor de elektronische communicatie in het kader van grensoverschrijdende justitiële samenwerking en de toegang tot de rechter op EU-niveau is een evenredige wijze om een samenhangend kader voor de bestaande EU-voorschriften te creëren. De algemene naleving van het evenredigheidsbeginsel wordt ermee gewaarborgd, aangezien in het voorstel slechts maatregelen worden voorgesteld die nodig zijn met het oog op het gebruik van digitale technologie in het kader van de justitiële samenwerking en de toegang tot de rechter in grensoverschrijdende zaken. De voorgestelde maatregelen zullen de lidstaten niet zwaarder belasten dan nodig is om de doelstellingen van het voorstel te verwezenlijken. Een nadere toelichting hierop is te vinden in hoofdstuk 8 van de effectbeoordeling bij het voorstel ²⁰ . Deze doelstellingen kunnen alleen worden verwezenlijkt met regels die het gebruik van digitale communicatie tussen de rechtbanken en bevoegde autoriteiten van de lidstaten verplicht stellen, en die hen verplichten elektronische communicatie van natuurlijke personen en rechtspersonen te aanvaarden, videoconferenties toe te staan en vertrouwensdiensten te erkennen.

•

Keuze van het instrument

Het voorstel betreft een verordening, waarmee wordt voorzien in een nieuwe, op zichzelf staande rechtsgrondslag voor de digitalisering van de EU-instrumenten voor justitiële samenwerking. Het doel is om te komen tot één bindende handeling met gemeenschappelijke regels die van toepassing zijn op alle EU-instrumenten voor justitiële samenwerking.

De verordening zal rechtstreeks van toepassing worden in alle lidstaten en een bindend karakter hebben. Aldus wordt ervoor gezorgd dat de regels overal in de EU op hetzelfde moment van toepassing zullen worden en in werking zullen treden. De verordening garandeert rechtszekerheid doordat zij uiteenlopende interpretaties in de lidstaten en daarmee juridische versnippering voorkomt.

Aangezien dit initiatief de afstemming van conflicterende regels inzake burgerlijke, handels- en strafzaken op deze verordening vereist, moeten bestaande rechtshandelingen worden gewijzigd. Sommige daarvan zijn verordeningen, andere zijn kaderbesluiten en richtlijnen. Daarom is het passend om de betreffende kaderbesluiten en richtlijnen te wijzigen bij een afzonderlijk rechtsinstrument, dat zorgt voor afstemming op de bij deze verordening vastgestelde samenhangende regels. Om deze reden moet samen met deze verordening een specifieke wijzigingsrichtlijn worden voorgesteld.

3. EVALUATIE, RAADPLEGING VAN BELANGHEBBENDEN EN EFFECTBEOORDELING

•

Raadpleging van belanghebbenden

De Commissie werkt al meer dan een decennium in nauw overleg met verschillende belanghebbenden aan een e-justitiebeleid. Die belanghebbenden zijn geraadpleegd over de doelstellingen van het voorstel en de aangewezen beleidsopties. Overeenkomstig de raadplegingsstrategie voor dit voorstel is een groot aantal belanghebbenden geraadpleegd. Daartoe behoren ook de werkgroepen van de Raad inzake e-justitie (Ejustice), burgerlijk recht (Justciv) en justitiële samenwerking in strafzaken (Copen), het Europees justitieel netwerk in burgerlijke en handelszaken en het Europees justitieel netwerk voor strafzaken.

Bij de publicatie van de aanvangseffectbeoordeling en de lancering van een openbare raadpleging heeft de Commissie contact opgenomen met een brede waaier van belanghebbenden, waaronder de nationale autoriteiten van de lidstaten, non-gouvernementele organisaties, beroepsverenigingen, brancheorganisaties en particulieren.

Uit de raadplegingen blijkt dat er steun is voor de doelstellingen van de voorstellen. Met betrekking tot de justitiële samenwerking gaven de belanghebbenden de voorkeur aan verplicht gebruik van het digitale communicatiekanaal boven vrijwillig gebruik ervan. Ook steunden zij het voorstel om partijen in grensoverschrijdende procedures de mogelijkheid te bieden om via videoconferentie- of andere technologieën voor communicatie op afstand deel te nemen aan mondelinge zittingen. Hoewel de meeste belanghebbenden voorstander waren van verplichte elektronische communicatie tussen natuurlijke personen en rechtspersonen en de rechtbanken en bevoegde autoriteiten, is het passend om de mogelijkheid van communicatie op papier open te houden voor natuurlijke personen en rechtspersonen. De belangrijkste reden om het vrijwillige karakter van elektronische communicatie in stand te houden is dat kwetsbare personen, minderjarigen en mensen die technische hulp nodig hebben of geen toegang hebben tot digitale instrumenten of de benodigde vaardigheden ontberen, gewaarborgde toegang tot de rechter moeten hebben.

• Bijeenbrengen en gebruik van expertise

De Commissie heeft de diensten van een contractant ingehuurd om een studie ter ondersteuning van de effectbeoordeling uit te voeren. De contractant heeft diverse, specifiek voor de studie opgezette activiteiten verricht om belanghebbenden te raadplegen, zoals de organisatie van een focusgroep op EU-niveau, een raadpleging van nationale belanghebbenden over de effecten van de beleidsopties, het afnemen van een nationale enquête, één-op-één gesprekken enz.

Alle verzamelde gegevens werden gebruikt bij de voorbereiding van het voorstel, met inbegrip van de effectbeoordeling.

Bovendien heeft de Commissie de aanzienlijke hoeveelheid bestaande gegevens over de digitalisering van justitie in de EU gebruikt, zoals het EU-scorebord voor justitie, het verslag over de rechtsstaat, gegevens van de Europese Commissie voor Efficiëntie in Justitie (Cepej) van de Raad van Europa en de studie met betrekking tot digitaal strafrecht ²¹ .

• Effectbeoordeling ²²

Dit voorstel wordt ondersteund door een effectbeoordeling, die is opgenomen in het begeleidende werkdocument van de diensten van de Commissie.

De Raad voor regelgevingstoetsing heeft de conceptversie van de effectbeoordeling op 22 september 2021 besproken en heeft op 27 september 2021 een positief advies uitgebracht. Daarbij heeft de raad de volgende aanbevelingen gedaan:

1) De probleemanalyse moet worden versterkt om de belangrijkste problemen die met dit voorstel worden aangepakt, te belichten. De analyse moet worden onderbouwd met gegevens over vrijwillige deelname aan digitalisering, niet-erkenning van elektronische documenten, handtekeningen of zegels en interoperabiliteit.

2) In het verslag moet worden uitgelegd hoe dit voorstel zal zorgen voor samenhang met andere EU-instrumenten voor het verbeteren van de digitalisering die bij grensoverschrijdende justitiële samenwerking kunnen worden gebruikt. In het verslag moet ook worden uitgelegd waarom de lidstaten de bestaande digitaliseringsmogelijkheden niet volledig benutten.

3) De effectanalyse moet worden versterkt met een duidelijke weergave van de effecten op met name de investeringskosten en de belanghebbenden. De onzekerheden in de aannamen en de gevolgen daarvan voor de beoordeelde effecten moeten in het verslag worden erkend.

4) In het verslag moeten de effecten van een mogelijke toename van het aantal grensoverschrijdende zaken worden beoordeeld. Ook moet worden besproken of de verbeterde toegang tot de rechter en de efficiëntere grensoverschrijdende justitiële samenwerking leiden tot een risico van vertraagde behandeling van zaken als gevolg van een hogere werklast voor rechters en de tijd die gerechtelijke procedures in beslag nemen.

5) In het verslag moet worden beschreven welke gegevensbeschermingskwesties een rol spelen en moet worden erkend dat de overgang van papieren naar elektronische communicatie andere risico’s met zich meebrengt. In het verslag moet aandacht worden besteed aan mogelijke gevoeligheden die verband houden met het feit dat de beschikbaarheid van meer gegevens in digitaal formaat niet alleen de verzending ervan kan vergemakkelijken, maar ook gegevensbeschermings- en beveiligingsproblemen oplevert. De punten van zorg die belanghebbenden hebben geuit over gegevensbescherming, moeten in aanmerking worden genomen.

De Raad voor regelgevingstoetsing heeft aanvullende aanbevelingen meegestuurd met de kwaliteitscontrolelijst.

Naar aanleiding van de aanbevelingen van de Raad voor regelgevingstoetsing is de effectbeoordeling als volgt gewijzigd:

1) De probleemstelling is anders geformuleerd, zodat die nu aansluit bij de in hoofdstuk 2 zijn geanalyseerde problemen.

2) De samenhang met andere initiatieven, zoals e-Codex en eIDAS, alsmede op de koppelingen met het Europese e-justitieportaal ²³ , wordt toegelicht.

3) Hoofdstuk 6 over de effecten van het basisscenario en de beleidsopties is geherstructureerd, en voor de afzonderlijke opties zijn de voornaamste effecten (d.w.z. economische effecten, sociale effecten en effecten op de grondrechten) uiteengezet. In het hoofdstuk wordt ook stilgestaan bij de gevolgen die de voornaamste belanghebbenden van het voorstel zullen ondervinden.

4) In hoofdstuk 6 over de effecten wordt nu toegelicht of het aantal grensoverschrijdende zaken mogelijk dreigt toe te nemen en of het gerechtelijk apparaat een dergelijke stijging kan opvangen.

5) Hoofdstuk 6 is verduidelijkt wat betreft gegevensbescherming.

Bovendien is de effectbeoordeling aangevuld met de gegevens uit de ondersteunende studie en uit bijlage 7 bij het verslag. De economische analyse en de kosten voor de lidstaten zijn aan het verslag toegevoegd. De standpunten van de belanghebbenden zijn geschetst in de desbetreffende hoofdstukken van het verslag. De technische aanbevelingen, zoals het samenvoegen van de uitkomst van de openbare raadpleging met bijlage 2, het nummeren van de bladzijden van de bijlagen en het schrappen van de bijlage over het subsidiariteitsschema, zijn opgevolgd.

In de effectbeoordeling zijn één niet-wetgevende en één wetgevende beleidsoptie met drie subopties geïdentificeerd. Andere opties zijn in een vroeg stadium terzijde geschoven. Een campagne om het gebruik van digitale instrumenten en het e-Codex-systeem voor de communicatie in grensoverschrijdende gerechtelijke procedures te bevorderen is terzijde geschoven, aangezien een dergelijke campagne geen echt alternatief voor regelgevend optreden zou vormen en in ieder geval zou kunnen worden uitgevoerd in het kader van het basisscenario. Elektronische gegevens- en informatie-uitwisseling via een gecentraliseerd EU-systeem werd geen passende optie geacht, aangezien die moeilijk te rechtvaardigen was vanuit het oogpunt van evenredigheid en subsidiariteit. Bovendien zouden alle informatie, gegevens en documenten worden opgeslagen in de infrastructuur van de Commissie of van de entiteit die het systeem beheert (bijvoorbeeld eu-LISA), terwijl deze geen partij zouden zijn bij grensoverschrijdende uitwisselingen. Een gecentraliseerd systeem zou ook een “single point of failure” vormen, aangezien alle gegevens op één plaats zouden worden opgeslagen, terwijl ze in een gedecentraliseerd systeem door de afzonderlijke lidstaten worden opgeslagen.

Het basisscenario waaraan de twee hoofdopties zijn getoetst, voorzag niet in maatregelen om de digitalisering van de grensoverschrijdende justitiële samenwerking en het gebruik van digitale instrumenten ter verbetering van de toegang tot de rechter te bevorderen. Het gebruik van elektronische communicatiemiddelen tussen de autoriteiten zou dan ook vrijwillig blijven. Het gebruik van elektronische handtekeningen en zegels, alsook de verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming, zouden versnipperd blijven. Daarom werden gezien de geschetste doelstellingen van het voorstel de volgende twee opties overwogen: de vaststelling van een aanbeveling van de Commissie (niet-wetgevende optie) of de vaststelling van een rechtshandeling — een verordening (wetgevende optie).

De wetgevende optie vereist een pakket bestaande uit een verordening met horizontale bepalingen en wijzigingen van bestaande verordeningen met het oog op de samenhang, en een richtlijn met wijzigingen van bestaande richtlijnen en kaderbesluiten.

De niet-wetgevende optie zou maatregelen behelzen om de lidstaten aan te sporen tot het gebruik van het e‑Codex-systeem voor digitale grensoverschrijdende communicatie en de toegang tot de rechter. Met een aanbeveling van de Commissie kunnen de lidstaten worden gestimuleerd om een geharmoniseerde aanpak te volgen bij het gebruik van elektronische communicatie, met inbegrip van videoconferenties, elektronische documenten en elektronische zegels en handtekeningen. Gelet op de vrijwillige aard hiervan, zouden de lidstaten hun eigen digitale instrumenten kunnen ontwikkelen. Dergelijke maatregelen zijn technisch en operationeel haalbaar. De kosteneffectiviteit zou afhangen van de wijze waarop de afzonderlijke lidstaten omgaan met digitalisering en van hun behoeften en middelen. Voor zover deze optie aan de doelstellingen van het voorstel beantwoordt, garandeert een aanbeveling evenwel niet dat digitale communicatie-instrumenten daadwerkelijk worden gebruikt, dat het digitale kanaal interoperabel is, dat elektronische documenten worden aanvaard of dat er gemeenschappelijke normen inzake het gebruik en de erkenning van vertrouwensdiensten worden vastgesteld.

In het kader van de wetgevende optie zullen wetgevende maatregelen (een verordening en een richtlijn) worden vastgesteld. In een verordening zullen regels voor het opzetten van een elektronisch kanaal op basis van e‑Codex (dat in de effectbeoordeling van het voorstel van de Commissie voor een e‑Codex-verordening is aangewezen als meest geschikte technische oplossing) worden opgenomen. Het kanaal, dat een gedecentraliseerd IT-systeem vormt, zal worden gebruikt voor communicatie en de uitwisseling van informatie, gegevens en documenten tussen rechtbanken en bevoegde autoriteiten, en in voorkomend geval met JBZ-agentschappen en EU-organen. Ook zullen er regels worden ingevoerd ter ondersteuning van de communicatie tussen natuurlijke personen en rechtspersonen en de rechtbanken en bevoegde autoriteiten van de lidstaten, waaronder regels over het gebruik van videoconferentie- of andere technologieën voor communicatie op afstand. De verantwoordelijkheden van verwerkingsverantwoordelijken en gegevensverwerkers zullen worden omschreven. Bij deze optie wordt ervan uitgegaan dat de door de Commissie ontwikkelde IT-systemen voor de uitwisseling van Europese onderzoeksbevelen en voor betekening of kennisgeving van stukken/bewijsverkrijging worden uitgebreid tot alle grensoverschrijdende justitiële communicatie waarvoor regels zijn opgesteld in de EU-instrumenten inzake justitiële samenwerking. De lidstaten zullen hun nationale IT-systemen kunnen koppelen aan een gedecentraliseerd netwerk of zullen de door de Commissie ontwikkelde en kosteloos aangeboden softwareoplossing kunnen gebruiken. Zo kunnen de rechtbanken en/of bevoegde autoriteiten die deelnemen aan de procedures die vallen onder de EU-instrumenten inzake grensoverschrijdende justitiële samenwerking in burgerlijke, handels- en strafzaken, rechtstreeks met elkaar communiceren. In het kader van de wetgevende optie zijn drie subopties overwogen: a) verplicht of vrijwillig gebruik van het digitale kanaal; b) verplichte of vrijwillige aanvaarding van elektronische communicatie met betrekking tot natuurlijke personen en rechtspersonen; en c) een regelgevende of niet-regelgevende aanpak voor het gebruik en de erkenning van vertrouwensdiensten. Met een richtlijn zullen de bestaande kaderbesluiten en richtlijnen worden gewijzigd om deze af te stemmen op de regels van de verordening.

Na een vergelijking van de beleidsopties en de subopties, waarbij zij zijn afgezet tegen de doelstellingen van het voorstel, is de voorkeur gegeven aan de wetgevende optie. Bij deze optie wordt het gebruik van digitale communicatie verplicht (met inachtneming van gerechtvaardigde uitzonderingen) voor de communicatie tussen rechtbanken en bevoegde autoriteiten (en tussen hen en de EU-agentschappen en -organen op het gebied van justitie en binnenlandse zaken). In deze optie zullen rechtbanken en bevoegde autoriteiten bovendien worden verplicht om elektronische communicatie van natuurlijke personen en rechtspersonen te aanvaarden, en zal worden voorzien in een rechtsgrondslag voor het gebruik van videoconferentie- of andere technologieën voor communicatie op afstand voor mondelinge zittingen in grensoverschrijdende zaken en voor het gebruik en de erkenning van vertrouwensdiensten.

Terwijl de rechtbanken en de bevoegde autoriteiten elektronische communicatie van natuurlijke personen en rechtspersonen zullen moeten aanvaarden, is het gebruik van het digitale kanaal voor natuurlijke personen en rechtspersonen facultatief. Het staat hun vrij om traditionele communicatiemiddelen te gebruiken, waaronder desgewenst communicatie op papier.

Het gebruik van het digitale kanaal zal naar verwachting positieve milieueffecten hebben doordat er minder papier en postverzendingen nodig zijn. Deze milieueffecten houden voornamelijk verband met de invoering van elektronische communicatiemiddelen en een waarschijnlijke toename van het gebruik van videoconferenties en communicatie op afstand in plaats van terechtzittingen waarop personen fysiek verschijnen. Hoewel kan worden aangenomen dat de productie en de werking van de apparatuur energie zullen verbruiken, zal het totale milieueffect positief zijn.

Kijkend naar de economische gevolgen vereist de verplichting om een digitaal kanaal op te zetten nieuwe investeringen van de lidstaten om de nodige infrastructuur voor interactie met e‑Codex te ontwikkelen. De hoogte van de investering hangt af van de bestaande mate van digitalisering in de lidstaten, hun betrokkenheid bij het e-Codex-project, de compatibiliteit met bestaande oplossingen en de mogelijkheden die hun nationale recht biedt voor elektronische verzending. Op lange termijn zouden de kosten die de nationale rechtsstelsels in het kader van grensoverschrijdende procedures maken, evenwel aanzienlijk verminderen dankzij de digitalisering van justitie. Die digitalisering zou ook een positieve uitwerking hebben op het nationale digitaliseringsproces.

De invoering van digitale middelen om de toegang tot de rechter bij grensoverschrijdende burgerlijke, handels- en strafzaken te verbeteren, zal gevolgen hebben voor particulieren en bedrijven, met inbegrip van kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s). De mogelijkheid om vorderingen in te stellen en digitaal te communiceren met de rechtbanken en de bevoegde autoriteiten, en om via videoconferentie- of andere technologieën voor communicatie op afstand deel te nemen aan mondelinge zittingen, zal de toegang tot de rechter in grensoverschrijdende procedures vergemakkelijken. De reden hiervoor is dat particulieren meer flexibiliteit krijgen om zich tot de rechter te wenden en deel te nemen aan zittingen die in een andere lidstaat plaatsvinden. Ook bedrijven, met in begrip van kmo’s, zullen profiteren van een betere toegang tot de rechter en een efficiëntere bescherming van hun rechten, wat naar verwachting een gunstig effect zal hebben op en een stimulans zijn voor de grensoverschrijdende handel.

Een bijkomend effect van lagere procedurekosten is dat het concurrentievermogen van bedrijven, met inbegrip van kmo’s, wordt versterkt. De gemiddelde jaarlijkse totale besparing op EU-niveau wordt geraamd op 23 372 900 EUR aan portokosten en 2 216 160 EUR aan papierkosten — in totaal 25 589 060 EUR. Natuurlijke personen en rechtspersonen zullen 4 098 600 EUR aan portokosten en 388 800 EUR aan papierkosten besparen.

Doordat de communicatie minder tijd in beslag zal nemen, zullen natuurlijke personen en rechtspersonen op EU-niveau 2 700 000 dagen per jaar winnen aan gemiddelde verzendingstijd. De gemiddelde verzendingstijd zal worden teruggebracht tot nul, waardoor de procedures jaarlijks in totaal 15 389 999 dagen minder in beslag zullen nemen. Het gebruik van het digitale communicatiekanaal in een bepaalde gerechtelijke procedure levert natuurlijke personen en rechtspersonen en kmo’s geen extra kosten op. Zij hebben slechts een computer en een internetverbinding nodig. Door de communicatie tussen rechtbanken en bevoegde autoriteiten te digitaliseren zullen de administratieve lasten verminderen. In de effectbeoordeling is geconcludeerd dat bij de behandeling op het niveau van rechtbanken en bevoegde autoriteiten een winst van 874 voltijdse arbeidsjaren zal worden behaald.

• Resultaatgerichtheid en vereenvoudiging

Dit voorstel heeft tot doel om moderne digitale technologie in te voeren voor de toegang tot de rechter en de justitiële samenwerking in grensoverschrijdende burgerlijke, handels- en strafzaken. Naar verwachting zal de communicatie tussen de bevoegde autoriteiten en met natuurlijke personen en rechtspersonen hierdoor sneller, goedkoper, veiliger en betrouwbaarder worden.

Alle natuurlijke personen en rechtspersonen zullen de mogelijkheid krijgen om digitaal te communiceren met de rechtbanken en de bevoegde autoriteiten en om deel te nemen aan mondelinge zittingen via een videoconferentie of een andere technologie voor communicatie op afstand. Voor natuurlijke personen en rechtspersonen blijft het mogelijk om op papier te communiceren. Het gebruik van digitale communicatie zal naar verwachting geen specifieke kosten opleveren voor bedrijven — zij hebben enkel een computer en internettoegang nodig. Bedrijven zullen profiteren van een betere toegang tot de rechter en een efficiëntere bescherming van hun rechten, wat naar verwachting de grensoverschrijdende handel zal bevorderen. Ook bij grensoverschrijdende transacties betrokken kmo’s zullen naar verwachting rechtstreeks profiteren van de verbeterde toegang tot de rechter, alsook van lagere kosten en kortere procedures wanneer zij hun rechten over de grens afdwingen. Dit zou kmo’s er voorts toe kunnen aanzetten om meer grensoverschrijdende transacties binnen de EU te verrichten. Een bijkomend effect van lagere procedurekosten is dat het concurrentievermogen van kmo’s wordt versterkt.

De toegang tot de rechter in grensoverschrijdende procedures zal, zodra die zijn gedigitaliseerd, worden verbeterd doordat burgers de mogelijkheid krijgen om vorderingen in te stellen en digitaal te communiceren met de rechtbanken en de bevoegde autoriteiten, alsook om via videoconferentie- of andere technologieën voor communicatie op afstand deel te nemen aan mondelinge zittingen. Dergelijke digitale instrumenten brengen geen hoge kosten of investeringen met zich mee voor de burgers. Zij hebben slechts een computer en een internetverbinding nodig. Aangezien sommige burgers niet over voldoende digitale vaardigheden beschikken, in afgelegen gebieden wonen of vanwege hun persoonlijke capaciteiten niet in staat zijn vlot gebruik te maken van digitale instrumenten, zal het mogelijk blijven om op papier te communiceren.

• Grondrechten

Door de communicatie tussen de rechtbanken en de bevoegde autoriteiten van de lidstaten via het digitale kanaal te laten verlopen, kunnen achterstanden worden weggewerkt, kunnen de administratieve lasten worden verminderd en kan de uitwisseling van informatie tussen deze autoriteiten worden vergemakkelijkt en versneld. Daardoor zal de behandeling van zaken in totaal minder tijd in beslag nemen en zullen de procedurekosten verminderen.

De toegang tot de rechter in grensoverschrijdende procedures zal, zodra die zijn gedigitaliseerd, worden vergemakkelijkt doordat natuurlijke personen en rechtspersonen de mogelijkheid krijgen om vorderingen in te stellen en digitaal te communiceren met de rechtbanken en de bevoegde autoriteiten, alsook om via videoconferentie- of andere technologieën voor communicatie op afstand deel te nemen aan mondelinge zittingen. Om tegemoet te komen aan de behoeften van kansarme groepen en kwetsbare mensen, blijft communicatie op papier mogelijk.

Bij het voorstel wordt een gedecentraliseerd IT-systeem voor de uitwisseling tussen de rechtbanken en de bevoegde autoriteiten en tussen deze entiteiten en natuurlijke personen of rechtspersonen ingesteld. Gezien het gedecentraliseerde karakter van het systeem zal de entiteit die wordt belast met het operationele beheer van de onderdelen van het systeem, geen gegevens opslaan of verwerken. Al naargelang het toegangspunt tot het systeem wordt beheerd door een EU‑instelling, ‑agentschap of -orgaan of op nationaal niveau, en afhankelijk van welke nationale autoriteiten persoonsgegevens verwerken en voor welke doeleinden, is ofwel Verordening (EU) 2018/1725 ²⁴ , de algemene verordening gegevensbescherming ²⁵ , ofwel Richtlijn (EU) 2016/680 ²⁶ van toepassing.

4. GEVOLGEN VOOR DE BEGROTING

Met het oog op de uitvoering van de verordening moet een gedecentraliseerd IT-systeem worden opgezet en worden onderhouden. Dit systeem wordt gevormd door een netwerk van onder de eigen verantwoordelijkheid en het eigen beheer van elke lidstaat en elk(e) instelling, agentschap of orgaan van de Unie gebruikte nationale IT-systemen en interoperabele toegangspunten, dat de veilige en betrouwbare grensoverschrijdende uitwisseling van informatie mogelijk maakt. Wanneer lidstaten nog geen passende nationale IT-systemen hebben ontwikkeld, zal de Commissie referentie-implementatiesoftware aanreiken die de lidstaten in plaats daarvan kunnen gebruiken. De referentie-implementatiesoftware zal worden gebouwd op basis van het eDES en de IT-systemen voor betekening of kennisgeving van stukken/bewijsverkrijging. Deze elektronische systemen, waarvoor reeds een multifunctionele aanpak wordt gevolgd, kunnen dienen om onnodige kosten te voorkomen.

De investerings- en exploitatiekosten van deze systemen, met inbegrip van de aanpassing van het Europees e-justitieportaal om interactie tussen natuurlijke personen en rechtspersonen en rechtbanken en bevoegde autoriteiten in grensoverschrijdende procedures te ondersteunen, worden behandeld in bijlage 9 bij de effectbeoordeling ²⁷ .

Het programma Digitaal Europa ²⁸ is het meest geschikte financieringsinstrument om de ontwikkeling en het onderhoud van het gedecentraliseerde IT-systeem en de inrichting van een Europees elektronisch toegangspunt op het Europees e-justitieportaal te ondersteunen. In het kader van de algemene doelstellingen ter ondersteuning van de digitale transformatie van gebieden van openbaar belang, is het initiatief rechtstreeks gericht op de doelstellingen van het programma om naadloze en beveiligde grensoverschrijdende elektronische communicatie binnen de rechterlijke macht en tussen de rechterlijke macht en andere bevoegde instanties op het gebied van civiel recht en strafrecht mogelijk te maken, en om de toegang tot de rechter te bevorderen.

De kosten voor de lidstaten zullen vrij beperkt zijn: in totaal 8 100 000 EUR per jaar, oftewel 300 000 EUR per jaar per lidstaat. De installatiekosten zullen in de eerste twee jaar 100 000 EUR per jaar per lidstaat bedragen. Dit bedrag omvat de kosten van de apparatuur en van de personeelsinzet die nodig is om het systeem te configureren. Het resterende bedrag van 200 000 EUR is nodig om een toenemend aantal gebruikers te ondersteunen. Met ingang van het derde jaar komen de hardware- en installatiekosten te vervallen en hebben de kosten alleen nog betrekking op gebruikersondersteuning en systeemonderhoud. Deze kosten worden geraamd op 300 000 EUR per jaar. Het e-Codex-systeem heeft een open broncode en kan kosteloos worden gebruikt. Hoewel van de lidstaten wordt verwacht dat zij deze kosten financieren met nationale middelen, kunnen zij bij de EU financiële steun uit de desbetreffende financieringsprogramma’s aanvragen, zoals het programma “Justitie” en de cohesiebeleidsinstrumenten. Overigens werken sommige lidstaten al met een proefversie van e-Codex, die zij kunnen hergebruiken en uitbouwen voor de nieuwe doeleinden.

Rechtbanken en bevoegde autoriteiten die niet over videoconferentieapparatuur beschikken, maar wel gebruik willen maken van de mogelijkheid om zittingen op afstand te organiseren, zullen moeten investeren in de aanschaf van dergelijke apparatuur.

5. OVERIGE ELEMENTEN

• Uitvoeringsplanning en regelingen betreffende controle, evaluatie en rapportage

Voor het doel van deze verordening zal het gedecentraliseerde IT-systeem verder worden ontwikkeld middels door de Commissie vastgestelde uitvoeringshandelingen. In de uitvoeringshandelingen zal het volgende worden uiteengezet:

·technische specificaties ter bepaling van de methoden voor communicatie langs elektronische weg voor de doeleinden van het gedecentraliseerde IT-systeem;

·technische specificaties voor communicatieprotocollen;

·doelstellingen inzake informatiebeveiliging en relevante technische maatregelen ter waarborging van minimumnormen voor informatiebeveiliging en een hoge mate van cyberbeveiliging voor het verwerken en verstrekken van informatie binnen het gedecentraliseerde IT-systeem;

·de minimumbeschikbaarheidsdoelstellingen en mogelijke daarmee verband houdende technische vereisten voor de door het gedecentraliseerde IT-systeem verstrekte diensten.

Op het Europees e-justitieportaal zal een Europees elektronisch toegangspunt worden ingericht door de reeds ontwikkelde e-Codex-oplossing voor het instellen van geringe vorderingen aan te passen.

Voor het voorgestelde rechtsinstrument zal een monitoringsysteem worden vastgesteld, met een uitgebreide reeks kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren en een duidelijk, gestructureerd rapportageproces. De monitoringsvoorschriften hebben tot doel om na te gaan of het instrument efficiënt wordt uitgevoerd in de lidstaten en of de specifieke doelstellingen worden verwezenlijkt.

Elke vijf jaar zal een volledige evaluatie worden verricht om de effecten en de omgevingsfactoren te beoordelen. Voor zover elektronische communicatie wordt gebruikt, zal de monitoring worden vergemakkelijkt door automatische gegevensverzameling en het gebruik van de rapportagefuncties van het gedecentraliseerde IT-systeem. Voor gegevens die niet automatisch worden verzameld, zal ten minste één door elke lidstaat aan te wijzen rechtbank of bevoegde autoriteit een steekproef voor de monitoring vaststellen.

•

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 bakent het onderwerp en het toepassingsgebied van de verordening af. Bij de verordening wordt een rechtskader voor de elektronische communicatie in het kader van procedures voor grensoverschrijdende justitiële samenwerking in burgerlijke, handels- en strafzaken en de toegang tot de rechter in burgerlijke en handelszaken met grensoverschrijdende effecten vastgesteld, overeenkomstig de EU-handelingen inzake justitiële samenwerking in burgerlijke, handels- en strafzaken. Deze rechtshandelingen worden opgesomd in de twee bijlagen bij de verordening. Bijlage I heeft betrekking op de rechtshandelingen in burgerlijke en handelszaken, en bijlage II omvat de rechtshandelingen in strafzaken.

Bij de verordening worden voorts regels vastgesteld inzake het gebruik en de erkenning van elektronische vertrouwensdiensten, de rechtsgevolgen van elektronische documenten en het gebruik van videoconferenties of andere technologieën voor communicatie op afstand voor het horen van personen in burgerlijke, handels- en strafzaken. De verordening is evenwel niet van toepassing op de bewijsverkrijging in burgerlijke en handelszaken, die wordt gereguleerd bij een afzonderlijke rechtshandeling waarin reeds vergelijkbare digitaliseringsbepalingen zijn opgenomen. De verordening voorziet niet in nieuwe procedures en is uitsluitend van toepassing op elektronische communicatie in het kader van grensoverschrijdende justitiële samenwerking en toegang tot de rechter in burgerlijke, handels- en strafzaken.

Artikel 2 geeft definities van de in de verordening gebruikte terminologie.

Artikel 3 bepaalt dat de elektronische communicatie tussen rechtbanken en bevoegde autoriteiten plaatsvindt via een veilig en betrouwbaar gedecentraliseerd IT-systeem. Dit systeem bestaat uit onder de eigen verantwoordelijkheid en het eigen beheer van elke lidstaat, JBZ-agentschappen en EU-organen opererende IT-systemen en interoperabele toegangspunten en maakt interoperabele grensoverschrijdende uitwisseling tussen de respectieve autoriteiten van de lidstaten mogelijk. Het gebruik van het systeem is verplicht, behoudens in geval van verstoring van het systeem of andere specifieke omstandigheden.

Artikel 4 voorziet in het Europees elektronisch toegangspunt op het Europees e-justitieportaal. Dit Europees elektronisch toegangspunt maakt deel uit van het gedecentraliseerde IT-systeem en kan door natuurlijke personen en rechtspersonen worden gebruikt voor elektronische communicatie met de rechtbanken en bevoegde autoriteiten in burgerlijke en handelszaken met grensoverschrijdende effecten.

Artikel 5 verplicht de rechtbanken en bevoegde autoriteiten van de lidstaten om elektronische communicatie van natuurlijke personen en rechtspersonen in gerechtelijke procedures te aanvaarden, maar laat de keuze voor het elektronische communicatiemiddel over aan de natuurlijke personen en rechtspersonen. Het artikel voorziet in een aantal digitale communicatiekanalen, met name het Europees elektronisch toegangspunt en de bestaande nationale IT-portalen, voor zover de lidstaten die hebben ontwikkeld met het oog op deelname aan gerechtelijke procedures.

Artikel 6 verplicht de bevoegde autoriteiten om elektronische communicatie van natuurlijke personen en rechtspersonen te aanvaarden, waardoor elektronisch verzonden stukken gelijkwaardig worden aan op papier verzonden stukken.

Artikel 7 verschaft de rechtsgrondslag en zet de voorwaarden uiteen voor het gebruik van videoconferentie- of andere technologieën voor communicatie op afstand in grensoverschrijdende burgerlijke en handelszaken die vallen onder de in bijlage I vermelde rechtshandelingen en in burgerlijke en handelszaken waarbij een van de partijen in een andere lidstaat verblijft. In het artikel wordt verwezen naar het nationale recht van de lidstaat waar de videoconferentie plaatsvindt. In dit verband worden aanvullende regels vastgesteld voor het horen van kinderen door middel van videoconferentie- of andere technologieën voor communicatie op afstand.

Artikel 8 verschaft de rechtsgrondslag en zet de voorwaarden uiteen voor het gebruik van videoconferentie- of andere technologieën voor communicatie op afstand in strafzaken. In dit verband worden aanvullende regels vastgesteld voor het horen van verdachten, beklaagden en veroordeelden en voor het horen van kinderen door middel van videoconferentie- of andere technologieën voor communicatie op afstand.

Artikel 9 omvat de regels voor het gebruik van vertrouwensdiensten (elektronische handtekeningen en zegels) bij onder de verordening vallende elektronische communicatie, waarbij wordt verwezen naar de eIDAS-verordening.

Artikel 10 bepaalt dat een elektronisch document zijn rechtsgevolgen niet mag worden ontzegd op grond van het enkele feit dat het document elektronisch is.

Artikel 11 voorziet in de rechtsgrondslag voor de elektronische betaling van vergoedingen, waaronder via het Europees e-justitieportaal.

Artikel 12 stelt een kader voor de vaststelling van uitvoeringshandelingen door de Commissie vast.

Artikel 13 bepaalt dat de Commissie referentie-implementatiesoftware moet realiseren, onderhouden en ontwikkelen.

Artikel 14 bepaalt wie de kosten draagt voor de verschillende IT-ontwikkelingstaken.

Artikel 15 omvat regels inzake de bescherming van persoonsgegevens die langs digitale weg worden uitgewisseld.

De artikelen 16 tot en met 18 omvatten procedureregels, bijvoorbeeld met betrekking tot de comitéprocedure, en voorzien in de rechtsgrondslag voor de verzameling en het gebruik van gegevens door de Commissie voor de evaluatie van de doeltreffendheid van de verordening.

De artikelen 19 tot en met 22 voorzien in wijzigingen van de verordeningen inzake burgerlijke en handelszaken die worden vermeld in bijlage I om te verwijzen naar de bij de verordening vastgestelde digitale communicatiemiddelen en om onduidelijkheden ten aanzien van de communicatiemiddelen die krachtens de bestaande rechtshandelingen moeten worden gebruikt, te vermijden.

Artikel 23 voorziet in wijzigingen van één verordening in strafzaken om te verwijzen naar de bij de verordening vastgestelde digitale communicatiemiddelen en om onduidelijkheden ten aanzien van de communicatiemiddelen die krachtens de bestaande rechtshandelingen moeten worden gebruikt, te vermijden.

Artikel 24 stelt de overgangsperiode vast.

Artikel 25 bepaalt dat de verordening in werking treedt op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie. Ook wordt in dit artikel de datum bepaald waarop de verordening van toepassing wordt.