Verslag - Intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door een nieuwe Archiefwet (Archiefwet 20..) - Hoofdinhoud

Dit verslag is onder nr. B toegevoegd aan wetsvoorstel 35968 - Archiefwet 20.. i.

Officiële titel	Intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door een nieuwe Archiefwet (Archiefwet 20..); Verslag
Document­datum	23-04-2025
Publicatie­datum	23-04-2025
Nummer	KST35968B
Kenmerk	35968, nr. B
Externe link	origineel bericht
Originele document in PDF

Eerste Kamer der Staten-Generaal

Vergaderjaar 2024-2025

35 968

Intrekking van de Archiefwet 1995 en vervanging door een nieuwe Archiefwet (Archiefwet 20..)

VERSLAG VAN DE VASTE COMMISSIE VOOR ONDERWIJS, CULTUUR EN WETENSCHAP¹

Vastgesteld 22 april 2025

De vaste commissie voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft met belangstelling kennisgenomen van het wetsvoorstel. Het wetsvoorstel heeft de fractieleden van GroenLinks-PvdA, CDA, D66, SP en SGP aanleiding gegeven tot het stellen van een aantal vragen en opmerkingen.

Vragen en opmerkingen van de leden van de GroenLinks-PvdA-fractie

De fractieleden van GroenLinks-PvdA hebben op diverse punten nog een aantal vragen en zorgen.

Algoritmes

Deze leden vragen hoe de regering het beheer en toegankelijkheid van algoritmen organiseren binnen de nieuwe wet. Welke concrete stappen worden er gezet om algoritmes die als archiefdocumenten moeten worden bewaard, duurzaam toegankelijk te maken? Is er een helder uitvoerbare strategie om dit te realiseren, vooral wanneer technische ontwikkeling uitbesteed is aan externe partijen? Wat zijn de specifieke en meetbare eisen waaraan algoritmes moeten voldoen om als duurzame archiefdocumenten te worden beschouwd? Hoe wordt de controle en toegang tot algoritmes gewaarborgd als externe partijen betrokken zijn bij het beheer van deze algoritmes?

¹ Samenstelling:

Lagas (BBB), Jaspers (BBB), Van Knapen (BBB), Roovers (GroenLinks-PvdA), Veldhoen (GroenLinks-PvdA) (ondervoorzitter), Fiers (GroenLinks-PvdA), Ramsodit (GroenLinks-PvdA), Rosenmöller (GroenLinks-PvdA), Kaljouw (VVD), Geerdink (VVD), Rietkerk (CDA) (voorzitter), Doornhof (CDA), Van Meenen (D66), Belhirch (D66), Van Kesteren (PVV), Nicolaï (PvdD), Van Bijsterveld (JA21), Van Apeldoorn (SP), Talsma (CU), Van den Oetelaar (FVD), De Vries (SGP), Perin-Gopie (Volt), Van Rooijen (50PLUS), Van der Goot (OPNL)

kst-35968-B

ISSN 0921 - 7371 's-Gravenhage 2025

Beperkingen op Openbaarheid

Zij vragen wat de specifieke maatregelen zijn die de regering zal nemen om ervoor te zorgen dat de uitbreiding van de beperkingsgronden voor de openbaarheid van documenten na overbrenging geen negatieve invloed heeft op de transparantie. De Minister heeft aangegeven¹ dat de nieuwe Archiefwet beperkingsgronden bevat die vergelijkbaar zijn met die in de Wet open overheid (Woo). De fractieleden van GroenLinks-PvdA vragen of de regering kan specificeren welke concrete stappen zij ondernemen om misbruik van de verruimde beperkingsgronden te voorkomen. Welke toetsbare en meetbare mechanismen worden er geïntroduceerd om de controle op de toepassing van beperkingsgronden op documenten na overbrenging te verbeteren?

Positie van de Archivaris

De archivaris heeft bij decentrale overheden een dubbele rol als beheerder van de archiefdienst en als intern toezichthouder op het beheer van niet-overgebrachte documenten, zo constateren deze leden. Gezien de zorgen van de Raad van State² over de verzwakking van de positie van de archivaris, vragen zij hoe de wet ervoor zal zorgen dat de archivaris zijn rol onafhankelijk en effectief kan vervullen, ondanks de dubbele rol als zowel beheerder als toezichthouder. Hoe zal de regering de onafhankelijkheid van de archivaris waarborgen, zodat er geen belangenverstrengeling ontstaat tussen de beheerfunctie en de toezichthoudende taak? Is de regering bereid toe te zeggen de archivaris meer bevoegdheden te geven om zijn rol als toezichthouder sterker te maken, vooral bij het beoordelen van documenten voor overbrenging? Hoe gaat de regering ervoor zorgen dat de beslissing over de toegang tot beperkt openbare documenten wordt genomen door de archivaris en niet door andere overheidsorganen? Wat zijn de garanties voor de onafhankelijkheid van de archivaris in dit proces? Wat voor procedure wordt er ingesteld om te garanderen dat de archivaris niet wordt beïnvloed door externe druk bij het nemen van beslissingen over de openbaarheid van documenten? Is er een specifiek mechanisme voor toezicht op de archivaris om ervoor te zorgen dat deze zijn taak onafhankelijk uitvoert? Op welke wijze wordt de dubbelrol van de archivaris in de evaluatie meegenomen?

Samenwerkingsverbanden en Afwijkingen

De fractieleden van GroenLinks-PvdA vragen hoe de regering garandeert dat samenwerkingsverbanden binnen de wet geen inconsistenties veroorzaken in de uitvoering van archiefwetgeving, en hoe de afstemming tussen verschillende partijen wordt verzekerd. Welke specifieke richtlijnen worden er opgezet om samenwerkingsverbanden tussen verschillende overheidsinstanties en externe partijen te sturen? Hoe gaat de regering de naleving van de wet door samenwerkingsverbanden monitoren en bijsturen indien nodig?

Digitale huishouding

Deze leden vragen hoe de verantwoordelijkheid voor het beheer van informatie in netwerken precies verdeeld wordt, gezien de complexiteit van de netwerken en dynamische informatiestromen. Kan de Minister specifieke details geven over de verdeling van verantwoordelijkheden? Welke concrete maatregelen worden genomen om te zorgen voor duidelijke verantwoordelijkheden tussen overheidsorganisaties in het beheer van digitale informatie? Hoe zorgt de regering ervoor dat er geen dubbel werk wordt verricht en dat overheidsorganen effectief kunnen samenwerken zonder overlap in verantwoordelijkheden?

Halvering van de Overbrengingstermijn

De Raad van State heeft zorgen geuit over de werkdruk die het verkorten van de overbrengingstermijn³ van twintig naar tien jaar kan veroorzaken. De fractieleden van GroenLinks-PvdA vragen hoe de regering deze verhoogde werkdruk gaat aanpakken en wat de plannen zijn om de kwaliteit van het informatiebeheer te waarborgen. De Minister erkende⁴ dat de verkorting van de overbrengingstermijn uitdagingen met zich meebrengt. Deze leden vragen wat voor ondersteuning en middelen de regering zal bieden aan archiefdiensten om de verkorte overbrengingstermijn effectief te kunnen naleven. De regering stelt twee miljoen beschikbaar voor gemeenten ter ondersteuning bij de implementatie van de nieuwe wet. Acht de regering deze maatregel voldoende? Zo ja, kan zij gemotiveerd aangeven waarom twee miljoen euro afdoende is en waar dit voor gebruikt wordt? Welke impact heeft de verkorting van de termijn op de langetermijnbeveiliging van digitale overheidsdata, en hoe wordt dit gemitigeerd?

Middelen en Expertise voor Implementatie

De fractieleden van GroenLinks-PvdA vinden dat gedetailleerde uitleg over de benodigde middelen per organisatie ontbreekt. Deze leden vragen hoe de regering zal zorgen voor voldoende middelen en expertise binnen overheidsorganisaties om de nieuwe wet op een efficiënte manier te implementeren en naleving van de wet te waarborgen. Kan de regering concrete budgetten en middelen specificeren die zullen worden toegewezen aan de uitvoering van de wet binnen overheidsorganisaties? Wat zijn de specifieke planningen en richtlijnen voor het opleiden van personeel binnen overheidsorganisaties om ervoor te zorgen dat zij voldoende kennis en expertise hebben voor het naleven van de nieuwe wet?

Handhaving en Boetes

De Minister gaf aan⁵ dat bestuurlijke boetes een nuttig instrument zouden zijn om naleving van de wet af te dwingen. De fractieleden van GroenLinks-PvdA vragen waarom de regering dit effectief acht. Hoe gaat de regering ervoor zorgen dat de opgelegde boetes daadwerkelijk de beoogde gedragsverandering teweegbrengen bij overheidsorganisaties? Wat zijn de criteria voor het opleggen van een bestuurlijke boete en hoe worden deze transparant gecommuniceerd naar de betrokken partijen?

Digitale Informatie en Beveiliging

Deze leden vragen welke specifieke maatregelen er worden genomen om de digitale informatie veilig te stellen en de toegang tot deze informatie te waarborgen, gezien de complexiteit van de digitale archivering. Wat zijn de beveiligingsmaatregelen die de regering introduceert om de integriteit van digitale archieven te beschermen tegen cyberaanvallen of datalekken? Hoe worden digitale archieven beheerd en toegankelijk gehouden op de lange termijn, vooral gezien de snelle technologische ontwikkelingen? Wordt deze digitale informatie opgeslagen in een cloud van een bedrijf dat is gevestigd in een buitenlandse mogendheid? Indien deze vraag bevestigend wordt beantwoord: heeft de regering voornemens om dit op een andere manier te gaan opslaan?

Eenduidige Toepassing van Beperkingsgronden

De Minister gaf aan⁶ dat er duidelijke regels zijn voor de toepassing van beperkingsgronden, maar er werd geen uitgebreide uitleg gegeven over de consistentie van de toepassing. De fractieleden van GroenLinks-PvdA vragen hoe de wet ervoor zal zorgen dat de toepassing van de beperkings-gronden voor openbaarheid van documenten eenduidig en consistent is, zowel in de praktijk als in de regelgeving. Kan de regering een helder en concreet proces presenteren voor de beoordeling van beperkingsgronden, zodat alle betrokken partijen dezelfde criteria hanteren? Wat voor mechanismen worden er ingebouwd om inconsistenties in de toepassing van beperkingsgronden te voorkomen, en wie houdt toezicht op deze consistentie? Wat zijn de verwachtingen van de regering over de afstemming tussen de beperkingen op openbaarheid en de toegang tot overheidsinformatie, vooral in gevallen waarin de openbaarheid van documenten wordt beperkt na de overbrenging? Welke procedures worden er ingericht om ervoor te zorgen dat documenten alleen worden beperkt op grond van geldige en verantwoorde redenen? Hoe wordt de afstemming tussen de betrokken overheidsorganen bij de toepassing van beperkingsgronden op documenten gecontroleerd?

Effectiviteit van de Evaluatie

Deze leden lezen dat er een evaluatie voorzien is na vijf jaar,⁷ maar er is ook gepleit voor een tussentijdse evaluatie na tweeënhalf jaar.⁸ Hoe zal de regering waarborgen dat deze tussentijdse evaluatie effectief is, en wat zal de evaluatie precies inhouden? Kan de regering specifiek aangeven welke indicatoren gebruikt zullen worden om de effectiviteit van de wet te meten in de tussentijdse evaluatie? Wie zal verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de tussentijdse evaluatie, en hoe wordt gezorgd voor een objectieve en onafhankelijke beoordeling van de uitvoering van de wet?

Informatieoverdracht naar het Archief

De Minister gaf aan⁹ dat er gewerkt wordt aan de infrastructuur voor informatieoverdracht. De fractieleden van GroenLinks-PvdA vragen wat de concrete stappen zijn om te garanderen dat alle documenten tijdig en op de juiste manier worden overgedragen naar de archieven, vooral gezien de complexiteit van digitale gegevensstromen. Hoe gaat de regering ervoor zorgen dat de infrastructuur voor het tijdig overdragen van documenten goed functioneert, en welke middelen worden ervoor vrijgemaakt? Hoe wordt de integratie van bestaande systemen met de nieuwe wetgeving gerealiseerd, vooral gezien de diversiteit aan systemen die binnen overheidsorganisaties worden gebruikt voor informatiebeheer? Welke technische en administratieve ondersteuning biedt het kabinet aan overheidsorganisaties om deze systemen effectief te integreren? Is er een concreet tijdpad voor de integratie van systemen, en hoe wordt gezorgd voor een soepele overgang zonder onderbrekingen in de dienstverlening?

Gebruik van Externe Diensten voor Archiefbeheer

Deze leden vragen, gezien de mogelijkheid dat bepaalde archiverings-diensten uitbesteed worden, hoe ervoor gezorgd wordt dat de kwaliteit van het archiefbeheer behouden blijft en dat alle documenten correct worden gearchiveerd, ook wanneer externe partijen betrokken zijn. Welke garanties worden er gesteld die ervoor zorgdragen dat externe partijen voldoen aan dezelfde normen en eisen als de overheidsinstanties zelf bij het beheer van archiefmateriaal? Hoe gaat de regering toezicht houden op de kwaliteit van archiveringsdiensten die uitbesteed worden aan externe partijen, en wat is de rol van de archivaris hierin?

Vragen en opmerkingen van de leden van de CDA-fractie

De fractieleden van het CDA stellen vast dat de memorie van toelichting¹⁰ aangeeft dat dit wetsvoorstel heel bewust alleen ondertekend wordt door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (en niet ook door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties). Omdat, zo geeft de Minister aan als reactie op een vraag van de Raad van State,¹¹ de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap een geheel eigen, specifieke verantwoordelijkheid draagt voor het in het wetsvoorstel genoemde belang van documenten, de archiefselectie, de toegankelijkheid en openbaarheid na overbrenging van het archief van de centrale overheid, het Nationaal Archief alsmede de onderliggende regelgeving van het Archiefbesluit en de Archiefregeling.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap is ook verantwoordelijk voor het nationaal erfgoed. In Nederland is het altijd traditie geweest dat archivarissen bij de overheid ook belangrijke particuliere archieven hebben opgenomen, aldus de fractieleden van het CDA. Een niet onaanzienlijk deel van de archieven bij de overheid bestaan dan ook uit particuliere archieven, vaak zelfs van hoge ouderdom. Men beschouwde de verwerving daarvan als een soort eretaak, uitgaande van het besef dat de geschiedenis niet alleen wordt geschreven door de overheid. De ervaring leert dat dit cultureel erfgoed vaak niet meer door de eigen organisatie kan worden beheerd, laat staan beschikbaar kan worden gesteld voor historisch onderzoek.

De fractieleden van het CDA hebben naar aanleiding hiervan de volgende vragen:

Ondertekent de Minister ook het belang van particuliere archieven erkent in het kader van ons cultureel erfgoed?

Heeft het nieuwe wetsvoorstel impact op de zogenaamde eretaak van archivarissen om particuliere archieven ook op te nemen en te beheren? Zo ja, welke? Zo nee, is de regering dan bereid deze gedragslijn te bestendigen en te communiceren? Ook met als doel om de samenwerking tussen overheid en categorale instellingen te verbeteren en hierin zo helderheid en sturing te verschaffen.

Vragen en opmerkingen van de leden van de D66-fractie

De fractieleden van D66 onderschrijven het belang van een toekomstbe-stendige informatiehuishouding en constateren dat de uitvoerbaarheid van de wet een belangrijk aandachtspunt is. Zij wensen hierover enkele vragen te stellen.

Eén van de belangrijkste wijzigingen in het wetsvoorstel betreft de verkorting van de overbrengingstermijn van overheidsinformatie van twintig naar tien jaar.¹² Hoewel duidelijk is dat deze verkorting niet met terugwerkende kracht ingaat en er dus feitelijk een overgangsperiode van tien jaar is, vragen de fractieleden van D66 zich af hoe de uitvoerbaarheid hiervan wordt gemonitord. Welke mechanismen zijn ingebouwd om tijdig knelpunten te signaleren en bij te sturen? Hoe wordt de evaluatie van deze verkorting vormgegeven en welke criteria worden hierbij gehanteerd? Een belangrijke vraag hierbij is of er - gezien de krappe arbeidsmarkt en de beperkte financiële middelen - voldoende personele en financiële middelen beschikbaar zijn. Wordt er gekeken naar de impact op archiefdiensten? En wordt de toegankelijkheid van informatie expliciet meegenomen in de monitoring en evaluatie?

Daarnaast valt het de fractieleden van D66 op dat het aantal beperkings-gronden wordt uitgebreid van drie naar veertien.¹³ Deze leden onderschrijven de noodzaak van bescherming van bepaalde informatie, maar vragen de regering hoe wordt gewaarborgd dat deze verruiming niet leidt tot een structureel minder transparante informatiehuishouding. Op welke wijze wordt gemonitord of de toepassing van beperkingsgronden in lijn blijft met de oorspronkelijke bedoeling van de wetgever? Welke mechanismen zijn er om eventuele onbedoelde effecten tijdig te signaleren en bij te sturen? Bovendien vragen zij zich af hoe deze uitbreiding zich verhoudt tot de uitvoerbaarheid van de wet. Aangezien het beoordelen van informatie aan de hand van een groter aantal beperkingsgronden naar verwachting meer tijd en middelen vergt, willen de fractieleden van D66 weten welke maatregelen worden getroffen om te voorkomen dat dit proces leidt tot vertragingen of extra administratieve lasten.

Een ander aspect dat aandacht vraagt, aldus deze leden, is de verplichting voor ieder overheidsorgaan om een archivaris aan te stellen. Hoewel er een opleidingsbudget beschikbaar is gesteld en financiële ondersteuning wordt geboden voor de implementatie, vragen zij zich af hoe wordt voorkomen dat structurele financiële lasten op decentrale overheden drukken, met name na de initiële implementatiefase. In dit kader wijzen de fractieleden van D66 ook op het naderende «ravijnjaar» en de mogelijke financiële gevolgen daarvan. Daarnaast speelt de krapte op de arbeidsmarkt en de beschikbaarheid van gekwalificeerd personeel een rol. Hoe wordt geborgd dat er voldoende gekwalificeerde archivarissen beschikbaar zijn? Welke maatregelen worden er genomen om dit beroep aantrekkelijker te maken?

Tot slot merken de fractieleden van D66 op dat in de praktijk steeds vaker een verschuiving plaatsvindt van statisch archiveren naar dynamisch informatiebeheer. In hoeverre is er bij de implementatie van deze wet ruimte om in te spelen op deze ontwikkeling? Wordt bij de uitwerking van de wet rekening gehouden met toekomstige technologische innovaties en veranderingen in de manier waarop overheidsinformatie wordt beheerd? Daarnaast vragen deze leden hoe gewaarborgd blijft dat de wet een lerend vermogen heeft en zich kan aanpassen aan de snel opvolgende digitale ontwikkelingen. Zijn er mechanismen ingebouwd die periodieke herziening en aanpassing van de wet mogelijk maken indien dat noodzakelijk blijkt?

Vragen en opmerkingen van de leden van de SP-fractie

Hoewel de aangenomen amendementen en moties in de Tweede Kamer voor een groot deel de zorgen van de fractieleden van de SP hebben weggenomen, hebben zij nog enkele vragen.

De fractieleden van de SP vragen de regering of zij inzicht heeft in de mate waarin decentrale overheden - zoals gemeenten - voldoende archief-kundige kennis, digitale infrastructuur en financiële middelen hebben om duurzaam beheer van niet-overgebrachte documenten te garanderen.

Hoe gaat de regering garanderen dat gemeenten voldoende archief-kundige capaciteit hebben om de nieuwe taken op het gebied van toegankelijkheid, beheer en verantwoord vernietigen uit te voeren?

Deze leden vragen of de regering erkent dat het bestuurlijk en democratisch kwetsbaar is dat overheidsorganisaties zelf hun archieven kunnen blijven beheren, zolang de rijksarchivaris akkoord is. Hoe waarborgt de regering dat er onafhankelijk toezicht is op de naleving van de eisen voor toegankelijkheid en integriteit van deze archieven, en hoe wordt er gegarandeerd dat het beheer van deze archieven op een transparante en onafhankelijke manier wordt uitgevoerd?

Is de regering het met de fractieleden van de SP eens dat het risico blijft bestaan dat het archiefbeheer bij de bron te weinig onafhankelijk toezicht kent, en dat dit lokaal kan leiden tot een vorm van bestuurlijke zelfcontrole die op nationaal niveau ondenkbaar zou zijn?

Ten slotte vragen de fractieleden van de SP de regering of zij het met deze leden eens is dat door decentralisatie van archiefbeheer, gecombineerd met beperkte rijksbrede handhaving, er grote verschillen kunnen ontstaan in de kwaliteit en openbaarheid van archieven tussen gemeenten en regio's. Wat doet de regering om deze ongelijkheid te voorkomen?

Vragen en opmerkingen van de leden van de SGP-fractie

De fractieleden van de SGP lezen over de mogelijkheid tot opschorting en ontheffing van de overbrengingsverplichting.¹⁴ Zij vragen welke gevolgen het opschorten of ontheffen van de overbrengingsverplichting voor de toepassing van het regime van de Archiefwet heeft en welke gevolgen dit heeft voor de openbaarheid van de betreffende documenten.

Verder informeren zij of het juist is dat bij het opschorten of ontheffen van de overbrengingsverplichting er geen sprake is van automatische toegankelijkheid van documenten, die er wel zou zijn na het overbrengen van de documenten onder het regime van de Archiefwet. Zo ja, dan horen zij hoe zich dit verhoudt tot het doel van de Archiefwet, namelijk dat belangrijke overheidsinformatie behouden, vindbaar en toegankelijk blijft voor huidige en toekomstige generaties.

De fractieleden van de SGP vragen de regering op welke wijze een afweging wordt gemaakt tussen het verlenen van ontheffing van de overbrengingsverplichting en de door de Archiefwet gediende belangen. Is het zo dat bij het overwegen van een verzoek om ontheffing, bijvoorbeeld omdat een ministerie beschikt over een goed en adequaat technisch systeem voor het beheer van stukken door de tijd heen, er in principe sprake is van «nee, tenzij» er een zwaarwegend belang speelt? Indien ontheffing van de overbrengingsverplichting wordt verleend, op welke wijze worden stukken dan alsnog publiekelijk toegankelijk gemaakt?

De fractieleden van de SGP lezen verder dat er door hoofdstuk 10 van de wet een toezichtstelsel geldt voor het beheren van documenten voor overbrengen.¹⁵ Het is deze leden echter onduidelijk hoe het toezicht is geregeld na overbrenging. Wie is de toezichthouder voor het beheer van documenten na overbrenging? Valt deze toezichthouder onder de Minister die verantwoordelijk is voor het beheer van de archiefdienst die overgebrachte documenten beheerd? Zo ja, welk gevolg heeft dit voor de onafhankelijkheid van deze toezichthouder?

De leden van de vaste commissie voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap zien de beantwoording van de vragen met belangstelling tegemoet en ontvangen deze graag uiterlijk binnen vier weken.

De voorzitter van de vaste commissie voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Rietkerk

De griffier van de vaste commissie voor Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

De Graag

Eerste Kamer, vergaderjaar 2024-2025, 35 968, B

7