Bijlagen bij COM(2006)358 - Verslag over de per 31 maart 2006 geboekte vooruitgang op het gebied van de modernisering van het boekhoudsysteem van de Europese Commissie - Hoofdinhoud
Dit is een beperkte versie
U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.
| dossier | COM(2006)358 - Verslag over de per 31 maart 2006 geboekte vooruitgang op het gebied van de modernisering van het boekhoudsysteem van de ... |
|---|---|
| document | COM(2006)358   |
| datum | 4 juli 2006 |
Annex II: System security and synchronisation 13
Inleiding
Op 31 maart 2006 zond de rekenplichtige van de Commissie de eerste voorlopige jaarrekening van de Europese Gemeenschappen die volgens internationaal aanvaarde boekhoudnormen was opgesteld, aan de Europese Rekenkamer toe. De Commissie bekleedt daarmee op dit gebied niet alleen een voortrekkersrol in de overheidssector, maar geeft aan de kwijtingverlenende autoriteiten ook het signaal dat zij volledige rekenschap wil afleggen over het gebruik van het aan haar toevertrouwde belastinggeld.
De rekeningen zijn het resultaat van drie jaar hard werken door alle diensten van de Commissie en de andere instellingen en agentschappen:
- er zijn voor de activiteiten van de Gemeenschappen relevante en met de internationale normen overeenstemmende boekhoudregels opgesteld, evenals de bijbehorende handleidingen;
- er zijn IT-systemen ontwikkeld die voldoen aan de eisen van het nieuwe boekhoudsysteem;
- elke dienst van de Commissie heeft zijn administratieve en financiële procedures zodanig aangepast dat boekhoudkundige gebeurtenissen worden geregistreerd wanneer zij zich voordoen - en niet alleen wanneer geld wordt ontvangen of betaald of alleen aan het einde van het jaar – zodat een boekhouding op transactiebasis kan worden gevoerd;
- de openingssaldi voor de eerste rekeningen op transactiebasis zijn opgesteld.
Deze werkzaamheden waren januari 2005 voltooid, zodat het begrotingsjaar 2005 op goede voet van start kon gaan. Sinds januari 2005:
- zijn de openingssaldi gecontroleerd en gevalideerd door de ordonnateurs;
- zijn de aan het begin en het einde van elk jaar nog te betalen uitgaven door alle diensten geraamd;
- heeft de rekenplichtige van de Commissie gecontroleerd of alle systemen de vereiste boekhoudkundige informatie kunnen registreren en verstrekken;
- zijn de rekeningen van de Commissie opgesteld en geconsolideerd met die van 8 andere instellingen en 16 agentschappen.
De Commissie heeft zich met andere woorden gehouden aan de termijnen die in het Financieel Reglement waren gesteld voor het opstellen van rekeningen die in alle materiële opzichten aan de internationale normen voldoen en is haar ten aanzien van het Europees Parlement en de Raad aangegane verbintenis nagekomen om verslag uit te brengen over de vooruitgang die is geboekt bij het bereiken van dat doel[1], dat door beide instellingen als bijzonder ambitieus werd beschouwd.
Het werk is evenwel nog niet af; volledige overeenstemming met alle boekhoudnormen bewerkstelligen, is een proces van lange duur. Zo moeten de gelden ter goede rekening die door de delegaties van de Commissie worden beheerd, in het centrale boekhoudsysteem worden geïntegreerd en moeten de Europese ontwikkelingsfondsen overschakelen op een moderner computersysteem. De daarbij opgelopen vertragingen zijn veroorzaakt door moeilijkheden bij de invoering van nieuwe systemen en de verstrekking van de nodige opleidingen in diensten die geografisch ver uit elkaar liggen en hebben geen materiële gevolgen voor de boekhouding.
Voordat zij gevalideerd kunnen worden, dienen de systemen van twee DG’s verbeterd te worden. Er zijn materiële fouten aangetroffen in de cijfers van minstens één DG, dat is verzocht om de nodige rectificaties uit te voeren. Niettegenstaande de inspanningen die door de diensten van de Commissie zijn geleverd om de openingssaldi en de nog te betalen uitgaven te checken en te dubbelchecken, zal de Rekenkamer waarschijnlijk nog andere fouten constateren die, waar zulks mogelijk is, dienen te worden gecorrigeerd in de uiterlijk 31 juli 2006 te verstrekken definitieve rekeningen. Het risico dat er fouten worden gemaakt, wordt vergroot door het tekort aan gekwalificeerd boekhoudpersoneel bij de Commissie om een dergelijke grootschalige hervorming op korte termijn te verwerken, de door sommige diensten opgelopen vertragingen die tot haastwerk leiden en de achterstand bij de ontwikkeling van sommige boekhoud- en rapportagemodules van het IT-systeem en bij de actualisering van de documentatie en de opleidingen.
Overzicht van de implementatie tot 31 maart 2006
De overschakeling naar een nieuw boekhoudsysteem in de Europese Commissie is tot hiertoe geslaagd te noemen. Op 1 januari 2005 maakte de Commissie de overgang van een algemene EU-boekhouding op kasbasis naar een boekhouding op transactiebasis, een systeem waardoor zij de toestand van haar financiën dag na dag beter kan overzien en dat haar betere financiële informatie verstrekt. De ontwikkeling van het boekhoudsysteem op transactiebasis werd in de loop van 2005 voortgezet; de ontwikkeling en verbetering zal ook in 2006 en 2007 doorgaan en geleidelijk aan ook het Europees Ontwikkelingsfonds, de delegaties, de agentschappen en één datawarehouse omvatten.
Voor de periode 2005-2006 was een gedetailleerd actieplan opgesteld, dat in het licht van de ervaring werd aangepast en uitgebreid. De plannen voor 2006 en 2007 worden in de bijlage aanschouwelijk voorgesteld. De voor het voltooien van diverse IT-ontwikkelingen vereiste werkzaamheden waren in het oorspronkelijke plan onderschat, waardoor voor sommige taken een nieuwe planning moest worden opgemaakt. De belangrijkste in uitvoering zijnde boekhoudprojecten zijn ABAC-EOF en ABAC-Delegaties, die volgens de huidige planning volledig operationeel moeten zijn aan het begin van de begrotingsjaren 2007 (delegaties) en 2008 (EOF). In dit verslag worden de belangrijkste feiten en problemen van 2005 belicht.
De rekenplichtige van de Commissie heeft de voorlopige rekeningen 2005 – de eerste die volledig op transactiebasis zijn opgesteld – aan de Rekenkamer overgelegd. De definitieve rekeningen moeten uiterlijk 31 juli 2006 door de Commissie zijn goedgekeurd. Alle DG’s en diensten hebben aanzienlijke inspanningen geleverd om de openingssaldi voor dit eerste jaar op te stellen, ze te verifiëren en de nodige correcties aan te brengen, en om de nog te betalen uitgaven aan het einde en het begin van het begrotingsjaar op een samenhangende, consequente manier te ramen. De controle van de gegevens zal in sommige gevallen doorgaan totdat de definitieve rekeningen worden afgesloten, sommige rekeningen moeten nog in de algemene boekhouding worden verdisconteerd en aan één directoraat-generaal is gevraagd om de ramingen over te doen. is het niet denkbeeldig dat de definitieve rekeningen nog materiële fouten en onzorgvuldigheden vertonen.
Een aantal boekhoudaangelegenheden is onder de aandacht van de Rekenkamer gebracht, in het bijzonder wat betreft de entiteiten die in de geconsolideerde rekeningen van de EG moeten worden opgenomen, maar daaraan nog niet hun goedkeuring hebben gehecht, en de manier van bekendmaking van de bedragen die bij de lidstaten worden afgeroepen om de lopende verplichtingen van de EG te voldoen.
Toepassing van de gemoderniseerde boekhouding bij de diensten van de Commissie
Opstelling van de financiële staten en de openingssaldi voor het begrotingsjaar 2005
De nieuwe verslaggevingsvoorschriften voor de financiële staten 2005 zijn vastgesteld en de boekhoudprocessen voor het afsluiten van de rekeningen over 2005 en het voorbereiden van de financiële staten van 2005 ontwikkeld. De voorlopige jaarrekening werd overgelegd op 31 maart 2006, zijnde de bij het Financieel Reglement voorgeschreven uiterste datum.
Alle voor de opstelling van de operationele openingssaldi op transactiebasis benodigde gegevens waren in januari 2005 in het centrale boekhoudsysteem ingevoerd; dit omvatte de gegevens van ruim 7000 facturen of kostendeclaraties, 30 000 voorfinancieringen, 92 000 activa en 3100 garanties. Aan alle diensten werd gevraagd de juistheid van de ingevoerde gegevens te verifiëren tegen 1 mei 2005 en in juli 2005 kregen alle directeuren-generaal en diensthoofden het verzoek om hun operationele openingssaldi formeel te valideren. Na de nodige verificaties en controles werden de cijfers gevalideerd door alle DG’s; er werd gevraagd enkele correcties aan te brengen om de kwaliteit van de gegevens te waarborgen. De laatste validatie werd in januari 2006 ontvangen.
De bijzonderheden van de in het systeem ingevoerde gegevens van de facturen en voorfinancieringen werden in februari 2005 en de gevalideerde balansen per DG in juli 2005 aan de Rekenkamer verstrekt. De Rekenkamer beschikte vanaf de invoering van het boekhoudsysteem over toegang ertoe om alle geregistreerde gegevens te raadplegen.
De belangrijkste in 2005 voor de overschakeling verrichte activiteit was het opstellen van de openingssaldi op transactiebasis op 1 januari 2005, wat voor DG Begroting en alle diensten een lastige opgave is gebleken. Richtsnoeren voor het waarderen van nog niet door de begunstigden ingediende vorderingen op de EG (" cut-off ") werden op 16 augustus 2005 aan de directoraten-generaal toegezonden, nadat met hen overleg was gepleegd over de meeste geschikte waarderingsgrondslag. Tegen 31 januari 2006 had het laatste directoraat-generaal zijn eigen methodologie en cut-offs voor de openingsbalans opgesteld en tegen 17 maart had het laatste DG de benodigde gegevens voor de cut-offs aan het einde van het jaar verstrekt. Met het oog op de kwaliteitsborging zijn de gegevens door het DG Begroting geverifieerd en op hun samenhang gecontroleerd. Voordat de definitieve rekeningen op 31 juli 2006 kunnen worden goedgekeurd, zullen nog enige correcties moeten worden toegepast, in het bijzonder door één DG dat zal worden verzocht de afsluitingsramingen opnieuw te maken.
Alle DG’s hebben weliswaar de gevraagde werkzaamheden verricht, maar er is een aanzienlijke tijd overheen gegaan voordat de gegevens volledig waren, zoals uit tabel 1 blijkt. De betrokken vertragingen zijn een uiting van de moeilijkheden waartoe het op korte termijn overschakelen op een boekhouding op transactiebasis en het tijdig verstrekken van de nodige IT-hulpmiddelen en opleidingen aanleiding geven.
Tabel 1
Datum verzoek om gegevens | Uiterste datum voor verstrekking | Aantal DG’s op tijd | Aantal DG’s met vertraging tot 1 maand | Aantal DG’s met meer dan 1 maand vertraging | Laatste antwoorden | Laatste verzoek om aanvullende gegevens in rekening te brengen |
Eerste bijdrage | Definitieve versie |
Verificatie van openings-saldi | 24.01.2005 | 31.03.2005* |
Validatie van openingssaldi | 29.07.2005 | 15.09.2005 | 23 | 12 | 6 | 24.01.2006 | 10.03.2006** |
Cut-off op openingssaldo 01.01.2005 | 16.08.2005 | 14.10.2005 | 6 | 15 | 19 | 23.02.2006 | 17.03.2006 |
Cut-off 31.12.2005 | 4.10.2005 | 31.01.2006 | 18 | 21 | 1 | 13.03.2006 | 17.03.2006 |
* Deze termijn komt overeen met de periode voor het automatisch corrigeren van de ingevoerde gegevens van facturen en voorfinancieringen. De gegevens dienden tegen deze datum niet formeel te worden gevalideerd.
** Ook na de validatie vroegen sommige DG’s om nog correcties aan te brengen in de openingssaldi.
De andere instellingen en de agentschappen verstrekten de vereiste gegevens betreffende de geconsolideerde rekeningen ruimschoots binnen de termijnen. Uitzonderingen waren twee instellingen, die geen cash-flow-staten meedeelden, en drie entiteiten die van mening waren dat hun opneming in de geconsolideerde rekeningen niet vereist was omdat het Financieel Reglement zulks toestond (twee agentschappen) of omdat zij niet door de Europese Gemeenschap werden gecontroleerd (het Gemeenschappelijk stelsel van ziektekostenverzekering). Deze kwesties moeten worden opgelost vóór de goedkeuring van de definitieve rekeningen.
Volgens de voorlopige rekeningen bedragen de verplichtingen (passiva) van de EG 62 miljard EUR meer dan haar activa. Dat komt doordat de te ontvangen bedragen slechts worden afgeroepen wanneer betalingen voor de aangegane verplichtingen verschuldigd zijn. De belangrijkste verplichtingen betreffen de pensioenen voor het personeel (32 miljard EUR) en vorderingen op het EOGFL, afdeling Garantie (47 miljard EUR). Bij gebreke van internationale normen voor de presentatie van de desbetreffende verplichtingen van de lidstaten zullen de definitieve rekeningen worden opgesteld in het licht van de opmerkingen die de Rekenkamer zal maken.
Opgenomen en verstrekte leningen
Verrichtingen inzake opgenomen en verstrekte leningen, die buiten de begroting van de Commissie vallen, verder tot dusver geregistreerd in het “Globus” IT-systeem van DG ECFIN. In de loop van 2005 zijn de desbetreffende gegevens overgeheveld naar het centraal systeem van de Commissie (SAP/CFM en FM). Sommige financiële instrumenten werden overgeheveld in juli, de overige in november 2005. De verslaggevingsfuncties van het systeem zijn nog niet helemaal klaar. Er zal een upgrade van het centrale IT-systeem nodig zijn om een boekhouding voort te brengen die volledig met de internationale normen in overeenstemming is. Deze upgrade is gepland voor het tweede kwartaal van 2006.
Opleiding
De belangrijkste verwezenlijkingen op het gebied van opleiding in 2005 waren:
- voltooiing van de intensieve ABAC-opleiding, waarvoor van oktober 2004 tot juni 2005 7000 plaatsen werden aangeboden;
- geleidelijke actualisering van de cursussen voor het gebruik van het ABAC-systeem in het licht van de systeemontwikkelingen en ter verbetering van de kwaliteit. De graad van tevredenheid over de ABAC-cursussen steeg van 79% in 2004 tot 90% in 2005. Op verzoek van de DG’s is een nieuwe, geïntegreerde cursus aangeboden die alle basisaspecten van het transactiebeheer in zowel SI2 (dat geleidelijk aan uitdooft) als ABAC omvat. In het eerste kwartaal van het jaar werden specifieke briefings voor ordonnateurs gegevens;
- De cursussen ABAC en SI2 zijn ononderbroken doorgegaan na de afronding van de intensieve fase, evenals de cursussen boekhouding voor het bedrijfsleven en de overheidssector, al kon het bijwerken van het cursusmateriaal en de documentatie soms geen gelijke tred houden met de veranderingen in het systeem.
De belangrijkste werkzaamheden in 2006 zijn:
- Doorgaan met het verstrekken en bijwerken van cursussen, met meer aandacht voor het kiezen van de juiste boekhoudkundige codes, aangezien dit in sommige DG’s een probleem blijkt op te leveren.
- Verstrekken van opleiding aan het personeel van de delegaties en vertegenwoordigingen.
- Voorbereiden van opleidingen voor het personeel van de agentschappen en andere instellingen die besluiten om ABAC te gebruiken.
Consolidatie
Alle instellingen en agentschappen hebben een consolidatiehandboek en verslaggevingspakket ontvangen. Er werd een nieuw IT-consolidatiehulpmiddel (SAP ECCS) ontwikkeld, dat in november werd getest op basis van verslaggevingspakketten van 15 deelnemende instellingen en agentschappen. De instellingen en agentschappen hebben hun respectieve openingsbalansen opgesteld en deze voor coherentiecontroles en consolidatie aan de rekenplichtige van de Commissie meegedeeld. De voorlopige rekeningen van de instellingen en agentschappen zijn met behulp van het nieuwe IT-instrument succesvol geconsolideerd.
Verandering van begrotingsjaar
Vanaf juli 2005 werkten alle directoraten-generaal en diensten met DG Begroting samen om de periode waarin de financiële transacties voor de opening van een nieuw begrotingsjaar worden geschorst, tot een paar dagen te beperken. Deze periode is met succes verkort met meer dan drie weken in vergelijking met wat gebruikelijk was (zie tabel 2). Deze verwezenlijking maakt strikt genomen geen deel uit van het ABAC-project; zij is, enerzijds, het resultaat van een betere coördinatie tussen 13 eenheden van de vijf directoraten van DG Begroting en, anderzijds, van het gebruik van het voorontwerp van begroting voor de eerste interdienstenraadpleging over de interne regels voor 2006 die in september 2005 is begonnen. Deze voorlopige gegevens zijn achteraf bijgewerkt nadat de begroting was goedgekeurd.
TABEL 2: VERGELIJKING OPENING 2006-OPENING 2005
Gebeurtenis | 2005/2006 | 2004/2005 |
Opening van de vervroegde omgeving (*) | 15.11 | 19.11 |
Inschrijving van goedgekeurde kredieten die nieuwe vastleggingen en daarmee samenhangende betalingen mogelijk maken | 21.12 (**) | 10.1 |
Overdracht van uitstaande (voor)vastleggingen waardoor deze betaalbaar kunnen worden gesteld |
- cyclus 1 | 5.1 -- 9.1 | 31.1 -- 1.2 |
- cyclus 2 (***) | 20.1 -- 22.1 | 18.2 |
- cyclus 2bis (***) | 24.1 | n.v.t. |
- cyclus 3 (***) | 3.2 | 28.2 |
Restkredieten, hoofdcyclus | 6.1 -- 9.1 | 3.2 |
Ontvangstencyclus | 16.1 -- 17.1 | 15.2 |
(*) De datum 15.11 is bepaald in FR art. 178, lid 1, en art. 150, lid 3. |
(**) Betalingen zijn niet toegestaan vóór 1.1, met uitzondering van die welke in FR art. 178, lid 2, worden genoemd. (***) Extra cycli betreffen DG’s die het vereiste voorbereidende werk niet tijdig af hadden voor de eerdere cyclus. |
Controleomgeving en validatie van lokale systemen
Communicatie en kwaliteit van de boekhouding
Door middel van vergaderingen met het netwerk van boekhoudings- en financiële correspondenten werden de directoraten-generaal ook in 2005 volop bij de boekhoudingsproblematiek betrokken en werd er met hen gecommuniceerd. Om de boekhouding betrouwbaarder te maken, werden door de diensten van de rekenplichtige in de loop van het jaar verificaties van de kwaliteit van de nieuwe boekhoudkundige gegevens uitgevoerd. Alle fouten en onvolkomenheden werden aan de betrokken diensten meegedeeld. De financiële verslaggeving door de directoraten-generaal werd ontwikkeld en er vonden diverse vergaderingen met de boekhoudingscorrespondenten plaats.
De werkzaamheden ter verbetering van de controleomgeving van de boekhouding en ter verduidelijking van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden worden voortgezet, met een betere kwaliteit van de boekhoudkundige gegevens als doel.
Validatie van lokale systemen
Het gemoderniseeerde boekhoudsysteem is voor wat de kwaliteit van de gegevens betreft afhankelijk van een nauwkeurige en volledige gegevensinvoer door de talrijke (naar verwachting 7000) gebruikers van het centrale IT-systeem. Er zijn schermapplicties ontwikkeld waarmee aan de gebruikers bijstand wordt verleend om het risico op fouten maximaal te verkleinen; de kwaliteit van de ingevoerde gegevens hangt evenwel af van de controleomgeving die door elke gedelegeerd ordonnateur is geschapen. Het uit 8 personen bestaande validatieteam van DG Begroting heeft de systemen die overeenkomstig artikel 61, lid 1, onder e), van het Financieel Reglement door de ordonnateurs zijn ingesteld om boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren aan een programma van grondige controles onderworpen, te beginnen met die welke het grootste risico inhouden.
De systeemvalidatieteams in de directoraten-generaal hebben alle voor 2005 geplande werkzaamheden voltooid. In het voortgangsverslag van juli 2005 wordt melding gemaakt van de globaal bevredigende situatie in 27 directoraten-generaal. In het eindverslag van 28 februari 2006 wordt gemeld dat alle DG’s vooruitgang hebben geboekt, maar dat de systemen van twee DG’s (AIDCO en EAC) aanzienlijke tekortkomingen blijven vertonen, waardoor de rekenplichtige de systeemvalidatie heeft opgeschort totdat de nodige verbeteringen worden aangebracht. Bovendien kunnen de systemen voor het registreren van de gelden ter goede rekening niet worden gevalideerd totdat het IT-project “ABAC-Delegaties” voltooid is (zie §7 hierna).
IT-ontwikkelingen voor de algemene begroting
De ABAC-modules zijn via releases in april, juni en november 2005 en maart 2006 geleidelijk aan verbeterd. Facturen, betalingen en dossiers van rechtspersonen kunnen nu via webapplicaties worden geregistreerd. De werkzaamheden voor een beter beveiligde toegang tot het centrale boekhoudsysteem (SAP) zijn voortgezet en in februari 2006 zijn de nieuwe toegangsrestricties voor IT-personeel geïmplementeerd. Het ABAC-systeem functioneerde over het algemeen goed, maar door vertragingen bij de implementatie van het IT-ontwikkelingsprogramma konden sommige diensten slechts in maart 2006 bepaalde boekhoudkundige correcties aanbrengen.
De eerste fase van verbeteringen aan de dunningprocedure was tegen half december voltooid. De tweede fase moet tegen eind september 2006 zijn uitgevoerd.
De werkzaamheden betreffende het JRC-project om de SAP-PS- en CATS-(timesheet)functies te gebruiken om in de behoefte aan een gedetailleerde budgettering en boekhouding voor onderzoeksprojecten te voorzien, vorderden goed. Het project was tijdig klaar voor het begrotingsjaar 2006.
Uit een in 2005 afgeronde haalbaarheidsstudie bleek dat de nieuwe versie van de SAP-FM-module BCS (Budget Control System) kon worden gebruikt ter vervanging van de momenteel voor het centrale begrotingsbeheer gebezigde versie en in staat was om de lokale begrotingslijnen te integreren, wat noodzakelijk is om de departementen de beschikking te geven over een meer gedetailleerd systeem om hun budgetten te beheren. Die lokale lijnen worden momenteel in Si2 beheerd. De invoering van BCS wordt nu tegen eind 2006 verwacht.
De vooruitgang bij de ontwikkeling van een nieuw financieel Single Data Warehouse - noodzakelijk om de koppeling van IT-bestanden en boekhoudkundige gegevens te voltooien - bleef beperkt tot de conceptfase.
Wat ABAC Contracts betreft stond 2005 in het teken van het aanbieden van functies die door de User Group waren gevraagd en het voltooien van de installatie van het systeem in alle DG’s. Alle sinds januari 2005 gesloten contracten van meer dan 13 800 EUR dienden in ABAC-contracten te worden geregistreerd. Eind maart 2006 telde de applicatie circa 57 000 contracten met een totale waarde van ruim 7,7 miljard EUR.
De in 2005 inzake ABAC-activa verrichte werkzaamheden waren toegespitst op de volgende gebieden:
- voltooiing van de ontwikkelingen voor de boekhouding op transactiebasis en een betere integratie en samenhang met de andere ABAC-applicaties, om de onderlinge coherentie van gegevens in ABAC te versterken;
- voltooiing van de vervanging van oudere systemen;
- beproevingsfase van de voor de delegaties en vertegenwoordigingen ontwikkelde applicaties.
De Commissie heeft de toegangs beveiliging van het systeem verder verbeterd en verder gewerkt aan de synchronisatie van de in het systeem opgeslagen boekhoudkundige gegevens ( bijlage II ).
Implementatie van ABAC door de andere instellingen en organen
Verschillende organen en kleinere instellingen gebruiken een versie van het Si2-systeem van de Commissie voor hun begrotingsrekeningen. De Commissie was bereid om Si2 beschikbaar te blijven stellen in 2006 en alle ABAC-modules beschikbaar te stellen voor de entiteiten die daarvan gebruik wensten te maken.
Een aantal agentschappen (2 uitvoerende en 9 gewone) en twee comités (Het Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s) hebben een officieel verzoek ingediend om ABAC te gebruiken. Vijf agentschappen zullen ABAC in 2006 bij wijze van proef beginnen te gebruiken, de overige in 2007 en 2008.
Voor elk agentschap wordt in ABAC een specifieke financiële en boekhoudkundige omgeving gecreëerd. De rekenplichtigen van de entiteiten blijven verantwoordelijk voor hun boekhouding en voor de uitvoering van de betalingscycli.
ABAC-DELEGATIES
DG Begroting, DG RELEX en DG DIGIT hebben een manier gevonden om de verrichtingen die momenteel via gelden ter goede rekening worden uitgevoerd en in een apart systeem – RAI-web – worden geregistreerd, in ABAC op te nemen. Hun registers van vaste activa zullen in ABAC-activa beheerd moeten worden. Dit project zal aanpassingen aan de betrokken ABAC-modules en de ontwikkeling en implementatie van webapplicaties vereisen. De roll-out in de delegaties is gepland in 2006, al zal de koppeling met SAP niet operationeel zijn tot de opening van het begrotingsjaar 2007. Voor zover mogelijk zal de roll-out in de delegaties worden afgestemd op die van ABAC-EOF (zie § 8 hierna).
Europees Ontwikkelingsfonds
De boekhouding van de Europese Ontwikkelingsfondsen (EOF), die niet dezelfde is als voor de algemene begroting, moet afzonderlijk worden gemoderniseerd.
De EOF-modernisering omvat het opstellen van een bijgewerkt rekeningstelsel en van nieuwe boekhoudregels die aan de eisen van het boekhouden op transactiebasis voldoen. Het project houdt ook de vervanging in van OLAS, het bestaande IT-systeem voor het EOF. OLAS zal worden vervangen door een combinatie van ABAC en CRIS, het lokale IT-systeem van DG AIDCO. Zowel ABAC als CRIS wordt reeds gebruikt voor het aanmaken van de rekeningen voor de algemene begroting; beide worden momenteel aangepast aan de bijzonderheden van het EOF.
Het ABAC-EOF-project is in de loop van 2005 goed opgeschoten. Er is een nieuw rekeningstelsel tot stand gebracht en er zijn nieuwe boekhoudmethoden uitgewerkt en goedgekeurd door de rekenplichtige. In samenwerking met DG AIDCO is onderzocht welke lacunes er zijn en welke ontwikkelingen in ABAC en CRIS bijgevolg nodig zijn. De betrokken IT-ontwikkelingen zijn momenteel in uitvoering en de bedoeling is dat zij vanaf januari 2008 operationeel worden. Het opleiden van de toekomstige gebruikers in de 46 ACS-delegaties is een heuse uitdaging.
Een niet onbelangrijke opmerking is dat momenteel weliswaar nieuwe ondersteunende IT-instrumenten worden ontwikkeld, maar dat de EOF-jaarrekeningen over 2005 reeds in overeenstemming met de beginselen van een boekhouding op transactiebasis zijn opgesteld. Bovendien heeft de rekenplichtige van het EOF omwille van de vergelijkbaarheid van de jaarrekeninginformatie de financiële openingsstaten voor het begrotingsjaar 2005 opnieuw opgesteld op transactiebasis. De boekhoudkundige informatie uit het huidige boekhoudsysteem (OLAS) werd daartoe waar nodig aangepast. Tevens heeft de rekenplichtige van het EOF de nodige correcties aangebracht in de gegevens op kasbasis, op grond van aanvullende informatie die door de ordonnateur is verstrekt.
Toekomstige ontwikkelingen
Het actieplan is geactualiseerd voor 2006 en verlengd tot 2007 (zie bijlage). Tegen eind 2006 zou de volledige ABAC IT-structuur geïmplementeerd moeten zijn. Verdere IT-ontwikkelingen zullen voornamelijk betrekking hebben op het vergroten van de gebruikersvriendelijkheid, het verbeteren van de financiëleverslaggevingsfuncties, het verwezenlijken van de langetermijndoelstelling van nauwere integratie van lokale systemen en het aanbieden van extra instrumenten voor gebruikersondersteuning en financieel beheer. De werkzaamheden voor het boekhoudkundig kader zullen zich toespitsen op het omschrijven van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van alle bij de financiële procedures betrokken actoren, het verbeteren van de kwaliteit van de boekhoudkundige gegevens en de beheersrapportage en het toetsen – door alle ordonnateurs van de delegaties - van de conformiteit van lokale systemen met de validatiecriteria.
Conclusie
De overgang naar een nieuw boekhoudsysteem in de Europese Commissie heeft plaatsgevonden binnen de voorgeschreven termijn en op 1 januari 2005 schakelde de Commissie van een algemene EU-boekhouding op kasbasis over op een boekhouding op transactiebasis, waardoor zij nu in staat is om in alle materiële opzichten aan de internationale boekhoudnormen te voldoen. De eerste definitieve resultaten van het geïnstalleerde systeem konden worden getest en gedocumenteerd toen de rekenplichtige van de Commissie op de voorgeschreven datum 31 maart 2006 de voorlopige rekeningen presenteerde. De Commissie is er met andere woorden in geslaagd om in een zeer ambitieus tijdsbestek het doel van overschakeling naar een boekhouding op transactiebasis te verwezenlijken. Dit zou niet mogelijk geweest zijn zonder de toewijding en de constructieve medewerking van alle diensten van de Commissie.
Hoewel de overgang succesvol is verlopen en grondige tests hebben plaatsgevonden, gaven controles van lokale systemen eind 2005 reden tot bezorgdheid over drie lokale systemen die niet konden worden gevalideerd. Het verslag over de lokale systemen van de DG’s bevat ook aanbevelingen voor verbetering van de controle op de boekhoudkundige gegevens, voor een oordeelkundigere keuze van de boekhoudkundige codes, voor een betere opleiding inzake boekhoudkundige aangelegenheden en voor de daarmee samenhangende cultuuromslag. De diensten van de Commissie stonden in 2005 onder aanzienlijke druk om binnen krappe termijnen nieuwe, complexe processen uit te werken. De werkzaamheden ter verbetering van de controles van de samenhang binnen het boekhoudsysteem zullen ongetwijfeld minstens tot de goedkeuring van de definitieve geconsolideerde rekeningen (31 juli 2006) doorgaan.
Volgens de planning zouden twee van de drie lokale systemen die niet konden worden gevalideerd, uiterlijk eind 2006 conform zijn (AIDCO en RELEX). De vervanging van het derde systeem (EAC) heeft vertraging opgelopen, zodat het betrokken DG ervoor zal moeten zorgen dat het huidige systeem tijdig kan worden geüpgraded voor de afsluiting van het begrotingsjaar 2006.
Om het problematische tekort aan gekwalificeerd boekhoudkundig personeel op te vangen, organiseert de Commissie externe vergelijkende onderzoeken voor specialisten om kandidaten met de geschikte opleiding en ervaring aan te trekken. Daarnaast zal het aantal cursussen voor het eigen personeel worden opgevoerd.
De IT-ontwikkelingen die nodig zijn om de Europese Ontwikkelingsfondsen, de gelden ter goede rekening en de agentschappen in ABAC op te nemen, moeten tegen half 2006 voltooid zijn; daarna zal de Commissie zich concentreren op de voltooiing van de koppeling van de centrale IT-systemen en op het optimaliseren van de veiligheidscontroles.
Het project beoogt het management van elke dienst te voorzien van betrouwbaarder en vollediger informatie over de activa en passiva waarvoor het verantwoordelijk is en over de financiële relaties met elke leverancier (op langere termijn), alsmede, op middellange termijn, over de financiële uitvoering van meerjarenprojecten en -verbintenissen.
De uit de problemen en vertragingen van het eerste jaar van de boekhouding op transactiebasis getrokken lering moet de Commissie in staat stellen om de kwaliteit van de financiële informatie en de nakoming van de termijnen voor de rekeningen van volgende begrotingsjaren te verbeteren.
Annex 1
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC FED Developments | | Mod Tests | | | | | | | | | | Training & Int. tests | |Post-Impl. Support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Delegations Developments | | ABAC Delegations Migration | | Deleg Post Impl support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Tests | |Corrections | |Roll-out without SAP link | |Complete Roll-Out | | Data upload in SAP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets for delegations development & PRESS | | | | Migration & Roll-Out | | Post Implementat. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Training | | | | | | Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Assets / Invoice | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets vs SAP gap analysis | | Assets to SAP migration? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Guaranties | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Specs | |Dev. | |Test & Prod. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Web Commitments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Screen Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |v | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Contract and Workflow? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Income BPR | | Web Income Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Ongoing review of Security and Workflow specifications | | Development of enhanced Security and Workflows as specified in the previous phase | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Corrections Developments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Inbox | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Db Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Specs | | FEL Split/Merge | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Expert Screens: SAP/Dev? | |DG Expert Screens Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Si2 impact analysis | | BCS Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PS re-assessment | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Dunning Phase 2 Technical BP | | Dunning Phase 2 Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Support R3 for Close & Consolidation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC PS post-Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | SAP and SAP CFM Upgrade + Test | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Weblogic Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Oracle Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Archiving FM | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | Archiving ABAC Workflow | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Performance Improvement | | Performance Improvement based on the Data Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |DRP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Data Dictionary and Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Single Data Warehouse | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Budget Reporting Review | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Internal Accounting Control | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Acc. Correspondant R&R | |Acc. Budg R&R | |Procedures Documentation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Consolidation: Intragroup Procedure / Reconciliation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Reporting BUDG C / DGs | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting, Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Follow up, DGs awareness & Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Acc. Manual new Web Site solution | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Provisional Closing | | | | Final Closing | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Accounting is the main impact | | | |ABAC impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |USM and DwH | | | | | | | |ABAC-Assets impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Performance impacted | | | | | |FED Functional | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION
1. System Security.
Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.
The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.
In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.
During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.
There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:
- completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)
- the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.
2. Quality of the system.
An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.
[1] De Commissie heeft tot en met 31mei 2005 halfjaarlijkse voortgangsverslagen uitgebracht.