Uitvoeringsverordening 2015/341 - Uitvoeringsbepalingen voor Verordening 223/2014 met betrekking tot de modellen voor de indiening van bepaalde informatie bij de Commissie - Hoofdinhoud

UITVOERINGSVERORDENING (EU) 2015/341 VAN DE COMMISSIE

van 20 februari 2015

tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen voor Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad met betrekking tot de modellen voor de indiening van bepaalde informatie bij de Commissie

DE EUROPESE COMMISSIE,

Gezien het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie,

Gezien Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 11 maart 2014 betreffende het Fonds voor de Europese hulp aan de meest behoeftigen (1), en met name artikel 35, lid 7, artikel 41, lid 4 en artikel 49, lid 3,

Overwegende hetgeen volgt:

HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:

Artikel 1

Model voor de beschrijving van de functies van en procedures voor de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit

• 1. 

  De beschrijving van de functies van en procedures voor de beheersautoriteit en, in voorkomend geval, de certificeringsautoriteit wordt opgesteld overeenkomstig het model in bijlage I bij deze verordening.

• 2. 

  Wanneer voor verschillende, door het FEAD medegefinancierde operationele programma's een gemeenschappelijk systeem wordt toegepast, kan één enkele beschrijving van de in lid 1 bedoelde functies en procedures worden opgesteld.

Artikel 2

Model voor het verslag van de onafhankelijke auditinstantie

• 1. 

  Het verslag van de onafhankelijke auditinstantie bedoeld in artikel 35, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014 wordt opgesteld overeenkomstig het model in bijlage II bij deze verordening.

• 2. 

  Wanneer voor verschillende, door het FEAD medegefinancierde operationele programma's een gemeenschappelijk systeem wordt toegepast, kan één enkel in lid 1 bedoeld auditverslag worden opgesteld.

Artikel 3

Model voor het oordeel van de onafhankelijke auditinstantie

• 1. 

  Het oordeel van de onafhankelijke auditinstantie bedoeld in artikel 35, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014 wordt opgesteld overeenkomstig het model in bijlage III bij deze verordening.

• 2. 

  Wanneer voor verschillende, door het FEAD medegefinancierde operationele programma's een gemeenschappelijk systeem wordt toegepast, kan één enkel in lid 1 bedoeld oordeel worden opgesteld.

Artikel 4

Model voor de betalingsaanvraag

De in artikel 41, lid 4, van Verordening (EU) nr. 223/2014 bedoelde betalingsaanvraag wordt opgesteld volgens het model in bijlage IV bij deze verordening.

Artikel 5

Model voor de rekeningen

De rekeningen bedoeld in artikel 49, lid 1, van Verordening (EU) nr. 223/2014 worden bij de Commissie ingediend overeenkomstig het model in bijlage V bij deze verordening.

Artikel 6

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de twintigste dag na die van de bekendmaking ervan in het Publicatieblad van de Europese Unie.

Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.

Gedaan te Brussel, 20 februari 2015.

Voor de Commissie

De voorzitter

Jean-Claude JUNCKER

• (1) 

  PB L 72 van 12.3.2014, blz. 1.

• (2) 

  Uitvoeringsverordening (EU) nr. 463/2014 van de Commissie van 5 mei 2014 tot vaststelling krachtens Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen, van de voorwaarden voor het systeem voor elektronische gegevensuitwisseling tussen de lidstaten en de Commissie (PB L 134 van 7.5.2014, blz. 32).

• (3) 

  Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 281 van 23.11.1995, blz. 31).

• (4) 

  Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (PB L 8 van 12.1.2001, blz. 1).

BIJLAGE I

Model voor de beschrijving van de functies van en procedures voor de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit

• 1. 

  ALGEMEEN

1.1.   Informatie ingediend door:

1.2.   De verstrekte informatie beschrijft de situatie op: (dd/mm/jj)

1.3.   Systeemstructuur (algemene informatie en stroomschema met de organisatorische verhouding tussen de autoriteiten/instanties die bij het beheers- en controlesysteem betrokken zijn)

1.3.1.   Beheersautoriteit (naam, adres en contactpersoon binnen de beheersautoriteit):

Geef aan of de beheersautoriteit ook is aangewezen als certificeringsautoriteit overeenkomstig artikel 31, lid 3, van Verordening (EU) nr. 223/2014.

1.3.2.   Certificeringsautoriteit (naam, adres en contactpersoon binnen de certificeringsautoriteit).

1.3.3.   Intermediaire instanties (naam, adres en contactpersoon binnen de intermediaire instanties).

1.3.4.   Wanneer artikel 31, lid 5, van Verordening (EU) nr. 223/2014 van toepassing is, geef dan aan hoe het beginsel van scheiding van functies tussen de auditautoriteit en de beheers-/certificeringsautoriteit wordt gewaarborgd.

• 2. 

  BEHEERSAUTORITEIT

2.1.   Beheersautoriteit en belangrijkste functies van deze autoriteit

2.1.1.   Status van de beheersautoriteit (nationale openbare autoriteit of instantie) en de instantie waar deze deel van uitmaakt.

2.1.2.   Specificatie van de rechtstreeks door de beheersautoriteit uitgeoefende functies en taken.

Indien de beheersautoriteit ook de functie van certificeringsautoriteit vervult, beschrijf dan hoe de scheiding van functies wordt gewaarborgd.

2.1.3.   Specificatie van de taken die formeel door de beheersautoriteit zijn gedelegeerd, identificatie van de intermediaire instanties en de wijze van delegatie (ervan uitgaande dat de beheersautoriteit de volledige verantwoordelijkheid voor de gedelegeerde taken behoudt), overeenkomstig artikel 31, leden 6 en 7, van Verordening (EU) nr. 223/2014. Verwijzing naar relevante documenten (rechtshandelingen die machtigingen bevatten, overeenkomsten).

2.1.4   Beschrijving van de procedures ter waarborging van doeltreffende en evenredige fraudepreventiemaatregelen op basis van de vastgestelde risico's, inclusief een verwijzing naar de uitgevoerde risicobeoordeling (artikel 32, lid 4, onder c), van Verordening (EU) nr. 223/2014).

2.2.   Organisatie en procedures van de beheersautoriteit

2.2.1.   Organisatieschema en specificatie van de functies van de eenheden (inclusief het plan voor toewijzing van de juiste personele middelen met de vereiste vaardigheden). Deze informatie heeft ook betrekking op de intermediaire instanties waaraan bepaalde taken zijn gedelegeerd.

2.2.2.   Kader om ervoor te zorgen dat indien nodig de juiste risicobeheersmaatregelen worden genomen, met name in het geval van belangrijke wijzigingen in het beheers- en controlesysteem.

2.2.3.   Beschrijving van de volgende procedures (die schriftelijk aan het personeel van de beheersautoriteit en de intermediaire instanties moeten worden verstrekt; datum en referentie):

2.3.   Auditspoor

2.3.1.   Procedures om te zorgen voor een toereikend controlespoor en archiefsysteem, mede met betrekking tot de beveiliging van gegevens, en overeenkomstig de nationale voorschriften voor de certificering van de conformiteit van documenten (artikel 32, lid 4, onder d), van Verordening (EU) nr. 223/2014 en artikel 3 van Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014 van de Commissie (2)).

2.3.2.   Instructies die zijn gegeven over het bewaren van bewijsstukken door begunstigden/intermediaire instanties/beheersautoriteit (datum en referentie):

2.4.   Onregelmatigheden en terugvorderingen

2.4.1.   Beschrijving van de procedure (die schriftelijk aan het personeel van de beheersautoriteit en de intermediaire instanties moeten worden meegedeeld; datum en referentie) voor de melding en correctie van onregelmatigheden (inclusief fraude), alsook de vervolgmaatregelen en de vastlegging van geschrapte en geïnde bedragen, terug te vorderen bedragen, oninbare bedragen en bedragen die betrekking hebben op concrete acties die zijn geschorst door een gerechtelijke procedure of een administratief beroep met schorsende werking.

2.4.2.   Beschrijving van de procedure (inclusief een stroomschema waarin de rapporteringslijnen staan aangegeven) ter naleving van de verplichting om onregelmatigheden aan de Commissie te melden overeenkomstig artikel 30, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014.

• 3. 

  CERTIFICERINGSAUTORITEIT

3.1.   Certificeringsautoriteit en belangrijkste functies van deze autoriteit

3.1.1.   Status van de certificeringsautoriteit (nationale openbare autoriteit of instantie) en de instantie waar deze deel van uitmaakt.

3.1.2.   Specificatie van de door de certificeringsautoriteit uitgevoerde functies Indien de beheersautoriteit ook de functie van certificeringsautoriteit vervult, beschrijf dan hoe de scheiding van functies wordt gewaarborgd (zie 2.1.2).

3.1.3.   Taken die formeel door de certificeringsautoriteit zijn gedelegeerd, identificatie van de intermediaire instanties en de wijze van delegatie op grond van artikel 31, lid 6, van Verordening (EU) nr. 223/2014. Verwijzing naar relevante documenten (rechtshandelingen die machtigingen bevatten, overeenkomsten). Beschrijving van de door de intermediaire instanties gebruikte procedures voor de uitvoering van gedelegeerde taken en de procedures die de certificeringsautoriteit gebruikt om toezicht te houden op de doeltreffende uitvoering van de aan de intermediaire instanties gedelegeerde taken.

3.2.   Organisatie van de certificeringsautoriteit

3.2.1.   Organisatieschema en opgave van de functies van de eenheden (inclusief het plan voor toewijzing van de gepaste personele middelen met de vereiste vaardigheden). Deze informatie heeft ook betrekking op de intermediaire instanties waaraan bepaalde taken zijn gedelegeerd.

3.2.2.   Beschrijving van de procedures die schriftelijk moeten worden meegedeeld aan het personeel van de certificeringsautoriteit en de intermediaire instanties (datum en referentie):

3.3.   Terugvorderingen

3.3.1.   Beschrijving van het systeem voor de snelle terugvordering van overheidssteun, inclusief EU-steun.

3.3.2.   Procedures om te zorgen voor een toereikend controlespoor door het bijhouden van gecomputeriseerde gegevens, waaronder, voor iedere concrete actie, de geïnde bedragen, terug te vorderen bedragen, uit een betalingsaanvraag geschrapte bedragen, oninbare bedragen en bedragen die betrekking hebben op concrete acties die zijn geschorst door een gerechtelijke procedure of een administratief beroep met schorsende werking.

3.3.3.   Regelingen om teruggevorderde bedragen of te schrappen bedragen in mindering te brengen op de te declareren uitgaven.

• 4. 

  INFORMATIESYSTEEM

4.1.   Beschrijving van het informatiesysteem, inclusief stroomschema (centraal of gemeenschappelijk netwerksysteem of gedecentraliseerd systeem met koppelingen tussen de systemen) voor:

4.2.   Beschrijving van de procedures om te verifiëren dat de veiligheid van de IT-systemen gewaarborgd is.

• (1) 

  Verwijzing naar het document of de nationale wetgeving waarin deze doeltreffende regelingen door de lidstaat zijn vastgelegd.

• (2) 

  Gedelegeerde Verordening (EU) nr. 532/2014 van de Commissie van 13 maart 2014 tot aanvulling van Verordening (EU) nr. 223/2014 van het Europees Parlement en de Raad betreffende het Fonds voor Europese hulp aan de meest behoeftigen (PB L 148 van 20.5.2014, blz. 54).

• (3) 

  Verordening (EU, Euratom) nr. 966/2012 van het Europees Parlement en de Raad van 25 oktober 2012 tot vaststelling van de financiële regels van toepassing op de algemene begroting van de Unie en tot intrekking van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (PB L 298 van 26.10.2012, blz. 1).

• (4) 

  Verwijzing naar het document of de nationale wetgeving waarin deze doeltreffende regelingen door de lidstaat zijn vastgelegd.

BIJLAGE II

Model voor het verslag van de onafhankelijke auditinstantie op grond van artikel 35, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014

• 1. 

  Inleiding

1.1   Stel het doel van het verslag vast, d.w.z. een uiteenzetting van de resultaten van de beoordeling van de naleving door de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit van de aanwijzingscriteria inzake interne controle-omgeving, risicobeheer, beheers- en controleactiviteiten en toezicht vastgelegd in bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014, om een oordeel te kunnen geven over naleving van de aanwijzingscriteria.

1.2.   Stel de reikwijdte van het verslag vast, d.w.z. de onderzochte instanties, te weten de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit (en, waar van toepassing, de gedelegeerde taken van deze autoriteiten) en de naleving van de aanwijzingscriteria inzake interne-controleomgeving, risicobeheer, beheers- en controleactiviteiten en toezicht van bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014, onder verwijzing naar de betrokken specifieke fondsen en programma's.

1.3.   Vermeld de instantie die het verslag heeft opgesteld („onafhankelijke auditinstantie”) en geef aan of het de auditinstantie voor de operationele programma's betreft.

1.4.   Geef aan hoe de functionele onafhankelijkheid van de onafhankelijke auditinstantie van de beheers- en certificeringsautoriteiten wordt gewaarborgd (zie artikel 35, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014).

• 2. 

  Methodologie en bereik van het onderzoek

2.1.   Geef de periode en het tijdschema van de audit (datum waarop de onafhankelijke auditinstantie de definitieve beschrijving van functies van en procedures voor de beheersautoriteit en, in voorkomend geval, de certificeringsautoriteit heeft ontvangen, en de datum waarop de audit begon en eindigde, en de toegewezen middelen).

2.2.   Specificeer a) in welke mate gebruik is gemaakt van audits die door andere instanties zijn uitgevoerd, en b) welke kwaliteitscontrole met betrekking tot die audits is uitgevoerd om de toereikendheid daarvan vast te stellen.

2.3.   Beschrijf de werkzaamheden die zijn verricht om overeenkomstig artikel 35, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014 te beoordelen of de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit die zijn aangewezen door [lidstaat] hebben voldaan aan de aanwijzingscriteria inzake interne-controleomgeving, risicobeheer, beheers- en controleactiviteiten en toezicht van bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014, met inbegrip van onder meer:

2.4.   Geef aan of er voorafgaand aan het uitbrengen van dit verslag contradictoire procedures hebben plaatsgevonden, en vermeld de betrokken instanties/organen.

2.5.   Bevestig dat de werkzaamheden zijn verricht onder inachtneming van internationaal aanvaarde auditnormen.

2.6.   Geef aan of er beperkingen van de reikwijdte van het onderzoek (1) golden, met name indien deze het oordeel van de onafhankelijke auditinstantie konden beïnvloeden.

• 3. 

  Resultaten van de beoordeling voor iedere autoriteit/systeem

3.1.   Vul de tabel in voor iedere autoriteit/systeem:

3.2.   Geef de resultaten van de beoordeling van gebieden die niet volledig gedekt zijn in de bovenstaande tabel, waaronder, maar niet beperkt tot:

• (1) 

  Beperking van de reikwijdte: een beperking van de reikwijdte van het auditonderzoek kan soms door de entiteit worden opgelegd (bijvoorbeeld wanneer in de overeenkomst wordt bepaald dat de controleurs niet een door de controleurs noodzakelijk geachte auditprocedure zullen uitvoeren). Een beperking van de reikwijdte kan ook het gevolg zijn van de omstandigheden. Deze kan zich ook voordoen wanneer de boekhoudgegevens van de entiteit volgens de controleur ontoereikend zijn of wanneer de controleur niet in staat is een wenselijk geachte auditprocedure uit te voeren.

BIJLAGE III

Model voor het oordeel van de onafhankelijke auditinstantie of de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit voldoen aan de criteria voor aanwijzing in bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014

Aan (autoriteit/instantie van de lidstaat)

INLEIDING

Ik, ondergetekende, vertegenwoordiger van [naam van de onafhankelijke auditinstantie bedoeld in artikel 31, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014] als functioneel van de beheers- en certificeringsautoriteiten onafhankelijke instantie, verantwoordelijk voor het opstellen van een verslag en een oordeel waarin de resultaten worden weergegeven van een beoordeling van de naleving door de beheersautoriteit en de certificeringsautoriteit van de aanwijzingscriteria in bijlage IV bij Verordening (EU) nr. 223/2014 met betrekking tot [naam van operatione(e)l(e) programma('s), CCI-code] (hierna: „het programma”/„de programma's”), heb een onderzoek uitgevoerd overeenkomstig artikel 31, lid 2, van die verordening.

REIKWIJDTE VAN HET ONDERZOEK

Het onderzoek had betrekking op de beheersautoriteit, de certificeringsautoriteit en (voor zover van toepassing) de door deze autoriteiten gedelegeerde taken, zoals vermeld in deel 1 van het bijgevoegde verslag [bijlage II bij deze verordening].

De omvang en de reikwijdte van het onderzoek worden beschreven in deel 2 van het bijgevoegde verslag. Naast de overige in dit verslag beschreven aspecten was het onderzoek gebaseerd op de beschrijving van de bestaande functies van en procedures voor de beheersautoriteit en, in voorkomend geval, de certificeringsautoriteit, die was opgesteld door en onder verantwoordelijkheid van [naam van de voor de beschrijving verantwoordelijke instantie(s)] en die op [dd/mm/jjjj] werd ontvangen van [naam van de instantie(s) die de beschrijving leverden].

OORDEEL

Toelichting (te gebruiken waar nodig)

[De onafhankelijke auditinstantie kan ook een toelichting toevoegen, zoals vastgesteld krachtens internationaal aanvaarde controlenormen, die haar oordeel niet aantast.]

Datum

Handtekening

• (1) 

  Vermeld de autoriteit(en) en de aanwijzingscriteria waaraan zij niet voldoet (voldoen).

• (2) 

  Vermeld de reden(en) voor de gemaakte voorbehouden voor iedere autoriteit en ieder aanwijzingscriterium.

• (3) 

  Vermeld de reden(en) voor het afkeurende oordeel voor iedere autoriteit en voor ieder aspect.

BIJLAGE IV

Model voor de betalingsaanvraag

BETALINGSAANVRAAG

EUROPESE COMMISSIE

Specificeer het type betalingsaanvraag:

Overeenkomstig artikel 45 van Verordening (EU) nr. 223/2014 heeft deze betalingsaanvraag betrekking op de boekhoudperiode:

Uitgaven uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP I)

Uitgaven uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP II)

CERTIFICAAT

Door deze betalingsaanvraag te valideren verklaart de certificeringsautoriteit dat de taken van artikel 33, onder a), d), e), f), g) en h) van Verordening (EU) nr. 223/2014 zijn vervuld. Zij verzoekt daarom om betaling van de hieronder vermelde bedragen.

BETALINGSAANVRAAG

Betaling zal plaatsvinden op de volgende bankrekening:

• (1) 

  Legenda:

• (2) 

  Eerste dag van het boekjaar, die automatisch door het IT-systeem wordt vermeld.

• (3) 

  Overeenkomstig Verordening (EU) nr. 223/2014.

BIJLAGE V

Model voor de rekeningen

REKENINGEN VOOR DE VERSLAGPERIODE

<type=&#x201E;D&#x201D; input=&#x201E;S&#x201D;>

EUROPESE COMMISSIE

CERTIFICAAT

De certificeringsautoriteit verklaart hierbij dat:

• (1) 

  Legenda:

Aanhangsel 1

Bedragen opgenomen in de boekhoudsystemen van de certificeringsautoriteit

(Artikel 49, lid 1, onder a), van Verordening (EU) nr. 223/2014)

Bedragen uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP I)

Uitgaven uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP II)

• (1) 

  Overeenkomstig Verordening (EU) nr. 223/2014.

Aanhangsel 2

Tijdens het boekjaar geschrapte en geïnde bedragen

(Artikel 49, lid 1, onder b) van Verordening (EU) nr. 223/2014)

Bedragen uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP I)

Bedragen uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP II)

Aanhangsel 3

Nog te innen bedragen aan het eind van het boekjaar

(Artikel 49, lid 1, onder b), van Verordening (EU) nr. 223/2014)

Bedragen uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP I)

Bedragen uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP II)

Aanhangsel 4

Oninbare bedragen aan het eind van het boekjaar

(Artikel 49, lid 1, onder b), van Verordening (EU) nr. 223/2014)

Bedragen uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP I)

Bedragen uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP II)

• (1) 

  Met name de datum waarop de oninbaarheid is vastgesteld, de reden voor de oninbaarheid en de inningsmaatregelen die zijn genomen, waaronder de datum van de invorderingsopdracht.

Aanhangsel 5

Vergelijking van uitgaven

(Artikel 49, lid 1, onder c), van Verordening (EU) nr. 223/2014)

Bedragen uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP I)

Bedragen uitgesplitst naar soort uitgaven, zoals opgenomen in de boekhouding van de certificeringsautoriteit (voor OP II)

• (1) 

  Overeenkomstig Verordening (EU) nr. 223/2014.

• (2) 

  Automatisch ingevuld op basis van de laatste aanvraag voor tussentijdse betaling ingediend op grond van artikel 45, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014.

• (3) 

  Automatisch ingevuld op basis van aanhangsel I.

• (4) 

  Automatisch berekend.

• (5) 

  Automatisch ingevuld op basis van de laatste aanvraag voor tussentijdse betaling ingediend op grond van artikel 45, lid 2, van Verordening (EU) nr. 223/2014.

• (6) 

  Automatisch ingevuld op basis van aanhangsel I.

• (7) 

  Automatisch berekend.

Deze samenvatting is overgenomen van EUR-Lex.