Verordening 1993/3418 - Uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977

Inhoudsopgave

  1. Wettekst
  2. 31993R3418

1.

Wettekst

Avis juridique important

|

2.

31993R3418

Verordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93 van de Commissie van 9 december 1993 houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977

Publicatieblad Nr. L 315 van 16/12/1993 blz. 0001 - 0024

Bijzondere uitgave in het Fins: Hoofdstuk 1 Deel 3 blz. 0043

Bijzondere uitgave in het Zweeds: Hoofdstuk 1 Deel 3 blz. 0043

VERORDENING (EURATOM, EGKS, EG) Nr. 3418/93 VAN DE COMMISSIE van 9 december 1993 houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977

DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,

Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie,

Gelet op de Verordening van de Raad van 21 december 1977 houdende Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen (1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (Euratom, EGKS, EEG) nr. 610/90 (2), inzonderheid op artikel 126,

Na raadpleging van het Europees Parlement en de Raad,

Gezien de adviezen van, respectievelijk, het Hof van Justitie, de Rekenkamer en het Economisch en Sociaal Comité,

Overwegende dat in sommige bepalingen van de artikelen 11, 22, 23, 24, 25, 28, 29, 36, 37, 38, 41, 45, 46, 49, 53, 54, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 65, 66, 70, 75, 94, 97, 123 en 128 van het Financieel Reglement uitdrukkelijk is bepaald dat uitvoeringsvoorschriften dienen te worden vastgesteld;

Overwegende dat Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS van de Commissie (3) een aantal aanpassingen behoeft, met name naar aanleiding van de herziening van het Financieel Reglement;

Overwegende dat het dienstig is uitvoeringsvoorschriften vast te stellen ten einde de behandeling van bepaalde bijdragen van derden aan communautaire activiteiten duidelijker te regelen;

Overwegende dat het om redenen van duidelijkheid en rationaliteit dienstig is de geldende uitvoeringsvoorschriften in één tekst samen te brengen en om Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS in te trekken;

Overwegende dat de vaststelling van deze uitvoeringsvoorschriften niet belet dat te gelegener tijd nog andere uitvoeringsvoorschriften worden vastgesteld waarin in het Financieel Reglement niet uitdrukkelijk is voorzien maar waarvan naderhand de wenselijkheid mocht blijken,

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

TITEL I VOORWAARDEN VOOR DE TOEPASSING VAN DE ECU OP DE ONTVANGSTEN EN DE UITGAVEN (Artikel 11, lid 4, van het Financieel Reglement)

Artikel 1

De ecu en de nationale valuta's worden in beginsel omgerekend tegen de in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen gepubliceerde dagkoers van de ecu. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 11, lid 4, van het Financieel Reglement worden de ecu en de nationale valuta's evenwel voor de in de artikelen 69 tot en met 72 van het Financieel Reglement bedoelde boekhouding omgerekend tegen de maandelijkse koersen van de ecu die worden berekend op basis van de koersen van de voorlaatste werkdag van de maand die voorafgaat aan de maand waarvoor de koersen worden bepaald.

Artikel 2

Wanneer de voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen en de vaststellingen van schuldvorderingen in een nationale valuta worden gesteld, geschiedt de omrekening in ecu volgens het bepaalde in artikel 1.

De desbetreffende betalings- en invorderingsopdracht kunnen slechts in dezelfde valuta worden gesteld.

Het in ecu uitgedrukte bedrag van het saldo van een betalingsverplichting en van een vastgestelde schuldvordering die in een nationale valuta luiden, wordt bij elke maandelijkse afsluiting van de begrotingsboekhouding geherwaardeerd. De laatste herwaardering van het begrotingsjaar geschiedt, wat het saldo van de betalingsverplichtingen betreft, tegen de koers van december; het saldo van de vastgestelde schuldvorderingen wordt met het oog op de opstelling van de balans tegen de koers van 31 december geherwaardeerd.

Wanneer een muntherschikking heeft plaatsgevonden, kunnen de saldi ook in de loop van de maand worden herberekend.

Artikel 3

In afwijking van het bepaalde in artikel 1 wordt voor de maand "n" uit hoofde waarvan de door het EOGFL-Garantie gefinancierde uitgaven overeenkomstig artikel 3, lid 5, van Verordening (EEG) nr. 2776/88 van de Commissie (4) zijn aangemeld, gebruik gemaakt van de koers van de tiende dag van de maand "n+1" of van die van de eerste voorafgaande dag waarvoor een algemene notering beschikbaar is.

Deze koers wordt ook gebruikt voor de overeenkomstige voorschotten als bedoeld in de artikelen 4 en 5 van Verordening (EEG) nr. 2276/88.

De verschillen in nationale valuta tussen de voor de maand "n" ter beschikking van de Lid-Staten gestelde financiële middelen en de voor dezelfde maand geboekte uitgaven worden in ecu omgerekend tegen de koers van de tiende dag van de maand "n+2".

Artikel 4

Voor de berekening van de bij de afsluiting van het begrotingsjaar nog te vereffenen betalingsverplichtingen en, wat de niet-gesplitste kredieten betreft, voor de vaststelling van de over te dragen kredieten wordt van de koersen van de ecu van december gebruik gemaakt.

De betalingen ten laste van een begrotingsjaar die van 1 tot en met 15 januari van het volgende begrotingsjaar worden verricht, worden in de begrotingsboekhouding tegen de ecu-koers van december geboekt.

Artikel 5

De nog te vereffenen betalingsverplichtingen worden, wat de niet-gesplitste kredieten betreft, ten belope van de overgedragen bedragen in nationale valuta of in ecu betaalbaar gesteld; de betalingen worden tegen de koers van de dag van betaling geboekt. Bij de berekening van het saldo van het begrotingsjaar wordt overeenkomstig artikel 15 van Verordening (EEG, Euratom) nr. 1552/89 van de Raad (5) rekening gehouden met, per begrotingspost, de eventuele overschrijding van het bedrag van de overgedragen kredieten.

Wat de gesplitste kredieten betreft, worden de bij de herberekeningen vastgestelde aanpassingen van de nog te betalen betalingsverplichtingen van voorafgaande begrotingsjaren in de begrotingsboekhouding vastgesteld en in de tabel van betaalbaarstelling van betalingsverplichtingen van voorafgaande begrotingsjaren in de jaarrekening opgenomen.

TITEL II DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN (Artikel 22 van het Financieel Reglement)

Artikel 6

In de besluiten waarbij overeenkomstig het bepaalde in artikel 22, lid 4, van het Financieel Reglement bevoegdheden worden gedelegeerd, worden de functionarissen van de Instelling aangewezen die bevoegd zijn in plaats van de delegatiegever te ondertekenen.

In deze besluiten wordt verwezen naar de bepalingen van het in artikel 22, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde reglement van orde, waarin de voorwaarden zijn omschreven waaronder de delegatie van bevoegdheden geschiedt.

Artikel 7

Van de in artikel 6 bedoelde besluiten, waarbij een specimen van de handtekening van de functionaris aan wie de bevoegdheden zijn gedelegeerd, wordt gevoegd, wordt kennis gegeven aan:

  • - 
    de delegatieverkrijger;
  • - 
    de rekenplichtige van de Instelling, die geen enkele betaling mag uitvoeren waartoe door niet-bevoegde functionarissen opdracht is gegeven;
  • - 
    de financieel controleur van de Instelling, tot wiens taak het in het bijzonder behoort de wettigheid en de regelmatigheid van de ontvangsten en uitgaven te controleren;
  • - 
    de ordonnateurs, uitsluitend voor zover het delegatie van bevoegdheden door de financieel controleur of de rekenplichtige respectievelijk subdelegaties door de gedelegeerde ordonnateurs binnen de grenzen van de aan dezen gedelegeerde bevoegdheden betreft;
  • - 
    de Rekenkamer.

Van een besluit tot beëindiging van een delegatie van bevoegdheden wordt op dezelfde wijze kennis gegeven.

Artikel 8

Het delegatiebesluit vermeldt steeds de grenzen waarbinnen de delegatieverkrijgers voorstellen tot vaststelling van schuldvorderingen, inningsopdrachten, voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen en betalingsopdrachten mogen opstellen, alsmede de nummers van artikelen en posten waarop de delegatie van bevoegdheden betrekking heeft, en, in voorkomend geval, de duur waarvoor de delegatie van bevoegdheden geldt.

Artikel 9

Elke Instelling stelt overeenkomstig de bepalingen van het Financieel Reglement van onderhavige verordening de maatregelen betreffende het beheer van de kredieten vast die haar voor de goede uitvoering van haar begrotingsafdeling nodig lijken.

Elke Instelling stelt een document op waarin de daartoe vastgestelde interne voorschriften worden samengebracht. Dit document bevat de hoofdregels voor de verdeling van de bevoegdheden van de ordonnateurs en de beheerders met betrekking tot de uitvoering van de bij de afdeling van de respectieve Instellingen behorende staat van uitgaven en staat van ontvangsten.

Het in de tweede alinea bedoelde document en elke andere interne instructie van algemene aard op budgettair en boekhoudkundig gebied worden aan alle bij het begrotingsbeheer betrokken diensten en aan de Rekenkamer gezonden.

TITEL III BEHEER MET BEHULP VAN GEÏNTEGREERDE INFORMATIESYSTEMEN (Artikel 23 van het Financieel Reglement)

Artikel 10

  • 1. 
    Onder "geïntegreerde beheersystemen", in de zin van artikel 23 van het Financieel Reglement wordt verstaan, computerprogramma's voor beheer en boekhouding waarbij de ordonnateur, de financieel controleur en de rekenplichtige worden betrokken en die in onderlinge overeenstemming tussen deze diensten worden ingevoerd.
  • 2. 
    Voor het gebruik van de in lid 1 bedoelde systemen geldt dat:
  • a) 
    het systeem controle van de beschikbaarheid van kredieten voor de voorgestelde verrichting mogelijk moet maken en elke verrichting waarvoor geen krediet beschikbaar is, moet afwijzen;
  • b) 
    het systeem zodanig moet zijn dat elke verrichting uitsluitend door de bij de diensten van de ordonnateur, de financieel controleur en de rekenplichtige gemachtigde ambtenaren wordt behandeld overeenkomstig de door elke Instelling op grond van artikel 9 getroffen regelingen;
  • c) 
    het systeem de waarborg moet bieden dat de functies van ordonnateur, financieel controleur en rekenplichtige daadwerkelijk gescheiden zijn;
  • d) 
    de Instelling erop dient toe te zien dat de gegevens en het gebruik van het systeem door haar interne en externe procedures beveiligd zijn;
  • e) 
    de Instelling erop dient toe te zien dat de fysieke veiligheid van het systeem gewaarborgd is;
  • f) 
    onverminderd het bepaalde in de artikelen 84, 87 en 89 van het Financieel Reglement kan elke Instelling, indien de ordonnateur, de financieel controleur en de rekenplichtige het onderling eens zijn dat het systeem, wat de veiligheidseisen betreft, voldoende garanties biedt, besluiten de voorheen gebruikte papieren formulieren, met name die voor voorstellen voor het aangaan van betalingsverplichtingen, voor de betalings- en de inningsopdrachten, door de gegevensdrager voor computersystemen te vervangen.

TITEL IV REGELING VOOR DE REKENPLICHTIGE, DE ONDERGESCHIKT REKENPLICHTIGEN EN DE BEHEERDERS VAN GELDEN TER GOEDE REKENING (Artikelen 25 en 75 van het Financieel Reglement)

Afdeling I Algemene bepalingen

Artikel 11

Elke Instelling stelt bij een met redenen omkleed besluit een rekenplichtige aan, die wordt belast met:

  • a) 
    enerzijds, de invordering van de schuldvorderingen, de inning van de ontvangsten, de betaling van de uitgaven en het beheer van de kasmiddelen;
  • b) 
    anderzijds, het voeren van de boekhouding en de voorbereiding van de financiële overzichten overeenkomstig de artikelen 69 tot en met 72 en 78 tot en met 81 van het Financieel Reglement.

Artikel 12

De Instelling kan op een met redenen omkleed advies van de rekenplichtige één of meer ondergeschikt rekenplichtigen aanstellen. Dezen staan onder het gezag van de rekenplichtige, die hun verantwoordelijkheden afbakent.

Artikel 13

De rekenplichtige wordt door elke Instelling gekozen uit ambtenaren van de categorieën A of B die onderdaan van een der Lid-Staten zijn.

De ondergeschikt rekenplichtigen worden door elke Instelling gekozen uit ambtenaren van de categorieën A, B, en bij uitzondering C, die onderdaan van een der Lid-Staten zijn.

De beheerders van gelden ter goede rekening, die krachtens artikel 83 worden aangewezen, worden gekozen uit ambtenaren van de categorieën A, B of C, dan wel zo nodig uit "andere personeelsleden" van een met deze categorieën overeenkomend niveau.

Artikel 14

De rekenplichtige en de ondergeschikt rekenplichtigen worden door de Instelling gekozen op grond van hun specifieke bekwaamheid, die door diploma's wordt aangetoond of uit een gelijkwaardige beroepservaring blijkt.

Artikel 15

De functies van rekenplichtige en ondergeschikt rekenplichtige zijn onverenigbaar met die van ordonnateur, beheerder van gelden ter goede rekening en financieel controleur.

De functies van beheerder van gelden ter goede rekening zijn onverenigbaar met die van financieel controleur.

Artikel 16

De rekenplichtige oefent zijn specifieke verantwoordelijkheden uit overeenkomstig de bepalingen van het Financieel Reglement.

De rekenplichtige garandeert met name de objectiviteit bij het voeren van de rekeningen en bij de indiening van de financiële overzichten als bedoeld in de artikelen 69 tot en met 72 en 78 tot en met 81 van het Financieel Reglement.

De Instelling voorziet de rekenplichtige van de voor de goede uitoefening van zijn functie noodzakelijke middelen in personeel en uitrusting.

Alvorens de uitgaven uit te voeren, vergewist de rekenplichtige zich ervan dat de vormvoorschriften van het Financieel Reglement en van de onderhavige verordening in acht zijn genomen, de bevrijdende kwijting geldig is en er geen materiële fouten zijn gemaakt.

Hij schorst de uitvoering van de betalingen, met vermelding van alle redenen daarvoor, telkens wanneer uit de verrichte controles is gebleken dat een van de bepalingen in de eerste tot en met derde alinea niet in acht is genomen.

Indien betalingen zijn verricht zonder dat het bepaalde in artikel 51, derde alinea, van het Financieel Reglement in acht is genomen, zijn de rekenplichtigen, de ondergeschikt rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening tuchtrechtelijk verantwoordelijk en eventueel geldelijk aansprakelijk onder de voorwaarden van de artikelen 22 en 86 tot en met 89 van het Statuut van de ambtenaren van de Europese Gemeenschappen en de regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden, hierna "Statuut" genoemd.

Artikel 17

De rekenplichtige wordt bij de opstelling van het voorontwerp van begroting geraadpleegd over elk eventueel probleem voor de indiening van de begrotingsinrichting rijzend probleem dat een weerslag kan hebben op de voorwaarden waaronder de begroting boekhoudkundig wordt uitgevoerd.

Afdeling II Uitoefening van de functie met betrekking tot de boekhouding en de voorbereiding van de financiële overzichten

Artikel 18

  • 1. 
    De rekenplichtige stelt overeenkomstig het bepaalde in artikel 25, vierde alinea, van het Financieel Reglement de periodieke overzichten, de jaarrekening en de financiële balans op van de Instelling waaronder hij ressorteert. Te dien einde draagt hij zorg voor de boeking van alle verrichtingen van het begrotingsjaar en sluit hij het begrotingsjaar af.
  • 2. 
    De financiële overzichten worden krachtens de artikelen 79 en 81 van het Financieel Reglement aan de financieel controleur voorgelegd en vervolgens door de Instelling definitief vastgesteld.
  • 3. 
    Bij de beëindiging van de functie van rekenplichtige wordt een tussentijdse stand van de boekhouding opgemaakt per datum van het einde van de maand van de functiebeëindiging.

Deze stand wordt door de scheidende en door de nieuwe rekenplichtige voor aanvaarding ondertekend.

Artikel 19

De andere Instellingen doen de Commissie uiterlijk op 1 maart de door hen opgestelde jaarrekening en financiële balans toekomen, alsook alle documenten of informatie die voor de consolidatie van de rekeningen dienstig zijn.

Artikel 20

De rekenplichtige van de Commissie centraliseert alle gegevens die hij nodig heeft en bereidt de geconsolideerde jaarrekening en de geconsolideerde financiële balans van de Europese Gemeenschappen voor, zodat de Commissie deze uiterlijk op 1 mei kan vaststellen en aan het Europees Parlement, aan de Raad en aan de Rekenkamer kan doen toekomen.

Artikel 21

Nadat de rekenplichtige van de Commissie de rekenplichtigen van de overige Instellingen heeft geraadpleegd, wordt door de Commissie

  • - 
    de voor alle Instellingen gemeenschappelijke boekhoudkundige methoden vastgesteld;
  • - 
    de structuur van het rekeningstelsel van de Instellingen vastgesteld en bijgewerkt;
  • - 
    de inrichting van de financiële balansen geharmoniseerd.

Zij omkleedt elke wijziging van de boekhoudkundige methode met redenen in de bij de financiële balans gevoegde toelichtingen en licht deze daarin toe.

Afdeling III Uitoefening van de functie met betrekking tot het beheer van de kasmiddelen

Artikel 22

In toepassing van artikel 25, eerste alinea, van het Financieel Reglement wordt de rekenplichtige, die voor de inning van de ontvangsten en voor de betaling van de uitgaven verantwoordelijk is, met het beheer van de desbetreffende kasmiddelen belast.

De Instelling opent de nodige rekeningen bij financiële instellingen, of laat deze openen, na volgens de beginselen van goed financieel beheer over de werkingsvoorwaarden ervan te hebben onderhandeld. De voorwaarden voor de werking van de rekeningen worden op gezette tijden aan een nieuw onderzoek onderworpen en zo nodig wordt daarover opnieuw onderhandeld; de financieel controleur houdt op deze voorwaarden toezicht.

De rekenplichtige van de Commissie wordt ermee belast om, nadat hij de rekenplichtigen van de overige Instellingen heeft geraadpleegd, de voorwaarden voor de werking van de door de onderscheiden Instellingen geopende rekeningen op elkaar af te stemmen.

Artikel 23

De rekenplichtige wordt ermee belast de liquide middelen van de Instelling waaronder hij resorteert, te beheren, overdrachten tussen bij financiële instellingen geopende rekeningen te gelasten en deviezenomrekeningen te verrichten, waarbij hij op zodanige wijze dient te handelen dat geen dezer rekeningen een debetsaldo vertoont.

Overschrijvingen tussen bij financiële instellingen geopende rekeningen dienen binnen de limiet van de beschikbare middelen te geschieden.

Artikel 24

De rekenplichtige van de Commissie verdeelt de bij de Schatkist en bij de centrale banken van de Lid-Staten beschikbare middelen over deze laatste overeenkomstig artikel 12 van Verordening (EEG, Euratom) nr. 1552/89.

Artikel 25

De rekenplichtige toetst regelmatig de bij de financiële instellingen geopende rekeningen aan de boekhouding en controleert of de overeengekomen werkingsvoorwaarden correct worden toegepast.

Artikel 26

De rekenplichtige verschaft middelen aan de beheerders van gelden ter goede rekening en oefent daarop financieel toezicht uit.

Artikel 27

De rekenplichtige van de Commissie stelt overeenkomstig artikel 1 de koers van de ecu vast ten opzichte van elk van de valuta's waarvan de Instellingen zich bij de uitvoering van de begroting moeten bedienen.

Afdeling IV Verzekering

Artikel 28

De rekenplichtige, de ondergeschikt rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening verzekeren zich via de Instelling tegen de aan hun taak verbonden financiële risico's.

Artikel 29

De premies van de verzekering worden door de Instelling rechtstreeks aan de verzekeraar betaald.

Artikel 30

Onverminderd

  • - 
    het bepaalde in de artikelen 86 tot en met 89 van het Statuut,
  • - 
    het bepaalde in artikel 75 van het Financieel Reglement, en
  • - 
    haar rechten van verhaal jegens derden,

neemt de Instelling in toepassing van artikel 215, tweede alinea, van het EEG-Verdrag de niet door de verzekeraars gedekte risico's en tekorten te haren laste, voor zover het creditbedrag op de ten name van de verantwoordelijke ambtenaar geopende waarborgrekening niet toereikend is om het tekort te dekken.

Afdeling V Bijzondere vergoeding en waarborgrekening

Artikel 31

De in artikel 75, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde bijzondere vergoeding bedraagt maandelijks:

  • - 
    120 ecu voor de rekenplichtige,
  • - 
    80 ecu voor de ondergeschikt rekenplichtigen,
  • - 
    40 ecu voor de beheerders van gelden ter goede rekening die gedurende dertig opeenvolgende dagen of langer een bedrag van ten minste 3 300 ecu beheren.

De vergoeding luidt in ecu en het betrokken bedrag wordt in ecu op de in artikel 32 van onderhavige verordening bedoelde waarborgrekening gestort.

Artikel 32

In de algemene boekhouding van de Instelling wordt ten name van elke betrokken functionaris een waarborgrekening geopend. Deze rekening kan op verzoek van elke belanghebbende Instelling bij de algemene boekhouding van de Commissie worden gecentraliseerd. De rekening wordt periodiek gecrediteerd voor het bedrag van de in artikel 31 bedoelde maandelijkse vergoeding en voor een jaarlijkse rente ter hoogte van het jaarlijkse gemiddelde van de maandelijkse rentepercentages die het Europees Fond voor Monetaire Samenwerking op zijn ecu-operaties toepast (6).

De rekening wordt gedebiteerd voor het bedrag van het tekort waarvoor de betrokkene door de Instelling die hem heeft aangesteld, aansprakelijk wordt gesteld voor zover dit tekort niet door uitkeringen van de verzekeringsmaatschappijen is gedekt.

Artikel 33

  • 1. 
    Het creditsaldo van de waarborgrekening wordt aan de betrokkene of aan zijn rechthebbenden uitgekeerd nadat zijn functie als rekenplichtige, respectievelijk ondergeschikt rekenplichtige werd beëindigd, na besluit van de in artikel 22 van het Financieel Reglement vermelde autoriteiten en na de in artikel 77 van het Financieel Reglement bedoelde kwijting, dit op gunstig advies van de rekenplichtige, behalve indien het deze zelf betreft, alsook op dat van de financieel controleur.
  • 2. 
    Wat de beheerders van gelden ter goede rekening betreft, wordt het creditsaldo van de waarborgrekening aan de betrokkenen of hun rechthebbenden uitgekeerd nadat hun functie werd beëindigd, met instemming en na controle van de rekenplichtige en de betrokken ordonnateur en nadat de financieel controleur gunstig advies heeft uitgebracht.
  • 3. 
    De in de leden 1 en 2 bedoelde uitkeringen geschieden uitsluitend op schriftelijke instructie van het hoofd van het directoraat-generaal of van de administratieve eenheid waaronder de rekenplichtige ressorteert.

TITEL V REGELING VOOR DE FINANCIEEL CONTROLEUR EN DE ONDERGESCHIKT FINANCIEEL CONTROLEURS (Artikel 24 van het Financieel Reglement)

Artikel 34

Elke Instelling stelt bij met reden omkleed besluit een financieel controleur aan, die wordt belast met de controle op het aangaan van betalingsverplichtingen en het verstrekken van betalingsopdrachten met betrekking tot alle uitgaven, alsmede met de controle op alle ontvangsten welke in de begroting van de Gemeenschappen dienen te worden aangewezen en waarvoor de Instelling als ordonnateur optreedt.

Artikel 35

De Instelling kan een of meer ondergeschikt financieel controleurs aanstellen. Zij staan onder het gezag van de financieel controleur, die de bevoegdheden bepaalt die hij hun delegeert. Zij zijn in het kader van deze delegatie van bevoegdheden voor de door hen gegeven visa verantwoordelijk.

Artikel 36

De financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs worden door de Instelling op grond van hun bijzondere deskundigheid uit de onderdanen van de Lid-Staten gekozen.

Artikel 37

De Instelling stelt de financieel controleur de voor het goed vervullen van diens controlefunctie benodigde middelen in personeel en in uitrusting ter beschikking.

Artikel 38

De besluiten betreffende de delegatie en de subdelegatie van bevoegdheden door de financieel controleur of de ondergeschikt financieel controleurs dienen aan het bepaalde in de artikelen 6, 7 en 8 te beantwoorden.

Artikel 39

In de uitoefening van zijn controletaak is de financieel controleur geheel onafhankelijk en slechts aan de Instelling verantwoording verschuldigd. Hij mag wat de uitoefening van de taken betreft die hem wegens zijn aanstelling op grond van de bepalingen van het Financieel Reglement zijn opgedragen, geen enkele instructie ontvangen, noch mogen hem in dezen beperkingen worden opgelegd.

Deze bepalingen zijn eveneens van toepassing op de ondergeschikt financieel controleurs, binnen de grenzen van de van hun hiërarchisch meerdere, de financieel controleur, ontvangen bevoegdheden.

Artikel 40

De financieel controleur mag steeds en over elk onderwerp dat financiële implicaties heeft, aan de Instelling verslag uitbrengen, vooral wat de toepassing van de bepalingen van artikel 2 van het Financieel Reglement betreft.

De Instelling zendt deze verslagen, desgevraagd, aan het Europees Parlement en aan de Rekenkamer, tenzij zij de verslagen vertrouwelijk acht.

Artikel 41

De financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs hebben toegang tot alle bewijsstukken en alle overige bescheiden die de te controleren ontvangsten en uitgaven betreffen. Zij mogen controles ter plaatse verrichten.

Artikel 42

De tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid en, eventueel, de geldelijke aansprakelijkheid, in de zin van artikel 74 van het Financieel Reglement, van de financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs kunnen slechts onder de volgende voorwaarden in de tweede tot en met vijfde alinea door de Instelling zelf worden ingeroepen.

De Instelling neemt een met redenen omkleed besluit tot opening van een onderzoek. Dit besluit wordt aan de betrokkene en, indien het een ondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieel controleur betekend. De Instelling kan een of meer ambtenaren van dezelfde rang als of van een hogere rang dan de betrokken functionaris, die niet de functie van financieel controleur, ordonnateur of rekenplichtige vervullen, onder haar rechtstreekse verantwoordelijkheid met het onderzoek belasten. Tijdens het onderzoek moeten de betrokkene en, indien het een ondergeschikt financieel controleur betreft, de financieel controleur worden gehoord.

Het verslag van het onderzoek wordt aan de betrokkene en, indien het een ondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieel controleur medegedeeld. De betrokkene wordt vervolgens door de Instelling over dit verslag gehoord.

Aan de hand van het verslag en na het horen van de betrokkene neemt de Instelling ten opzichte van de betrokkene hetzij een met redenen omkleed besluit dat hem kwijting verleent, hetzij een met redenen omkleed besluit overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 22 en 86 tot en met 89 van het Statuut. Van besluiten waarbij tuchtmaatregelen en/of geldelijke sancties worden opgelegd, wordt de betrokkene kennis gegeven en zij worden ter informatie aan de andere Instellingen, aan de Rekenkamer en, als het om een ondergeschikt financieel controleur betreft, aan de financieel controleur medegedeeld.

Betrokkene kan volgens de bepalingen van het Statuut bij het Hof van Justitie tegen deze besluiten in beroep gaan.

Artikel 43

Onverminderd de rechtsmiddelen waarin het Statuut voorziet, kunnen de financieel controleur en de ondergeschikt financieel controleurs tegen elk besluit dat de uitoefening van hun controlefunctie betreft, bij het Hof van Justitie beroep instellen. Beroep wordt ingesteld binnen een termijn van drie maanden te rekenen vanaf de dag van kennisgeving van het betrokken besluit.

Het bepaalde in de eerste alinea is van toepassing op het beroep dat de Instelling tegen haar financieel controleur, respectievelijk ondergeschikt financieel controleurs instelt.

Het beroep wordt onder de in artikel 91, lid 5, van het Statuut genoemde voorwaarden onderzocht en beoordeeld.

TITEL VI INNING VAN SCHULDVORDERINGEN (Artikelen 28 en 29 van het Financieel Reglement)

Artikel 44

De bevoegde ordonnateur stelt overeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid 1, van het Financieel Reglement voor elke maatregel waardoor een schuldvordering van de Gemeenschappen ontstaat of wordt gewijzigd, een voorlopige schuldvordering op. Wanneer de handeling of het besluit waardoor een toekomstige schuldvordering ontstaat, het nog niet mogelijk maakt het bedrag of de vervaldag van de schuldvordering te bepalen, wordt desalniettemin een voorlopige schuldvordering opgesteld; daarin worden, voor zover mogelijk, een raming van het bedrag en de vermoedelijke vervaldag vermeld.

De voorlopige schuldvordering wordt voor visum aan de financieel controleur en voor pro memorie-boeking aan de rekenplichtige toegezonden.

Artikel 45

  • 1. 
    Overeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid 2, van het Financieel Reglement wordt voor elke vastgestelde schuldvordering door de bevoegde ordonnateur onverwijld een inningsopdracht opgesteld.

Deze opdracht wordt voor visum aan de financieel controleur en voor boeking aan de rekenplichtige toegezonden. In de opdracht wordt met name de vervaldag vermeld.

  • 2. 
    De rekenplichtige gaat tot inning over door de debiteur te verzoeken het verschuldigde bedrag op de gestelde datum te betalen.
  • 3. 
    Bij de inning wordt door de rekenplichtige een ontvangstbewijs opgesteld, dat in de rekeningen wordt geboekt. De rekenplichtige zorgt ervoor dat de ordonnateur en de financieel controleur van de inning in kennis worden gesteld.
  • 4. 
    Indien een schuldvordering op de voor de betaling gestelde vervaldag niet is geïnd, doet de rekenplichtige onverwijld al het nodige om de inning te bewerkstelligen, in voorkomend geval met aanwending van passende rechtsmiddelen.
  • 5. 
    Een schuldvordering die in opeenvolgende gedeelten, hetzij in één begrotingsjaar, hetzij in verscheidene begrotingsjaren zal worden geïnd, wordt, zodra zij door middel van een inningsopdracht is vastgesteld, voor haar volle beloop in de rekeningen geboekt.

Artikel 46

De voorlopige vaststellingen in de zin van artikel 28 van het Financieel Reglement zijn strikt tot de lopende ontvangsten beperkt.

De door dergelijke voorlopige vaststellingen gedekte afzonderlijke inningen behoeven derhalve niet elk afzonderlijk aan de financieel controleur voor visum te worden voorgelegd.

Vóór de afsluiting van het begrotingsjaar legt de ordonnateur de wijzigingen van de voorlopige vaststellingen waarmee ervoor wordt gezorgd dat die vaststellingen gelijk zijn aan de werkelijk vastgestelde schuldvorderingen aan de financieel controleur voor ter verkrijging van diens visum.

Artikel 47

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 45, lid 3, wordt van elke inning zo spoedig mogelijk aan de ordonnateur en aan de financieel controleur kennis gegeven. Wanneer de inning niet uit een volgens artikel 45 opgestelde inningsopdracht voortvloeit, wordt het betrokken bedrag onverwijld op een tussenrekening in de algemene boekhouding gecrediteerd en wordt de bevoegde ordonnateur verzocht de procedure tot vaststelling van de schuldvordering in te leiden en met het oog op de aanwijzing op de begroting de ontbrekende inningsopdracht te verstrekken. Indien blijkt dat die tussenrekening voor een ten onrechte ontvangen bedrag is gecrediteerd, wordt dit bedrag zo spoedig mogelijk terugbetaald.

Artikel 48

De ramingen en de inningsopdrachten worden afzonderlijk geboekt en in chronologische volgende genummerd, zodat voor alle schuldvorderingen van de Instellingen in het bijzonder kan worden geconstateerd:

  • - 
    welke maatregelen waardoor een schuldvordering kan ontstaan, zijn getroffen;
  • - 
    wat de bedragen van de te innen schuldvorderingen zijn;
  • - 
    welke vervaldagen deze schuldvorderingen hebben;
  • - 
    welke schuldvorderingen zijn geïnd,
  • - 
    welke schuldvorderingen nog moeten worden geïnd en welke stappen voor de inning ervan zijn gedaan.

Artikel 49

De boekhouding wordt zodanig ingericht dat de financieel controleur steeds de juistheid van de boeking van de schuldvorderingenramingen en van de inningsopdrachten kan nagaan en zich van de hem bij artikel 29, lid 3, van het Financieel Reglement opgelegde taken kan kwijten.

Artikel 50

Krachtens artikel 29, lid 2, van het Financieel Reglement wordt in elk voorstel van de ordonnateur om van inning van een vastgestelde schuldvordering af te zien, met name de schuldenaar, de aard, het geraamde bedrag en de begrotingsaanwijzing van de ontvangst, de voor de inning gedane stappen en de redenen van de voorgestelde annulering vermeld.

Indien het hoogste gezag van de Instelling over de weigering van het visum door de financieel controleur is heengestapt, wordt dit besluit aan de ordonnateur gezonden, die het voorstel tot annulering samen met genoemd besluit aan de financieel controleur terugzendt. Het voorstel tot annulering wordt samen met het besluit om over de visumweigering heen te stappen overeenkomstig het bepaalde in artikel 28, lid 2, eerste alinea, van het Financieel Reglement geboekt.

TITEL VII AANGAAN VAN BETALINGSVERPLICHTINGEN (Artikel 36 van het Financieel Reglement)

Artikel 51

Alvorens een maatregel te nemen waardoor een uitgave kan ontstaan, doet de bevoegde ordonnateur de financieel controleur een voorstel toekomen tot het aangaan van een betalingsverplichting. De ordonnateur moet zich vooraf ervan vergewissen of de maatregel met de beginselen van goed financieel beheer strookt, met name zuinigheid en kosteneffectiviteit, als bedoeld in artikel 2 van het Financieel Reglement. In beginsel wordt het voorstel opgesteld volgens een door de ordonnateur, de rekenplichtige en de financieel controleur in onderlinge overeenstemming vast te stellen formulier. Het voorstel bevat de in artikel 37 van het Financieel Reglement genoemde gegevens.

Artikel 52

Ontwerp-besluiten van algemene aard van de Instelling welke een betalingsverplichting jegens derden inhouden gelden, zonder dat een nieuw besluit wordt gevergd, als maatregelen waardoor uitgaven kunnen ontstaan.

Artikel 53

Indien voor een bepaalde uitgave een beginselbesluit van de Instelling nodig is vooraleer de betalingsverplichting kan worden aangegaan, wordt het ontwerp van het beginselbesluit met een voorstel tot het aangaan van de desbetreffende betalingsverplichting aan de financieel controleur voorgelegd ter verkrijging van diens voorafgaand visum.

Zodra de Instelling het ontwerp-besluit heeft goedgekeurd, wordt het voorstel tot het aangaan van de desbetreffende betalingsverplichting voor voorafgaand visum aan de financieel controleur gezonden.

Indien de Instelling het ontwerp-besluit niet goedkeurt of het voorgestelde uitgavenbedrag verlaagt, wordt het voorstel tot het aangaan van de betalingsverplichting geannuleerd en, in voorkomend geval, door een passend voorstel tot het aangaan van de betalingsverplichting vervangen, dat aan de financieel controleur wordt voorgelegd ter verkrijging van diens voorafgaand visum.

Artikel 54

Voorlopige betalingsverplichtingen in de zin van artikel 36, lid 1, van het Financieel Reglement worden strikt tot de lopende uitgaven beperkt. De door dergelijke voorlopige betalingsverplichtingen gedekte afzonderlijke betalingsverplichtingen behoeven niet elk aan de financieel controleur ter visering te worden voorgelegd.

In geval van voorlopige betalingsverplichtingen verifieert de ordonnateur onder eigen verantwoordelijkheid of de afzonderlijke betalingsverplichtingen de voorlopige betalingsverplichting waardoor zij worden gedekt, niet overschrijden.

Deze voorlopige betalingsverplichtingen mogen slechts tot kredietoverdrachten van rechtswege onder de in artikel 7 van het Financieel Reglement genoemde voorwaarden leiden in de mate waarin zij aan het einde van het begrotingsjaar overeenkomen met vóór de in het Financieel Reglement vastgestelde uiterste data daadwerkelijk aangegane financiële verplichtingen.

Als lopende uitgaven worden beschouwd de in hetzelfde begrotingsjaar gedane terugkerende huishoudelijke uitgaven, zoals:

  • - 
    personeelsuitgaven (bezoldigingen en diverse vergoedingen, aanwervingskosten, enz.),
  • - 
    kosten van dienstreizen,
  • - 
    representatiekosten,
  • - 
    kosten van vergaderingen,
  • - 
    free-lance tolken,
  • - 
    uitwisseling van ambtenaren,
  • - 
    huur van gebouwen,
  • - 
    diverse verzekeringen,
  • - 
    schoonmaak en onderhoud,
  • - 
    huur van materieel,
  • - 
    telecommunicatiekosten,
  • - 
    water, gas, elektriciteit,
  • - 
    periodieke publikaties (maandelijkse bulletins en dergelijke),
  • - 
    abonnementen.

Artikel 55

Indien de uitgave voor sommige maatregelen waardoor uitgaven kunnen ontstaan, op het tijdstip waarop het voorstel tot het aangaan van betalingsverplichtingen aan de financieel controleur wordt voorgelegd en aan de rekenplichtige medegedeeld, nog niet nauwkeurig kan worden berekend, raamt de ordonnateur de verwachte uitgaven en deze geeft in zijn voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting de elementen aan waarop zijn raming berust.

Artikel 56

Elk voorstel tot het aangaan van betalingsverplichtingen wordt op een zodanig tijdstip bij de financieel controleur ingediend dat deze over voldoende tijd beschikt om zijn standpunt te bepalen en de eventuele opmerkingen te formuleren die hij dienstig acht, waarmee dan rekening kan worden gehouden.

Artikel 57

De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen dienen, onverminderd de tenuitvoerlegging van het bepaalde in artikel 23 van het Financieel Reglement, vergezeld te gaan van alle bewijsstukken en, in voorkomend geval, alle andere bescheiden en inlichtingen die de financieel controleur nodig heeft om de in artikel 38, lid 1, van het Financieel Reglement voorgeschreven vaststellingen te kunnen doen.

TITEL VIII REGISTRATIE VAN VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN VAN BETALINGSVERPLICHTINGEN NA VISUM VAN DE FINANCIEEL CONTROLEUR (Artikel 37 van het Financieel Reglement)

Artikel 58

De voorstellen tot het aangaan van betalingsverplichtingen worden door de boekhouding van de Instelling geregistreerd. Deze registratie moet het mogelijk maken op ieder ogenblik voor het begrotingsjaar per begrotingspost het volgende vast te stellen:

  • 1. 
    de beschikbare kredieten;
  • 2. 
    de aangegane betalingsverplichtingen;
  • 3. 
    de ter zake verrichte betalingen;
  • 4. 
    het saldo van de nog te betalen betalingsverplichtingen.

De registratie maakt het ook mogelijk op ieder ogenblik het volgende vast te stellen:

  • 1. 
    het bedrag van de oorspronkelijke betalingsverplichting, eventueel verhoogd met aanvullende betalingsverplichtingen;
  • 2. 
    de desbetreffende, uit hoofde van voorafgaande begrotingsjaren verrichte betalingen;
  • 3. 
    het bedrag van de aan het begin van het begrotingsjaar nog te betalen betalingsverplichtingen;
  • 4. 
    de betalingen van het begrotingsjaar;
  • 5. 
    het nog te betalen saldo.

Voorts wordt, overeenkomstig artikel 99 van het Financieel Reglement, het bedrag van de samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen geregistreerd.

Artikel 59

De boekhouding wordt zodanig ingericht dat de financieel controleur de juistheid van de registratie van de betalingsverplichtingen en van de betalingen kan nagaan.

TITEL IX VISERING VAN VOORSTELLEN TOT HET AANGAAN VAN BETALINGSVERPLICHTINGEN (Artikel 38 van het Financieel Reglement)

Artikel 60

Onverminderd het bepaalde in de artikelen 10 en 61, bestaat het visum op het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting uit de handtekening van de financieel controleur, van een ondergeschikt financieel controleur of een functionaris die de in artikel 38 bedoelde delegatie van bevoegdheden heeft verkregen, met stempelafdruk en datumvermelding.

Artikel 61

In dringende gevallen kan het visum worden verstrekt door middel van een nota, telexbericht of enig ander middel waaruit ondubbelzinnig blijkt dat het betrokken voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting is geviseerd.

Artikel 62

Indien het hoogste gezag van de Instelling op grond van artikel 39 van het Financieel Reglement over een visumweigering van de financieel controleur heenstapt, wordt het besluit aan de ordonnateur gezonden, die het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting samen met het besluit aan de financieel controleur terugzendt. Het voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting wordt, samen met het besluit om over de visumweigering heen te stappen, overeenkomstig het bepaalde in artikel 37 van het Financieel Reglement geregistreerd.

Artikel 63

De artikelen 60, 61 en 62 zijn van toepassing op de voorstellen voor samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen als bedoeld in artikel 99 van het Financieel Reglement.

Artikel 64

Indien de financieel controleur de in artikel 28, lid 2, de artikelen 37, 41 en 45 van het Financieel Reglement bedoelde en in de artikelen 65 tot en met 73 van de onderhavige verordening nader omschreven bewijsstukken onvoldoende of onvolledig acht, stelt hij zijn visering uit en zendt hij het voorstel aan de ordonnateur terug, waarbij de aard van de gevraagde bewijsstukken nader wordt aangegeven.

TITEL X BEWIJSSTUKKEN (Artikel 28, lid 2, en de artikelen 37, 41 en 45 van het Financieel Reglement)

Afdeling I Inning van schuldvorderingen

Artikel 65

Als bewijsstukken ter staving van inningsopdrachten worden beschouwd het besluit of de handeling die de schuldvordering doet ontstaan, vergezeld van alle documenten waarmee de aard van de schuldvordering, de berekening van het bedrag, de vervaldag en de identiteit van de schuldenaar kunnen worden geverifieerd, zoals,

  • a) 
    wat de eigen middelen betreft (7):
  • - 
    voor de douanerechten, landbouwheffingen en bijdragen suiker: de overzichten van de boekhouding van de Lid-Staten overeenkomstig de toepassingsverordeningen (8),
  • - 
    voor de BTW- en de BNP-middelen: de begroting van het begrotingsjaar (begrotingsjaar n) die het bedrag daarvan vaststelt, en voor de respectieve saldi (begrotingsjaar n+1 en volgende) de verschillende overzichten, samenvattende documenten en rekeninguittreksels die in de toepassingsverordeningen (9) zijn voorzien;
  • b) 
    wat de diverse andere ontvangsten betreft: het basisbesluit, het besluit, het contract of akkoord waaruit de schuldvordering voortvloeit, alsmede de stukken waarin alle berekeningselementen zijn vermeld.

Afdeling II Aangaan van betalingsverplichtingen

Artikel 66

Met betrekking tot de voorstellen voor het aangaan van betalingsverplichtingen wordt als bewijsstuk beschouwd: de ontwerp-besluiten die voor de Instelling verbintenissen inhouden, zoals,

  • a) 
    bij uitvoering van uitgaven langs contractuele weg:

het ontwerp van overeenkomst of contract, de bestelbon of soortgelijke stukken, voor aanbestedingen eventueel vergezeld van de binnengekomen offertes, de rechtvaardiging van een onderhandse overeenkomst en, indien nodig, het advies van de Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten, hierna "CCAM" (Commission des achats et des marchés) genoemd;

  • b) 
    bij autonome toekenning van steun:
  • - 
    voor financiële bijstand uit de verschillende fondsen of langs de weg van gelijkaardige regelingen: de in voorkomend geval in de desbetreffende basisverordeningen voorgeschreven bescheiden, alsmede de ontwerpen van steuntoekenningsbesluiten;
  • - 
    voor subsidies in het algemeen:
  • - 
    het verzoek van de begunstigde, in voorkomend geval vergezeld van een uitvoeringsverslag over de eerder toegekende subsidies,
  • - 
    de rechtvaardiging van het toegekende bedrag,
  • - 
    het ontwerp van de overeenkomstbrief of van andere soortgelijke bescheiden,
  • - 
    de kostenraming voor de actie waarvoor een subsidie wordt gevraagd of enig daarvoor in de plaats komend document.

Afdeling III Betaalbaarstelling en betaling van betalingsverplichtingen

Artikel 67

Ten aanzien van leveranties in het algemeen wordt in het bijzonder de door de leverancier opgestelde factuur, in voorkomend geval vergezeld van een exemplaar van het stuk waaruit de verplichting van de Gemeenschap voortvloeit (bijvoorbeeld bestelbon of contract), als bewijsstuk beschouwd.

In het door de leverancier opgestelde stuk worden in ieder geval vermeld:

  • - 
    de aard en de hoeveelheid van de leveringen en eventueel de aard van de in verband daarmee verrichte diensten;
  • - 
    de prijs per eenheid en de totale prijs;
  • - 
    de vrijstelling van belastingen en heffingen; in voorkomend geval het bedrag van de op de levering betrekking hebbende en in de prijs begrepen belastingen, heffingen en douanerechten.

In dit stuk of in een als bijlage daarbij gevoegd stuk moeten de door de ordonnateur of de door hem gemachtigde functionaris aangebrachte vermeldingen voorkomen tot vaststelling van:

  • - 
    de goede ontvangst van het afgeleverde, met de datum en plaats ervan;
  • - 
    de boeking in de inventarislijst, telkens wanneer de opneming van het afgeleverde op de inventarislijst wordt geëist;
  • - 
    de verificatie van alle elementen van de factuur;
  • - 
    het advies van de CCAM, indien dat wordt geëist.

Artikel 68

Ten aanzien van dienstverrichtingen wordt in het bijzonder de door de dienstverrichter opgestelde factuur (of rekening), in voorkomend geval vergezeld van het contract, als bewijsstuk beschouwd.

Op deze factuur (of rekening) worden vermeld:

  • - 
    de aard van de verrichting, eventueel de prijs per eenheid, de totale prijs, de aantekening betreffende de vrijstelling van belastingen en heffingen of, voor zover mogelijk, het bedrag van de op de verrichting betrekking hebbende en in de prijs begrepen belastingen en heffingen;
  • - 
    de door de ordonnateur of de door hem gemachtigde functionaris getekende verklaring "betaalbaar", waardoor de goede uitvoering van de dienst en de verificatie van alle elementen van de factuur (of rekening) worden bevestigd.

Artikel 69

  • 1. 
    Ten aanzien van studie- en onderzoekcontracten wordt als bewijsstuk beschouwd:
  • a) 
    een bij de eerste betalingsopdracht te voegen exemplaar van het contract en van de eventuele bijkomende overeenkomsten;
  • b) 
    elk stuk dat volgens de financiële bepalingen van de contracten een rechtvaardiging van de betrokken betalingen vormt (verzoek van de contractant, facturen, in geval van associatiecontracten door de beheerscomités opgestelde overzichten en ieder ander stuk waardoor de uitgaven worden gerechtvaardigd). Bij de laatste betaling dient een stuk te worden overgelegd dat de door de ordonnateur opgestelde verklaring "diensten verricht" bevat.
  • 2. 
    Met betrekking tot besluiten tot toekenning van financiële steun uit de verschillende fondsen of langs de weg van gelijkaardige regelingen wordt als bewijsstuk beschouwd:
  • a) 
    een, bij de eerste betalingsopdracht te voegen, exemplaar van het besluit;
  • b) 
    elk stuk dat volgens de financiële bepalingen van de basisverordeningen en de besluiten tot toekenning van financiële bepalingen van de basisverordeningen en de besluiten tot toekenning van financiële bijstand de betrokken betalingen rechtvaardigt (verzoek om betaling, verklaring van aanvang van de werkzaamheden, voortgangsverslagen en dergelijke). Bij de laatste betaling dient een stuk te worden overgelegd dat een verklaring van voltooiing van het programma of project en een staat van de werkelijk voor dat programma of project verrichte uitgaven bevat.
  • 3. 
    Voor de in artikel 66, onder b), tweede streepje, bedoelde subsidies wordt als bewijsstuk beschouwd:
  • a) 
    een exemplaar van het besluit tot toekenning van de subsidie;
  • b) 
    de bevestiging door de begunstigde van de aanvaarding van de in artikel 87 van het Financieel Reglement bedoelde controles van de Gemeenschap en, indien de hoogte van de subsidie dat wettigt, een verslag over de uitvoering van het project en het gebruik van de ontvangen middelen.

Artikel 70

Wat de personeelsuitgaven betreft, wordt als bewijsstuk beschouwd:

  • a) 
    voor de maandsalarissen:
  • - 
    de volledige personeelslijst, met vermelding van alle bezoldigingselementen. Deze lijst wordt bij de betalingsopdracht gevoegd;
  • - 
    een formulier (personeelssteekkaart) waaruit, telkens wanneer daar aanleiding toe bestaat, elke wijziging van enig bezoldigingselement blijkt. Dit formulier wordt opgesteld op basis van de in elk afzonderlijk geval genomen besluiten;
  • - 
    bij aanwerving of aanstelling: een bij de betaalbaarstelling van het eerste salaris te voegen, voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van het besluit tot aanwerving of aanstelling;
  • b) 
    voor de overige bezoldigingen (per uur of per dag bezoldigd personeel):

een door de ordonnateur opgestelde staat van de dagen of uren aanwezigheid;

  • c) 
    voor overuren:

een door de bevoegde ambtenaren ondertekende staat van het door de functionaris verrichte overwerk;

  • d) 
    voor kosten van dienstreizen:
  • - 
    de door de bevoegde autoriteit naar behoren ondertekende dienstreisopdracht;
  • - 
    de "declaratie van de kosten van de dienstreis", waarin worden vermeld: de plaats van bestemming, de datum en het uur van vertrek en aankomst in de plaats van bestemming, de reis- en de verblijfskosten, andere op overlegging van bewijsstukken naar behoren toegestane kosten. Deze declaratie wordt ondertekend door degene die met de dienstreis werd belast en door de hiërarchisch meerdere aan wie de desbetreffende bevoegdheid werd gedelegeerd;
  • e) 
    voor de overige personeelsuitgaven:

de bewijsstukken, waarin naar het besluit waarop de uitgave berust, wordt verwezen en waarin alle berekeningselementen worden vermeld.

Artikel 71

Voor elke betalingsverplichting die in gedeelten wordt betaald, wordt bij de eerste betalingsopdracht een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van het contract of van het besluit tot toekenning van financiële steun gevoegd. In de volgende betalingsopdrachten wordt naar dat stuk en de voorafgaande betaling(en) verwezen.

Bij de opstelling van de laatste betalingsopdracht dient de ordonnateur te verklaren dat de betrokken actie is beëindigd, opdat daaruit de boekhoudkundige consequenties worden getrokken, welke in voorkomend geval de annulering van een aangegane maar niet uitgevoerde betalingsverplichting kunnen meebrengen.

Wanneer krachtens artikel 1, lid 7, van het Financieel Reglement een uiterste uitvoeringsdatum is vastgesteld, kan uit de boekhouding worden afgelezen welke betalingsverplichtingen één maand vóór de betrokken datum niet definitief zijn uitgevoerd. De ordonnateurs dienen dan het voorstel tot annulering van de niet-uitgevoerde betalingsverplichting op te stellen of, als aan de voorwaarden van genoemd artikel 1, lid 7, is voldaan, een van een deugdelijke toelichting vergezeld voorstel tot wijziging van de oorspronkelijke betalingsverplichting in te dienen.

Artikel 72

Wanneer verscheidene betalingen door slechts één bewijsstuk worden gestaafd, bevatten alle betalingsopdrachten een verwijzing naar het oorspronkelijke stuk en het volgnummer van de betalingsopdracht waarbij het stuk wordt gevoegd.

Artikel 73

Afgezien van de in de artikelen 65 tot en met 72 bedoelde gevallen kan de ordonnateur een oorspronkelijk bewijsstuk dat niet kan worden overgelegd, door een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift vervangen, in welk geval hij de redenen dient te vermelden waarom het oorspronkelijke stuk niet kon worden overgelegd en dient hij te verklaren dat geen betaling is verricht.

TITEL XI VERSTREKKING VAN VOORSCHOTTEN (Artikel 46 van het Financieel Reglement)

Artikel 74

Naast de voorschotten op grond van het Statuut of een bestuursrechtelijke bepaling kan de ordonnateur voorschotten toekennen ter dekking van de uitgaven die een ambtenaar of een ander personeelslid voor rekening van zijn Instelling moet verrichten. Deze uitgaven, die over het algemeen betrekking hebben op de personeelskosten en huishoudelijke uitgaven, kunnen uit een bijzondere opdracht voortvloeien of uitgaven betreffen die waarschijnlijk, maar naar aard en omvang onbepaald zijn.

Artikel 75

De verstrekking van de voorschotten en de aanwijzing van de ambtenaar of van het ander personeelslid geschieden, op voorstel van de ordonnateur en na visum van de financieel controleur en gunstig advies van de rekenplichtige, bij besluit van de in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten, besluit waarin het bedrag van het voorschot en de periode waarin het wordt aangewend, worden vermeld.

Voor elk voorschot dient, in zover de aard van de uitgave voldoende bepaald is, een voorstel tot het aangaan van een betalingsverplichting te zijn gedaan.

Artikel 76

De aangewezen ambtenaar of het aangewezen ander personeelslid is voor de hem verstrekte middelen verantwoordelijk en neemt de nodige maatregelen om deze middelen te beveiligen.

Binnen tien dagen na de verwezenlijking van het doel waarvoor het voorschot werd verstrekt, zendt hij de rekenplichtige een gedetailleerd verslag over het gebruik van het voorschot en stort hij het eventuele saldo terug.

Binnen zes weken na datzelfde tijdstip verrekent de ordonnateur het voorschot om de tussenrekening af te sluiten die bij de toekenning van het voorschot werd geopend.

TITEL XII BANK- EN POSTREKENINGEN (Artikel 53 van het Financieel Reglement)

Artikel 77

Voor haar financiële verrichtingen kan de Instelling in de Lid-Staten en eventueel in derde landen bank- en/of postrekeningen openen.

Artikel 78

De Instelling kan tevens rekeningen aanhouden bij de emissiebank van elke Lid-Staat of bij de erkende financiële instelling.

Artikel 79

De Instelling doet alle financiële instellingen waarbij zij rekeningen heeft geopend, de namen en de specimens van de handtekeningen van de door haar aangewezen en tot opening en gebruik van de genoemde rekeningen gemachtigde functionarissen toekomen en deelt hen de eventuele grens mede van de door elke gemachtigde functionaris op te nemen bedragen.

Artikel 80

Om over de rekeningen te beschikken is de handtekening van twee naar behoren gemachtigde functionarissen vereist, waaronder die van de rekenplichtige, een ondergeschikt rekenplichtige of een beheerder van gelden ter goede rekening.

Overeenkomstig artikel 53 van het Financieel Reglement wijst de Instelling de functionarissen aan die gemachtigd zijn cheques en postgiro- of bankoverschrijvingen te ondertekenen.

Alvorens hun handtekening te plaatsen, gaan deze functionarissen na of de cheques en postgiro- of bankoverschrijvingen met de betalingsopdrachten overeenstemmen.

Artikel 81

In beginsel dienen per cheque of per postgiro- of bankoverschrijving te worden betaald:

  • - 
    de maandelijkse bezoldigingen van de ambtenaren en andere personeelsleden;
  • - 
    de uitgaven voor leveringen of dienstverrichtingen waarmee een bedrag van meer dan 350 ecu is gemoeid.

TITEL XIII BEHEER VAN GELDEN TER GOEDE REKENING (Artikel 54 van het Financieel Reglement)

Artikel 82

Beheer van gelden ter goede rekening kan worden ingesteld wanneer bepaalde uitgaven vanwege de aard of de bijzondere urgentie ervan niet op basis van een door de ordonnateur ondertekende en door de financieel controleur geviseerde betalingsopdracht kunnen worden betaald. In afwijking van het bepaalde in de artikelen 40 en 51 van het Financieel Reglement is de beheerder van gelden ter goede rekening gemachtigd tot voorlopige betaalbaarstelling en tot betaling van de uitgaven onder voorbehoud van latere toepassing van de artikelen 40, 41, 44, 45, 47 en 50 van het Financieel Reglement.

De instelling van beheer van gelden ter goede rekening en de grondige wijziging of aanpassing van de werkingsvoorwaarden ervan geschieden bij besluit van de in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten op een met redenen omkleed voorstel van de ordonnateur, na gunstig advies van de rekenplichtige en van de financieel controleur.

Artikel 83

Een beheerder van gelden ter goede rekening wordt op voorstel van de ordonnateur en na gunstig advies van de rekenplichtige bij besluit van de in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten aangewezen.

In dit besluit wordt nadrukkelijk op de verantwoordelijkheden van de beheerder van gelden ter goede rekening gewezen.

Artikel 84

De in de artikelen 82 en 83 bedoelde besluiten worden de ordonnateurs, de financieel controleur, de rekenplichtige en de Rekenkamer ter kennis gebracht.

Artikel 85

  • 1. 
    In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening worden in het bijzonder vastgesteld:
  • a) 
    het doel en het maximumbedrag van de gelden die ter goede rekening kunnen worden verstrekt;
  • b) 
    de eventuele opening, in voorkomend geval, van een bank- en/of postrekening op naam van de betrokken Instelling;
  • c) 
    de aard en het maximumbedrag van elke uitgave die zonder voorafgaande machtiging mag worden gedaan;
  • d) 
    de regelmaat waarmee en wijze waarop de bewijsstukken moeten worden overgelegd;
  • e) 
    de wijze waarop de gelden ter goede rekening eventueel worden aangevuld;
  • f) 
    de termijn waarin de verrichtingen in het kader van het beheer van gelden ter goede rekening moeten worden afgewikkeld.
  • 2. 
    Betalingen mogen slechts worden verricht op grond en binnen de grenzen van voorafgaande betalingsverplichtingen die door de ordonnateur zijn ondertekend en door de financieel controleur geviseerd.

Artikel 86

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 54, tweede alinea, van het Financieel Reglement mag slechts de rekenplichtige voor het beheer van gelden ter goede rekening middelen verstrekken.

Diverse plaatselijke ontvangsten, zoals met name die welke voortvloeien uit

  • - 
    verkopen van materieel,
  • - 
    publikaties,
  • - 
    diverse vergoedingen,
  • - 
    rente enz.

mogen evenwel rechtstreeks bij het beheer van de desbetreffende gelden ter goede rekening in aanmerking worden genomen, waarbij de afwikkeling ervan overeenkomstig de desbetreffende bepalingen van het Financieel Reglement en van de onderhavige verordening gebeurt.

De desbetreffende bedragen worden door de rekenplichtige in mindering gebracht wanneer later nieuwe middelen worden verstrekt om diezelfde gelden ter goede rekening aan te vullen.

Artikel 87

De beheerder van gelden ter goede rekening is voor de betaalbaarstelling van schulden aan derden tegenover de ordonnateur en voor de uitvoering van de betalingen tegenover de rekenplichtige verantwoordelijk.

Artikel 88

De beheerder van gelden ter goede rekening voert volgens instructies van de rekenplichtige een boekhouding van de middelen waarover hij beschikt, van de uitgaven die hij verricht en van de ontvangsten die hij int.

Artikel 89

De beheerder van gelden ter goede rekening treft alle nodige voorzieningen om de hem verstrekte middelen veilig te stellen.

Artikel 90

Onverminderd de door de financieel controleur uitgeoefende controle, worden de aanwezigheid van de aan beheerders van gelden ter goede rekening toevertrouwde middelen en de desbetreffende boekhouding door de rekenplichtige zelf, door een ondergeschikt rekenplichtige of door een speciaal daartoe gemachtigde ambtenaar in beginsel ter plaatse, zonder aankondiging en met een zo groot mogelijke frequentie gecontroleerd.

Artikel 91

De rekenplichtige en de financieel controleur stellen elkaar van de uitkomsten van hun verificaties in kennis en doen daarvan mededeling aan de ordonnateur.

TITEL XIV VOORWAARDEN VOOR BETALING VAN RENTE BIJ TERUGVORDERING WEGENS ONVERSCHULDIGDE BEDRAGEN (Artikel 49 van het Financieel Reglement)

Artikel 92

De bepalingen van deze titel zijn van toepassing bij terugvordering ten behoeve van de Gemeenschap wegens onverschuldigde bedragen, onverminderd eventuele bepalingen in de sectoriële basisbesluiten met betrekking tot de terreinen van communautair beleid.

Artikel 93

  • 1. 
    In de in artikel 28, lid 2, van het Financieel Reglement bedoelde inningsopdracht wordt voor elke vastgestelde schuldvordering in verband met de terugvordering van een ten onrechte betaald bedrag een vervaldag vastgesteld.
  • 2. 
    Bijkomende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in ruggespraak met de betrokken ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk, met redenen omkleed verzoek van de schuldenaar, mits deze zich verbindt tot betaling van rente met ingang van de aanvankelijke, eerste, vervaldag voor de volledige periode van de toegestane termijn tegen het in artikel 94 vastgestelde tarief.
  • 3. 
    Bij toekenning van bijkomende termijnen kan de rekenplichtige, ten einde de rechten van de Gemeenschap veilig te stellen, de schuldenaar verzoeken een zekerheid te stellen ter dekking van zowel de hoofdsom als de rente van de schuld.

Artikel 94

  • 1. 
    Elke schuldvordering waaraan op de vervaldag niet is voldaan, is volgens de onderstaande bepalingen rentedragend:
  • - 
    voor schuldvorderingen in ecu: tegen de rentevoet die door het Europees Fonds voor Monetaire Samenwerking op zijn ecu-operaties wordt toegepast (10), verhoogd met anderhalf punt;
  • - 
    voor schuldvorderingen in een nationale valuta: tegen de interbancaire laatrente op drie maanden voor de betrokken markt, verhoogd met anderhalf punt.
  • 2. 
    Als rentevoet geldt die van de maand van de vervaldag.
  • 3. 
    Rente wordt berekend met ingang van de in de inningsopdracht vastgestelde vervaldatum tot en met de dag waarop de schuld volledig is betaald.

Artikel 95

De rekenplichtige kan in overleg met de financieel controleur van inning van rente afzien wanneer dit, gezien het bedrag of de duur van de achterstal, vergeleken met de administratieve kosten van de verrichting, van minimieme financiële betekenis is.

Artikel 96

Elke gedeeltelijke betaling wordt eerst op de overeenkomstig artikel 94 vastgestelde rente wegens achterstal en vervolgens op de hoofdsom in mindering gebracht.

TITEL XV PROCEDURES VOOR UITNODIGING TOT INSCHRIJVING (Aanbesteding en aanvraag van aanbiedingen) (Artikel 57 van het Financieel Reglement)

Artikel 97

De in deze titel bedoelde procedures zijn van toepassing onverminderd het bepaalde in de artikelen 126 tot en met 129.

Artikel 98

Voor uitnodigingen tot inschrijving wordt zoveel mogelijk van een standaardformulier of -tekst gebruik gemaakt.

Artikel 99

Aanvragen van aanbiedingen bevatten in het bijzonder gegevens over:

  • a) 
    de wijze van indiening van de aanbiedingen en presentatie ervan, met name de eventuele eis om een standaardantwoordformulier in te vullen;
  • b) 
    de toepassing van het Protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten, alsmede verwijzingen naar de algemene voorwaarden die op de betrokken opdracht van toepassing zijn (leveringen, werken, dienstverrichtingen of publikaties), en eventueel naar het document betreffende de bijzondere voorwaarden voor de opdracht;
  • c) 
    een beding luidens hetwelk een inschrijving aanvaarding betekent van het desbetreffende bestek;
  • d) 
    de bezoekvoorwaarden, die nauwkeurig moeten worden omschreven wanneer in een bezoek ter plaatse wordt voorzien;
  • e) 
    de geldigheidsduur van de offertes, waarin de inschrijver alle voorwaarden van zijn offerte moet handhaven;
  • f) 
    de sancties bij niet-naleving van de contractuele bepalingen;
  • g) 
    de vermeldingen die overeenkomstig de artikelen 65 tot en met 73 op de facturen (of op de bewijsstukken ter staving daarvan) moeten worden aangebracht;
  • h) 
    het verbod van enig contact tussen de Instelling en de inschrijver, behalve, bij wijze van uitzondering, in de volgende omstandigheden:
  • 1. 
    vóór de datum waarop de inschrijving wordt gesloten:
  • - 
    op initiatief van de inschrijvers:

aan de inschrijvers mogen nadere inlichtingen worden verstrekt die uitsluitend tot doel hebben de aard van de gevraagde aanbiedingen te verduidelijken,

  • - 
    op initiatief van de Instelling:

indien de diensten van de Instelling een vergissing, een onnauwkeurigheid, een weglating of enige andere materiële tekortkoming in de bewoordingen van de aanvraag van aanbiedingen ontdekken, mogen zij de betrokkenen daarvan op de hoogte brengen onder strikt dezelfde voorwaarden als die van de aanvraag van aanbiedingen;

  • 2. 
    na de opening van de aanbiedingen en op initiatief van de diensten van de Instelling:
  • - 
    indien een aanbieding aanleiding geeft tot een verzoek om opheldering of indien duidelijk materiële fouten in de bewoordingen van de aanbieding moeten worden verbeterd, mag de Instelling met de inschrijver contact opnemen.

Artikel 100

In alle gevallen waarin er onder de in artikel 99, onder h), bedoelde omstandigheden contacten zijn geweest, wordt een "nota voor het dossier" opgesteld en wordt in het later aan de CCAM uit te brengen verslag van deze contacten melding gemaakt.

Artikel 101

Het bestek met de algemene voorwaarden voor de betrokken aanbesteding wordt bij de aanvraag van aanbiedingen gevoegd. In voorkomend geval wordt tevens daarbij een document gevoegd met de bijzondere voorwaarden voor de aanbesteding.

Artikel 102

De termijn voor de indiening van de offertes wordt volgens de aard van de opdracht bepaald naar gelang van de tijd die nodig is voor het opstellen van de offerte.

Artikel 103

De indiening van de aanbiedingen geschiedt naar keuze van de inschrijvers:

  • - 
    per post:

in de aanvraag van aanbiedingen dient in dat geval te worden bepaald dat de datum van aanbieding voor verzending zal gelden, waarbij het poststempel als bewijs dient. Verzending per post dient aangetekend te geschieden;

  • - 
    door indiening bij de diensten van de Instelling, rechtstreeks of door een gemachtigde van de inschrijver, met inbegrip van particuliere besteldiensten:

in de aanvraag van aanbiedingen dienen in dat geval het uiterste tijdstip (dag en uur) voor de indiening van de stukken bij de Instelling te worden vermeld, alsmede de dienst waar deze stukken tegen gedateerd en ondertekend ontvangstbewijs moeten worden afgegeven.

In beide gevallen is de datum dezelfde.

Voor de geheimhouding en om enigerlei moeilijkheid te voorkomen wordt in de aanvraag van aanbiedingen het volgende opgenomen:

"Verzending dient onder dubbele omslag te geschieden. Beide omslagen worden gesloten. De ingesloten omslag draagt, naast de aanduiding van de dienst waarvoor deze is bestemd zoals aangegeven in de aanvraag van aanbiedingen, de vermelding "Aanvraag van aanbiedingen - mag niet door de postdienst worden geopend". Zelfklevende omslagen moeten met plakband worden gesloten en dwars over het plakband wordt de handtekening van de afzender geplaatst.".

Artikel 104

Alle aanbiedingen moeten worden geopend.

De aanbiedingen worden door een daartoe aangewezen commissie geopend. De financieel controleur moet van het openen van de aanbiedingen in kennis worden gesteld. De financieel controleur of zijn vertegenwoordiger kan als waarnemer bij de opening aanwezig zijn, indien hij zulks dienstig acht.

Aanbiedingen die niet aan de in de aanvraag van aanbiedingen gestelde specifieke eisen voldoen, worden uitgesloten.

De leden van de commissie paraferen elke bladzijde van elke aanbieding, stellen van de opening van de ontvangen aanbiedingen proces-verbaal op en stellen vast welke aanbiedingen aan de eisen voldoen en welke niet, onder opgave van de redenen voor de afwijzing wegens niet voldoen aan de eisen.

Artikel 105

Alle inschrijvers worden ingelicht over het aan hun aanbiedingen gegeven gevolg.

TITEL XVI VASTSTELLING VAN DE DIVERSE DREMPELBEDRAGEN VAN AANBESTEDINGSOVEREENKOMSTEN (Artikel 128 van het Financieel Reglement)

Artikel 106

Het maximumbedrag voor onderhandse overeenkomsten die op basis van artikel 58, onder a), van het Financieel Reglement mogen worden gesloten, wordt op 12 000 ecu gesteld.

Artikel 107

Het drempelbedrag waarboven de CCAM bevoegd is als bedoeld in artikel 60 van het Financieel Reglement wordt op 42 000 ecu gesteld.

Artikel 108

De drempelwaarde voor de verplichte zekerheidstelling, bedoeld in artikel 62 van het Financieel Reglement, wordt op 300 000 ecu gesteld.

Artikel 109

De bedragen waarbeneden overeenkomstig artikel 63 van het Financieel Reglement een rekening of nota volstaat, worden gesteld op:

  • - 
    900 ecu voor uitgaven die in de voorlopige standplaatsen van de Instelling worden gedaan;
  • - 
    2 400 ecu voor uitgaven die buiten de voorlopige standplaatsen van de Instelling worden gedaan;

Artikel 110

In toepassing van artikel 97 van het Financieel Reglement worden voor de aanbestedingsovereenkomsten op het gebied van de kredieten voor onderzoek en technologische ontwikkeling de volgende drempelbedragen vastgesteld:

  • - 
    als maximum voor onderhandse overeenkomsten: 90 000 ecu voor wetenschappelijk en technisch materieel, alsmede voor werken;
  • - 
    als waarde waarboven de CCAM bevoegd is:
  • a) 
    420 000 ecu voor de betreffende wetenschappelijke en technische aanbestedingsovereenkomsten;
  • b) 
    90 000 ecu voor de aanbestedingsovereenkomsten betreffende niet-wetenschappelijke of niet-technische benodigdheden en materieel;
  • c) 
    30 000 ecu voor de aanbestedingsovereenkomsten betreffende niet-wetenschappelijke of niet-technische benodigdheden en materieel waarop artikel 58, onder c), d) en e), van het Financieel Reglement van toepassing is.

TITEL XVII WERKWIJZE VAN DE RAADGEVENDE COMMISSIES VOOR AANKOPEN EN OVEREENKOMSTEN (CCAM'S) (Artikelen 60 en 97 van het Financieel Reglement)

Afdeling I Algemene bepalingen

Artikel 111

De CCAM brengt onder de in de artikelen 60, 61, en 97 van het Financieel Reglement vastgestelde voorwaarden, in haar adviserende kwaliteit, advies uit over:

  • a) 
    alle ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten inzake werken, leveringen of diensten, met inbegrip van studies, waarmee een groter bedrag is gemoeid dat de in de artikelen 107 en 110 van de onderhavige verordening vermelde bedragen overtreft, alsook over plannen tot aankoop van vastgoed, ongeacht het bedrag ervan;
  • b) 
    de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten bij de onder a) bedoelde overeenkomsten en dit steeds wanneer het om grondige wijzigingen gaat, met name wanneer in de bijkomende overeenkomsten het bedrag van de oorspronkelijke overeenkomst wordt gewijzigd;
  • c) 
    de ontwerpen voor bijkomende overeenkomsten die ertoe leiden dat het totale bedrag van een reeds gegunde aanbesteding dat aanvankelijk beneden de onder a) bedoelde grenzen lag, daardoor wordt overschreden;
  • d) 
    de standaardformulieren en -bepalingen betreffende de uitnodiging tot inschrijving en de ontwerpen waarmee aanmerkelijk van die standaardbepalingen wordt afgeweken;
  • e) 
    de ontwerpen van uitnodiging tot inschrijving welke van bijzonder belang zijn of een bijzonder karakter vertonen;
  • f) 
    de vraagstukken die bij de sluiting of uitvoering van aanbestedingsovereenkomsten rijzen (annulering van bestellingen, verzoeken om vermindering van boeten wegens vertraging, afwijkingen van de bestekbepalingen en van de algemene voorwaarden enz.), voor zover zij voldoende ernstig zijn om een verzoek om advies te rechtvaardigen;
  • g) 
    op verzoek van de bevoegde ordonnateur of een lid van de CCAM de ontwerp-aanbestedingsovereenkomsten waarmee een geringer bedrag dan het onder a) bedoelde bedrag is gemoeid, wanneer deze van mening is dat deze overeenkomsten beginselvragen opwerpen of een bijzonder karakter vertonen.

Artikel 112

DE CCAM doet aanbevelingen voor:

  • a) 
    het algemene beleid wat de voorziening in of buiten de Gemeenschap betreft, in verband waarmee zij eventueel onderzoeken en studies verricht of doet verrichten;
  • b) 
    de vaststelling van de algemene voorwaarden van aankopen en overeenkomsten.

Artikel 113

De voor advies aan de CCAM voorgelegde dossiers gaan vergezeld van een door de verantwoordelijke ambtenaar of een door de ordonnateur aangewezen plaatsvervanger opgesteld en ingediend verslag.

Dit verslag bevat met name:

  • a) 
    een technische en financiële evaluatie van elke aanbieding, met inbegrip van een vergelijkende tabel van de prijzen per eenheid;
  • b) 
    een motivering van de aanbeveling voor de keuze van de inschrijver.

Artikel 114

Over elk geval wordt een advies opgesteld, dat door de voorzitter van de CCAM wordt ondertekend. Dit advies wordt aan de betrokken diensten medegedeeld.

Artikel 115

Elke CCAM stelt haar reglement van orde vast. Haar reglement van orde wordt aan de betrokken Instelling, aan de CCAM van elk der andere Instellingen en aan de Rekenkamer ter kennis gebracht.

Elke CCAM ziet toe op de juiste toepassing van de in artikel 126 bedoelde richtlijnen van de Raad.

Afdeling II Bijzondere voorschriften voor het gemeenschappelijk centrum voor onderzoek

Artikel 116

De Commissie kan voor de samenstelling en de werking van de CCAM met betrekking tot de werkzaamheden van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek, passende interne voorschriften vaststellen gezien de specifieke eisen op dit terrein.

Deze interne voorschriften worden na raadpleging van de financieel controleur opgesteld en ter informatie aan het Europees Parlement en aan de Rekenkamer gezonden.

Afdeling III Interinstitutionele Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten (CCAMI) (11)

Artikel 117

Het college van administratieve hoofden van de Instellingen van de Gemeenschap kan de nodige maatregelen nemen om een Interinstitutionele Raadgevende Commissie voor aankopen en overeenkomsten, hierna "CCAMI" (Commission consultative des achats et des marchés commune aux Institutions) genoemd, op te richten met als doel, overeenkomstig de eis van goed financieel beheer, de samenwerking tussen de Instellingen te versterken bij het gezamenlijk plaatsen van bepaalde opdrachten voor leveringen en andere opdrachten in het kader van het beheer van de kredieten voor de financiering van acties van interinstitutionele aard.

Artikel 118

De CCAMI heeft de volgende bevoegdheden:

  • a) 
    zij wordt geraadpleegd voor advies wanneer alle of enkele Instellingen tot het gezamenlijk plaatsen van opdrachten op de in artikel 117 genoemde gebieden besluiten wegens de op financieel vlak aan een dergelijke procedure verbonden voordelen.

Haar advies heeft betrekking op de regelmatigheid van de gevolgde procedure, de keuze van de inschrijver en, in het algemeen, de voor de aanbesteding vastgestelde voorwaarden, waarbij op de belangen van alle Instellingen wordt gelet.

De CCAM's van de verschillende Instellingen behoeven in dit geval niet meer voor advies te worden aangezocht, maar zij worden van het uitgebrachte advies in kennis gesteld;

  • b) 
    zij kan op verzoek van één of meer administratieve hoofden of van één of meer CCAM's op de in artikel 117 bedoelde gebieden elk vraagstuk dat op interinstitutioneel niveau van belang is of gevolgen kan hebben, onderzoeken en aanbevelingen dienaangaande doen.

Zij onderzoekt daartoe het vraagstuk en doet de voorstellen die zij geëigend acht.

Artikel 119

De CCAMI bestaat uit twee vertegenwoordigers per Instelling, die indien mogelijk uit de leden van de CCAM van de Instelling worden aangewezen, met dien verstande dat zij, krachtens overeenkomst tussen de Instellingen, naast vertegenwoordigers van de respectieve diensten nog tot haar leden telt:

  • - 
    één vertegenwoordiger van de diensten voor juridische aangelegenheden,
  • - 
    één vertegenwoordiger van de diensten voor financiële aangelegenheden, en
  • - 
    één vertegenwoordiger van de financieel controleur, als waarnemer.

Voor de vertegenwoordigers van deze drie diensten kan in overleg tussen de Instellingen een roulatiesysteem worden overeengekomen.

Het voorzitterschap van de CCAMI wordt voor een periode van twee jaar bij toerbeurt door de Instellingen waargenomen.

De Commissie neemt het secretariaat van de CCAMI waar.

Artikel 120

Met betrekking tot de procedure zijn de artikelen 113 en 114 van toepassing.

Artikel 121

De CCAMI stelt haar reglement van orde vast en doet dat reglement aan alle Instellingen toekomen.

TITEL XVIII BORG- EN ZEKERHEIDSTELLING VOORAF ALS GARANTIE VOOR DE UITVOERING VAN OVEREENKOMSTEN (Artikel 62 van het Financieel Reglement)

Artikel 122

Wanneer als garantie voor de uitvoering van aanbestedingsovereenkomsten van de leveranciers, aannemers of dienstverrichters een zekerheidstelling vooraf wordt verlangd, moet deze niet slechts de gehele duur van de garantie bestrijken, doch een tijdvak dat toereikend is om de borg te doen betalen. In beginsel moet de zekerheid worden gesteld door een storting aan de Instelling in dezelfde valuta als die welke voor de betaling van de leveringen of de werken is aangegeven.

Artikel 123

De zekerheidstelling kan worden vervangen door een persoonlijke en hoofdelijke borgstelling van een door de rekenplichtige van de Instelling erkende derde. Die zekerheid luidt in de valuta van betaling die in het contract of de opdracht is vastgesteld en moet aan dezelfde regels voldoen als de in artikel 122 bedoelde zekerheidstelling.

Artikel 124

Bij de eerste betalingsopdracht ter uitvoering van een aanbestedingsovereenkomst waarvoor een zekerheidstelling wordt geëist, worden de gebruikelijke bewijsstukken aangevuld met een door de rekenplichtige voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van het bij de storting van de zekerheid afgegeven ontvangstbewijs of met een door de rekenplichtige voor eensluidend gewaarmerkt afschrift van de verklaring van de instelling of van de derde die zekerheid heeft gesteld.

Artikel 125

De zekerheden worden terugbetaald of de in artikel 123 bedoelde vervangende zekerheden worden vrijgegeven overeenkomstig de in de bepalingen betreffende aanbestedingen vervatte voorwaarden, behalve ingeval de overeenkomst niet of met vertraging wordt uitgevoerd, zoals bedoeld in artikel 62, vierde alinea, van het Financieel Reglement.

TITEL XIX TOEPASSING, DOOR DE COMMUNAUTAIRE INSTELLINGEN, VAN DE RICHTLIJNEN VAN DE RAAD INZAKE OVERHEIDSOPDRACHTEN VOOR WERKEN, VOOR LEVERINGEN EN VOOR DIENSTEN (Artikel 64 van het Financieel Reglement)

Artikel 126

De richtlijnen van de Raad inzake overheidsopdrachten voor werken, voor leveringen en voor diensten zijn van toepassing bij het plaatsen van opdrachten door de Instellingen, zodra het bedrag van de opdracht gelijk is aan of hoger is dan de bij deze richtlijnen vastgestelde drempelwaarden.

Artikel 127

De termen "opdracht voor het uitvoeren van werken", "opdracht voor leveringen" en "opdracht voor diensten" in de richtlijnen genoemd in artikel 126 worden uitgelegd overeenkomstig de omschrijvingen in de desbetreffende richtlijnen.

Artikel 128

De Instellingen worden, elk in zover de opdrachten met kredieten uit de eigen afdeling van de algemene begroting worden gefinancierd, als "aanbestedende diensten" beschouwd in de zin van de in artikel 126 bedoelde richtlijnen.

Artikel 129

De Instellingen zijn bij het plaatsen van opdrachten voor werken, leveringen en diensten verplicht zich aan de bepalingen van de in artikel 126 bedoelde richtlijnen te houden, inzonderheid wat betreft:

  • - 
    de regels inzake de bekendmaking;
  • - 
    de gemeenschappelijke voorschriften op het gebied van technische specificaties;
  • - 
    de gemeenschappelijke regels inzake deelneming;
  • - 
    de criteria voor kwalitatieve selectie;
  • - 
    de criteria voor het gunnen van de opdrachten.

TITEL XX VASTSTELLING VAN DE WAARDE VANWAARAF ROERENDE GOEDEREN IN DE INVENTARISLIJST MOETEN WORDEN OPGENOMEN (Artikel 65 van het Financieel Reglement)

Artikel 130

In de inventarislijst worden alle roerende goederen opgenomen

  • - 
    met een aankoopwaarde van 350 ecu of hoger, en
  • - 
    met een gebruiksduur van meer dan een jaar (twee jaar voor roerende goederen van wetenschappelijke en technische aard (12)) en
  • - 
    die niet het karakter van een verbruiksgoed hebben.

Voor elk aangekocht goed moeten in de inventarislijst, waarvan de ontvangstbewijzen een integrerend bestanddeel vormen, een passende beschrijving van het goed, de plaats waar het zich bevindt, de datum van aanschaffing en de kosten per eenheid worden vermeld.

De ontvangstbewijzen gelden als een passende beschrijving.

Artikel 131

Bij de inventariscontroles door de Instellingen wordt nagegaan of elk goed fysiek aanwezig is en met de beschrijving in de inventarislijst overeenkomt. De controles worden in het kader van een driejaarlijks controleprogramma verricht.

TITEL XXI BEKENDMAKING VAN DE VERKOOP VAN ROERENDE GOEDEREN (Artikel 66 van het Financieel Reglement)

Artikel 132

  • 1. 
    Verkopen van roerende goederen worden bekendgemaakt:
  • a) 
    wanneer de aankoopwaarde 7 000 ecu of hoger is, door een geëigende bekendmaking op plaatselijk niveau. Tussen de publikatie van de laatste aankondiging en de sluiting van het verkoopcontract moeten ten minste veertien dagen zijn gelegen;
  • b) 
    wanneer de aankoopwaarde per eenheid 340 000 ecu of hoger is, door een verkoopbericht in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen. Bovendien kan de verkoop op geëigende wijze in de pers van de Lid-Staten worden bekendgemaakt. Tussen de bekendmaking van het verkoopbericht in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen en de sluiting van het verkoopcontract moet ten minste één maand zijn gelegen.
  • 2. 
    Wanneer de verrichting wegens de kosten van de bekendmaking geen bijzondere voordelen oplevert, kan van bekendmaking worden afgezien.
  • 3. 
    De Instellingen trachten bij iedere verkoop van roerende goederen de hoogste prijs te krijgen.

TITEL XXII OPSTELLING EN GEBRUIK VAN HET REKENINGSTELSEL (Artikel 70 van het Financieel Reglement)

Artikel 133

Opstelling van het rekeningstelsel

Het rekeningstelsel bestaat uit twee afzonderlijke, zij het gecoördineerde delen, te weten:

  • - 
    de begrotingsboekhouding,
  • - 
    de algemene boekhouding.

Artikel 134

Begrotingsboekhouding

  • 1. 
    In de begrotingsboekhouding wordt voor elke onderverdeling van de begroting aantekening gehouden van:
  • a) 
    wat de uitgaven betreft:
  • - 
    de kredieten van de oorspronkelijke begroting, de kredieten van de gewijzigde en/of aanvullende begrotingen, de in verband met deelname van derden uitgetrokken kredieten, de overgeschreven kredieten en het totale bedrag van de aldus beschikbare kredieten. De vastleggings- en de betalingskredieten worden afzonderlijk geregistreerd en gecontroleerd;
  • - 
    de betalingsverplichtingen en de betalingen van het begrotingsjaar;
  • b) 
    wat de ontvangsten betreft:
  • - 
    de ramingen van de oorspronkelijke begroting, de ramingen van de gewijzigde en/of aanvullende begrotingen, de ontvangsten ten gevolge van deelname van derden en het totale bedrag van de aldus berekende ramingen;
  • - 
    de vastgestelde rechten en de geïnde bedragen van het begrotingsjaar;
  • c) 
    de nog te betalen betalingsverplichtingen en nog te innen ontvangsten van voorafgaande begrotingsjaren.

Tevens wordt in de begrotingsboekhouding aantekening gehouden van de samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen van het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw (EOGFL), afdeling Garantie, en van de desbetreffende, uit voorschotten bestaande betalingen.

Deze verplichtingen worden gesteld tegenover het geheel van de kredieten van het EOGFL-Garantie.

  • 2. 
    Aparte rekeningen worden geopend om afzonderlijk toezicht te kunnen houden op:
  • - 
    het gebruik van de overgedragen kredieten,
  • - 
    het gebruik van de wederopgevoerde kredieten, en
  • - 
    de betaalbaarstelling van de nog te vereffenen betalingsverplichtingen.

Aan de ontvangstenzijde worden aparte rekeningen geopend om op de nog te innen schuldvorderingen van voorafgaande begrotingsjaren afzonderlijk toezicht te kunnen houden.

  • 3. 
    De rekeningen kunnen worden gedetailleerd om een analytisch overzicht van de resultaten te verkrijgen.
  • 4. 
    De rekeningen worden bijgehouden in boeken, op kaarten of met behulp van enigerlei vorm van automatische gegevensverwerking.

Artikel 135

Algemene boekhouding

  • 1. 
    De algemene boekhouding maakt het mogelijk de stand van de activa en de passiva van de Instelling te bepalen.
  • 2. 
    Het rekeningstelsel van de algemene boekhouding wordt opgesteld volgens een systeem van decimale indeling.
  • 3. 
    Het rekeningschema omvat de volgende klassen:
  • - 
    klasse 1: rekeningen van vast kapitaal,
  • - 
    klasse 2: rekeningen van vastgelegde waarden,
  • - 
    klasse 3: voorraadrekeningen,
  • - 
    klasse 4: derdenrekeningen,
  • - 
    klasse 5: financiële rekeningen,
  • - 
    klasse 6: lastenrekeningen,
  • - 
    klasse 7: batenrekeningen,
  • - 
    klasse 8: speciale rekeningen.
  • 4. 
    Elke klasse omvat groepen (twee cijfers), die in subgroepen (drie cijfers) worden onderverdeeld. Naar gelang van de behoeften van de Instelling kunnen de subgroepen worden onderverdeeld in rekeningen die van vijf of zes cijfers zijn voorzien.
  • 5. 
    Klasse 4 "derdenrekeningen" registreert alle verrichtingen in de betrekkingen met derden en de regularisaties.

Zij omvat tussenrekeningen met behulp waarvan de ontvangsten uit hoofde van terugbetaalde vooruitbetalingen, als bedoeld in artikel 7, punt 7, van het Financieel Reglement, en tussenrekeningen voor het houden van toezicht op de nieuwe aanwendingen, als bedoeld in artikel 27, lid 2, van het Financieel Reglement.

  • 6. 
    Klasse 5 "financiële rekeningen" registreert de waardeveranderingen van effecten, de verrichtingen via kas, banken en postchequediensten, de verrichtingen van de ondergeschikt rekenplichtigen en die van de beheerders van gelden ter goede rekening. Voor elke bank- of postrekening, gewone kas en kas van gelden ter goede rekening wordt een afzonderlijke rekening geopend.
  • 7. 
    Klasse 6 "lastenrekeningen" registreert het brutobedrag van de in de begrotingsboekhouding opgenomen uitgaven.

Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de uitgaven met betrekking tot:

  • - 
    de kredieten van het lopende begrotingsjaar;
  • - 
    de krachtens artikel 7, punt 1, onder b), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten;
  • - 
    de krachtens artikel 7, punt 1, onder a), van het Financieel Reglement overgedragen kredieten;
  • - 
    de krachtens artikel 7, punt 2, van het Financieel Reglement overgedragen kredieten;
  • - 
    de kredieten die betrekking hebben op deelnemingen van derden krachtens artikel 4, punt 2, van het Financieel Reglement.
  • 8. 
    Klasse 7 "batenrekeningen" registreert de in de begrotingsboekhouding opgenomen invorderingen.

Afzonderlijke rekeningen worden geopend voor de invordering van:

  • - 
    de geconstateerde rechten van het lopende begrotingsjaar,
  • - 
    de nog in te vorderen geconstateerde rechten van voorafgaande begrotingsjaren.
  • 9. 
    Klasse 8 "speciale rekeningen" registreert aan het einde van het begrotingsjaar de verrichtingen van het afsluiten van de rekeningen.
  • 10. 
    Onverminderd het bepaalde in artikel 21, stelt de rekenplichtige van elke Instelling aan de hand van het in lid 3 omschreven boekhoudkundige schema een gedetailleerd rekeningstelsel op. Hij opent groepen, subgroepen en rekeningen naargelang van de bijzondere behoeften van zijn beheer, waarbij telkens het voorwerp en de werkingsvoorwaarden van de rekeningen nader worden aangegeven.

Artikel 136

Werking van de algemene boekhouding

  • 1. 
    De algemene boekhouding wordt per kalenderjaar en volgens de methode van dubbelboekhouden gevoerd.
  • 2. 
    De rekeningen worden bijgehouden in boeken, op kaarten of met behulp van enige vorm van geautomatiseerde gegevensverwerking.
  • 3. 
    De boekhouding maakt het mogelijk een algemene staat van de rekeningen op te maken, dit wil zeggen het overzicht van alle activa- en passivarekeningen van de Instelling, met inbegrip van de afgesloten rekeningen, met voor elk:
  • - 
    het rekeningnummer;
  • - 
    de omschrijving;
  • - 
    het totaal van de debetposten;
  • - 
    het totaal van de creditposten;
  • - 
    het saldo.
  • 4. 
    De rekeningen worden zodanig bijgehouden dat zij een gedetailleerde analyse van de verrichtingen en de saldi mogelijk maken. De financiële overzichten worden zodanig opgesteld dat zij, door middel van een doelmatige specificatie, van de kenmerkende bestanddelen van de activa en de passiva van de Instelling een getrouw beeld geven. De te innen ontvangsten worden bij de passiva onder de overlopende posten opgenomen en de desbetreffende schuldvorderingen bij de activa onder de post "diverse debiteuren" of een andere geschikte post. De uitgaven van het begrotingsjaar die nog niet op de jaarrekening zijn aangewezen, worden als overlopende posten bij de activa opgenomen onder de post "aan te wijzen uitgaven". De jaarrekening bevat alle elementen die nodig zijn om de overeenstemming met de financiële balans vast te stellen.

De saldi van elke rekening dienen periodiek met de bescheiden of met andere bewijsstukken te worden vergeleken, met name met:

  • - 
    de rekeningen van de vastgelegde waarden, als bedoeld in artikel 130;
  • - 
    de tegoeden op bank- en postrekeningen, door maandelijkse vergelijking met de door de financiële instellingen toegezonden rekeningafschriften;
  • - 
    de gelden in kas, door vergelijking met het kasboek;
  • - 
    de gelden ter goede rekening en andere voorschotten als bedoeld in artikel 74, door na te gaan of is voldaan aan de voorwaarden voor het beheer van gelden ter goede rekening en de verstrekking van voorschotten, alsmede aan de boekingsvoorschriften;
  • - 
    de rekeningen van lasten en baten van de klassen 6 en 7, door maandelijkse vergelijking met de desbetreffende totalen in de begrotingsboekhouding.
  • 5. 
    De onderlinge rekeningen van de Instellingen worden maandelijks in overeenstemming gebracht en periodiek vereffend.
  • 6. 
    De tussenrekeningen worden periodiek als volgt onderzocht:
  • - 
    bedragen die reeds zouden moeten zijn geïnd, door mededeling van de rekenplichtige aan de ordonnateur, van de niet-geïnde ontvangsten en de ondernomen stappen;
  • - 
    bedragen die reeds hadden moeten zijn betaald, door mededeling van de rekenplichtige aan de ordonnateur, van de redenen voor niet-betaling en de betrokken bedragen;
  • - 
    over te maken middelen, door vergelijking met de verzamelstaten van de bezoldigingen van het personeel of andere gelijkaardige staten;
  • - 
    de overige tussenrekeningen, door middel van een analyse van de boeksaldi en door kennisgeving aan de ordonnateur van de verrichtingen die niet binnen de jaarlijks vast te stellen termijnen zijn afgerekend.

De tussenrekeningen worden zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen de in artikel 71 van het Financieel Reglement genoemde termijnen vereffend.

  • 7. 
    De tussenrekeningen voor nieuwe aanwending maken het mogelijk toezicht te houden op de nieuwe aanwending van de in artikel 27, lid 2, van het Financieel Reglement genoemde ontvangsten en de in artikel 78, punten 1 en 3, van het Financieel Reglement bedoelde staat op te stellen.
  • 8. 
    De financiële bank- of postrekeningen worden bijgehouden in deviezen en in ecu.

De in nationale valuta uitgedrukte bedragen worden tegen de volgens artikel 1 vastgestelde koersen in ecu omgerekend. De saldi in ecu van de in deviezen en in ecu gehouden rekeningen worden maandelijks opnieuw berekend.

  • 9. 
    De boekhouding van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek wordt in de algemene boekhouding van de Commissie opgenomen.
  • 10. 
    Behoudens andersluidende bepalingen van een verordening worden de financiële staten opgemaakt volgens de boekhoudbeginselen, welke met name de in de richtlijnen van de Raad aangegeven beginselen omvatten. De praktische toepassingsvoorschriften van deze beginselen, welke periodiek worden bijgewerkt, worden vastgesteld volgens de bepalingen van artikel 21.

TITEL XXIII BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE KREDIETEN VOOR ONDERZOEK EN TECHNOLOGISCHE ONTWIKKELING (OTO) (Artikelen 94 en 96 van het Financieel Reglement)

Artikel 137

Tot staving van de begroting wordt een indicatieve tabel betreffende de activiteiten van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek opgesteld, waaruit de overeenstemming blijkt tussen de bestemming van de uitgaven - onderzoekdoelstellingen en andere activiteiten - en de aard van de middelen die voor de uitvoering ervan worden aangewend:

  • - 
    statutair en niet-statutair personeel;
  • - 
    administratieve en technische infrastructuur;
  • - 
    wetenschappelijke en technische voorzieningen;
  • - 
    rechtstreekse beleidskredieten.

Het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek voert een voor het beheer van elk van de onder zijn bevoegdheid vallende activiteiten, met inbegrip van de werkzaamheden met betrekking tot dienstverrichtingen voor derden en de ondersteuning van de diensten van de Commissie, geëigende boekhouding waarmee aan de hand van de bestanddelen die in de tabel van overeenstemming voorkomen, op de werkelijke kosten toezicht kan worden uitgeoefend.

Artikel 138

Met betrekking tot het terrein van de tot de werkzaamheden onder contract behorende activiteiten wordt tot staving van de begroting een tabel volgens de onderstaande indeling opgesteld waaruit de overeenstemming tussen de bestemming - onderzoekdoelstellingen en andere activiteiten - en de aard van de uitgaven blijkt:

  • - 
    interventies;
  • - 
    niet-statutair personeel (13);
  • - 
    werking;
  • - 
    infrastructuur;
  • - 
    informatie en publikaties;
  • - 
    statutair personeel (14).

De geëigende boekhoudkundige maatregelen worden genomen om op de uitvoering van de begroting per onderzoekdoelstelling, rekening houdend met de bestanddelen van de tabel van overeenstemming, toezicht te kunnen houden.

Artikel 139

  • 1. 
    De Commissie ontvangt voorschotten voor de activiteiten die zij voor rekening van derden verricht. Deze voorschotten zijn bestemd voor de financiering van, enerzijds, de personeelsuitgaven, de algemene kosten en de uitvoeringsmiddelen waartoe deze activiteiten aanleiding geven, en, anderzijds, de specifieke investeringen die voor deze activiteiten vereist zijn. De voorschotten worden in de overeenkomstige begrotingstoewijzingen opgenomen.
  • 2. 
    Niet-gebruikte voorschotten worden terugbetaald door annulering van de desbetreffende kredieten via de jaarrekening. Gebruikte voorschotten worden terugbetaald met een gedeelte van de ontvangsten die uit de vergoeding van de verrichtingen voor derden voortvloeien. Het voor terugbetaling van de voorschotten bestemde gedeelte van de ontvangsten is het deel dat overeenstemt met de personeelsuitgaven, de uitgaven voor het gebruik van de algemene diensten en de uitvoeringsmiddelen van de Commissie, alsmede de specifieke investeringen. Het overige gedeelte van de ontvangsten, dit wil zeggen de ontvangsten die overeenkomen met de lopende uitgaven die specifiek uit de contracten voortvloeien, wordt door de Commissie als aanvullende kredieten bij de lijnen voor deze specifieke uitgaven geboekt.
  • 3. 
    Het gedeelte van de ontvangsten dat tot terugbetaling leidt, wordt bij de opstelling van elk contract inzake dienstverrichtingen voor derden overeenkomstig de interne voorschriften vastgesteld.

De ontvangsten die voor de terugbetaling van de voorschotten zijn bestemd en de ontvangsten die tot de opvoering van extra kredieten leiden, worden in de staat van ontvangsten van de Commissie bij afzonderlijke ontvangstlijnen geboekt.

TITEL XXIV BEPALINGEN BETREFFENDE HET BEHEER VAN DE HUISHOUDELIJKE KREDIETEN BUITEN DE GEMEENSCHAP (Artikelen 121, 122 en 123 van het Financieel Reglement)

Afdeling I Beheer van gelden ter goede rekening

Artikel 140

Overeenkomstig het bepaalde in artikel 54 van het Financieel Reglement wordt voor elke plaatselijke eenheid buiten de Gemeenschap voor de betaling van bepaalde categorieën uitgaven beheer van gelden ter goede rekening ingesteld.

In het besluit tot instelling van beheer van gelden ter goede rekening worden, gelet op de specifieke behoeften van de betrokken plaatselijke eenheid, de werkingsvoorwaarden ervan vastgesteld.

Afdeling II Betalingsverplichtingen en betalingen

Artikel 141

Voor alle plaatselijke eenheden samen worden voorstellen inzake samenvattende voorlopige betalingsverplichtingen opgesteld.

Deze voorstellen, vergezeld van een raming van de uitgaven van elke plaatselijke eenheid, worden aan de financieel controleur ter visering toegezonden en vervolgens door de boekhouding geregistreerd. Deze samenvattende betalingsverplichtingen kunnen naar gelang van de ontwikkeling van de behoeften worden herzien.

Artikel 142

  • 1. 
    Voor de delegaties met slechts een beperkt aantal ambtenaren of andere personeelsleden die in aanmerking kunnen komen om te worden gemachtigd cheques en postgiro- of bankoverschrijvingen te ondertekenen, kunnen de in artikel 22 van het Financieel Reglement bedoelde autoriteiten op voorstel van de ordonnateur, na gunstig advies van de rekenplichtige en de financieel controleur, toestemming verlenen tot het plaatsen van slechts één handtekening.
  • 2. 
    De Commissie stelt de voorwaarden vast waaronder het de functionarissen die door haar zijn aangewezen en gemachtigd om over bij volmacht geopende rekeningen te beschikken, wordt toegestaan de namen en de specimens van de handtekeningen aan de financiële instellingen ter plaatse mede te delen.

Afdeling III Bijzondere voorwaarden voor raadpleging van de CCAM

Artikel 143

  • 1. 
    Overeenkomstig het bepaalde in artikel 60 van het Financieel Reglement en artikel 111 van de onderhavige verordening kunnen overeenkomsten voor het huren van een gebouw buiten de Gemeenschap bij wijze van uitzondering rechtstreeks door de ordonnateur worden gesloten, op voorwaarde dat de CCAM op voorhand de voor de betrokken landen of steden specifieke informatie heeft ontvangen en de aan te leggen basiscriteria heeft aanvaard met betrekking tot:
  • - 
    het soort te huren gebouw, naar gelang van het doel waarvoor het bestemd is (woningen, kantoren, enz.);
  • - 
    de in acht te nemen parameters inzake oppervlakte en prijs, met eventuele marge;
  • - 
    de contractuele bepalingen.
  • 2. 
    Indien de ordonnateur met situaties wordt geconfronteerd die van de volgens lid 1 overeengekomen en op voorhand door de CCAM aanvaarde criteria afwijken, wordt voor het (de) betrokken geval(len) de CCAM opnieuw geraadpleegd.
  • 3. 
    De ordonnateur breng over de toepassing van lid 1 regelmatig bij de CCAM verslag uit.

Afdeling IV Inventarissen

Artikel 144

  • 1. 
    De permanente inventarissen van de roerende goederen die tot het vermogen van de respectieve Gemeenschappen behoren, worden, wat de delegaties betreft, ter plaatse bijgehouden. Zij worden op de door de Commissie vastgestelde wijze regelmatig aan de centrale diensten medegedeeld.

De naar de delegaties op weg zijnde roerende goederen, worden in afwachting van de opname ervan in de permanente inventarissen, op een voorlopige lijst geregistreerd.

  • 2. 
    De bekendmaking van de verkoop van roerende goederen door de delegaties geschiedt overeenkomstig de ter plaatse geldende juridische en feitelijke voorwaarden.

TITEL XXV SLOTBEPALINGEN

Artikel 145

De in deze verordening vermelde forfaitaire bedragen worden bijgesteld volgens het verloop van het indexcijfer van de consumptieprijzen in de Gemeenschap, zulks op evenredige wijze en met de volgende periodiciteit:

  • - 
    om de drie jaar, behoudens uitzonderlijke ontwikkeling van het indexcijfer, voor de in de artikelen 31 (bedrag van het beheer), 81, 130, 132, en in de artikelen 106 tot en met 110 bedoelde bedragen. De bedragen worden afgerond;
  • - 
    om het jaar voor de in artikel 31 (vergoeding) bedoelde bedragen. Deze bedragen worden op een ecu afgerond.

De Commissie stelt de nieuwe bedragen vast volgens de bovengenoemde vervaldagen en criteria en deelt deze aan de andere Instellingen mede.

Artikel 146

De bepalingen van de onderhavige verordening laten de toepassing van de bijzondere bepalingen van het Financieel Reglement betreffende de kredieten voor onderzoek en technologische ontwikkeling (titel VII van het Financieel Reglement), het Europees Oriëntatie- en Garantiefonds voor de Landbouw, afdeling Garantie (titel VIII van het Financieel Reglement), de hulp aan derde landen (titel IX van het Financieel Reglement), het beheer van de kredieten voor personeel met standplaats buiten de Gemeenschap en de desbetreffende huishoudelijke uitgaven (titel X van het Financieel Reglement) en het Bureau voor officiële publikaties der Europese Gemeenschappen (titel XI van het Financieel Reglement) onverlet.

Artikel 147

De Instellingen stellen de Rekenkamer binnen een termijn van zes maanden, te rekenen vanaf de datum van inwerkingtreding van deze verordening, in kennis van de maatregelen die zij voor de toepassing ervan hebben getroffen.

Artikel 148

Verordening 86/610/EEG, Euratom, EGKS wordt ingetrokken.

Artikel 149

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 1994.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.

Gedaan te Brussel, 9 december 1993.

Voor de Commissie

Peter SCHMIDHUBER

Lid van de Commissie

  • (1) 
    PB nr. L 356 van 31. 12. 1977, blz. 1.
  • (2) 
    PB nr. L 70 van 16. 3. 1990, blz. 1.
  • (3) 
    PB nr. L 360 van 19. 12. 1986, blz. 1.
  • (4) 
    PB nr. L 249 van 8. 9. 1988, blz. 9.
  • (5) 
    PB nr. L 155 van 7. 6. 1989, blz. 1.
  • (6) 
    Maandelijks bekendgemaakt in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen, reeks C.
  • (7) 
    Besluit 88/376/EEG, Euratom van de Raad (PB nr. L 185 van 15. 7. 1988, blz. 24).
  • (8) 
    - Verordening (EEG, Euratom) nr. 1552/89.
  • - 
    Verordening (EEG, Euratom) nr. 1553/89 van de Raad (PB nr. L 155 van 7. 6. 1989, blz. 9).
  • (9) 
    Maandelijks bekendgemaakt in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen, reeks C.
  • (10) 
    De term "Instelling" dient in de zin van artikel 22, lid 5, van het Financieel Reglement te worden begrepen.
  • (11) 
    In het kader van het Gemeenschappelijk Centrum voor Onderzoek omschreven in de "Recueil des instructions relatives aux inventaires" (doc. 13.131/XV/68-F) en de "Nomenclature des matériels - canevas général" (doc. 2168/IX/1972 - F, met bijwerkingen).
  • (12) 
    De rubriek "statutair personeel" omvat ambtenaren die een functie uit de lijsten van het aantal ambten vervullen en personeelsleden die onder de regeling voor de "andere personeelsleden" vallen. De rubriek "niet-statutair personeel" omvat alle overige personeelsleden (uitzendkrachten, gedetacheerde nationale ambtenaren, dienstverrichters, aannemingscontracten enz.) (zie regeling van de Commissie voor de mini-begrotingen van 22 mei 1990).

Deze samenvatting is overgenomen van EUR-Lex.