Bijlagen bij COM(2000)200 - Hervorming van de Commissie - Een Witboek - Deel II - Actieplan - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2000)200 - Hervorming van de Commissie - Een Witboek - Deel II - Actieplan. |
|---|---|
| document | COM(2000)200   |
| datum | 1 maart 2000 |
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST(EN)
DG Personeelszaken en administratie, met assistentie van de Groep voor planning en coordinatie inzake menselijk kapitaal.
4. TIJDSCHEMA
Actie 24-29 December 2000: overlegdocument over het aanwervingsbeleid, met voorstellen voor de nodige wijzigingen van het statuut; ontwerp-overeenkomst inzake de oprichting van een interinstitutioneel bureau voor aanwerving
Juni 2001: indiening bij het Interinstitutioneel comite voor het statuut van een voorstel betreffende de noodzakelijke wijzigingen van het statuut, na overleg met de vakbonds- en beroepsorganisaties
December 2001: indiening bij de Raad van een voorstel tot wijziging van het statuut
XIII - LOOPBAANSTRUCTUUR, BEOORDELING VAN HET PERSONEEL EN
BEVORDERING
1. DOEL
In de huidige loopbaanstructuur bij de EU-instellingen wordt onderscheid gemaakt tussen personeel van de categorieen A, LA, B, C en D en tussen verschillende rangen. Dit onderscheid berust hoofdzakelijk op het opleidingsniveau en de duur van de beroepservaring die voor de indiensttreding bij het Europese openbare ambt is opgedaan. De tekortkomingen van dit systeem zijn ondertussen duidelijk geworden en moeten nu worden aangepakt.
• Vele personeelsleden raken gefrustreerd omdat zij vaak halverwege hun loopbaan geen vooruitzichten meer hebben op promotie.
• De bestaande procedures voor de indeling van nieuwe ambtenaren zijn ingewikkeld en traag en er wordt geen rekening gehouden met de uiteenlopende wijzen waarop beroepservaring en bekwaamheid zijn verworven.
• Pogingen om het systeem voor de beoordeling van het personeel te verbeteren zijn vrijwel zonder resultaat gebleven.
• Verdienste tijdens de diensttijd wordt niet voldoende gehonoreerd, met name wat betreft de promotiemogelijkheden binnen het huidige loopbaanstelsel.
Er is behoefte aan een gei'ntegreerd beleid inzake personele middelen waarbij het menselijk kapitaal van de Commissie optimaal wordt gebruikt, onder andere door flexibele pensioenregelingen. Een dergelijk systeem zou de arbeidssatisfactie bevorderen door adequate mogelijkheden te bieden op het gebied van de loopbaanontwikkeling, met inbegrip van bevordering op grond van verdienste, mede gebaseerd op eerlijke en zinvolle beoordelingsprocedures. Aangezien de mensen die voor de Commissie werken, haar waardevolste bezit vormen, zou dit de doeltreffendheid van de instelling in het algemeen vergroten.
2. NIEUWE ACTIES
Actie 30 Een nieuwe en meer lineaire loopbaanstructuur
Het nieuwe systeem zou bestaan in een lineaire loopbaan, zonder categorieen. De ambtenaren worden bij hun indiensttreding op een bepaald niveau ingedeeld, naar gelang van het vereiste bekwaamheidsprofiel en rekening houdend met de kwalificaties en de opgedane beroepservaring. Bijzondere verantwoordelijkheden die verband houden met een specifieke functie die tijdelijk wordt vervuld, kunnen worden beloond door gedurende de desbetreffende periode het salaris voor een hogere rang toe te kennen.
Terwijl verdiensten bepalend zijn voor bevorderingen van de ene rang naar de andere, moet ancienniteit worden erkend door vooruitgang binnen iedere rang. Het aantal salaristrappen binnen iedere rang zal echter worden beperkt evenals het aantal gevallen waarin aan de hoogste salaristrap binnen een rang een hogere bezoldiging is verbonden dan aan de basissalaristrap van de volgende rang.
Dit systeem moet betere loopbaanmogelijkheden bieden aan ambtenaren die niet tot het management wensen toe te treden of niet over managementvaardigheden beschikken, maar wel beschikken over andere voor de organisatie waardevolle kennis of vaardigheden. Dit houdt met name in dat bevordering naar een hogere rang niet uitsluitend afhankelijk mag worden gesteld van het vervullen van een managementfunctie.
Nieuwe ambtenaren moeten onder dit nieuwe systeem vallen. Ambtenaren die al in dienst zijn moeten worden ingedeeld op basis van het nieuwe systeem, met de toezegging dat hun bezoldiging hierdoor niet zal worden bei'nvloed.
Voor dit nieuwe systeem moet het statuut worden gewijzigd. In afwachting hiervan zal het systeem van interne vergelijkende onderzoeken worden verbeterd, waardoor de mogelijkheden om tot een hogere categorie toe te treden, worden vergroot.
Vanzelfsprekend zijn binnen het hierboven beschreven kader verschillende opties voor een lineaire loopbaanstructuur mogelijk (bijvoorbeeld door variaties in het aantal rangen of de kwalificatievereisten), rekening houdend met de behoeften en werkzaamheden van de instelling. Voor iedere overheidsorganisatie betekent de ontwikkeling van een nieuwe loopbaanstructuur een grote verandering en bij de overgang moet omzichtig te werk worden gegaan.
In verband met de overgang naar een nieuw systeem voor EU-ambtenaren doet de Commissie de volgende toezeggingen die ook tot uitdrukking zullen komen in een gedetailleerd voorstel voor een nieuwe loopbaanstructuur:
• het salaris van individuele personeelsleden mag geen nadelige invloed ondervinden van de overgang naar een nieuw systeem;
• daarna mag ook de snelheid van de loopbaan van gemiddeld presterende personen niet nadelig worden beinvloed, maar de besten zouden wel sneller vooruitgaan en degenen die minder dan gemiddeld presteren, langzamer; en
• het verdiende inkomen gedurende de gehele loopbaan van gemiddeld presterende personeelsleden mag er niet op achteruit gaan.
De Commissie is zich terdege bewust van het verband tussen de motivatie van haar eigen personeelsleden en hun materiele zekerheid. Zij zal ervoor zorgen dat hervormingen niet leiden tot een verslechtering van de algemene arbeidsvoorwaarden van het huidige personeel en in alle voorstellen aan de Raad voor een nieuwe loopbaanstructuur moet dit duidelijk tot uitdrukking komen.
Actie 31 Vereenvoudiging van de bestaande indelingsprocedures
De administratie zal bij de indeling volgens coherente en transparante regels rekening houden met alle beroepservaring die na het verwerven van de vereiste kwalificaties is opgedaan. Er zullen uiteraard maatregelen moeten worden genomen om gelijke behandeling van nieuwe en al in dienst zijnde personeelsleden te garanderen.
Om de bestaande procedures te wijzigen is een besluit van de Commissie nodig.
Actie 32 Een nieuw jaarlijks beoordelingssysteem
Een consequent, objectief en eerlijk systeem voor de beoordeling van het personeel is van essentieel belang. Het is onmisbaar voor de goede werking van een nieuwe, meer lineaire loopbaanstructuur.
Om tot een dergelijk systeem te komen, moeten op twee fronten maatregelen worden genomen.
Om te beginnen moeten de beoordelaars het systeem zorgvuldig toepassen. Zij krijgen dan ook een speciale beoordelingsopleiding en er zal worden gecontroleerd of zij het systeem toepassen. De Commissie zal zich beraden op andere manieren om ervoor te zorgen dat het systeem op adequate wijze wordt toegepast en vooral om inflatie van de beoordelingen te voorkomen. De toekenning van een quotum aan punten per directoraat-generaal dat moet worden verdeeld onder alle personeelsleden van dezelfde rang is een van de mogelijke manieren om beoordelaars te stimuleren een dergelijke inflatie te voorkomen.
Verder is een nieuw jaarlijks beoordelingssysteem nodig dat is gebaseerd op functieomschrijvingen en taakverdelingen voor alle personeelsleden. De beoordeling moet worden gebaseerd op uitgebreide dialogen, wellicht met bemiddeling van andere collega's, en moderne methoden, zoals feedback in beide richtingen. Hoewel de beoordeling de verantwoordelijkheid van de directe meerdere moet zijn, wordt ook de mogelijkheid bestudeerd om een derde partij erbij te betrekken. Het systeem heeft twee duidelijk onderscheiden functies:
• Ten eerste moeten personeelsleden een objectieve beschrijving van en feedback over het verrichte werk krijgen en moet het personeel worden aangemoedigd tot betere prestaties door een gedetailleerde kwalitatieve beoordeling van de persoonlijke prestaties in het licht van hun functiebeschrijving en taakverdeling. Beoordelingen moeten vooral feitelijk zijn en nauwkeurig beschrijven wat ambtenaren hebben gedaan en welke resultaten zij hebben bereikt. Bij het systeem moet ook worden gesproken over loopbaanaspecten als opleiding en mobiliteit.
• Ten tweede moet de administratie met dit systeem een redelijk oordeel kunnen geven over de door de ambtenaar geleverde prestaties en de mogelijkheden om de betrokkene eventueel andere en/of ruimere verantwoordelijkheden te geven. Deze beoordeling van de verdienste moet directer worden betrokken bij de bevorderingsprocedure. Derhalve zullen criteria worden vastgesteld om de merites op coherente wijze te beoordelen en om ervoor te zorgen dat minder zichtbare maar even belangrijke taken op eerlijke wijze worden beoordeeld.
Er is bezorgdheid geuit over de onnodige belasting die een jaarlijks beoordelingssysteem zou kunnen opleveren voor management en personeel. Hiermee zal rekening worden gehouden bij de ontwikkeling van een nieuw systeem.
Met het systeem voor de beoordeling van het management moeten personeelsleden hun managers kunnen beoordelen; wellicht moet het systeem ook een vorm van "peer review" omvatten. Aan degenen die managers beoordelen, moeten afdoende waarborgen worden geboden.
Voor directeuren-generaal en directeuren zal een specifiek beoordelingssysteem worden ingevoerd. Bij de procedures voor de beoordeling van A1-ambtenaren zullen ook de verantwoordelijke Commissaris en de Secretaris-generaal betrokken worden.
Voor de invoering van dit nieuwe systeem is een besluit van de Commissie nodig. Waarschijnlijk hoeft het Statuut niet te worden gewijzigd. Wel moet worden onderzocht of een wijziging van het statuut noodzakelijk is om een comparatieve beoordeling van het personeel per Directoraat-generaal in plaats van voor de hele Commissie mogelijk te maken.
Actie 33 Bevordering op grond van verdienste
Het huidige bevorderingssysteem kan aanzienlijk worden verbeterd zonder dat daarvoor het statuut hoeft te worden gewijzigd, aangezien dit reeds bepaalt dat bevorderingen moeten worden gebaseerd op verdienste.
Ten eerste zullen de regels en procedures worden gepubliceerd op EuropaPlus, evenals alle relevante gegevens over bevorderingen.
Ten tweede zal het systeem worden vereenvoudigd. Er moet een enkel systeem komen voor alle categorieen. Het doel op langere termijn is hetzelfde systeem toe te passen op alle personeelsleden, ongeacht of zij uit de huishoudelijke dan wel uit de onderzoeksbegroting worden betaald.
Ten derde moet worden gezorgd voor een betere samenhang tussen bevordering en beoordeling en moet een waarderingssysteem worden aangelegd.
Ten slotte moeten de diverse diensten ertoe worden aangezet meer verantwoordelijkheid te nemen voor hun bevorderingsvoorstellen: er mogen niet meer kandidaten worden voorgesteld dan er bevorderingsmogelijkheden zijn. Als gevolg van de jaarlijkse beoordelingsprocedure mag er niet langer van worden uitgegaan dat kandidaten die op de lijst voorkwamen en niet bevorderd zijn, het volgende jaar automatisch op de lijst worden geplaatst. Op die manier worden de kansen eerlijker verdeeld, met name wat de ambtenaren betreft die naar een andere dienst zijn overgeplaatst en zo bijdragen aan de mobiliteit.
Voor een nieuw bevorderingssysteem is een besluit van de Commissie nodig. Voor de invoering van een comparatieve beoordeling van het personeel per Directoraat-generaal zouden de bepalingen van het Statuut betreffende de bevorderingen moeten worden gewijzigd.
Actie 34 Flexibele pensionering
Het huidige pensioenstelsel is niet flexibel en is nadelig voor degenen die de dienst voor hun zestigste willen verlaten. Het biedt ambtenaren ook niet de mogelijkheid om na hun vijfenzestigste te blijven werken. Deze vraagstukken zijn onderzocht in het verslag-Williamson en moeten nu worden aangepakt door de ontwikkeling van een nieuw kader inzake pensioenen. Hiervoor zou het Statuut moeten worden gewijzigd.
Ook de komende uitbreiding van de Unie zal een grote uitdaging zijn voor het personeelsbeleid. Een specifieke regeling inzake vervroegde uittreding zou een belangrijke rol kunnen spelen bij het versoepelen van de integratie van personeelsleden uit nieuwe lidstaten. Dit vraagstuk moet nader worden bestudeerd.
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST(EN)
DG Personeelszaken en administratie, met de medewerking van de Groep planning en coordinatie personele middelen.
4.
TIJDSCHEMA
Actie 30 November 2000: overlegdocument over een nieuw loopbaanstelsel, vergezeld van een voorstel tot wijziging van het statuut
Mei 2001: presentatie van een voorstel aan het Interinstitutioneel comite voor het statuut, na overleg met de vakbonds- en beroeporganisaties
December 2001: Indiening van een voorstel tot wijziging van het statuut bij de Raad
Het is de bedoeling het nieuwe systeem in 2002 in werking te doen treden (na overleg met het Comite voor het statuut en nadat het voorstel bij de Raad is ingediend en door hem in goedgekeurd).
Actie 31 Juli 2000: goedkeuring van een ontwerp-besluit van de Commissie November 2000: goedkeuring van het besluit van de Commissie Actie 32 November 2000: goedkeuring van een ontwerp-besluit van de Commissie Mei 2001: goedkeuring van het besluit van de Commissie.
Het is de bedoeling dat het nieuwe systeem in de loop van het jaar 2002 van toepassing wordt.
Actie 33 November 2000: goedkeuring van een ontwerp-besluit van de Commissie Mei 2001: goedkeuring van het besluit van de Commissie
Het is de bedoeling dat het nieuwe systeem in de loop van het jaar 2002 van toepassing wordt.
Actie 34 December 2000: overlegdocument over een kaderregeling inzake pensioenen, met inbegrip van een voorstel tot wijziging van het Statuut en een voorstel voor een specifieke regeling inzake de uitbreiding
Mei 2001: presentatie van een voorstel aan het Interinstitutioneel comite voor het statuut, na overleg met de vakbonds- en beroeporganisaties
December 2001: indiening van een voorstel tot wijziging van het statuut bij de Raad
XIV - LOOPBAANBEGELEIDING, MOBILITEIT EN ONVOLDOENDE
PRESTATIES
1. DOEL
Een gei'ntegreerd beleid inzake menselijk kapitaal moet betere regelingen omvatten inzake loopbaanbegeleiding, mobiliteit en de bestrijding van onvoldoende prestaties. Bij het huidige systeem zijn de volgende specifieke problemen vastgesteld die nu moeten worden aangepakt:
• Er is nauwelijks sprake van loopbaanbegeleiding.
• Er bestaat geen alarmsysteem en er zijn geen specifieke procedures om gevallen van incompetentie op bevredigende wijze aan te pakken. In plaats hiervan bepaalt het Statuut dat professionele incompetentie volgens dezelfde procedures moet worden aangepakt als tuchtrechtelijke aangelegenheden.
• De huidige proeftijd is (gelet op de duur en de toepassing ervan) niet voldoende om eventuele ongeschiktheid van pas in dienst getreden personeelsleden op te sporen.
2. NIEUWE ACTIES
Actie 35 Toegang tot loopbaanbegeleiding
Er moet een centrale dienst worden opgezet om goede praktijken onder de directoraten-generaal te verspreiden en om de ambtenaren tijdens hun gehele diensttijd te adviseren over de mogelijkheden inzake loopbaanontwikkeling. Bij ieder directoraat-generaal zal een netwerk van vergelijkbare voorzieningen tot stand worden gebracht.
Er moet een database voor het personeelsbeheer worden ontwikkeld ter vervanging van het huidige SYSPER, met gegevens over het profiel, de functie en de vaardigheden van ieder personeelslid. Deze database zal een nuttig instrument zijn voor een betere loopbaanbegeleiding en loopbaanontwikkeling. Bij de ontwikkeling van de nieuwe database moet bijzondere aandacht worden besteed aan veiligheidsaspecten en aan de bescherming van vertrouwelijke en persoonlijke gegevens overeenkomstig de Gemeenschapswetgeving.
Actie 36 Aanmoediging van mobiliteit
Mobiliteit is bevorderlijk voor de ervaring, vaardigheden en kennis van ambtenaren, maar komt ook de instelling als geheel ten goede.
Het zou echter contraproductief zijn om algemeen bindende voorschriften op dit gebied vast te leggen. Dergelijke regels zouden met name kunnen leiden tot een verlies aan specifieke expertise die vaak wordt opgebouwd na jaren van opleiding "on the job". Ook andere verstorende effecten moeten worden vermeden, zoals het feit dat vacatures als gevolg van mobiliteit vaak veel te laat worden vervuld. De inspanningen om het bekend maken en vervullen van vacatures te bespoedigen, zullen worden voortgezet. Om mobiliteit te vergemakkelijken zijn desalniettemin uiteenlopende acties nodig.
Belemmeringen voor mobiliteit, zoals met name het huidige systeem van bevorderingen opwerpt, moeten worden weggenomen. Waar nodig zal worden gezorgd voor speciale opleidingen om de ambtenaren op een nieuwe functie voor te bereiden. De centrale dienst voor loopbaanbegeleiding zal hiervoor duidelijke en transparante richtsnoeren opstellen. Op basis hiervan zullen directoraten-generaal worden aangemoedigd om te zorgen voor mobiliteit naargelang van hun specifieke behoeften. De voor personeelszaken bevoegde diensten van ieder DG zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de mobiliteit. Ieder DG moet richtsnoeren opstellen en maatregelen nemen om de overdracht van
37
verantwoordelijkheden tussen ambtenaren beter te organiseren, teneinde de continui'teit zoveel mogelijk te waarborgen.
Ook moeten de voorwaarden worden bepaald voor mobiliteit met andere Europese instellingen, met nationale overheden en wellicht zelfs met de particuliere sector.
In samenspraak met de stuurgroep voor de buitenlandse dienst moeten speciale maatregelen worden getroffen opdat het systeem van jaarlijkse roulering aan ambtenaren die van een delegatie terugkeren naar het hoofdkwartier, een functie kan aanbieden die overeenkomt met hun ervaring en profiel en die bevorderlijk is voor hun loopbaan.
Ten slotte kan mobiliteit worden gestimuleerd door ze bij beoordelingen, benoemingen en bevorderingen als een pluspunt te beschouwen.
Actie 37 Bestrijding van ontoereikende prestaties
Om ontoereikende prestaties te voorkomen en te bestrijden zal een reeks maatregelen worden getroffen.
Er zal een specifiek systeem voor de aanpak van ontoereikende prestaties worden ingevoerd, waarbij de rechten van de betrokkene beschermd zullen worden. Dit zal het volgende omvatten:
• Een betere benutting van de proeftijd om vast te stellen welke ambtenaren waarschijnlijk nooit aan de normen zullen voldoen. Een verlenging van de vaste proeftijd tot 12 maanden kan in dit opzicht nuttig zijn. Het moet mogelijk blijven de proeftijd nog verder te verlengen. De voorgestelde maatregelen voor een betere benutting van de proeftijd staan in Hoofdstuk IV-XV - Opleiding.
• In de beoordelingsrapporten (beoordeling na de proeftijd, jaarlijkse beoordeling enz.) wordt een alarmsysteem ingebouwd, waarbij automatisch correctiemaatregelen worden genomen. Open dialoog, analyse van de potentiele vaardigheden, bijscholing en zoeken naar een aangepaste functie zijn middelen om gevallen van ontoereikende prestaties aan te pakken. Naast de managers zullen de centrale dienst voor loopbaanbegeleiding en de diensten voor loopbaanbegeleiding van ieder DG hierbij een belangrijke rol spelen.
• Er zal een duidelijke procedure voor de identificatie en aanpak van ontoereikende prestaties worden vastgesteld. Voor deze actie is een besluit van de Commissie nodig waarbij de specifieke verplichting voor het management wordt ingevoerd om ongeschiktheid te constateren en op een billijke en efficiente wijze aan te pakken. Voor alle personeelsleden zal een handboek beschikbaar komen.
• Voor gevallen van onvoldoende geschiktheid voor het ambt wordt een specifieke procedure ingevoerd, die losstaat van de tuchtprocedure.
Voor de maatregelen in verband met de proeftijd en de specifieke procedure voor onvoldoende geschiktheid voor het ambt moet het Statuut worden gewijzigd.
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST(EN)
DG Personeelszaken en administratie, met de medewerking van de Groep planning en coordinatie personele middelen.
4. TIJDSCHEMA
Actie 35-37 December 2000: oprichting van een centrale dienst voor loopbaanbegeleiding
Juli 2001: invoering van een gedecentraliseerd systeem voor loopbaanbegeleiding 2003: nieuwe versie van SYSPER wordt beschikbaar
December 2000: administratieve maatregelen tot invoering van een alarmsysteem
Actie 37
Oktober 2000: overlegdocument betreffende onvoldoende geschiktheid voor het ambt, vergezeld van voorstellen tot wijziging van het statuut
April 2001: goedkeuring van het besluit van de Commissie en indiening van de wijziging van het statuut bij het Interinstitutioneel Comite voor het statuut (na overleg met de vak-en beroepsorganisaties).
December 2001: indiening van een voorstel tot wijziging van het statuut bij de Raad Tenuitvoerlegging gepland voor 2002 (na goedkeuring door de Raad)
XV - OPLEIDING
1 DOEL
Opleiding is voor het succes van de hervorming van cruciaal belang. De algemene doelstelling is de juiste mensen op het juiste tijdstip de juiste opleidingsmogelijkheden te bieden, op een kosteneffectieve manier, en in het kader van een coherente strategie voor het management en de ontwikkeling van het menselijk kapitaal bij de Commissie.
De afgelopen jaren is in dit verband al enige vooruitgang geboekt. De directoraten-generaal zijn begonnen met de ontwikkeling van verbeterde opleidingsprogramma's, volgens adviezen van de centrale opleidingsdienst; de verantwoordelijkheid van de centrale dienst voor algemene opleiding en die van de directoraten-generaal voor specifieke opleiding is duidelijk afgebakend; steeds meer directoraten-generaal zijn begonnen met hun eigen interne cursussen; er zijn verbeterde procedures voor de evaluatie van opleidingscursussen ingevoerd; er zijn meer middelen ter beschikking gesteld maar de budgetten zijn nog steeds zeer klein.
Wat echter nog steeds ontbreekt is een algemene instelling tot bijscholing tijdens de hele loopbaan. Als gevolg daarvan wordt het aspect voortgezette vorming, dat schijnbaar belangrijk wordt gevonden, in feite nog te vaak niet als een prioriteit beschouwd, als iets dat altijd moet wijken voor andere prioriteiten. Daar moet verandering in komen.
Het budget voor opleiding moet fors worden verhoogd. Het huidige budget komt overeen met twee dagen opleiding per personeelslid per jaar, wat veel minder is dan in overheidsdiensten in de lidstaten. Dit budget omvat zowel algemene opleidingen en talencursussen, als opleiding op het gebied van informatietechnologie. Omdat opleidingen tijd kosten en soms het beste kunnen worden gegeven door eigen personeel, moet bovendien aandacht worden besteed aan de consequenties van een ruimer opgezet opleidingsprogramma voor de algemene behoeften aan personeel.
2 RECENTE ACTIES
Managementopleiding
Eind 1999 is een contract ondertekend met de bedoeling voor het eerst een verplicht opleidingsprogramma voor het middelbaar management en het hoger management binnen de Commissie op te zetten. De ontwerpfase loopt nu, en van mei tot en met juli 2000 worden proefcursussen gegeven. Het definitieve programma wordt kort daarna vastgesteld. Het is absoluut noodzakelijk dat ieder die tot het middelbaar management en het hoger management behoort deze opleiding volgt als hij/zij daarvoor wordt opgeroepen. Tegelijkertijd wordt vanaf april voor personeelsleden met een lagere rang dan die van eenheidshoofd die met enige managementtaken zijn belast (ongeacht hun categorie en rang) een geheel nieuwe reeks cursussen georganiseerd waarbij de vaardigheden centraal staan.
Verbeterde introductiecursussen
Sinds januari 2000 zien de introductiecursussen er heel anders uit. De belangrijkste kenmerken zijn: verplichte deelname (12 dagen opleiding, ingedeeld in vier modules gedurende de proeftijd), invoering in april 2000 van een geheel nieuwe vijfdaagse cursus die binnen die 12 dagen valt, met de naam “ Working Together”: deze cursus is bedoeld voor alle nieuwe ambtenaren en komt in de plaats van de bestaande, nogal elitaire cursus voor A-ambtenaren; een individueel opleidingsplan dat voor iedere nieuwkomer door het lijnmanagement wordt opgesteld en de eerste twee jaar van zijn/haar loopbaan bestrijkt; stimulering van een mentorensysteem; betere advisering van nieuwkomers over de opleidingsmogelijkheden.
NIEUWE ACTIES
3.
Actie 38 Bevordering van een op leren gerichte cultuur
Een leercultuur kan natuurlijk niet bij decreet worden opgelegd, maar er kunnen wel bepaalde specifieke maatregelen worden ingevoerd. Zo zou het lijnmanagement kunnen worden verplicht absolute prioriteit te verlenen aan cursustijd voor ambtenaren die zijn opgenomen in de jaarlijkse opleidingsplanning van het DG. Ook zou meer kunnen worden gedaan op het gebied van de interne opleidingen op DG-niveau. Er zou regelmatiger gekwalificeerd personeel ter beschikking moeten worden gesteld voor het geven van cursussen (bijv. op het gebied van financieel beheer, begroting, administratie, enz.), en tegelijkertijd zouden de aldus verstrekte diensten officieel moeten worden erkend. Verder moet worden gedacht aan bewustmakingscampagnes e.d.
Samen met de andere instellingen wordt nagegaan of er een speciaal opleidingscentrum voor de Europese openbare dienst, en met name voor het middelbaar management en het hoger management, moet worden opgericht (zie ook Actie 23).
Actie 39 Ondersteuning van het hervormingsproces
Voor het welslagen van de maatregelen in het kader van het actieplan moeten de daarmee verband houdende kennis en vaardigheden voortdurend verder worden ontwikkeld. Met het oog daarop moet in de opleidingsprogramma's van de directoraten-generaal worden bepaald welke opleidingen nodig zijn om de verschillende maatregelen van het actieplan naar behoren ten uitvoer te kunnen leggen, met name wat betreft: activiteitsgestuurd management, nieuwe werkmethodes, en administratieve, financiele en begrotingsprocedures.
Actie 40 Verband tussen opleiding en andere aspecten van het beheer van de personele middelen
• Het bepalen van de opleidingsbehoeften zou een integrerend onderdeel van de beoordeling van de ambtenaar moeten worden, zowel met betrekking tot de huidige post van de betrokkene als met betrekking tot de toekomstige loopbaanontwikkeling. Zo zou het begrip "individueel opleidingsplan" dat in 1991 door de Commissie is vastgesteld, realiteit kunnen worden.
• In bepaalde stadia van een ambtenarenloopbaan en voor bepaalde posten kan een specifieke opleiding wenselijk of zelfs noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld:
□ activiteitsgestuurd management, nieuwe werkmethodes, en administratieve, financiele en begrotingsprocedures;
□ na een bevordering;
□ opfriscursussen voor specifieke vaardigheden, zoals het gebruik van moderne ICT-hulpmiddelen en -systemen;
□ voorbereiding op een managementfunctie of op een overplaatsing naar het buitenland;
□ over specifieke thema's, bijv. de aanpak van gevallen van ontoereikende prestatie; gelijke kansen; de multiculturele dimensie van het werk bij de Commissie; disciplinaire kwesties en het aspect "klokkenluiden"
Er wordt een volledige lijst van situaties en van de daarvoor aanbevolen of vereise opleidingen opgesteld. De directoraten-generaal zouden de opleidingsbehoeften in hun geheel moeten bekijken, en bij het vaststellen van hun algemene opleidingsstrategie en hun jaarlijkse cursussenplanning rekening moeten houden met alle opleidingsbehoeften, ongeacht het thema van de opleiding en ongeacht de vorm waarin die opleiding wordt gegeven. Dit zal consequenties hebben voor de manier waarop de opleiding door de diensten van de Commissie wordt verstrekt.
• Er moeten regelingen worden getroffen om te garanderen dat de ambtenaren in de externe dienst een adequate en gerichte opleiding krijgen (waaronder talencursussen) voordat zij op een nieuwe post worden geplaatst.
Actie 41 Hervorming talencursussen
De huidige talencurcussen zijn niet voldoende afgestemd op de echte behoeften van de dienst. Het absentei'sme is hoog. In 1999 heeft de centrale opleidingseenheid onder de betrokkenen een onderzoek uitgevoerd. Op basis daarvan zal de eenheid een aantal hervormingen voorstellen om het opleidingsprogramma meer op de behoeften te laten aansluiten. Zo wordt, bijvoorbeeld, de invoering van een aantal "opleidingsposten" overwogen, om ambtenaren de kans te geven op bepaalde tijdstippen van hun loopbaan - bijvoorbeeld voor een benoeming in een delegatie of in een bureau in het buitenland - een full-time talenopleiding te volgen.
Actie 42 Opzetten van een programma voor nieuwe ambtenaren
De maatregelen die al zijn getroffen om de introductiecursussen te verbeteren zijn slechts een eerste stap in de richting van een ambitieuzer opleidingsprogramma voor nieuwe ambtenaren: de bedoeling van dat nieuwe programma is die nieuwe ambtenaren beter voor te bereiden en de nodige vaardigheden voor een geslaagde loopbaan binnen de Commissie bij te brengen, en een waardensysteem te stimuleren dat de basis is voor een cultuur van dienstverlening bij de Europese overheid. Dit programma loopt over een jaar: de proeftijd van nieuwe ambtenaren moet dus tot 12 maanden worden verlengd. De mogelijkheid om de proeftijd in bepaalde gevallen extra te verlengen moet blijven bestaan (zie hoofdstuk IV - XIV -Loopbaanbegeleiding, mobiliteit en onvoldoende prestaties).
Dit programma voor nieuwe ambtenaren voorziet in een degelijke opleiding en beoordeling van alle nieuwkomers. Carriereplanning, mobiliteit en systematische opleiding op het werk moeten worden aangepakt. Voor iedere nieuwkomer moet een mentor worden benoemd die de betrokkene helpt zich aan het leven in de multiculturele omgeving van de Commissie aan te passen. Bij voorkeur worden mentoren benoemd die van een andere nationaliteit zijn dan de betrokkene zelf. Deze kwesties moeten echter met de nodige flexibiliteit worden aangepakt.
Actie 43 Verhoging begroting voor opleiding
De middelen voor algemene opleiding zijn de afgelopen twee jaar weliswaar verdubbeld, maar zij zijn nog steeds ontoereikend om een goed ontwikkeld opleidingsbeleid te kunnen voeren en liggen veel lager dan de bedragen die door bepaalde organisaties die aan opleiding een hoge prioriteit toekennen, voor opleiding worden uitgetrokken. De komende drie jaar moeten de middelen voor andere opleidingen dan IT-cursussen en talencursussen ten minste worden verdubbeld. Verder moet regelmatig gekwalificeerd personeel beschikbaar worden gesteld om cursussen te geven in gevallen waarin een opleiding binnen de instelling de beste formule is. Als de diensten die dat personeel ter beschikking stellen daardoor in moeilijkheden komen (overbelasting), moet voor een of andere vorm van compensatie worden gezorgd.
4. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST
Alle acties: DG Personeelszaken en administratie, met assistentie van de Groep voor planning en coordinatie op het gebied van menselijk kapitaal.
5. TIJDSCHEMA
Actie 38 Actie 39
Actie 40 Actie 41 Actie 42
Juli 2000: Richtsnoeren voor de diensten en resultaat van het overleg over de opzet van een specifiek opleidingscentrum. Daarna volgt de tenuitvoerlegging.
November 2000: Vaststellen van de opleidingsbehoeften van de DG's in verband met de hervorming, en verslag over de aan te bevelen of verplicht geachte specifieke opleidingsacties.
Tenuitvoerlegging is gaande.
September 2000: Geleidelijke invoering van de nieuwe aanpak.
Oktober 2000: Voorstellen betreffende het programma voor nieuwe ambtenaren.
Actie 43 Oktober 2000: Verslag over de maatregelen voor de uitbreiding van de interne opleidingsactiviteiten.
Eerste verhoging van de middelen met 1,5 miljoen euro in de begroting 2001.
Verdere totale verhoging met ten minste 4 miljoen euro in de begrotingen 2002 en 2003.
XVI - TIJDELIJK PERSONEEL
1. DOEL
Naast de vaste ambtenaren heeft de Commissie verschillende soorten medewerkers in dienst die op contractbasis werken en waarvan er sommige wel en ander niet onder het Personeelsstatuut vallen. Tot het statutaire personeel behoren tijdelijke functionarissen, hulpfunctionarissen en plaatselijke functionarissen; tot het externe personeel behoren de uitzendkrachten, de freelancers, de personeelsleden die in het kader van privaatrechtelijke contracten werken, en de gedetacheerde nationale deskundigen.
In sommige diensten van de Commissie is het aantal tijdelijke personeelsleden onaanvaardbaar hoog. Dit is geen kritiek aan het adres van dat personeel zelf, maar het grote personeelsverloop houdt risico's in voor de continui'teit binnen de dienst. Deze situatie en de veelheid aan contracten op basis waarvan de betrokken personeelsleden werkzaam zijn, is verwarrend voor dat personeel zelf en voor de diensten die hun werk beheren. Bovendien is er onvoldoende garantie dat de kerntaken van de overheidsdienst uitsluitend worden vervuld door personeelsleden die moeten voldoen aan de hoge eisen die in het statuut zijn vastgelegd. Tot slot kunnen de kosten van de inschakeling van tijdelijk personeel bijna even hoog liggen als, of zelfs hoger liggen dan, de kosten van vast personeel. Er zal weliswaar altijd een beroep moeten worden gedaan op tijdelijk personeel - namelijk in verband met bepaalde behoeften op korte termijn, of in verband met de behoefte aan gespecialiseerde vaardigheden - maar het hoge aantal tijdelijke ambtenaren bij de Commissie valt niet te rechtvaardigen.
De grootschalige inschakeling van tijdelijk personeel door de Commissie moet dan ook worden aangepakt, en de regels met betrekking tot de taken waarmee dat tijdelijk personeel kan worden belast moeten worden gerationaliseerd. Er is een verband tussen deze maatregel en de ontwikkeling van een externaliseringsbeleid.
2. NIEUWE ACTIES
Actie 44 Uitvoeren van kerntaken
Kerntaken mogen alleen worden uitgevoerd door personeelsleden die rechtstreeks door de Commissie in dienst zijn genomen en die aan de hoge eisen van het statuut moeten voldoen.
Wanneer deze personeelsleden geen vast benoemde ambtenaren zijn, zal van hen geeist worden dat zij zich aan dezelfde deontologische normen en beroepsregels houden als de ambtenaren. De aanwerving of detachering van deze personeelsleden geldt voor een strikte termijn, zodat wordt gegarandeerd dat het ook echt om tijdelijk personeel gaat. Tijdelijke functionarissen en door de nationale instanties gedetacheerde deskundigen worden bij hun werk altijd begeleid door vaste ambtenaren. Zij mogen slechts een kleine minderheid van het totale personeel uitmaken.
In het kader van deze actie:
a) moet een meerjarenprogramma worden opgezet voor de omzetting van kredieten (voor hulpunctionarissen en uitzendkrachten) in vaste posten, te beginnen met de begroting 2001,
b) moet een meerjarenprogramma worden opgezet voor de omzetting van tijdelijke posten in vaste posten, te beginnen met de begroting 2001,
c) moet het besluit van de Commissie betreffende gedetacheerde nationale deskundigen worden gewijzigd, zodat ook voor die deskundigen de verantwoordingsplicht geldt,
d) moet een besluit van de Commissie worden vastgesteld met betrekking tot de aanwerving van tijdelijke functionarissen in de zin van artikel 2 (b), de selectiemethodes en het maximum-aandeel van de tijdelijke functionarissen binnen het totale personeelsbestand,
e) moeten alle andere op contractbasis werkende personeelsleden (bijv. free lancers) die zich met kerntaken bezighouden, geleidelijk afvloeien.
Actie 45 Gebruik van tijdelijkpersoneel voor andere dan kerntaken
Er moeten eenvoudige regels worden vastgesteld om te garanderen dat er tijdelijk personeel voor het uitvoeren van beleidsmaatregelen kan worden aangeworven naar gelang van de behoeften van de Commissie. Naast de plaatselijke functionarissen die in de delegaties en de vertegenwoordigingen van de Commissie werkzaam zijn, zouden voor niet-kerntaken slechts twee soorten personeel op contractbasis moeten worden aangeworven: hulpfunctionarissen en individuele personen die in het kader van onderaannemingscontracten met gespecialiseerde bedrijven worden aangeworven (de behoefte aan andere soorten personeel zou dan geleidelijk verdwijnen). De looptijd van de contracten zou kunnen verschillen, maar er moet wel een vaste maximumlooptijd gelden. Algemeen gesproken zal de Commissie de voorkeur geven aan contracten die onder het statuut vallen.
Actie 46 Onderzoek om na te gaan of het statuut moet worden gewijzigd
In de context van het externaliseringsbeleid en het oprichten van uitvoerende instanties zal de Commissie nagaan of het statuut moet worden gewijzigd om voor de nodige flexibiliteit te zorgen zodat personeel op contractbasis kan worden ingeschakeld. Tevens zal worden nagegaan of het statuut moet worden gewijzigd om aan de behoeften in het Parlement te voldoen, aangezien de huidige regels inzake tijdelijk personeel niet echt relevant zijn voor de inschakeling van dergelijk personeel door de politieke groeperingen.
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST Actie 44a, b DG BUDG
Actie 44c,d,e,45,46 DG ADMIN, met assistentie van de Groep voor planning en coordinatie van menselijk kapitaal
4. TIJDSCHEMA
Actie 44a, b
Begroting 2001: meerjarenprogramma voor de omzetting van kredieten en van tijdelijke posten in vaste posten.
November 2000: goedkeuring van een ontwerp-besluit van de Commissie betreffende gedetacheerde nationale deskundigen.
Mei 2001: goedkeuring van het besluit van de Commissie.
November 2000: goedkeuring van een ontwerp-besluit van de Commissie betreffende tijdelijke functionarissen.
Mei 2001: goedkeuring van het besluit van de Commissie.
December 2002: geleidelijke afvloeiing van alle andere op contractbasis werkende personeelsleden die voor kerntaken waren ingezet.
November 2000: goedkeuring van een ontwerp-gedragscode voor extern personeel. Mei 2001: goedkeuring van een gedragscode.
December 2000: afronding van het onderzoek betreffende een eventuele statuutswijziging
Actie 44c
Actie 44d
Actie 44e
Actie 45
Actie 46
XVII - GELIJKE KANSEN EN EVENWICHT TUSSEN MANNEN EN VROUWEN
1. DOEL
In het beleid van de Commissie op het gebied van de personele middelen moet het streven naar gelijke kansen voor haar personeelsleden en naar het uitsluiten van discriminatie centraal staan.
Dit betekent niet alleen dat er een arbeidsmilieu moet worden gecreeerd waarin de loopbaanontwikkeling van iedereen, ongeacht ras, geslacht, sexuele geaardheid, handicap of geloofsovertuiging, wordt gestimuleerd, maar ook dat er specifieke maatregelen moeten worden getroffen om de toegang tot hogere managementfuncties te verbeteren.
Dit laatste punt is vooral belangrijk voor vrouwen. De Commissie heeft in december 1999 besloten dat het tot aanstelling bevoegde gezag bij de aanstelling op hogere managementposten in principe de voorrang zal geven aan een vrouwelijke kandidaat als onderzoek uitwijst dat er sprake is van gelijke merites. Dit beleid zal niet automatisch worden toegepast, maar het is een van de belangrijke hulpmiddelen van het tot aanstelling bevoegde gezag om de door de Commissie voor haar mandaat beoogde verdubbeling van het huidige aantal vrouwen op het niveau van directeur-generaal en directeur te realiseren.
Verder heeft de Commissie de afgelopen vijf jaar jaarlijkse doelstellingen voor de aanwerving en aanstelling van vrouwen op posten van het middelbaar management vastgesteld, maar deze doelstellingen zijn niet altijd bereikt.
Er worden ook maatregelen getroffen om zowel vrouwen als mannen in de gelegenheid te stellen hun werk en hun priveleven gemakkelijker te combineren (zie Hoofdstuk IV-XVIII - Een beter arbeidsklimaat en social beleid).
2. NIEUWE ACTIES
Actie 47 Evenwicht tussen mannen en vrouwen
Het "mainstreaming"-beginsel, dat inhoudt dat in alle beleidsvormen en acties systematisch rekening moet worden gehouden met het genderaspect, moet een basispunt zijn van de hervorming van het beleid op het gebied van menselijk kapitaal.
De nodige maatregelen zullen worden getroffen om gelijke kansen te bevorderen: er zal een arbeidsklimaat worden gecreeerd dat gunstig is voor de aanwerving, de bevordering en de loopbaanontwikkeling van vrouwen binnen de Instelling. Het document dat in 1998 door de werkgroep INTERCOPEC is samengesteld, vormt de basis voor de toekomstige werkzaamheden.
Gelijke kansen op het werk
• Omkering van de bewijslast in gevallen van discriminatie op grond van geslacht, overeenkomstig Richtlijn 97/80 van de Raad van 1 december 1997
• Evenwichtige vertegenwoordiging van mannen en vrouwen in jury's van vergelijken de onderzoeken en in paritaire comites
• Voorzieningen ter bescherming van de waardigheid van de persoon op het werk (met name tegen sexuele intimidatie)
• Beroepsopleiding (zie Hoofdstuk IV-XV - Opleiding)
Modernisering van het statuut
• Gebruik van een sekse-neutrale terminologie.
• Modernisering van de functieomschrijving voor de C-rangen in Bijlage I: deze funcieomschrijving is niet meer in overeenstemming met de feitelijke taken van deze personeelscategorie.
Actie 48 Gehandicapten
De Commissie zal de nodige maatregelen treffen om de toegang van gehandicapten tot activiteiten in het kader van de Europese openbare dienst te vergemakkelijken. In dat verband moet actie worden ondernomen op het gebied van: de organisatie van vergelijkende onderzoeken, loopbaanontwikkeling, administratieve begeleiding, en de uitrusting van kantoren en gebouwen. Verder wordt bepaald welke posten het meest geschikt zijn voor mensen met een handicap.
Actie 49 Raciale en etnische verscheidenheid
Ofschoon in het statuut expliciet is bepaald dat niet mag worden gediscrimineerd op grond van ras, is de samenstelling van het personeel van de EU-instellingen geen afspiegeling van de etnische verscheidenheid van het Europa van vandaag. De Commissie zal de nodige maatregelen treffen om een meer proactief beleid in te voeren ter verbetering van de raciale en etnische verscheidenheid. Hiervoor zal met de lidstaten moeten worden samengewerkt.
Actie 50 Leeftijd
De Commissie zal de leeftijdsgrens voor aanwerving via algemene vergelijkende onderzoeken afschaffen. Het overleg met de andere instellingen over de afschaffing van de leeftijdsgrens voor aanwerving bij alle EU-instellingen is gaande, en de Commissie wil graag het voorbeeld geven (zie ook Actie 27).
Actie 51 Sexuele geaardheid
Er worden voorwaarden vastgesteld voor de erkenning van stabiele relaties tussen twee niet-gehuwde partners.
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST
Actie 47-51 DG Personeelszaken en administratie, met assistentie van Groep voor planning en coordinatie van menselijk kapitaal.
4. TIJDSCHEMA
Actie 47-51 Oktober 2000: Overlegdocument met een algemene evaluatie van de lopende activiteiten
op het gebied van de gelijke kansen en een actieplan voor de komende jaren, met een ontwerp-voorstel betreffende de vereiste statuutswijzigingen.
Mei 2001: presentatie van het voorstel voor de statuutwijzigingen aan het Interinstitutioneel Comite voor het Statuut (na intern overleg binnen de Commissie).
December 2001: Indiening van een voorstel van de Commissie bij de Raad betreffende de wijziging van het statuut.
XVIII - EEN BETER ARBEIDSKLIMAAT EN SOCIAAL BELEID
1. DOEL
Een beter arbeidsklimaat is van het grootste belang om de arbeidssatisfactie van het personeel van de Commissie te vergroten en om dat personeel optimaal te laten functioneren. Alle aspecten van de hervorming zullen bijdragen tot een verbetering van de arbeidsomstandigheden bij de Commissie: er komt meer duidelijkheid over verantwoordelijkheden, en de taken en middelen worden beter op elkaar afgestemd via activiteitsgestuurd management en externalisering; er worden efficientere en gedecentraliseerde werkmethodes toegepast; en er wordt een betere financiele controle uitgevoerd. Ook de algemene hervorming van het beleid inzake menselijk kapitaal zal hiertoe bijdragen.
Er moet specifiek actie worden ondernomen om het directoraat-generaal Personeelszaken en administratie klantvriendelijker te maken. Tevens moeten maatregelen worden getroffen om het vrouwen en mannen gemakkelijker te maken hun werk en hun priveleven te combineren, wat ook zal bijdragen tot de bevordering van gelijke kansen. Verder is het sociaal beleid van de Commissie toe aan een herziening.
2. NIEUWE ACTIES
Actie 52 Een meer op dienstverlening gericht directoraat-generaal Personeelszaken en administratie
Er is al een initiatief gestart om de kwaliteit van de dienstverlening aan het personeel van de Commissie te screenen. Vice-voorzitter Kinnock wordt bij het verbeteren van de dienstverlening en bij het uitstippelen van toekomstige maatregelen geadviseerd door een representatief "klantenpanel" dat is samengesteld uit personeelsleden van de Commissie.
Met name wordt nagegaan hoe de klassieke administratieve procedures (vergoeding ziektekosten, afgifte van verklaringen en attesten) vlotter kunnen worden afgewikkeld om aan redelijke verwachtingen van het personeel te kunnen voldoen. Verder wordt aandacht besteed aan een verbetering op het gebied van de openbare aanbestedingen van de Commissie met de bedoeling het personeel betere en beter ingerichte kantoorruimte te verschaffen; er wordt een salarisafrekeningssysteem ingevoerd dat het de ambtenaren gemakkelijker maakt om regelmatig een gedeelte van hun inkomen aan liefdadigheidsinstellingen te schenken; en de manier waarop de telefooncentrale van de Commissie functioneert wordt verbeterd.
De volgende concrete verbeteringen staan al op de agenda:
Oprichting van een Infodienst tegen 1 maart 2000. Deze dienst fungeert als centraal contactpunt tussen DG's en de individuele personeelsleden: hij beantwoordt routinevragen en geeft voor complexere zaken de naam van contactpersonen door. De Infodienst zal zich ontwikkelen tot een “one-stop-shop” voor alle klanten van het directoraat-generaal Personeelszaken en administratie, en geeft per telefoon, per e-mail en in het kader van specifieke bijeenkomsten antwoord op individuele vragen.
Toezegging om de vergoeding van dienstreiskosten binnen 30 dagen af te wikkelen.
Actie 53 Combinatie van werk en priveleven
De volgende maatregelen zijn gepland:
• Ouderschapsverlof (mogelijkheid voor beide ouders om na de geboorte of adoptie van een kind een jaar verlof te nemen). Het is de bedoeling om in ieder geval de sociale zekerheidsvoorzieningen tijdens het verlof te laten doorlopen. De consequenties voor de begroting, en de aspecten als ancienniteit, pensioenrechten en bezoldiging moeten echter nog nader worden onderzocht;
• Verlof om familiale redenen (net als hierboven, maar in dit geval gaat het om familiale redenen die niet beperkt zijn tot de zorg voor een kind, maar die ook betrekking kunnen hebben op ouders, broers of zussen, enz.). Dit is met name belangrijk omdat veel personeelsleden ver, en soms erg ver, van hun familie (in het land van herkomst) wonen;
• Meer flexibiliteit in de arbeidsomstandigheden (flexitijd; deeltijd; "job-sharing"; telewerken). Doel is dat ieder personeelslid het recht krijgt om op deeltijdbasis te gaan werken. De consequenties voor de begroting moeten echter nog nader worden bekeken. Een werkgroep van het directoraat-generaal Personeelszaken en administratie onderzoekt momenteel de praktische aspecten van de invoering van een grotere flexibiliteit. De resultaten van de proefprojecten met telewerken worden in het voorjaar 2000 verwacht; zij zullen als basis dienen voor verder overleg;
• Moederschapsverlof: de huidige bepalingen inzake duur en voorwaarden moeten worden verbeterd. Daarbij moet met name rekening worden gehouden met bijzondere situaties, zoals de geboorte van meerlingen, en ziekte die verband houdt met de zwangerschap;
• Vaderschapsverlof: de huidige regeling is zeer beperkt en moet worden verbeterd.
Daar staat dan wel tegenover dat een oplossing moet worden gevonden voor de problemen die ontstaan als ambtenaren wegens ouderschapsverlof, verlof om familiale redenen, moederschapsverlof of vaderschapsverlof, of in verband met flexibele werktijden, afwezig zijn. Dit probleem moet met de nodige aandacht worden bekeken omdat iedere mogelijke formule budgettaire consequenties heeft: "job-sharing", het opnemen van een postenreserve in de personeelsformatie, of het vormen van een kredietenreserve voor de aanwerving van hulpfunctionarissen.
Er worden voorwaarden vastgesteld voor de erkenning van stabiele relaties tussen twee niet-gehuwde partners. Ook moeten er betere regelingen komen voor stellen waarvan beide partners ambtenaar zijn. Dit geldt met name voor de voorwaarden inzake de toekenning van verlof om redenen van persoonlijke aard (CCP) wanneer een van de beide ambtenaren wordt aangesteld in een delegatie in een derde land: momenteel mag dat verlof maximaal vijf jaar duren, maar opeenvolgende plaatsingen op posten in delegaties kunnen een langere periode bestrijken.
Tot slot moeten er maatregelen worden getroffen op het gebied van de sociale infrastructuur (zie "sociaal beleid" hieronder). Bij het vaststellen van nieuwe bepalingen moet ten volle rekening worden gehouden met de consequenties daarvan voor de mogelijkheden waarover de Commissie moet beschikken om op ruime geografische basis aan te werven, met de voorwaarden die in de lidstaten gelden, en met andere kosten van administratieve en budgettaire aard.
Actie 54 Sociaal beleid
Het sociaal beleid van de Commissie moet worden herzien in het licht van de volgende doelstellingen:
• Verbetering van de voorzieningen voor kinderopvang;
• Begeleiding van nieuwe personeelsleden, hun partners en gezinnen, om ze te helpen zich aan het leven in een ander land aan te passen;
• Bijstand aan personeelsleden die met specifieke problemen te kampen hebben en aan gepensioneerden;
• Sportcentrum: de mogelijkheden van het centrum in Overijse en het gebruik ervan moeten opnieuw worden bekeken.
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST
DG Personeelszaken en administratie, met assistentie van de Groep planning en coordinatie personele middelen
Juli 2000: Instelling van een "klantenpanel".
Actie 52
Actie 53
Actie 54
Februari 2001: Besluit over de toekomstige rol van DG Personeelszaken en administratie en over de verbeteringen die in dat DG moeten worden ingevoerd.
Oktober 2000: Overlegdocument met een algemene evaluatie van de lopende activiteiten op het gebied van de verbetering van de arbeidsomstandigheden, en een actieplan voor de komende jaren, met ontwerp-voorstellen betreffende de vereiste statuutswijzigingen.
Mei 2001: Presentatie van het voorstel voor statuutswijzigingen aan het Interinstitutioneel comite voor het statuut (na intern overleg binnen de Commissie).
December 2001: Indiening van een Commissie-voorstel tot wijziging van het statuut bij de Raad.
Oktober 2000: Overlegdocument over het sociaal beleid met een algemene evaluatie van het huidige beleid en een actieplan voor de komende jaren.
XIX - TRANSPARANTIE VAN HET PERSONEELSBELEID
1. DOEL
Sommige hervormingsacties op het gebied van het personeelsbeleid kunnen alleen worden uitgevoerd als het ambtenarenstatuut wordt gewijzigd. De aspecten die moeten worden gewijzigd, zijn bij elke actie vermeld. Voorts is aangegeven waar verder moet worden nagedacht over de wenselijkheid van een wijziging. Aan het beginsel dat voor alle instellingen een en hetzelfde statuut geldt, wordt niet geraakt.
De rechtsvoorschriften die op grond van het statuut zijn vastgesteld, moeten worden vereenvoudigd en gecodificeerd. De resultaten hiervan zullen voor alle personeelsleden toegankelijk worden gemaakt. Voorts moeten de administratieve procedures van de Commissie voor de toepassing van het statuut worden verbeterd, zodat juiste toepassing van het statuut gewaarborgd is. Tevens moet worden nagegaan of het statuut geen duidelijk achterhaalde bepalingen bevat. Het uiteindelijke doel van deze acties is de rechten en de plichten van het personeel transparant te maken.
2. NIEUWE ACTIES
Actie 55 Duidelijke regels, en duidelijkheid bij de toepassing ervan
Door wijzigingen in de uitvoeringsbepalingen en in de adminstratieve procedures kan er al veel worden verbeterd. De teksten over de uitvoering van het statuut zullen worden gecodificeerd en vereenvoudigd om transparante en rechtvaardige toepassing van het statuut te garanderen. In afwachting van die vereenvoudiging moet al het mogelijke worden gedaan om de bestaande regels zo efficient, duidelijk en consequent mogelijk toe te passen. In elk geval zullen de administratieve procedures van de Commissie voor de toepassing van het statuut worden herzien.
De transparantie zal worden verbeterd door een geconsolideerde versie van het statuut, alsmede van uitvoeringsbepalingen, belangrijke besluiten van de Commissie en administratieve basisbesluiten via het intranet van de Commissie bekend te maken. De teksten zullen regelmatig worden bijgewerkt.
Actie 56 Het statuut
Het statuut zal - volledig in overleg met de personeelsvertegenwoordiging - worden onderzocht op duidelijk achterhaalde bepalingen die niet nodig zijn om het permanente karakter, de onafhankelijkheid en de kwaliteit van het Europese ambtelijk apparaat te waarborgen. Dit betekent niet dat de inschakeling van paritaire comites, die uit vertegenwoordigers van het personeel en van de administratie bestaan, bij het personeelsbeleid van de Commissie (en van andere instellingen) ter discussie komt. Wel zullen de rol en de wijze van functioneren van deze comites opnieuw worden bekeken om hun efficientie te verhogen.
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST
Actie 55-56 DG personeelszaken en administratie, met assistentie van de Groep voor planning en coordinatie inzake menselijk kapitaal.
Juli 2000: on line-publicatie van de geconsolideerde versie van het statuut en van daarmee verband houdende besluiten en documenten van de Commissie.
Actie 55
Actie 56
December 2000: resultaten van de herziening van de administratieve procedures voor de toepassing van het statuut.
December 2000: resultaten van onderzoek van het statuut. Afhankelijk hiervan, eerste lezing door de Commissie van een voorstel tot wijziging van het statuut.
Mei 2001: na overleg met de vakbonds- en beroepsorganisaties dient de Commissie een voorstel in bij het Interinstitutioneel comite voor het statuut.
December 2001: indiening van het voorstel bij de Raad.
XX - TUCHTREGELING
1. DOEL
Elke organisatie heeft rechtvaardige en doeltreffende tuchtregels nodig. In de Commissie vergt dit een duidelijk geheel van regels en richtsnoeren over de rechten en de plichten van de ambtenaren, adequate stimuli, rechtvaardige, doeltreffende en efficiente tuchtprocedures, en passende sancties wanneer personeelsleden bij het vervullen van hun ambtelijke plichten in gebreke blijven.
De huidige tuchtprocedures van de Commissie vertonen een aantal tekortkomingen, zoals met name het ontbreken van een tuchtraad die op stabielere basis werkzaam is. Verder verlopen de procedures vaak te langzaam en zijn de personeelsleden onvoldoende gei'nformeerd over hun verplichtingen en de mogelijke consequenties van het niet-nakomen van die verplichtingen.
Een groot aantal verbeteringen is mogelijk binnen de bestaande regels. Op sommige punten zal het statuut moeten worden gewijzigd om de regeling te verbeteren in het belang van de verdachten, hun collega's en de instelling.
2. NIEUWE ACTIES
Actie 57 Administratieve verbeteringen
Preventieve maatregelen, waaronder de publicatie van een vademecum waarin de rechten en de plichten van de ambtenaren duidelijk zijn uitgelegd; interne voorschriften voor het inleiden van procedures; oprichting van een verruimd permanent secretariaat van de tuchtraad; richtsnoeren betreffende op de ernst van de fout afgestemde sancties; bepalingen die het fraudebestrijdingsbureau OLAF in staat stellen in de tuchtraad te getuigen wanneer het relevant onderzoek heeft verricht; bekendmaking van de tuchtbesluiten (waaruit de namen zijn verwijderd om de vertrouwelijkheid te beschermen).
Actie 58 Verbeteringen in het statuut
Explicitering en verduidelijking van de onderzoeksbevoegdheid; oprichting van een interinstitutionele tuchtraad; wijziging van de voorschriften voor de schorsing, in ernstige gevallen, van ambtenaren tijdens de tuchtprocedure; oprichting van een rechtsdienst om bij geschillen het standpunt van de administratie voor te bereiden en aan de tuchtraad voor te leggen en de vragen van de tuchtraad te beantwoorden (momenteel komt de beklaagde, meestal vertegenwoordigd door advocaten, voor de tuchtraad. Het standpunt van de administratie wordt schriftelijk aan de tuchtraad voorgelegd en de administratie is daarna niet meer vertegenwoordigd in de procedure voor de tuchtraad).
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST
Actie 57-58 DG personeelszaken en administratie, met assistentie van de Groep voor planning en coordinatie inzake menselijk kapitaal en van het Secretariaat-generaal.
Oktober 2000: overlegdocument over de tuchtregeling, met voorstellen voor de verbetering van de administratieve procedures en statuutswijzigingen.
Actie 57-58
Oktober 2000: goedkeuring van een ontwerpbesluit van de Commissie betreffende administratieve verbeteringen van de tuchtprocedures.
Oktober 2000: eerste lezing door de Commissie van een voorstel tot wijziging van het statuut.
April 2001: goedkeuring van het besluit van de Commissie inzake administratieve verbeteringen.
April 2001: indiening van een voorstel tot wijziging van het statuut bij het Interinstitutioneel comite voor het statuut, na overleg met de vakbonds- en beroepsorganisaties.
December 2001: indiening van het voorstel tot wijziging van het statuut bij de Raad.
XXI - REGELS VOOR KLOKKENLUIDEN
1. DOEL
In een besluit van de Commissie van 2 juni 1999 zijn aan het personeel duidelijke instructies gegeven over de wijze waarop het onregelmatigheden moet melden.
De personeelsleden moeten hun diensthoofd of directeur-generaal, de secretaris-generaal of het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) inlichten als zij aanwijzingen vinden van mogelijke fraude, corruptie of andere onwettige activiteiten die de belangen van de Gemeenschappen schaden. Die verplichting geldt ook bij aanwijzingen voor ernstig plichtsverzuim dat aanleiding kan geven tot tucht- of strafrechtelijke vervolging. Personen die deze verplichtingen nakomen, mogen niet onrechtvaardig of discriminerend worden behandeld omdat zij dergelijke informatie meedelen.
2. NIEUWE ACTIES
Actie 59 In het statuut op te nemen rechten en plichten met betrekking tot het melden van wandaden
De regels inzake klokkenluiden moeten o.m. de volgende waarborgen bieden: bescherming voor de klokkenluider die te goeder trouw en in het algemeen belang handelt, daarbij geen persoonlijk voordeel nastreeft en de procedures van zijn dienst in acht neemt; bescherming tegen valse aantijgingen; de mogelijkheid om wandaden te melden via interne kanalen in elke dienst van de Commissie, zonder dat daarbij noodzakelijk de hierarchische weg moet worden gevolgd; bepaling van meldingskanalen buiten de Commissie en van de omstandigheden waarin onthullingen aan die kanalen moeten worden beschermd; verduidelijking dat het voor managers in de Commissie niet volstaat dat een zaak aan het OLAF voor onderzoek wordt gemeld, maar dat zij zelf het nodige moeten doen om de onder hun aandacht gebrachte problemen te verhelpen.
Actie 60 Oprichting van een centrale bemiddelingsdienst
Voortbouwend op de bestaande ombudsdienst moet een centrale bemiddelingsdienst worden opgericht die verdere bijstand en onpartijdig advies verleent en fungeert als een contactpunt voor gevallen waarbij geen sprake is van vermoedelijke fraude of activiteiten die de financiele belangen van de Gemeenschap schaden.
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST
Actie 59-60 DG personeelszaken en administratie, met assistentie van de Groep voor planning en coordinatie inzake menselijk kapitaal and SG.
4. TIJDSCHEMA
Actie 59-60 Oktober 2000: overlegdocument over regels inzake klokkenluiden, met voorstellen voor noodzakelijke wijzigingen in het statuut en duidelijker voorschriften inzake het melden van wandaden aan het OLAF.
Oktober 2000: goedkeuring van een ontwerpbesluit van de Commissie tot vaststelling van regels voor personeelsleden die ongeoorloofd gedrag melden volgens de bestaande procedures.
Oktober 2000: ontwerp voor een interinstitutioneel akkoord inzake klokkenluiden. December 2000: oprichting van een centrale bemiddelingsdienst.
Maart 2001: goedkeuring van het besluit van de Commissie.
XXII - SALARISSEN EN PENSIOENEN
1. DOEL
Het Europese ambtelijk apparaat moet zijn functie onafhankelijk en in permanent verband kunnen blijven uitoefenen en de Commissie moet personeel van het hoogste kwaliteits- en bekwaamheidsniveau kunnen aantrekken en in dienst houden om haar belangrijke taken te kunnen vervullen. Met name moet de bezoldiging op een zodanig peil liggen dat voldoende personen van kwaliteit uit alle lidstaten belangstelling hebben voor deze ambten zodat, zoals het statuut vereist, in de samenstelling van het ambtelijk apparaat voor een zo breed mogelijk geografisch evenwicht kan worden gezorgd. In het licht hiervan verbindt de Commissie zich ertoe erop toe te zien dat de hervorming niet leidt tot een verslechtering van de arbeidsvoorwaarden van het huidige personeel.
De volgende jaren staat het salaris- en pensioenstelsel voor grote uitdagingen. Ten eerste verstrijkt de huidige methode voor de jaarlijkse aanpassing van de salarissen (met inbegrip van toelagen en pensioenen) van het personeel van alle EU-instellingen op 1 juli 2001. De Commissie zal tijdig in 2000 een nieuwe regeling moeten voorstellen om deze methode te vervangen. Ten tweede zal de Commissie in de komende jaren een voorstel moeten indienen om ervoor te zorgen dat het pensioenstelsel op lange termijn in evenwicht blijft.
Tijdens het overleg heeft het personeel terecht opgemerkt dat deze kwesties in principe los staan van de hervorming. Wel is het zo dat de hervorming een extra dimensie aan de onderhandelingen over de methode en de pensioenen zal toevoegen. In dit actieplan worden belangrijke wijzigingen in het statuut voorgesteld, en sommige daarvan (bijvoorbeeld de lineaire loopbaanstructuur, de vervroegde pensionering en sociale bepalingen) hebben consequenties voor de totale budgettaire uitgaven van de lidstaten voor het personeel van de EU-instellingen. Wegens de tijd die nodig is om de wettelijk vereiste overlegprocedures te doorlopen (zie het bijgevoegde tijdschema), kan de Commissie onmogelijk nog dit jaar bij de Raad een voorstel indienen dat met deze consequenties rekening houdt. Het voorstel van de Commissie aan de Raad betreffende de wijzigingen die in het kader van de hervorming in het statuut moeten worden aangebracht, is gepland voor december 2001.
Het ziet er dus naar uit dat in de Raad twee afzonderlijke reeksen onderhandelingen zullen worden gevoerd - de eerste over de methode vanaf juni 2000 en de tweede over de wijziging van het statuut vanaf december 2001. Beide hebben budgettaire consequenties. Dit scenario zal waarschijnlijk contraproductief zijn voor alle betrokkenen. Het biedt niet de mogelijkheid alle budgettaire consequenties van de maatregelen met betrekking tot de salarissen van het EU-personeel in hun geheel te bezien. Voor het personeel zou voor een middellange periode materiele onzekerheid ontstaan, aangezien in beide onderhandelingsrondes financiele aspecten ter sprake komen. Naar alle waarschijnlijkheid zouden als gevolg van dergelijke overwegingen de voorstellen van de Commissie voor diepgaande hervormingen in het gedrang worden gebracht of zelfs afgezwakt moeten worden.
De vraag is dus hoe deze twee punten - enerzijds salarissen en pensioenen, anderzijds de hervorming - het best kunnen worden aangepakt om het uiteindelijke doel te bereiken, namelijk de uitvoering van deze ambitieuze hervorming met behoud van de bezoldiging op een zodanig peil dat de EU-instellingen hooggekwalificeerd en veeltalig personeel kunnen aantrekken en in dienst houden.
NIEUWE ACTIES
2.
Actie 61 Salarissen en pensioenen: voorgestelde aanpak
Aangezien er een zeer reeel verband bestaat tussen salarissen en pensioenen enerzijds en de hervorming anderzijds, en twee opeenvolgende grote onderhandelingsrondes een zeer complex gebeuren zijn, bestaat de beste oplossing voor het personeel, de Commissie en de Raad in een enkele allesomvattende onderhandelingsronde met de Raad, waar zowel de salarissen en pensioenen als de herziening van het statuut aan bod komen.
Om dit doel te bereiken zou de Commissie in de loop van dit jaar bij de Raad een voorstel moeten indienen dat twee onderdelen omvat. Een eerste onderdeel zou een voorstel zijn om de huidige methode, de tijdelijke bijdrage, de salarisstructuur en de pensioenregeling te verlengen voor een korte periode van ten hoogste twee jaar. In een tweede onderdeel zou de Commissie zich ertoe verbinden om de Raad tegen december 2001 een geintegreerd pakket voor te leggen betreffende de herziening van het statuut, een nieuwe methode en maatregelen om te zorgen voor een evenwichtig pensioenstelsel op lange termijn. Op deze manier zou er ruim voldoende tijd zijn om tot een akkoord in de Raad te komen voordat dan de methode midden 2003 verstrijkt. Tegen een dergelijke aanpak, die grote praktische voordelen biedt, bestaan geen juridische bezwaren.
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST
DG personeelszaken en administratie
4. TIJDSCHEMA
Actie 61 Juni 2000: mededeling van de Commissie
FIGUUR II
I. HERVORMING VAN HET PERSONEELSBELEID - VOORBEELDEN VAN GESPREKSONDERWERPEN, MET
BUBEHORENDTUDSCHEMA
(A) SOCIAAL BELEID - ARBEIDSVOORWAARDEN & GELIJKE KANSEN Indiening bij de Raad van een voorstel
tot wijziging van het statuut
Interinstitutioneel comite
A
Overleg met de vakbonds- en beroepsorganisaties
/-^s--Nr
| 7 8 9 1 juli aug sept o | o 1i i2 1 2 3 4 5 kt nov dec 2001 feb maart apr n | j 6 7 8 9 i ei juni juli aug sept o | o i'i kt nov | ||
| juni2000 | dec 2001 |
Overlegdocument
De Commissie onderzoekt de voorstellen na afloop van het interinstitutioneel overleg
De Commissie legt de voorgestelde wijzigingen in het statuut voor met het oog op interinstitutioneel overleg
(A) HUIDIG STANDPUNT VAN DE RAAD
| 1 7 | —1— 8 | —1— 9 | —1— io | -1— ii | -1— I2 | -1— i | —1— 2 | —1- 3 | ^— 4 | —1— 5 | ( | —1— 7 | —1— 8 | —1— 9 | —1— io | —1- ii | |
| juli | aug | sept | okt | nov | dec | 2001 | feb | maart | apr | mei | ju | ni | juli | aug | sept | okt | nov |
De huidige methode verstrijkt
Indiening bij de Raad van een voorstel inzake de methode, de toelagen & de pensioenen
dec 2001
2000
juni
(B) AANPAK VAN DE COMMISSIE
| 1 7 | —1— 8 | —1- 9 | ^- io | -1- ii | —1— I2 | ^- i | n— 2 | —1- 3 | ^— 4 | —1— 5 | —1— 6 | —1— 7 | —1— 8 | —1— 9 | ^— io | —1- ii |
| juli | aug | sept | okt | nov | dec | 2001 | feb | maart | apr | mei | juni | juli | aug | sept | okt | nov |
Mededeling van de Commissie over een aanpak in twee fasen: (1) voorstel om de huidige Indiening bij de Raad van een
methode ongewijzigd te verlengen met twee jaar (pensioenen en toelagen - Bijlage VII); geintegreerd voorstel betreffende
(ii) verbintenis om in december 2001 een geintegreerd voorstel in te dienen het statuut, de methode en de pensioenen
XXIII - CONSEQUENTIES VAN DE HERVORMING VOOR DE PERSONELE
MIDDELEN
1. DOEL
Door de hervorming zullen de efficiency en de doeltreffendheid van de werkzaamheden van de Commissie worden verhoogd en zullen personele middelen vrijkomen die voor kernactiviteiten kunnen worden ingezet. Om, naarmate de nieuwe systemen worden ingevoerd, van deze voordelen te profiteren, zal evenwel eerst moeten worden gei'nvesteerd. De Commissie heeft reeds personeel overgeplaatst voor de kernsectoren van de hervorming, zoals financiele controle en activiteitsgestuurd management in de directoraten-generaal. In het kader van de hervorming moet ook worden gei'nvesteerd in betere vakkennis, modernere IT-voorzieningen en een efficienter gebruik van de personele middelen.
Nu reeds is duidelijk dat sommige hervormingsvoorstellen permanente consequenties zullen hebben voor het personeel. Het betreft met name:
• De ontwikkeling van opleiding als een kernelement van een modern personeelsbeleid;
• De ontwikkeling en ruimere toepassing van informatiesystemen in de centrale administratie en in de delegaties;
• De modernisering van het arbeidsklimaat en van het sociaal beleid, en de uitvoering van een verbeterd programma voor gelijke kansen.
Voorts zal in een aantal diensten tijdelijk extra personeel moeten worden ingezet om bij de uitvoering van de voorgestelde hervormingen de overgang naar de nieuwe systemen mogelijk te maken. Hierbij gaat het met name om:
• De investering in activiteitsgestuurd management in de directoraten-generaal;
• De opstelling van nieuwe richtsnoeren voor het personeelsbeleid in de DG's en de centrale diensten;
• Het wegwerken van de achterstand bij de nog betaalbaar te stellen betalingsverplichtingen en de nog uit te voeren betalingen. Voor de buitenlandse hulp alleen al zijn er nog 4300 dossiers die elk apart moeten worden onderzocht. Sommige gaan terug tot twintig jaar geleden;
• Het financiele beheer in de DG's wanneer de nieuwe systemen worden ingevoerd.
2. NIEUWE ACTIES
Actie 62 Evaluatie van de consequenties van de hervorming voor de personele middelen en beleidsmaatregelen naar aanleiding daarvan
De Commissie zal alle consequenties van de hervorming voor de personele middelen inventariseren in het kader van de raming van de personeelsbehoefte die zij tegen september 2000 zal maken. Zij zal een regeling instellen voor de overplaatsing van personeel binnen en tussen de verschillende diensten om ervoor te zorgen dat de toewijzing van personeel strookt met haar kernactiviteiten en beleidsprioriteiten. Voorts zal een groep van Commissarissen worden opgericht die onder leiding van de Voorzitter alle mogelijkheden voor overplaatsing binnen en tussen de DG's zal onderzoeken en een evaluatie zal maken van de totale personeelsbehoefte. Hierbij zal de mogelijkheid om niet-kernactiviteiten te externaliseren wanneer dit efficienter is en de verantwoordingsplicht niet schaadt, ten volle in aanmerking worden genomen.
Als uit deze evaluatie blijkt dat de Commissie, na herschikking van het personeel, over te weinig personeelsleden beschikt om haar kernactiviteiten en beleidsprioriteiten uit te voeren, zal zij op basis van aanbevelingen van de groep Commissarissen een voorstel bij de begrotingsautoriteit indienen om het
juni
2000
dec 2001
nodige extra personeel beschikbaar te stellen. Dit zou in September 2000 gebeuren via een nota van wijzigingen.
Voorts zullen ongeveer 200 ambten voor twee jaar (2000-2001) ter beschikking worden gesteld om de initiele maatregelen in het kader van de hervorming te kunnen uitvoeren. Deze ambten zullen worden toegewezen op basis van een lijst van in aanmerking komende activiteiten. Zij zullen worden vrijgemaakt door het aantal ongebruikte posten van de personeelsformatie te verkleinen. Uiteraard zal bij deze maatregel rekening worden gehouden met het maximumaantal ambten dat volgens de personeelsformatie is vastgesteld en met het maximumbedrag aan kredieten volgens titel A-1 van de begroting.
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST
DG begroting en DG personeelszaken en administratie.
4. TIJDSCHEMA
Actie 62 April 2000: voorontwerp van begroting voor 2001.
Mei 2000: besluit van het college over de toewijzing van 200 ambten.
September 2000: mededeling van de Commissie over de personeelsbehoefte.
XXIV - BEVOEDHEDEN, VERANTWOORDELIJKHEID EN VERANTWOORDINGSPLICHT VAN ORDONNATEURS EN LIJNMANAGERS
1. DOEL
De voorwaarden om een echt verantwoordelijkheidsgevoel te creeren, zijn: ten eerste, duidelijke taakomschrijvingen; ten tweede, dat iedereen weet wat zijn verantwoordelijkheden zijn en wat ze inhouden; en ten derde, billijke en geloofwaardige instrumenten om overtredingen van de regels aan te pakken.
Financieel management betreft het beheren van financiele middelen van de Gemeenschap die voor het bereiken van de doelstellingen van activiteiten moeten worden besteed; het is maar een van de aspecten van het operationeel management van die activiteiten. De delegatie van de ordonnantiebevoegdheid moet daarom coherent zijn met de verantwoordelijkheidsketen binnen het managementproces, die loopt van de gewone ambtenaar, via de directeur-generaal, naar de Commissie. Daarom moet de persoon die het operationele besluit neemt tot uitvoering van een actie waarmee uitgaven gemoeid zijn, zoveel mogelijk ook degene zijn die de uitgaven toestaat.
De taken en verantwoordelijkheden van de ordonnateur en die van de operationeel manager kunnen in dit verband dus niet van elkaar worden losgekoppeld. Het is van belang dat het rentmeesterschap over Gemeenschapsmiddelen wordt toevertrouwd aan personen die over de vereiste kwaliteiten beschikken.
3. NIEUWE ACTIES
Actie 63 Taakomschrijving voor alle financiele actoren
Er zullen duidelijke regels inzake rechten en plichten van alle financiele actoren (ordonnateurs, rekenplichtigen, financieel controleurs), met een precieze omschrijving van de verantwoordelijkheden, worden opgesteld. Alle financiele actoren zullen deze regels bij hun aanstelling ontvangen en een adequate opleiding krijgen. Wie de in dit charter vastgelegde gedragsregels overtreedt, zal de verleende bevoegdheden worden ontnomen. In het charter zal worden bepaald welke autoriteit tot intrekking bevoegd is en welke procedure daarbij zal worden gevolgd.
Actie 64 Delegatie van bevoegdheden
De bevoegdheid om uitgaven toe te staan, zal door de Commissie worden verleend aan ambtenaren van de Gemeenschap, op wie de aansprakelijkheidsregels van het Statuut van toepassing zijn. Het charter voor ordonnateurs zal regels bevatten voor de delegatie van de ordonnantiebevoegdheid binnen de diensten. De persoon die het operationele besluit neemt tot uitvoering van een actie die uitgaven meebrengt, moet zoveel mogelijk ook degene zijn die als ordonnateur optreedt. Op sommige specifieke, nader te bepalen, gebieden zou de bevoegdheid om uitgaven goed te keuren bij het College kunnen blijven; in dat geval zal de administratieve verantwoordelijkheid van de dienst die de uitgaven beheert, worden geregeld overeenkomstig de regels die intern binnen de Commissie gelden voor de uitvoering van de begroting.
Actie 65 Afschaffing van voorafgaande visering door een centraal orgaan
De verplichting om voorafgaand aan het aangaan van betalingsverplichtingen of het toestaan van uitgaven, goedkeuring van de Financieel Controleur te verkrijgen, zal komen te vervallen. Ook zal het niet langer verplicht zijn om voordat een overeenkomst wordt gesloten het advies van de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten in te winnen. (Zie Hoofdstuk V-XXVIII - De Overgangsfase, voor overgangsregelingen in afwachting dat het Financieel Reglement wordt aangepast). De rekenplichtigen zullen de juistheid van de door ordonnateurs verleende kwijtingen niet controleren.
Voor deze actie is een eenparig besluit van de Raad tot herziening van het Financieel Reglement nodig en moet het advies van de Rekenkamer en van het Europees Parlement worden ingewonnen.
Actie 66 Panelfinanciele onregelmatigheden
Zonder dat daarmee afbreuk wordt gedaan aan de rol van OLAF, zal de directeur-generaal van een dienst, voordat hij een disciplinaire procedure inleidt, financiele vergissingen of gevallen waarin onregelmatigheid wordt vermoed zonder dat er sprake is van fraude, voorleggen aan een Panel Financiele onregelmatigheden, dat als een soort van helpdesk advies zal verstrekken. Dit panel zal onderzoeken of het systeem tekortkomingen vertoont en zo ja, wat de rol is van de persoon die verantwoordelijk is voor het management- en controlesysteem. Het Panel zal een adviserende taak hebben; deze procedure is een tussenstadium tussen de ontdekking van een onregelmatigheid en de eventuele inleiding van een formele disciplinaire procedure. De betrokken ambtenaar dient het recht te hebben door het Panel te worden gehoord. Voor zover mogelijk zal het Panel corrigerende of preventieve maatregelen aan de directeur-generaal aanbevelen. Het Panel kan een beroep doen op de dienst Interne Audit (zie Actie 68) om via een bijzondere audit bepaalde feiten te onderzoeken.
Actie 67 Het Statuut de enige maatstaf voor financiele aansprakelijkheid
De financiele aansprakelijkheid van ambtenaren die in welke hoedanigheid ook bij het beheer van activiteiten met een financiele impact betrokken zijn, zal in het Statuut van de ambtenaren worden geregeld. De hierdoor redundant wordende bepalingen van het Financieel Reglement in zijn huidige vorm welke op de financiele actoren betrekking hebben, zullen naar aanleiding van de reglementsherziening worden geschrapt. Deze maatregel heeft geen gevolgen voor de aansprakelijkheidsregeling voor rekenplichtigen waarin het Financieel Reglement voorziet.
3.
Actie
Actie
Actie
Actie
Actie
4.
Actie
Actie
Actie
Actie
Actie
EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST(EN)
63 DG Begroting, TFAR, met assistentie van de Groep voor planning en coordinatie (GPC) inzake financiele circuits.
64 Alle DG's, DG Begroting, met assistentie van de GPC financiele circuits.
65 DG Begroting, met assistentie van de GPC financiele circuits.
66 DG Begroting, met assistentie van TFAR, DG ADMIN.
67 DG Begroting
TIJDSCHEMA
63 mei 2000 (besluit van de Commissie).
64 begin 2001 (goedkeuring van de interne regels van de Commissie voor de uitvoering van de begroting 2001).
65 april 2000 (Voorstel voor herziening van Financieel Reglement).
66 juni 2000 (besluit van de Commissie).
67 april 2000 (Voorstel voor herziening van Financieel Reglement).
XXV - OPRICHTING VAN EEN CENTRALE DIENST INTERNE AUDIT
1. DOEL
Gezien de omvang en de complexiteit van haar financiele operaties moet de Commissie ervan op aankunnen dat de financiele risico's behoorlijk worden beheerd en dat de middelen doelmatig worden gebruikt. Zij heeft behoefte aan een algemene strategie voor de permanente monitoring van de werking van de interne controlesystemen en van de controles op de uitgaven die uit de EU-Begroting, inkomsten of eigen middelen worden gefinancierd.
Een geschikte manier om de auditwerkzaamheden van de Commissie te structureren, zou erin bestaan systematische controles na de uitvoering van verrichtingen en verificaties van de gebruikte systemen ter plaatse te laten verrichten door gespecialiseerd personeel van de controle-units van de DG's (zie Actie 81). Ter completering daarvan zou een centrale dienst Interne audit actief zijn, met als belangrijkste taak de werking van de binnen de Commissie ingestelde interne controlefuncties en -systemen te analyseren.
De nieuwe dienst zal als opdracht hebben het management bij de Commissie op de volgende terreinen te ondersteunen: (1) risicobeheersing , (2) uitoefening van toezicht op de regelmatigheid, (3) onafhankelijke beoordeling van de kwaliteit van het beheer en van de controlesystemen en (4) formulering van aanbevelingen om de doelmatigheid en doeltreffendheid van de operaties te verbeteren en een optimale inzet van Commissiemiddelen te garanderen (qua veiligheid en qua kosten-batenverhouding). De dienst Interne Audit heeft in het algemeen tot doel alle activiteiten van de Commissie te auditeren en daarover redelijke zekerheid te verschaffen, en met name op onafhankelijke wijze een oordeel te vellen over de geschiktheid en de deugdelijkheid van de interne controlesystemen van de Commissie voor al haar werkzaamheden, de geschiktheid en de effectiviteit van de systemen en acties te onderzoeken en, meer algemeen, de prestaties van de Commissiediensten wat betreft het uitvoeren van beleid, programma's en acties kwalitatief te evalueren.
De dienst is een hoeksteen van het nieuwe systeem van de Commissie voor middelenbeheer en intern toezicht, en zal op het gebied van management, deskundigheid en capaciteiten aan de hoogste eisen moeten voldoen.
2. RECENTE ACTIES
Bij het huidige DG Financiele Controle is een nieuw ambt van adjunct-directeur-generaal met bevoegdheid voor interne audit gecreeerd. De selectieprocedure is op 3 februari van start gegaan.
De Groep planning en coordinatie Interne Audit heeft zijn eindverslag “A new Framework for Resource Management and Internal Auditing in the Commission” op 22.02.2000 aan de Vice-voorzitter voor Hervorming bezorgd.
3. NIEUWE ACTIES
Actie 68 Oprichting van een onafhankelijke dienst Interne audit tegen mei 2000
Onder directe verantwoordelijkheid van de Vice-voorzitter voor Hervorming zal een onafhankelijke en professionele dienst Interne Audit worden opgericht, in overeenstemming met de aanbevelingen van het Comite van onafhankelijke deskundigen, tweede verslag, 4.13.3. Het hoofd van de nieuwe dienst moet evenveel onafhankelijkheid krijgen als de Financieel controleur momenteel wordt geboden op grond van het Financieel reglement, en moet dus autonoom kunnen beslissen over het uitvoeren van audits, de handhaving van een professioneel niveau van auditing en de inhoud van verslagen. De betrokkene zal een speciaal voor deze functie aangetrokken hooggekwalificeerde en ervaren personaliteit uit de auditsector zijn.
De Commissie zal in maart 2000 een beslissing nemen over de oprichting en de organisatie van de nieuwe dienst. De dienst zal waarschijnlijk een bezetting hebben van, alle rangen bijeen, circa 80 ambtenaren, van wie ongeveer 65 gekwalificeerde en ervaren auditors. De nieuwe dienst zal geleidelijk worden uitgebouwd op grond van de in de Commissie met interne audit opgedane ervaring. Om de aanwezige deskundigheid optimaal te gebruiken, zal aan het personeel van de Commissie een uitnodiging worden gericht opdat degenen die over de nodige deskundigheid en kennis beschikken zich kandidaat zouden stellen, en zal vervolgens een intern vergelijkend onderzoek worden georganiseerd. Er zal ook personeel van buiten de Commissie, onder anderen nationale deskundigen uit de auditdiensten in de lidstaten, worden aangeworven. De voorbereidende werkzaamheden zullen de opstelling van een ontwerp-werkprogramma voor de periode 1 mei-31 december 2000, de opstelling van een gedragscode voor het personeel en de ontwikkeling van een gemeenschappelijke visie op interne audit omvatten. De nieuwe organisatie zal tegen 1 mei 2000 vorm worden gegeven.
Het nieuwe hoofd van de Interne Audit zal voor het einde van 2000 een Intern Auditplan voor 2001 en een Termijnauditplan voor 2001-2003 moeten opstellen. Op basis van de geconstateerde behoeften zal een tweede uitnodiging worden gedaan zodra het hoofd van de dienst over redelijke zekerheid beschikt. Tegen maart 2001 zal de dienst Interne Audit aan het Comite follow-up audit (zie Actie 71) en aan het College het intern auditverslag over 2000 overleggen, waarin zal worden gerapporteerd over de oprichting van de dienst en over de resultaten van de audit van het hervormingsproces in de operationele DG's.
Actie 69 Rapportering en planning van de dienst Interne Audit
Het hoofd van de dienst Interne Audit is onafhankelijk van de andere diensten en kan om het even wanneer zulks nodig wordt geacht, rapporteren aan de Vice-voorzitter voor Hervorming en eventueel aan de Voorzitter en het College. Hij/zij zal op basis van een voortschrijdend driejarig Termijnauditplan een jaarlijks Intern Auditplan opstellen waarin de te verrichten auditwerkzaamheden worden vastgesteld. Beide plannen zullen het risico als uitgangspunt hebben. De dialoog tussen de dienst Interne audit en de personen of diensten waarvan de werkzaamheden worden onderzocht mag niet meer dan een maand in beslag nemen, waarna het auditverslag moet worden voltooid. Het hoofd van de dienst is verantwoordelijk voor alle auditverslagen en dient jaarlijks een Auditverslag over de verrichte werkzaamheden en de bereikte resultaten te presenteren. Het jaarlijks Auditverslag zal openbaar worden gemaakt. Het nieuwe hoofd van de Interne Audit zal voor het einde van 2000 een Intern Auditplan voor 2001 en een Termijnauditplan voor 2001-2003 moeten opstellen.
Actie 70 Scheiding van interne audit en financiele controle
Het streven om de interne audit onafhankelijk te maken door de kansen op conflicten tussen de interne audit en de financiele controle te elimineren, kan worden gerealiseerd door wijziging van artikel 24 van het Financieel reglement in het kader van de herziening en, in afwachting daarvan zoveel mogelijk via een systeem waarbij het hoofd van de dienst Interne Audit - onder verantwoordelijkheid van de Financieel controleur - aan de Vice-voorzitter voor Hervorming rapporteert. De voorgestelde wijziging van het Financieel Reglement houdt in dat een intern auditor bij de Commissie, met equivalente onafhankelijkheid, de bevoegdheid zou uitoefenen die bij het Verdrag aan de financieel controleur is verleend. De Commissie zal bij de Raad, het Parlement en de Rekenkamer aandringen op een snelle goedkeuring van deze wijziging van artikel 24, die afzonderlijk zou moeten worden behandeld. Totdat artikel 24 is gewijzigd, zal de dienst Interne Audit organisatorisch in het huidige DG Financiele Controle moeten worden ingepast, zij het fysiek op een andere plaats, en zal het hoofd van de dienst de positie van adjunct-directeur-generaal voor Interne Audit bij het DG Financiele Controle bekleden. Na die interimperiode zal de dienst Interne Audit een afzonderlijke, onafhankelijke structuur vormen.
Actie 71 Comite Follow-up Audit
Een Comite Follow-up Audit zal het College van commissarissen bijstaan bij het vervullen van zijn verplichtingen uit het Verdrag en andere wettelijke instrumenten en overeenkomsten, door de kwaliteit en de integriteit van de werkmethoden van de Commissiediensten op het gebied van boekhouding, rekenschap en rapportering te garanderen. Het Comite Follow-up Audit zal toezicht houden op de onafhankelijkheid van de dienst Interne Audit en met name op (1) de controlemechanismen van de
Commissie, via de resultaten van de audits van de dienst Interne Audit en de Europese Rekenkamer, (2) de uitvoering van naar aanleiding van audits gedane aanbevelingen, en (3) de kwaliteit van de auditwerkzaamheden. Voorts zal het Comite zorgen voor een doeltreffende communicatie tussen het College, de Rekenkamer, de dienst Interne Audit en de directeuren-generaal en de financiele diensten van de Commissie. Commissarissen en diensten kunnen, via het Comite, de dienst Interne audit verzoeken om assistentie en specifieke audits. Het Comite zal ten hoogste vijf leden tellen, van wie er vier lid van de Commissie zijn, en zal worden voorgezeten door het lid van de Commissie dat bevoegd is voor de begroting. Het vijfde lid zal buiten de Commissie worden gekozen en beschikken over de nodige ervaring en kennis op het gebied van goed bestuur en controle. Het Comite Follow-up Audit zal een raadgevend orgaan zonder uitvoerende bevoegdheden zijn en door een secretariaat worden bijgestaan.
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST(EN)
Actie 68 DG ADMIN (voor personeels- en logistieke aangelegenheden), Task Force Reform (voor Actie 68 -co-ordinatie van andere voorbereidende werkzaamheden tot mei 2000), Hoofd van dienst Interne Audit (voor opstelling van auditcharters).
Actie 69 Dienst Interne audit
Actie 70 DG Begroting
Actie 71 Secretariaat-generaal of DG Begroting (voor voorbereiding en oprichting van een secretariaat).
4.
TIJDSCHEMA
Actie 68 Voor mei 2000 en, wat betreft auditcharters, zo snel mogelijk.
Actie 69 December 2000 (Intern Auditplan 2001 en Termijnauditplan 2001-2003) en maart 2001 (jaarlijks Intern Auditverslag 2000).
Actie 70 April 2000 (presentatie van voorstel voor herziening van Financieel Reglement).
Actie 71 Zo spoedig mogelijk na de goedkeuring van het charter voor het Comite Follow-up Audit.
XXVI - OPRICHTING VAN EEN CENTRALE FINANCIELE DIENST
1. DOEL
Er moet centrale professionele bijstandverlening en advisering worden geboden aan iedereen die te maken krijgt met budgettair en financieel beheer. Dit zal de coherentie in de vaststelling en toepassing van regels, procedures en normen in de hele Commissie vergroten. Het is onlosmakelijk verbonden met de grotere verantwoordelijkheid die financiele actoren wordt gegeven: om verantwoordelijk te kunnen handelen, moeten zij eerst over de nodige kennis en middelen kunnen beschikken.
Anderzijds kan de naleving van regels en procedures het best worden gewaarborgd door deze beschikbaar te stellen voor alle ambtenaren in een geconsolideerde, eenvoudige, duidelijke en vlot toegankelijke vorm. Duidelijke, gemeenschappelijke en geconsolideerde regels en procedures zijn met name dringend nodig op het gebied van subsidies en overheidsopdrachten. Toepassing van concurrentieprocedures voor toekenning van financiele middelen, volledige informatie over financieringsmogelijkheden, eerlijke behandeling van alle inschrijvers, transparante selectieprocedures, bekendmaking van de resultaten, een goede follow-up en evaluatie, zijn principes die rigoureus moeten worden toegepast. Het probleem van de keuze tussen een subsidie en een overheidsopdracht moet worden geregeld. Ten slotte moet de Commissie inzake overheidsopdrachten het goede voorbeeld geven.
2. RECENTE ACTIES
De in 1998 bij DG Begroting opgerichte centrale eenheid contracten is begonnen met de opstelling van standaardcontracten, het verlenen van advies en het ontwerp van een gegevensbank inzake contracten.
In juli 1998 heeft de Commissie overeenstemming bereikt over een vademecum inzake subsidiebeheer, dat sinds 1 januari 1999 moet worden toegepast. De toepassing ervan wordt momenteel geevalueerd en de resultaten daarvan zullen in februari 2000 beschikbaar komen.
3. NIEUWE ACTIES
Actie 72 Oprichting van een Centrale financiele dienst
Een Centrale financiele dienst (binnen DG Begroting) moet het regelgevend kader vastleggen - met inbegrip van sectorale financiele regels - voor het gebruik van Gemeenschapsmiddelen, de minimumeisen inzake interne controles vaststellen, advies geven aan degenen die deze toegewezen middelen beheren en instaan voor terugvorderingen, gemeenschappelijke informatiesystemen inzake financieel beheer ontwikkelen en onderhouden, en - samen met het DG Personeelszaken en administratie en de operationele DG's - opleidingen op financieel gebied organiseren. De dienst moet een gebruiksvriendelijke en interactieve intranetsite ontwikkelen waar alle regels, handboeken en andere inlichtingen te vinden zijn over alle aspecten van rechtstreeks of onrechtstreeks financieel beheer. De dienstverlening moet worden afgestemd op de behoeften van de "klanten" en het jaarverslag van het DG Begroting moet feedback bevatten over de mate van tevredenheid van de gebruikers op basis van een regelmatige enquete. In het kader van de ontwikkeling van voorstellen voor financiele procedures moet de financiele dienst het advies van de dienst Interne Audit inwinnen, teneinde te waarborgen dat de deskundigheid die bij deze dienst aanwezig is voldoende aan bod komt.
Actie 73 Advies over contracten
Oprichting van een eenheid Contracten die ordonnateurs en de Commissie moet adviseren over contracten. Deze eenheid zal worden belast met het opstellen van standaardcontracten, het beheer van de contractendatabank (zie onder) en advisering inzake contractmanagement en de procedures inzake
overheidsopdrachten (zie Actie 94 voor het testen van de fraudebestendigheid van systemen voor contract- en offertebeheer).
Actie 74 Contractendatabank
Alle door de Commissie gesloten contracten en financieringsovereenkomsten moeten worden verwerkt in een centrale gegevensbank. Voortaan zal de Commissie geen voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen meer aannemen voordat alle gegevens over de beoogde contractant in de gegevensbank zijn ingevoerd. De gegevensbank zal alle relevante informatie bevatten over het voorwerp van het contract, de contractant, de begunstigden (met inbegrip van belangrijke onrechtstreeks begunstigden) en de tenuitvoerlegging.
Actie 75 Handboeken voor financieel beheer
De regels zullen worden vastgelegd en verspreid in eenvoudige handboeken die steeds zullen worden bijgewerkt. In deze handboeken zullen de beginselen van goed financieel beheer in praktische termen worden uitgelegd; hierdoor vormen zij een gids voor de aanpak van financiele vraagstukken van het ontwerp van een actie tot de evaluatie van de resultaten. De opleidingen inzake financieel en budgettair beheer zullen op deze handboeken worden gebaseerd.
Actie 76 Contracten en subsidies
De beginselen voor de toekenning van en het toezicht op contracten en subsidies zullen worden vastgelegd in een apart gedeelte van het herziene Financieel reglement.
Overwogen zal worden een orgaan op te richten, onafhankelijk van de ordonnateurs, dat klachten in verband met aanbestedingsprocedures kan afhandelen.
Actie 77 Gebruikersnetwerken
De Centrale financiele dienst zal gebruikersnetwerken tot stand brengen om te zorgen voor een doeltreffende verspreiding van informatie, om goede praktijken op te sporen en uit te wisselen en om feedback te krijgen van operationele diensten. De werking van en het aantal bestaande gebruikersnetwerken zal in dit verband aangepast en gestroomlijnd worden.
4. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST(EN)
Actie 72 DG Begroting, met assistentie van de Groep voor planning en coordinatie (GPC) inzake financiele circuits.
Actie 73 DG Begroting
Actie 74 DG Begroting, met assistentie van de GPC financiele circuits.
Actie 75 DG Begroting, TFRA, met assistentie van de GPC financiele circuits.
Actie 76 DG Begroting, met assistentie van de GPC financiele circuits.
Actie 77 DG Begroting
5. TIJDSCHEMA
Actie 72 Mei 2000 (besluit van de Commissie inzake de oprichting van een Centrale financiele dienst), intranetsite voltooid tegen juni 2001.
Actie 73 Juni 2000.
Actie 74 Juni 2001 (tijdelijke contractendatabank operationeel; beslissing inzake de configuratie van de toekomstige definitieve databank).
Actie 75 November 2000.
April 2000 (voorstel van de Commissie voor de herziening van het Financieel reglement); onderzoek naar de noodzaak van een herziening van het reglement van orde van de Commissie.
Actie 76
Actie 77 Heel 2000.
XXVII - FINANCIEEL MANAGEMENT EN CONTROLE BINNEN DE
DIRECTORATEN-GENERAAL
1. DOEL
De directeur-generaal is verantwoordelijk voor het hele managementproces, vanaf de bepaling van de doelstellingen tot en met de resultaten. Dat omvat ook de wettigheid, regelmatigheid en doeltreffendheid van de financiele beslissingen die hij/zij neemt, een verantwoordelijkheid die niet langer zal worden gedeeld met de Financieel controleur, respectievelijk de rekenplichtige nadat hun visum vooraf, respectievelijk hun controle op de juistheid van de kwijting afgeschaft zullen zijn. Directeuren-generaal zullen er daarom zeker van willen zijn dat de interne controle bij hun dienst goed is. De Intern auditor van de Commissie wordt verantwoordelijk voor het onderzoek van de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het beheer, alsmede van de interne controlesystemen in de diensten.
Interne controle omvat alle beleidsmaatregelen en procedures die door het management van een eenheid worden opgesteld en uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de doelstellingen van de eenheid op economische, doelmatige en doeltreffende wijze worden bereikt; dat externe regels en beheersdoelstellingen en regelingen in acht worden genomen; dat bezittingen en informatie worden beschermd; dat fraude en vergissingen worden voorkomen en opgespoord, en dat de boekhouding van deugdelijke kwaliteit is en tijdig betrouwbare financiele informatie en managementinformatie wordt verstrekt.
Dit betekent dus dat interne controle tot de verantwoordelijkheid van alle personeelsleden behoort. Interne controle moet een onderdeel zijn van de uitvoerende werkzaamheden, zodat snel kan worden gereageerd op veranderende situaties en de kwaliteit van besluitvorming en delegatie kan worden verbeterd. Het kernpunt van de financiele controle is het bepalen van de taken en verantwoordelijkheden van elk personeelslid dat bij het besluitvormingsproces betrokken is, omdat al]e taken op een of andere manier financiele consequenties hebben.
Elk DG stelt een Jaarlijks Activiteitenverslag op (Zie hoofdstuk III-VIII - Activiteitsgestuurd management (AGM)) met een beschrijving van de bereikte resultaten, details over het gebruik van de toegewezen middelen en een bijlage met de financiele rekeningen van het DG volgens een model dat door de rekenplichtige van de Commissie zal worden vastgesteld. De directeur-generaal dient in het verslag uitdrukkelijk te verklaren dat de voor de interne controle toegepaste procedures een adequate garantie bieden dat de onderliggende transacties wettig en regelmatig zijn uitgevoerd.
Elk DG moet de organisatiestructuur invoeren die nodig is om ervoor te zorgen dat de interne controles goed functioneren. De eenheden financiele aangelegenheden zullen een belangrijke rol blijven spelen in de begrotingsprocedures en bij het ontwerpen en het beheer van de financiele systemen van de DG's. De directeur-generaal moet beslissen in hoeverre de goedkeuring vooraf van de eenheid financiele aangelegenheden noodzakelijk kan of moet blijven voor belangrijke transacties. Hoewel de structuren en instrumenten bij de diensten van de Commissie zo uniform mogelijk moeten zijn, lijkt een identiek systeem voor alle DG's niet adequaat, omdat de uitgavenprofielen, de eisen inzake financieel management en controlemogelijkheden, en de daarmee corresponderende modellen voor interne controle verschillen per DG. Het lijkt verstandiger om, door externe deskundigen gevalideerde, uniforme minimumnormen vast te stellen dan aan alle diensten een geharmoniseerd kader op te leggen. Parallel met dit alles zal een analyse van de benodigde personele middelen moeten worden gemaakt en zullen middelen moeten worden gevonden om bekwaam personeel aan te trekken en te behouden. Via recrutering en opleiding (zie hoofdstuk V-XXIX - Personele middelen en opleiding) zouden managementcapaciteiten, vooral op het gebied van financieel management, moeten worden vergroot.
Er zal bijzondere aandacht moeten worden geschonken aan de externe betrekkingen, zowel in verband met de huidige verdeling in de verantwoordelijkheden voor de verschillende stadia van de projectcyclus, als in verband met de decentralisatie bij de financiele bijstand.
2. RECENTE ACTIES
Externe evaluatie van de uitvoering en resultaten van SEM 2000: juli 1999
3. NIEUWE ACTIES
Actie 78 Minimumnormen voor de interne controle
De Centrale Financiele Dienst zal gemeenschappelijke minimumnormen vaststellen voor de interne controle binnen de DG's en zal advies verstrekken over de tenuitvoerlegging ervan. Deze normen zullen de systemen en functies aangeven (b.v. schriftelijke toewijzing van taken, definitie van verantwoordelijkheden, principe van scheiding van taken, controlefunctie, monitoring, interne handleidingen, codificatie van procedures, opleiding, enz.) die moeten worden ingevoerd in alle geld uitgevende diensten. Elke ordonnateurdienst moet de eindverantwoordelijkheid nemen voor doorlichting van de eigen interne controlesystemen en de directeuren-generaal moeten ervoor zorgen dat de interne controle in hun diensten adequaat is. Elk DG moet schriftelijk zijn system voor financieel management en controle vastleggen op een wijze die door de Centrale Financiele Dienst wordt vastgesteld. Dit document moet toegankelijk zijn voor alle personeelsleden en moet steeds worden bijgewerkt. Een kopie ervan moet ter informatie aan DG Begroting en aan de dienst Interne audit worden toegezonden. Deze documenten, de gebruikersnetwerken en de auditverslagen van de DG's en de dienst Interne audit zullen de Centrale Financiele Dienst de nodige informatie verschaffen om de invoering van de minimumnormen in de hele Commissie te verifieren. De Centrale Financiele Dienst zal die normen zo nodig bijwerken.
Actie 79 Scheiding van taken en financiele circuits
Elke financiele transactie moet zowel uit uitvoeringstechnisch als uit financieel oogpunt worden beoordeeld voordat de uitgave wordt toegestaan. Aan de hand van een risicoanalyse van activiteiten en een kosteneffectiviteitsanalyse van het gebruik van middelen en expertise, beslist elke directeur-generaal wat de meest geschikte taakverdeling en het bijbehorende organisatieschema is. Er zullen aanbevolen organisatiemodellen worden vastgesteld voor elk type uitgave (zie hoofdlijnen van de financiele circuits in bijlage bij deze fiche).
Actie 80 Ontwikkeling in de rol van de eenheden voor financiele aangelegenheden in de DG's
De eenheden financiele aangelegenheden worden het voornaamste contactpunt met DG Begroting en zullen ervoor moeten zorgen dat de regels en procedures in het hele DG bekend zijn en dat over de ervaringen van de gebruikers ermee wordt gerapporteerd. Zij ontwerpen en beheren de financiele systemen van de DG's, stellen het financieel gedeelte van het jaarlijks activiteitenverslag van het DG op en zorgen ervoor dat de boekhoudkundige informatie volledig, begrijpelijk en voor alle personeelsleden toegankelijk is. Deze eenheden zullen de operationele diensten adviseren en assisteren. In sommige financiele circuits zullen zij de financiele evaluatie van een financiele transactie uitvoeren (zie Actie 79), dit zal meestal het geval zijn voor aanbestedingsprocedures. In deze eenheden zou, als de directeur-generaal het dienstig acht, een functie voor goedkeuring vooraf kunnen worden gecombineerd met andere aspecten van financiele planning en financieel toezicht. Deze controle vooraf zal een aanvullende garantie zijn voor de ordonnateur, maar zal zijn verantwoordelijkheid niet verminderen.
Actie 81 Versterking van de rol van de controlefunctie van de DG's
Bij elk DG zal personeel voor audit komen dat in de eerste plaats tot doel heeft de directeur-generaal zekerheid te verschaffen met betrekking tot de goede werking van de interne controles over de activiteiten van het DG, met inbegrip van de financiele activiteiten. Dit personeel, (afhankelijk van de omvang van de financiele verantwoordelijkheden van het DG, een of meer personen, en vaak niet een hele eenheid) zou ook moeten worden betrokken bij de evaluatie en de verbetering van de interne controleregelingen, de interne regels en procedures en de risico-evalutie. Het personeel in deze functie zal rechtstreeks aan de directeur-generaal rapporteren, om de nodige onafhanklijkheid en het nodige gezag binnen het DG te garanderen. Dit personeel zal onafhankelijk onderzoek uitvoeren naar het gebruik dat het DG van de begrotingsmiddelen heeft gemaakt, naar systemen, programma's en prestaties, alsmede controles achteraf verrichten op activiteiten op deze gebieden. Het jaarlijks programma van dit personeel zou worden opgesteld in samenwerking met de directeur-generaal en met inachtneming van verzoeken van alle eenheden of directoraten, die bij het beheer van de financiele middelen van de DG's betrokken zijn. Het resulterende programma zal aan de dienst Interne audit worden meegedeeld om overlapping van werkzaamheden te voorkomen. Tenslotte zou het auditpersoneel in de DG's, onder de algemene verantwoordelijkheid van DG Begroting, ook verantwoordelijk zijn voor de contacten met de Rekenkamer voor aangelegenheden die van belang zijn voor het DG.
Actie 82 Verklaring van de directeur-generaal in haar/zijn Jaarlijks Activiteitenverslag
Elke directeur-generaal moet rekenschap afleggen over een goed en doeltreffend beheer van de financiele middelen, zowel wat betreft de beslissingen als het toezicht op de getroffen besluiten, d.w.z. door de interne controle. Deze verantwoordelijkheid moet door elke directeur-generaal worden verwoord in een verklaring in haar/zijn Jaarlijkse Activiteitenverslag, dat adequate interne controles zijn ingevoerd en dat uit de in het verslag gegeven analyse blijkt dat de middelen zijn gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze bestemd waren. De jaarrekeningen van de DG's zullen in het jaarlijks activiteitenverslag worden opgenomen. De hoofden van de eenheden en de directeuren nemen de verantwoordelijkheid voor hun bijdragen aan dit verslag. Door het jaarverslag te ondertekenen neemt de directeur-generaal de verantwoordelijkheid voor de juistheid en de volledigheid van de meegedeelde gegevens, bevestigt hij dat de middelen zijn gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze bestemd waren en dat de ingevoerde interne controleprocedures op adequate wijze de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende transacties garanderen. Deze jaarlijkse activiteitenverslagen worden door het College ingediend bij de Raad, het Europees Parlement en de Rekenkamer.
Actie 83 Adequate personeelsbezetting
Directeuren-generaal mogen alleen nieuwe uitgavenverplichtingen op zich nemen als zij ervan overtuigd zijn dat zij, zowel kwalitatief als kwantitatief, voldoende personeel hebben om ze te beheren. Conform het Activiteitsgestuurd Management (AGM) zullen bij nieuwe programma's voor financiele interventies in de rechtsgrondslag de personele en administratieve middelen worden aangegeven die nodig zijn voor een goede monitoring en controle. Deze middelen worden opgegeven in een percentage van de totale voor het programma beschikbaar gestelde financiele middelen.
4. EERST VERANTWOORDELIJKE DIENST(EN)
Actie 78 Centrale Financiele Dienst (CFD), met assistentie van de dienst Interne audit, OLAF, de groep Planning en coordinatie (GPC) van financiele circuits en de Task Force Hervorming (TFHer)
Actie 79 Alle DG's, met assistentie van de CFD, de GPC van financiele circuits en de TFHer
Actie 80 Alle DG's, met assistentie van de CFD, de GPC van financiele circuits en de TFHer
Actie 81 Alle DGs, met assistentie van de CFD en de TFHer Actie 82 Alle DG's.
Actie 83 Alle DG's
Juni 2000 (ontwerpvoorstel), September 2000 (besluit van de Commissie)
Actie 78 Actie 79 Actie 80 Actie 81 Actie 82
Actie 83
Gedurende het hele jaar 2000 Gedurende het hele jaar 2000 Gedurende het hele jaar 2000
April 2001 voor het eerste jaarlijks activiteitenverslag. Voor de daaropvolgende jaren zal een zodanig tijdschema worden vastgesteld dat een optimaal gebruik van dat verslag als rapportagemiddel in de jaarlijkse cyclus voor de toewijzing van de financiele middelen gewaarborgd is.
Met ingang van 2000.
Dubbele evaluatie
(principe van scheiding van taken)
BASISMODELLEN VAN FINANCIELE CIRCUITS
Het basismodel moet door de directeur-generaal worden vastgesteld. Criteria voor de keuze : risicoanalyse en kosteneffectiviteit van het gebruik van de middelen. Een DG kan verschillende financiele
circuits hebben indien het verschillende soorten uitgaven beheert
Model 1: Volledig gedecentraliseerd, zonder "tegengewicht" gedecentraliseerd
(Voorbeeld : direct beheer van een groot aantal projecten)
Model 3 : Volledig gedecentraliseerd met "tegengewicht"
(Voorbeelden : gevoelige transacties; proefperiode voor de lijnmanager)
XXVIII - DE OVERGANGSFASE
1. DOEL
Op grond van het huidige wettelijke kader, het Financieel reglement, moet het visum vooraf centraal gegeven blijven worden en is de Financieel controleur verantwoordelijk voor de financiele controle vooraf en voor de interne audit. Daarom kan het visum vooraf, waarvoor nu door het DG Financiele controle wordt gezorgd, niet onmiddellijk volledig worden afgeschaft of worden vervangen door een automatisch technisch visum voor alle transacties. De geplande herziening van het Financieel reglement belet echter niet dat de interne controles in de diensten worden verscherpt en dat de onafhankelijkheid en deskundigheid van de interne audit worden vergroot.
De Commissie zal ervoor zorgen dat de verantwoordelijkheden van de ambtenaren tijdens de overgangsperiode duidelijk worden afgebakend en dat de - gecentraliseerde of gedecentraliseerde -controle vooraf snel en doeltreffend functioneert. Om dat te bereiken is de uitvoering van de hervorming zo gepland dat wordt gegarandeerd dat voor elke wijziging eerst de voor een veilige uitvoering vereiste middelen en instrumenten ter beschikking zullen worden gesteld (zie overzicht van het uitvoeringsproces in de bijlage bij deze fiche): in het Charter voor de financieel verantwoordelijken (Actie 63) zal hun financiele aansprakelijkheid worden aangegeven; de financiele afdelingen van operationele DG's zullen worden versterkt door overplaatsing van financiele controleurs (Actie 86); assistentie zal worden verleend aan operationele DG's voor het opstellen van hun actieplan om te voldoen aan de minimumnormen voor de interne controle (Actie 85); er zullen vereenvoudigde en geconsolideerde regels en procedures worden uitgewerkt (Actie 75); alle personeelsleden die bij financiele aangelegenheden betrokken zijn, zullen grondig worden opgeleid (Actie 91); de voortgang in het wijzigingsproces zal worden beoordeeld (Actie 87); de directeuren-generaal zullen verklaren of zij al dan niet adequate interne controles hebben ingevoerd (Actie 82). Dank zij dit uitvoeringsproces moeten de financiele en controlesystemen van de Commissie tegen medio 2001 doeltreffend en betrouwbaar genoeg zijn om zonder gecentraliseerd visum vooraf te kunnen functioneren. Indien sommige diensten die uitgaven doen, evenwel niet de met deze hervorming beoogde hoge normen bereiken tegen de tijd dat de het nieuwe Financieel reglement van kracht wordt, zal het visum vooraf op hun transacties worden gehandhaafd totdat deze normen zijn bereikt.
2. NIEUWE ACTIES
Actie 84 Overzicht en evaluatie van de thans toegepaste interne controles en financiele procedures
Elk DG zal schriftelijk, op een wijze die door DG Begroting zal worden vastgesteld, zijn thans toegepaste interne controles en financiele procedures beschrijven. Het zal ook ter controle zelf een evaluatie van de toereikendheid van de ingevoerde systemen uitvoeren. De huidige procedures inzake financieel beheer en controle in de Commissie zullen worden getoetst aan het ontwerp-voorstel voor minimumnormen (zie Actie 78). Daarmee zal rekening worden gehouden voor de vaststelling van de definitieve minimumnormen.
Actie 85 Invoering van adequate interne controles en financiele procedures
Aan de hand van de resultaten van de evaluatie van de thans toegepaste systemen, zal elk DG een basiscontrolemodel (overeenkomstig figuur III) opgestellen om adequate interne controles in te voeren. De DG's zullen ook een plan opstellen om hun personeel de nodige middelen en opleiding voor een degelijk financieel beheer te verschaffen.
Actie 86 Decentralisatie
Het visum vooraf zal worden gegeven door financiele controleurs die worden gedetacheerd bij de operationele DG's en die rapporteren aan de Financiele controleur van de Commissie. Een centrale dienst in DG Financiele controle zal zorgen voor de coordinatie en voor de assistentie van de gedetacheerde financiele controleurs. De overplaatsing van financiele controleurs zal gebeuren volgens de behoeften van de operationele DG's.
Actie 87 Evaluatie van de vooruitgang die door de diensten van de Commissie bij het veranderingsproces is geboekt
De dienst Interne audit zal de verbetering en de versterking van de interne controlesystemen van de DG's evalueren. Er zullen formele verklaringen over de door de diensten geboekte vooruitgang worden opgesteld (maar geen formeel oordeel over de kwaliteit van de interne controlesystemen van de diensten). Deze verklaringen zullen worden gebruikt voor de jaarlijkse activiteitenverslagen van de DG's voor 2000. De dienst Interne audit zal het college via het Comite follow-up audit adviseren over de jaarlijkse activiteitenverslagen van de operationele en de horizontale DG's voor 2000. Verwacht wordt dat de dienst Interne audit van april 2001 tot en met december 2002 bij alle DG's grondige audits van de management-en controlesystemen zal uitvoeren.
Actie 88 DG Financiele controle en algemene inspectie van de diensten
Zodra het Financieel reglement niet meer bepaalt dat de Financiele controle een visum vooraf afgegeven moet hebben, houdt deze dienst op te bestaan. De andere taken dan afgifte van een visum vooraf, die deze dienst thans heeft, zullen geleidelijk worden gedecentraliseerd parallel met het uitvoeringsproces: de interne audit zal door de dienst Interne audit worden overgenomen in mei 2000, opleiding en coordinatie van de samenwerkingsprotocollen voor administratieve overeenkomsten met de lidstaten zullen worden overgedragen aan de Centrale financiele dienst in mei 2000, de controles achteraf en de systeemaudits in de lidstaten zullen aan de operationele DG's worden overgedragen in juli-augustus 2000. De Algemene inspectie van de diensten zal ophouden te bestaan in mei 2000, nadat de activiteiten van de dienst zijn overgenomen door de dienst Interne audit.
Actie 89 Raadpleging van de CCAM
In afwachting van de herziening van het Financieel reglement, zal de Commissie op grond van het huidige Financieel reglement nieuwe uitvoeringsbepalingen vaststellen wat de verplichte raadpleging van de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAM) betreft. De bedragen waarboven inschakeling van deze commissie verplicht is worden verhoogd, maar voor lagere bedragen zal vrijwillige raadpleging mogelijk blijven.
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENSTEN
Actie 84 Alle DG's, met assistentie van de Centrale financiele dienst (vaststelling van een gemeenschappelijk beschrijvingsmodel), de Groep planning en coordinatie (GPC) van financiele circuits en de TFHer).
Actie 85 Alle DG's, ondersteund door de Centrale financiele dienst, de GPC van financiele circuits en de TFHer.
Actie 86 DG Begroting, TFHer, DG Personeelszaken en administratie.
Actie 87 Dienst Interne audit.
Actie 88 DG Personeelszaken en administratie.
Actie 89 DG Begroting.
Actie 84 April 2000 (beschrijving van de huidige systemen); juni-september 2000 (auto-evaluatie).
Actie 85 September 2000 (vaststelling van controlemodel), september-december 2000 (wijzigingen
in de organisatieschema's), juni 2001 (toepassing van alle minimumnormen).
Actie 86 Juli-augustus 2000.
Actie 87 Oktober 2000 - Maart 2001.
Actie 88 April 2000 (Besluit van de Commissie tot opheffing van de AID). Besluit van de Commissie tot opheffing van DG Financiele controle zodra het nieuwe Financieel reglement is aangenomen.
Actie 89 Juni 2000 (besluit van de Commissie tot vaststelling van nieuwe uitvoeringsbepalingen).
FIGUURIV: OVERZICHT VAN HET UITVOERINGSPROCES OM HET FINANCIEEL MANAGEMENT EN DE CONTROLECAPACITEIT BINNEN
DE DG'S TE VERSTERKEN
| Maart | April | Mei | Juni | Juli | September | Okt-Dec | 1ste helft 2001 |
| Acties door DG's |
Eigen evaluatie van interne controlesystemen
Ontwerp van het controlesysteem
Toepassing v.d. minimumnormen
Werkzaamheden en ondersteuning door horizontale diensten
Oprichting dienst Interne audit (DIA)
Oprichting Centrale financiele dienst
Charter verantwoordelijkheid financiele actoren
Minimumnormen voor interne controle
Uitvoeringshandleidingen met vereenvoudigde en geconsolideerde regels en procedures
Evaluatie van de vooruitgang in het wijzigingsproces (DIA)
Personele middelen
Bepaling van de behoeften en personele middelen van de DG's (alle DG's)
Aanvullende posten
Overplaatsing van financiele controleurs naar operationele DG's
Opleiding van personeel dat bij het financieel management betrokken is
Principes en begrippen van het nieuwe financiele systeem
Kostenefficiency (management)
Financieel management
(operationeel
personeel)
Pm. In de periode maart-september 2000 zal een evaluatie worden uitgevoerd van de totale personeelsbehoeften van de Commissie
XXIX - PERSONELE MIDDELEN EN OPLEIDING
1. DOEL
Een van de hoofddoelstellingen van het nieuwe audit-, financierings- en controlesysteem van de Commissie is ervoor te zorgen dat de financiele operaties worden uitgevoerd door zeer bekwaam personeel. Elk tekort aan personeel, vakbekwaamheid of deskundigheid zal de betrouwbaarheid van het systeem ernstig ondermijnen. Omdat financiele aangelegenheden bovendien erg gevoelig liggen, zou dit voor het personeel reden kunnen zijn om te solliciteren naar functies waaraan geen financiele verantwoordelijkheden verbonden zijn, waardoor zo'n tekort nog zou toenemen. Bij de algemene evaluatie van de personeelsbehoefte van de Commissie zal daarom prioriteit moeten worden gegeven aan financieel management en controle.
Opleiding is van even groot belang. Eerst zullen alle personeelsleden voorlichtingsvergaderingen bijwonen over de uitgangspunten achter de financiele hervorming, om ervoor te zorgen dat de begrippen en termen in verband met de nieuwe audit, financieel management en controlesystemen bij alle diensten van de Commissie op dezelfde manier worden gei'nterpreteerd. Daarna zullen de operationele personeelsleden een grondige opleiding krijgen over budgettaire en financiele aangelegenheden, terwijl de managers zal worden geleerd hoe ze bij uitgavenmeebrengende programma's de grootste kosteneffectiviteit kunnen realiseren. De opleidingen zullen moeten worden toegesneden op de dagelijkse praktijk van de diensten en er zal ruim gebruik moeten worden gemaakt van casestudies.
2. NIEUWE ACTIE
Actie 90 Evaluatie van de behoeften aan personele middelen voor financieel management en controle
Tegelijk met de beschrijving van de huidige financiele circuits (zie Actie 84) zal een algemene evaluatie van de personeelsbehoeften voor het financieel management worden uitgevoerd. Bij deze evaluatie zal rekening worden gehouden met de kwantitatieve behoeften, zowel als met de behoeften aan vakbekwaamheid en deskundigheid. DG Begroting zal de operationele DG's adviseren voor het opstellen van vergelijkbare verantwoordingen van de behoeften en om te zoeken naar eventuele alternatieve uitvoeringsmogelijkheden voor uitgavenactiviteiten die aanzienlijke personele middelen vereisen. In deze evaluatie zal ook worden getracht om referentiepunten vast te stellen voor het gebruik van middelen voor financieel beheer en controle bij alle diensten van de Commissie.
De personeelsbehoeften zullen geleidelijk aan worden ingevuld door overplaatsing van personeel dat thans werkzaam is in het DG Audit (zie Actie 86), toewijzing van een deel van de 200 posten die begin mei 2000 beschikbaar zullen worden gesteld voor de uitvoering van de hervorming, herscholing van personeel en, indien nodig, door een nota van wijziging bij het voorontwerp van begroting 2001 en/of speciale vergelijkende onderzoeken.
Actie 91 Opleiding
A) Opleiding over de beginselen van het nieuwe financiele systeem van de Commissie
De beginselen van de hervorming (b.v. verantwoordelijkheid, verantwoordingsplicht, interne controle, financiele organisatie van de DG's, enz.) zullen aan alle personeelsleden worden uitgelegd om te bereiken dat alle begrippen en termen op dezelfde wijze worden gei'nterpreteerd. Deze opleiding zal worden ondersteund door een praktijkhandleiding waarin concrete voorbeelden van de toepassing van deze beginselen in de dagelijkse werkzaamheden van de diensten zullen worden opgenomen. Personeelsleden die taken op het gebied van het financieel beheer en/of de controle uitvoeren (conform de definitie van
financieel beheer, zie Actie 63) zullen voor juli 2000 worden opgeleid en er zal voor worden gezorgd dat zij met de basisbeginselen vertrouwd zijn. De rest van het personeel zal later worden opgeleid.
B) Scholing in "kosteneffectiviteit"
Managers van uitgaven meebrengende programma's zullen worden geschoold in de strategische aspecten van het management van een programma, ten einde de kosteneffectiviteit te maximaliseren : doelstellingen, middelen om de doelgroepen te bereiken, wie bevoegd is en waarom, evaluatie van sterke en zwakke punten, feedback van de diverse afdelingen, verspreiding van de resultaten, enz. Voor het opzetten van de opleidingen zal medewerking van buitenaf nodig zijn, maar er zal vooral naar worden gestreefd een product op maat te krijgen. De opleiding zal worden gevolgd door een bezoek aan een -openbare of particuliere - internationale organisatie om ervaringen uit te wisselen. Aan degenen die de opleiding volgen, zal worden gevraagd de kennis die zij hebben verworven toe te passen door een beknopte strategische evaluatie op te stellen van hun programma's die aan de politieke en budgettaire besluitnemers van de Commissie worden voorgelegd.
C) Scholing in budgettair en financieel management
Alle personeelsleden die taken op het gebied van financieel management en/of controle uitvoeren zullen grondig worden geschoold in financieel management, de financiele regelgeving en procedures van de Commissie, de opstelling en uitvoering van de begroting, interne controlesystemen, contractmanagement, monitoring en controle op acties, evaluatie, informatiesystemen, fraudebestrijdingsmethodes, enz. De rest van het personeel zal een verplichte opleiding volgen om hun inzicht in financiele en budgettaire aangelegenheden te verbeteren. De scholing zal worden ondersteund met handleidingen (zie Actie 75) en case studies.
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST(EN)
Actie 90 DG Begroting, TFHer, met assistentie van de Groep voor planning en coordinatie (GPC) van financiele circuits
Actie 91
A) DG Begroting, TFHer, met assistentie van de GPC van financiele circuits (praktijkhandleiding voor de opleiding);
DG Begroting, TFHer (personeel financieel management en controle);
DG Begroting, DG Personeelszaken en administratie (rest van het personeel).
B) DG Begroting, DG Personeelszaken en administratie, TFHer, met assistentie van de GPC van financiele circuits.
C) DG Begroting, DG Administratie, OLAF, TFHer, met assistentie van de GPC van financiele circuits.
4. TIJDSCHEMA
Actie 90 Juni 2000 (voor de operationele DG's), september 2000 (voor de Commissie).
Actie 91
April-juli 2000 (personeel financieel management en controle); September 2000 -juli 2001 (rest van het personeel). September-november 2000 (opleiding);
April-juni 2001 (beknopte evaluatie van de strategische doelstellingen). Januari-juni 2001 (personeel financieel management en controle); September 2001 -juli 2002 (rest van het personeel).
A)
B)
C)
XXX - BESCHERMING VAN DE FINANCIELE BELANGEN VAN DE
GEMEENSCHAP
1. DOEL
In het kader van de hervorming moet de maximalisatie van de fraudebestendigheid van de wetgeving en van de voorschriften inzake financieel management worden aangepakt. De samenwerking tussen de Commissiediensten onderling, enerzijds, en tussen de Commissie en de lidstaten, anderzijds, moet beter gedefinieerd worden, zodat doeltreffender kan worden opgetreden bij de preventie en opsporing van onregelmatigheden, fraude en corruptie.
2. NIEUWE ACTIE
Actie 92 Richtsnoeren voor een goedprojectbeheer
Deze richtsnoeren zullen ertoe bijdragen dat ambtenaren de hele levenscyclus van programma's en projecten, van de opzet ervan tot de evaluatie van de eindresultaten, zakelijk juist aanpakken. De bedoeling is te voorkomen dat de politieke, juridische en financiele belangen van de Gemeenschap door de handelwijze van de administratie geschaad worden. Daartoe moeten ambtenaren en begunstigden attent gemaakt worden op gedragingen die in bepaalde programma- of projectfasen tot onopzettelijke fouten, belangenconflicten en onregelmatigheden kunnen leiden.
Actie 93 Betere coordinatie van de werkzaamheden van OLAF en andere diensten
Niettegenstaande het wettelijke kader voor OLAF is, om onregelmatigheden, fraude en corruptie doeltreffender te bestrijden, een betere coordinatie en samenwerking nodig tussen OLAF, de nieuwe dienst Interne audit en DGBegroting, alsmede, in een aantal gevallen, de Commissie Financiele Onregelmatigheden en DG Personeelszaken en administratie. Er zal een praktischer regeling worden getroffen om een doelmatige en tijdige uitwisseling van informatie te bevorderen. Dit moet leiden tot een doelmatiger gebruik van beschikbare hulpmiddelen en een snellere afronding van onderzoeksrapporten en speciale auditverslagen, alsooktot resultaten die minder aanvechtbaar zijn. OLAF zal de DG's, die bij zijn onderzoeken betrokken zijn, regelmatig over de stand van zaken informeren.
Actie 94 Fraudebestendigheid van wetgeving en contractbeheer
Om de fraudebestendigheid te verbeteren, moeten de diensten van de Commissie voortaan voorstellen met mogelijke consequenties voor de Gemeenschapsbegroting bij het overleg tussen de betrokken diensten voor een risicoanalyse aan OLAF voorleggen. DG Begroting zal door OLAF worden bijgestaan bij de doorlichting van de contractbeheerssystemen van de Commissie (b.v. standaardcontracten, centrale databank voor contracten, managementinstrumenten). Ook zal OLAF gedurende de gehele wetgevingsprocedure advies verlenen inzake fraudebestendigheid.
Actie 95 Optimalisering van het alarmsysteem
Door de oprichting van een centrale databank over alle contracten en subsidies (zie Actie 74) zal op de aan de begunstigden verstrekte middelen kunnen worden toegezien. Het opzetten van deze databank zal echter enige tijd in beslag nemen, en daarom zal intussen het alarmsysteem geoptimaliseerd worden door de raadpleging ervan verplicht te stellen voordat betalingsverplichtingen in de boekhouding worden opgenomen, alsmede door de verantwoordelijkheden van de betrokken diensten nauwkeuriger te omschrijven, door de diensten die de betalingsopdrachten geven meer bij het hele proces te betrekken en door een doeltreffender toezicht op de duidelijkheid van verwijzingen naar de eigen of andere Commissiediensten die de betalingsopdracht hebben gegeven.
Actie 96 Doeltreffender beheer bij de terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen
Om terugvorderingen doelmatiger en doeltreffender te volgen en te laten innen, moeten de verantwoordelijkheden, die nu versnipperd zijn over het DG Begroting, het DG Financiele controle, de Juridische dienst en - bij onregelmatigheden of fraude - OLAF, opnieuw worden bezien. Om voor de hele Commissie alle problemen in verband met de terugvordering van ten onrechte betaalde bedragen aan te pakken, is tegen juli 2000 de oprichting van een organisatiestructuur met voldoende personeel gepland. Voor een vlottere terugvordering zullen de procedures voor geschillenbeslechting verduidelijkt en vereenvoudigd worden. Daartoe zullen met name ook de bestaande regelingen voor terugvordering van eigen middelen opnieuw worden bekeken.
Actie 97 Beter toezicht op de Structuurfondsen
Voor een beter toezicht op de uitvoering van acties moeten de lidstaten gedetailleerde inlichtingen over de voortgang van de projecten en de betalingen aan de eindbegunstigden verschaffen, en voorts gegevens over financiele aanpassingen in en vervanging van projecten, en ten slotte over de additionaliteit. De Commissie zal haar audits van de door de lidstaten verstrekte gegevens en haar controles op de doeltreffendheid van de door hen toegepaste werkwijze verscherpen. Via verrekening zullen financiele correcties worden toegepast, wanneer een lidstaat nalaat voldoende controles uit te voeren of de nodige informatie te verschaffen.
Actie 98 Verbeterde goedkeuringsprocedure voor het EOGFL
Er zal een statistisch overzicht worden opgesteld waarin voor de periode vanaf 1996 vermeld is hoeveel tijd de verschillende fasen van de goedkeuringsprocedure in beslag genomen hebben en er zullen verbeteringen worden voorgesteld.
3. EERSTVERANTWOORDELIJKE DIENST(EN)
Actie 92 DG Begroting, SG, Juridische dienst
Actie 93 OLAF, dienst Interne audit, DG Begroting, DG Personeelszaken en administratie Actie 94 Alle DG's, OLAF, DG Begroting
Actie 95 DG Begroting, Interne audit, Juridische dienst en OLAF, met assistentie van de Groep voor planning en coordinatie van financiele circuits
Actie 96 DG Begroting, OLAF, Juridische dienst, DG AGRI
Actie 97 DGREGIO
Actie 98 DG AGRI
4. TIJDSCHEMA
| Actie 92 | December 2000 |
| Actie 93 | December 2000 |
| Actie 94 | Vanaf mei 2000 |
| Actie 95 | Juli 2000 |
| Actie 96 | Juli 2000 |
| Actie 97 | December 2000 |
| Actie 98 | Juni 2000 |
81