Bijlagen bij COM(2008)97 - Actieplan ter versterking van de toezichthoudende rol van de Commissie in het kader van het gedeeld beheer van structurele acties

Dit is een beperkte versie

U kijkt naar een beperkte versie van dit dossier in de EU Monitor.

dossier COM(2008)97 - Actieplan ter versterking van de toezichthoudende rol van de Commissie in het kader van het gedeeld beheer van structurele ...
document COM(2008)97 NLEN
datum 19 februari 2008
BIJLAGE

ACTIEPLAN ter versterking van de toezichthoudende rol van de Commissie voor structurele acties

1. Doel van het actieplan

1.1. Het actieplan heeft tot doel de toezichthoudende rol van de Commissie te versterken en de lidstaten ertoe te brengen het foutenpercentage van de bij de Commissie ingediende uitgavendeclaraties voor medefinanciering in het kader van structurele acties te verminderen of, wanneer zij daar niet in slagen, om verliezen voor de communautaire begroting door financiële correcties te voorkomen.

1.2. Hoewel de initiële termijnen eind 2008 verstrijken, zullen bepaalde acties nog aan de gang zijn. Het zal daarom nodig zijn het actieplan eind 2008 opnieuw te bekijken en bij te werken. De uitvoering van het actieplan zal in de loop van het jaar elk kwartaal worden gemonitord.

1.3. De Commissie zal vanaf eind maart 2008 elk kwartaal verslag aan het Europees Parlement uitbrengen.

2. Uitvoering van de aanbevelingen van de Rekenkamer

2.1. Het doel zal worden bereikt door de uitvoering van de aanbevelingen van de Europese Rekenkamer, als vastgesteld in haar jaarverslag (JV) voor 2006, haar advies nr. 6/2007, en tijdens de kwijtingsprocedure. De aanbevelingen van de Rekenkamer zijn:

1. zorgen voor het verstrekken van volledige, transparante en betrouwbare informatie over financiële correcties en terugvorderingen (JV punt 2.24 en punt 2.26),

2. verbeteren van de kwaliteit van de jaarverslagen over de activiteiten van de DG's (JV punt 2.37a),

3. uitvoeren van het actieplan voor het geïntegreerd internecontrolekader van de Commissie (JV punt 2.37b),

4. verbeteren van de doeltreffendheid van de toezichthoudende controles van de Commissie ter vermindering van het risico van tekortkomingen in de systemen van de lidstaten (JV punt 2.37c),

5. zorgen voor deugdelijke afsluitingsprocedures voor de programmeringsperiode 2000-2006 (JV punt 3.18),

6. besteden van bijzondere aandacht aan de verbetering van de primaire controles op beheersniveau in de lidstaten (JV punt 6.43),

7. versterken van de feedbackmechanismen in het controlesysteem in de Structuurfondsen (JV punt 6.44),

8. aanmoedigen en vergemakkelijken van het gebruik van vereenvoudigingen voor de periode 2007-2013 (JV punt 6.45),

9. zorgen voor de volledige implementatie van het wettelijk kader voor de programmeringsperiode 2007-2013 (hoorzitting kwijting COCOBU 22.1.08),

10. vergroten van het effect van de auditactiviteiten van de Commissie door een beter gebruik van opschortingen en financiële correcties (vergadering Rekenkamer en Commissie 1.2.2008),

11. uitvoeren van passend toezicht op de jaarlijkse overzichten om ervoor te zorgen dat deze consistent, vergelijkbaar en nuttig zijn (Advies nr. 6/2007, punt III).

2.2. De Commissie zal ook elke door de Rekenkamer geconstateerde materiële fout opvolgen om ervoor te zorgen dat passende financiële correcties worden uitgevoerd.

3. Acties voor het corrigeren van systeemgebreken in het kader van de auditstrategieën van de DG's

De auditwerkzaamheden van de Commissie vormen een sleutelelement in de uitoefening van haar toezichthoudende taak. DG REGIO en DG EMPL voeren hun auditactiviteiten uit in het kader van een driejaarlijkse auditstrategie, die jaarlijks wordt bijgewerkt en de doelstellingen en prioriteiten vaststelt op grond van de geïdentificeerde risico's, en de geplande auditwerkzaamheden presenteert.

Voor de programmeringsperiode 2000-2006 bedroeg de auditdekking voor het EFRO eind 2007 circa 61% van het totale bedrag van de voor de programma's vastgestelde communautaire financiering, en voor het ESF 83%.

De twee DG's hebben voor 2008 auditwerkzaamheden voor de programmeringsperiode 2000-2006 gepland, die vooral zijn gericht op:

- audits van risicobeheersorganen (40 EFRO; ESF 15);

- onderzoek van de afwikkelingsorganen ter voorbereiding van de afsluiting van het programma (30 EFRO; 6 ESF).

Ernstige systeemgebreken die in vorige jaren tijdens audits zijn ontdekt, worden opgevolgd via de door de betrokken lidstaten uit te voeren actieplannen. Voor het EFRO resp. het ESF bestaan 10 resp. 17 actieplannen die betrekking hebben op 80 resp. 20 programma's. Vóór eind 2008 zullen de diensten van de Commissie hebben geconcludeerd dat die lidstaten de acties met succes hebben uitgevoerd of zal een procedure zijn ingeleid, die moet leiden tot financiële correcties.

Wat de lopende procedures betreft, zal één nog uitstaande procedure voor financiële correcties voor de programmeringsperiode 2000-2006 in het eerste kwartaal van 2008 worden afgesloten. Er zijn 19 andere procedures voor de opschorting van tussentijdse betalingen ingeleid, die tot financiële correcties moeten leiden (6 EFRO, 8 ESF, 5 CF). Deze procedures moeten vóór eind 2008 zijn afgerond.

4. Voorbereiding voor de afsluiting van de programma's

De follow-up van de ex post-audits over de afsluiting van de programma's van de programmeringsperiode 1994-1999[2] wordt thans afgerond en er zullen besluiten voor financiële correcties worden genomen voor een bedrag dat wordt geraamd op niet minder dan 500 miljoen euro. De diensten van de Commissie zijn reeds begonnen met de voorbereiding van de afsluiting van de programma's 2000-2006. Door de Commissie zijn in 2006 richtsnoeren voor de lidstaten goedgekeurd. De DG's zijn een auditonderzoek gestart met betrekking tot de afwikkelingsorganen die verantwoordelijk zijn voor de afgifte van de verklaringen inzake de wettelijkheid en regelmatigheid van de uitgaven in 2007. Er zijn audits van 19 afwikkelingsorganen uitgevoerd. Bovendien zijn de DG's voornemens om:

- interne procedures op te stellen om te zorgen voor een streng onderzoek van de door de lidstaten ingediende afsluitingsdocumenten en de correcte behandeling van onregelmatigheden;

- het auditonderzoek met betrekking tot de afwikkelingsorganen af te ronden met de 36 aanvullende audits, als hierboven vermeld;

- de lidstaten bewust te maken van het belang van de voorbereiding van de afsluiting.

5. Uitvoering van het actieplan van de Commissie voor een geïntegreerd internecontrolekader

De twee DG's zijn actief betrokken bij de uitvoering van het actieplan van de Commissie voor een geïntegreerd internecontrolekader.

In 2008 zullen de volgende acties worden uitgevoerd.

Actie 10 – raming van de controlekosten voor het EFRO – in 10 lidstaten hebben bezoeken ter plekke plaatsgevonden om de redelijkheid van de ingediende gegevens te verifiëren. De analyse zal in mei 2008 worden afgerond. Er zal voor oktober 2008 een mededeling worden opgesteld om de resultaten van deze evaluatie van de kosten en baten samen te brengen met de analyse van het residuele risico, die de DG's voor wier beleidsterreinen de beoordeling van de Rekenkamer "rood" is, moeten opnemen in hun jaarlijkse activiteitenverslag voor 2007.

Actie 11N – betrouwbaarheid van de nationale monitoring- en rapportagesystemen – een bijlage over financiële correcties en terugvorderingen is voor de eerste keer opgenomen in het in oktober 2007 gepubliceerde jaarverslag over de structuurfondsen 2006, dat een overzicht gaf van de van de lidstaten ontvangen gegevens over terugvorderingen en schrappingen. Er zullen audits op een steekproef van lidstaten worden uitgevoerd om de volledigheid en nauwkeurigheid van de gegevens te verifiëren.

Actie 15- vertrouwenscontracten – naast de eerder met het VK (Wales) en Oostenrijk gesloten contracten zijn in 2008 vertrouwenscontracten ondertekend met Denemarken, Portugal, Slovenië en Estland. Er zullen door de DG's aanvullende inspanningen worden geleverd om verdere contracten te sluiten, als de lidstaten aan de voorwaarden voldoen. Er worden bijvoorbeeld twee verdere contracten voorbereid waarover in het najaar een besluit zal worden genomen. De contracten hebben betrekking op de programmeringsperiode 2000-2006. Het basisbegrip "vertrouwenscontract" is opgenomen in de communautaire wetgeving voor de programmeringsperiode voor de structuurfondsen 2007-2013.

Bovendien lopen nog de volgende acties die voor een aanvullende output zullen zorgen:

Actie 9 – coördinatie en uitwisseling van audit- en controleresultaten – de gegevensbank van de gemeenschappelijke organen die verantwoordelijk zijn voor de beheers- en controlesystemen van de structuurfondsen, is in 2007 met de afwikkelingsorganen voltooid. Deze gegevensbank zal worden gebruikt voor de uitwisseling van de resultaten van het auditonderzoek naar de werkzaamheden van de afwikkelingsorganen in 2008.

Actie 14b – richtsnoeren voor lidstaten – in 2007 zijn zes handleidingen met richtsnoeren met de lidstaten besproken. De twee handleidingen voor de auditautoriteiten zullen in 2008 worden afgerond en twee andere handleidingen over de beheersverificaties en de certificeringsfunctie zullen worden herzien om rekening te houden met de bepalingen van de nieuwe verordeningen.

Actie 16 – coördineren van de auditnormen – de audithandleiding voor de structuurfondsen wordt thans bijgewerkt en zal in 2008 worden voltooid, en de richtsnoeren over het trekken van een steekproef en de methodologie voor de systeembeoordeling zullen worden afgerond.

6. Preventieve acties voor de programmeringsperiode 2007-2013 voor de structuurfondsen

Voor de programmeringsperiode 2007-2013 hebben de diensten van de Commissie in 2007 acties ondernomen om ervoor te zorgen dat aan de lidstaten gedetailleerde richtsnoeren werden verstrekt over de sleutelprocedures van het proces voor de beoordeling van de naleving van de verplichtingen, en de goedkeuring van de auditstrategie. De diensten van de Commissie hebben aanvullende richtsnoeren en opleidingen aan de auditautoriteiten in verband met systeemaudits en projectaudits verstrekt. In 2008 zullen de diensten van de Commissie zorgen voor het onderzoek van de documenten ter beoordeling van de naleving van de voorschriften en de auditstrategiedocumenten, waarbij zij de gemeenschappelijke procedures en controlelijsten zullen toepassen die zijn vastgesteld om zekerheid te verkrijgen dat de lidstaten conforme beheers- en controlesystemen hebben opgezet. De diensten van de Commissie zullen verdere richtsnoeren opstellen, als vermeld in punt 5, namelijk:

- audithandleiding voor de structuurfondsen;

- richtsnoeren voor eersteniveau-verificaties door beheersautoriteiten;

- richtsnoeren over de certificeringsfunctie.

Zij zullen ook actie ondernemen ter bevordering van het gebruik van de door de communautaire verordeningen mogelijk gemaakte vereenvoudigingen, en duidelijke richtsnoeren over subsidiabiliteitskwesties verstrekken.

7. Aanvullende nieuwe acties

De diensten van de Commissie hebben sinds de publicatie van het jaarverslag van de Rekenkamer voor 2006 in reactie op de aanbevelingen van de Rekenkamer een reeks aanvullende acties gelanceerd die in 2008 zullen worden voltooid. Zij betreffen met name maatregelen om ervoor te zorgen dat sneller besluiten voor de opschorting van betalingen en financiële correcties worden genomen wanneer ernstige zwakke punten in de systemen worden geconstateerd, maatregelen ter verbetering van de kwaliteit van de rapportage over terugvorderingen en financiële correcties op initiatief van zowel de lidstaten als de Commissie, maatregelen om de rapportage in de jaarlijkse activiteitenverslagen verder te verbeteren, en maatregelen ter maximalisering van de waarde van de jaarlijkse overzichten die de lidstaten uit hoofde van artikel 53 ter, lid 3, van het Financieel Reglement moeten overleggen.

8. Effect van het actieplan

8.1. De Commissie heeft dit actieplan opgesteld, waarin de 11 aanbevelingen van de Rekenkamer systematisch worden behandeld. Het omvat de hierboven genoemde relevante acties, waaronder de vermelde aanvullende nieuwe acties, en geeft de output en de indicatoren tezamen met de termijnen aan, zodat de uitvoering daarvan kan worden gemonitord.

8.2. De vermindering van het foutenpercentage op het niveau van de tussentijdse terugbetalingen zal een gestaag maar langdurig proces vormen. De door de Rekenkamer gevonden fouten zullen alleen maar worden verminderd, als de systemen van de lidstaten er in de eerste plaats consistent in slagen om vóór de certificering van de uitgaven bij de Commissie fouten te voorkomen. Voor de programmeringsperiode 2000-2006 zullen de reeds gemaakte fouten van invloed blijven zijn op de betalingen die tot 2010 zullen worden verricht. De correctie van deze fouten zal afhangen van de doeltreffendheid van de door de lidstaten uit te voeren controles na betaling en van de controle- en auditwerkzaamheden van de Commissie. De acties in het actieplan moeten de doeltreffendheid van deze ex post-controles verbeteren, met name ten aanzien van de systemen van de lidstaten die reeds als gebrekkig zijn aangemerkt, en voor betere monitoringindicatoren zorgen. Voor de programmeringsperiode 2007-2013 moet het actieplan ervoor zorgen dat de systemen van de lidstaten vanaf het begin van de uitvoering van het programma naar behoren functioneren of, als dit niet het geval is, dat gebreken vroegtijdig worden ontdekt zodat corrigerende maatregelen kunnen worden toegepast.

Actieplan

.

Actie | Aanbeveling Europese Rekenkamer | Doelstelling | Chef de file | Output/Indicator | Termijn |

1. Acties in het kader van de gezamenlijke auditstrategie voor structurele acties voor 2000-2006 |

1.1. | Uitvoering van doelgerichte audits bij risicobeheersorganen (2000-2006) | Besteden van bijzondere aandacht aan de verbetering van de primaire controles op beheersniveau in de lidstaten Verbeteren van de doeltreffendheid van de toezichthoudende controles van de Commissie om het risico van tekortkomingen in de systemen van de lidstaten te verminderen | Richten van de auditmiddelen op risico-organen om het potentiële residuele risico te beperken | DG REGIO DG EMPL | Uitvoering van geplande auditbezoeken: EFRO/CF 40: BE, BG, CZ, ES (2), F (3), FI, GR (3), IRL (2), IT (6), LT, LV, NL, PL (2), PT (2), RO, SK (2), UK (2), INTERREG (8) ESF 15: AT, DE, ES (3), HU, IT, LV, PT (3), SI, SK, UK (2) Auditresultaten binnen drie maanden na auditbezoek. Effectief resultaat – goede basis voor corrigerende maatregelen of redelijke zekerheid dat geen actie nodig is | 31.12.2008 |

1.2. | Voltooien van de follow-up van de uitvoering van de huidige 27 actieplannen door de lidstaten om de ernstige tekortkomingen in de beheers- en controlesystemen van die lidstaten te verhelpen | Besteden van bijzondere aandacht aan de verbetering van de primaire controles op beheersniveau in de lidstaten Verbeteren van de doeltreffendheid van de toezichthoudende controles van de Commissie om het risico van tekortkomingen in de systemen van de lidstaten te verminderen | Verkrijgen van een redelijke zekerheid dat de beheers- en controlesystemen in de lidstaten naar behoren functioneren en de communautaire begroting vrijwaren | DG REGIO DG EMPL | 27 actieplannen (EFRO/ESF 17) in 16 lidstaten met goed resultaat afgesloten EFRO: ES, FI, IT, NL, PL, PT, UK (2), INTERREG (2) ESF: AT (2), BE, DE (3), ES (2), F (3), IT (2), LV, NL, SK, UK | 31.12.2008 |

1.3. | Afronden van de 20 nog lopende opschortings- en financiële-correctieprocedures voor 2000-2006 en de 34 financiële-correctieprocedures van de afsluitende audits voor 1994-1999 | Vergroten van het effect van de auditactiviteiten van de Commissie door een doeltreffender gebruik van de opschortings- en financiële-correctieprocedures | Verkrijgen van een redelijke zekerheid dat de beheers- en controlesystemen in de lidstaten naar behoren functioneren en de communautaire begroting vrijwaren | DG REGIO DG EMPL | Opschortings- en financiële-correctieprocedures afgesloten met door de lidstaat aanvaarde correcties of een besluit van de Commissie binnen een termijn van 24 maanden (zie punt 8.2 hieronder) EFRO 32 programma's: ES (23), IT, PT (3), INTERREG (3), UK (2) ESF 12 programma's: DE, ES (2), F (2), IT (2), LU (2), LV, NL, UK CF 60 projecten: BG (3), ES (14), GR (37), PT (3), LT (3) | 31.12.2008 |

1.4 | Opvolgen van de afzonderlijke gevallen van materiële fouten voor DAS 2006 tezamen met eventuele gevolgen voor de systemen | Verbeteren van de doeltreffendheid van de toezichthoudende controles van de Commissie om het risico van tekortkomingen in de systemen van de lidstaten te verminderen | Verkrijgen van zekerheid dat de vereiste correcties zijn uitgevoerd tot bescherming van de communautaire begroting | DG REGIO DG EMPL | Definitief standpunt van DG's over 73 gevallen Wanneer de lidstaat de vereiste correctie niet heeft uitgevoerd, is een financiële-correctieprocedure ingeleid | 30.9.2008 |

2. Voornaamste lopende acties in het kader van het actieplan voor een geïntegreerd internecontrolekader |

2.1. | Actie 9 - Zorgen voor doeltreffende instrumenten voor de uitwisseling van audit- en controleresultaten en de single audit-aanpak bevorderen | Versterken van de feedbackmechanismen in de controlesystemen in de structuurfondsen | Coördineren van de audit- en controlewerkzaamheden om de doeltreffendheid daarvan te maximaliseren | DG REGIO DG EMPL | Uitwisselen van de auditresultaten van het onderzoek naar de werkzaamheden van de afwikkelingsorganen (zie punt 3.1 hieronder) | 31.12.2008 |

2.2. | Actie 10 – Maken van een eerste raming en analyse van de kosten van controles voor het EFRO | Uitvoeren van het actieplan van de Commissie voor een geïntegreerd internecontrolekader overeenkomstig advies nr. 2/2004 van de Rekenkamer | Verschaffen van een basis voor de totstandbrenging van een evenwicht tussen de kosten en baten van controles | DG REGIO | Verslag over de analyse van de van de lidstaten ontvangen gegevens | 31.5.2008 |

2.3. | Actie 11N – onderzoeken van de betrouwbaarheid van de nationale monitoring- en rapportagesystemen voor terugvorderingen en financiële correcties | Zorgen voor het verstrekken van volledige, transparante en betrouwbare informatie over financiële correcties en terugvorderingen | Verbeteren van de rapportage over financiële correcties (zie actie 6 hieronder) | DG REGIO DG EMPL | Verificaties in 10 te selecteren lidstaten na analyse van de uiterlijk op 31.3.2008 te verstrekken gegevens (5 lidstaten in het eerste semester) Effectief resultaat - betere evaluatie door de Rekenkamer | 31.12.2008 |

2.4. | Actie 14b – verstrekken van richtsnoeren voor begunstigden en/of intermediaire niveaus over de controles en de verantwoordelijkheden in de controleketen | Aanmoedigen en vergemakkelijken van het gebruik van vereenvoudigde procedures voor de periode 2007-2013 | Voorkomen van fouten en beperken van het risico voor de communautaire begroting (zie acties 4 en 5.2) | DG REGIO DG EMPL | Bijgewerkte handleidingen over: beheersverificaties certificeringsfunctie | 30.6.2008 |

2.5. | Actie 15 - Bevorderen van het initiatief inzake "vertrouwenscontracten" voor de structuurfondsen (om de Commissie in staat te stellen vertrouwen te stellen in de nationale auditwerkzaamheden voor de periode 2000-2006 en om de basis te leggen voor een soortgelijke samenwerking in 2007-2013) | Verbeteren van de doeltreffendheid van de toezichthoudende controles van de Commissie om het risico van tekortkomingen in de systemen van de lidstaten te verminderen | Verbeteren van de coördinatie van de auditwerkzaamheden om in staat te zijn vertrouwen te stellen in het werk van de nationale auditorganen | DG REGIO | Doel – ondertekening van vertrouwenscontrac-ten met twee extra lidstaten die hun geschiktheid aantonen (zes lidstaten hadden op 19 februari 2008 contracten voor het EFRO en het Cohesiefonds ondertekend) | 30.9.2008 |

2.6. | Actie 16 – coördineren van auditnormen, rapportage van foutenpercentage, enz. voor de structuurfondsen | Verbeteren van de doeltreffendheid van de toezichthoudende controles van de Commissie om het risico van tekortkomingen in de systemen van de lidstaten te verminderen | Verbeteren van het geïntegreerde internecontrolekader door standaardisatie van de auditmethoden | DG REGIO DG EMPL | Steekproefhandleiding Methodologie voor systeembeoordeling Voltooiing van de herziene audithandleiding voor de structuurfondsen | 30.4.2008 30.4.2008 31.12.2008 |

3. Preventieve acties voor de afsluiting van de programma's en projecten 2000-2006 |

3.1. | Voltooien van het auditonderzoek naar de werkzaamheden van de afwikkelingsorganen (2000-2006) | Zorgen voor deugdelijke afsluitingsprocedures | Preventieve controle om ervoor te zorgen dat de afsluitingsprocedure doeltreffend zijn zal voor de opsporing van onregelmatige uitgaven | DG REGIO DG EMPL | Uitvoering van geplande auditbezoeken: EFRO/CF 30: BE, BG, CY, CZ (2), DE (5), ES (2), FI, GR (2), HU, IT (6), LT, NL, PL (2), RO, UK (3) [3] ESF 6: EE, FI, HU, IRL, PT, SV Effectief resultaat – goede basis voor corrigerende maatregelen of redelijke zekerheid dat geen actie nodig is | 31.12.2008 |

3.2. | Afronden van de interne procedures om te zorgen voor een streng onderzoek van de afsluitingsdocumenten | Zorgen voor deugdelijke afsluitingsprocedures | Ervoor zorgen dat de afsluiting van de programma's in de diensten van de Commissie goed wordt voorbereid | DG REGIO DG EMPL | Nieuwe procedures afgerond | 30.6.2008 |

3.3. | Bewustmaken van de lidstaten van het belang van de door de Commissie in 2006 opgestelde afsluitingsrichtnoeren | Zorgen voor deugdelijke afsluitingsprocedures | Ervoor zorgen dat de afsluiting van de programma's in de lidstaten goed wordt voorbereid | DG REGIO | Seminar voor beheersautoriteiten Agendapunt voor de jaarlijkse vergaderingen met de beheersautoriteiten | 30.6.2008 31.12.2008 |

4. Preventieve acties voor de programmeringsperiode 2007-2013 |

4.1. | Nader bekijken van de evaluatieverslagen en adviezen over de naleving van het wettelijke kader | Zorgen voor de volledige uitvoering van het wettelijk kader voor de programmeringsperiode 2007-2013 | Ervoor zorgen dat reeds vroeg in de programmeringsperiode doeltreffende beheers- en controlesystemen functioneren | DG REGIO DG EMPL | Controle van circa 250 systemen aan de hand van stukken, zo nodig met informatiebezoeken ter plekke Effectief resultaat – laag foutenpercentage in later ingediende aanvragen om tussentijdse betalingen | 31.12.2008 |

4.2. | Nader bekijken van de nationale auditstrategieën | Zorgen voor de volledige uitvoering van het wettelijk kader voor de programmeringsperiode 2007-2013 | Zorgen voor nationale auditstrategieën die in overeenstemming zijn met de verordeningen | DG REGIO DG EMPL | Controle van circa 200 auditstrategieën aan de hand van stukken | 31.12.2008 |

4.3. | Acties ter vereenvoudiging van de procedures: | Aanmoedigen en vergemakkelijken van het gebruik van vereenvoudigde procedures voor de programmeringsperiode 2007-2013 | Voorkomen van fouten en beperken van het risico voor de communautaire begroting |

a) Nota over de gedeeltelijke afsluiting uit hoofde van artikel 88 van Verordening (EG) nr. 1083/2006, met follow-up tijdens de jaarlijkse vergaderingen met de beheersautoriteiten | DG REGIO DG EMPL | Leidraad en follow-upvergaderingen Effectief resultaat – de meeste lidstaten maken gebruik van gedeeltelijke afsluiting | 31.12.2008 |

b) Nota over het gebruik van vaste bedragen voor indirecte kosten (alleen ESF), met follow-up tijdens de jaarlijkse vergaderingen met de beheersautoriteiten | DG EMPL | Leidraad en follow-upvergaderingen Effectief resultaat – de meeste lidstaten (18/27) maken gebruik van vaste bedragen – minder fouten | 31.12.2008 (Nota afgerond in 9.2007) |

4.4. | Onderzoeken van en verschaffen van duidelijkheid over subsidiabiliteitskwesties voor 2007-2013: | Zorgen voor de volledige uitvoering van het wettelijk kader voor de programmeringsperiode 2007-2013 | Ervoor zorgen dat de verordeningen duidelijk zijn voor de nationale autoriteiten die hen toepassen en voor de begunstigden |

a) Bundeling van de communautaire subsidiabiliteitsregels voor de periode 2007-2013 in een enkele brochure | DG REGIO DG EMPL | Brochure | 30.9.2008 |

b) Nota over de toepassing van artikel 55 van Verordening (EG) nr. 1083/2006 – Inkomstengenererende projecten | DG REGIO DG EMPL | Leidraad Effectief resultaat- minder fouten bij inkomstengenererende projecten | 30.6.2008 |

c) Nota over de toepassing van de staatssteunregels | DG REGIO DG EMPL | Leidraad Effectief resultaat- minder fouten bij de toepassing van de staatssteunregels | 30.6.2008 |

4.5. | Bewustmaking van het belang van de regels voor overheidsopdrachten | Besteden van bijzondere aandacht aan de verbetering van de primaire controles op beheersniveau in de lidstaten | Verminderen van de hieraan te wijten fouten bij het gebruik van de structuurfondsen en het Cohesiefonds | DG REGIO DG EMPL | Organiseren van twee workshops voor de autoriteiten van de lidstaten om hen meer bewust te maken van het belang van de toepassing van de regels voor overheidsopdrachten op structurele acties | 31.12.2008 |

5. Acties ter verbetering van de primaire controles op nationaal niveau |

5.1. | Organiseren van een seminar voor de beheers- en de certificeringsautoriteiten en follow-up tijdens de jaarlijkse vergaderingen met de beheersautoriteiten | Besteden van bijzondere aandacht aan de verbetering van de primaire controles op beheersniveau in de lidstaten | Aanpakken van het risico van zwakke primaire controles | DG REGIO DG EMPL | Seminar voor circa 300 nationale deelnemers | 30.6.2008 |

5.2. | Bijwerken van de richtsnoeren betreffende goede praktijken voor primaire controles en de certificeringsfunctie voor 2007-2013 | Besteden van bijzondere aandacht aan de verbetering van de primaire controles op beheersniveau in de lidstaten Versterken van de feed-backmechanismen in het controlesysteem | Aanpakken van het risico van zwakke primaire controles en certificeringsfunctie | DG REGIO DG EMPL | Richtsnoeren afgerond en verspreid (zie punt 2.4 hierboven) | 30.6.2008 |

5.3. | Verstrekken van zelfbeoordelingsinstrumenten voor beheersautoriteiten inzake naleving van voorschriften | Besteden van bijzondere aandacht aan de verbetering van de primaire controles op beheersniveau in de lidstaten | Aanpakken van het risico van zwakke primaire controles | DG REGIO DG EMPL | Zelfbeoordelings-toepassing verspreid | 30.6.2008 |

6. Acties ter verbetering van de rapportage over financiële correcties door de lidstaten |

6.1. | Follow-up van gerapporteerde gegevens om lacunes aan te vullen en onnauwkeurigheden te corrigeren | Verbeteren van het verstrekken van volledige, transparante en betrouwbare informatie over financiële correcties en terugvorderingen | Verbeteren van de rapportage over financiële correcties en terugvorderingen | DG REGIO DG EMPL | Analyse van uiterlijk op 31 maart 2008 ontvangen informatie en verzending van follow-upbrief Betere beoordeling door Rekenkamer | 30.6.2008 |

6.2. | Uitvoeren van verificaties ter plaatse op een steekproef van de gegevens van de lidstaten | Verbeteren van het verstrekken van volledige, transparante en betrouwbare informatie over financiële correcties en terugvorderingen | Verifiëren van de nauwkeurigheid van de gerapporteerde gegevens | DG REGIO DG EMPL | Verificaties in 10 te selecteren lidstaten na analyse van de uiterlijk op 31.3.2008 te verstrekken gegevens (5 lidstaten in het eerste semester) (zie punt 2.3. hierboven) Betere beoordeling door Rekenkamer | 31.12.2008 |

7. Acties ter verbetering van de rapportage door de Commissie over het effect van de auditactiviteiten |

7.1. | Verbeteren van de systemen voor registratie en rapportage inzake de follow-up van de auditaanbevelingen | Verbeteren van de doeltreffendheid van de toezichthoudende controles van de Commissie om het risico van tekortkomingen in de systemen van de lidstaten te verminderen Versterken van de feed-backmechanismen in het controlesysteem | Verbeteren van de monitoringprocessen en vergemakkelijken van het uitwisselen van de auditresultaten | DG REGIO DG EMPL | Wijziging van IT- toepassingen en -procedures: SYSAUDIT in DG REGIO; volledige implementatie van A-REP in DG EMPL Betere beoordeling door Rekenkamer | 31.9.2008 31.3.2008 |

7.2. | Verbeteren van de systemen voor registratie en rapportage inzake correcties als gevolg van de controle- en auditactiviteiten van de Commissie | Verbeteren van het verstrekken van volledige, transparante en betrouwbare informatie over financiële correcties en terugvorderingen | Verbeteren van de informatie over terugvorderingen en financiële correcties als een gedeeltelijke indicator van het effect van de auditactiviteiten van de Commissie | DG REGIO DG EMPL | Wijziging van IT- toepassingen en -procedures Driemaandelijkse rapportage aan DG BUDG Betere beoordeling door Rekenkamer | 30.9.2008 |

8. Acties ter vergroting van het effect van de auditactiviteiten van de Commissie |

8.1. | Vaststellen en uitvoeren van een beleid voor het opschorten van betalingen bij besluit van de Commissie zo spoedig mogelijk na de ontdekking van ernstige zwakke punten in nationale systemen | Vergroten van het effect van de auditactiviteiten van de Commissie door een doeltreffender gebruik van opschortings- en financiële-correctieprocedures | Verkrijgen van een redelijke zekerheid dat de beheers- en controlesystemen in de lidstaten naar behoren functioneren en de communautaire begroting vrijwaren | DG REGIO DG EMPL | Instructies van directeurs-generaal, herziene procedures en monitoringverslag Effectief resultaat: Streefdoel om opschortingsbesluit te nemen binnen 6 maanden na het definitieve standpunt over auditbevindingen | 30.4.2008 |

8.2. | Wijzigen van interne procedures voor opschorting en financiële correcties om toepassing te versnellen | Vergroten van het effect van de auditactiviteiten van de Commissie door een doeltreffender gebruik van opschortings- en financiële-correctieprocedures | Verkrijgen van een redelijke zekerheid dat de beheers- en controlesystemen in de lidstaten naar behoren functioneren en de communautaire begroting vrijwaren | DG REGIO DG EMPL | Herziene procedures en monitoringverslag Effectief resultaat –verwezenlijking van het streefdoel van 24 maanden tussen audit en besluit inzake financiële correctie, wanneer besluit vereist is | 30.4.2008 |

9. Acties ter verbetering van de door de JAV verstrekte garanties |

9.1. | Uitvoeren van de volgende acties in verband met de opstelling van de jaarlijkse activiteitenverslagen: | Verbeteren van de kwaliteit van de JAV van de DG's | Verbeteren van de transparantie en de continuïteit van de rapportage over de beoordeling van de systemen van de lidstaten om de vooruitgang beter te monitoren | DG REGIO DG EMPL | JAV 2007 Betere beoordeling door Rekenkamer | 31.3.2008 |

a) Verstrekken van informatie over de follow-up van alle systemen waarvoor in 2006 materiële gebreken in de systemen zijn ontdekt |

b) Opstellen van een verslag over de uitvoering van actieplannen door de lidstaten om gebreken te corrigeren |

c) Opstellen van een verslag over besluiten tot opschorting van tussentijdse betalingen, andere voorzorgsmaatregelen van de AOSD ten aanzien van tussentijdse betalingen, door de lidstaten op verzoek van de Commissie uitgevoerde financiële correcties, en door de Commissie genomen besluiten inzake financiële correcties |

d) Verstrekken van een gedetailleerde motivering voor het ontbreken van een voorbehoud, wanneer materiële zwakke punten in de systemen worden geconstateerd |

e) Opstellen van een verslag over de follow-up van vorige aanbevelingen van de Rekenkamer |

10. | Acties tot maximalisering van de waarde van de jaarlijkse overzichten uit hoofde van artikel 53 ter van het Financieel Reglement |

Analyseren van de ontvangen overzichten, opnemen van de resultaten in het JAV en ondernemen van actie tegen de lidstaten die niet aan hun verplichtingen voldoen | Uitoefenen van passend toezicht op de jaarlijkse overzichten om ervoor te zorgen dat deze consistent, vergelijkbaar en nuttig zijn | Verbeteren van de van de lidstaten ontvangen garanties | DG REGIO DG EMPL | In JAV vermelde resultaten Effectieve maatregelen tegen lidstaten die niet aan hun verplichtingen voldoen | 31.3.2008 31.12.2008 |

[1] Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (PB L 248 van 16.9.2002, blz. 1).

[2] De uiterste datum voor de indiening van aanvragen voor eindbetalingen was 31 maart 2003.

[3] 8 bezoeken worden gecombineerd met bezoeken in het kader van actie 1.1.